«Істі аяғына дейін жеткізу» (Getting Things Done) кітабы туралы пікірлер

«Жұмыс пен жеке өмір тепе-теңдігі туралы маусымның ең үздік туындысы... менің өміріңді ұйымдастыру туралы таңдаулы кітабым: «Істі аяғына дейін жеткізу»... көптапсырмалылық пен ақпараттық жүктеме дәуірінде қажетті жаңа менталды дағдыларды қалыптастыруға көмектеседі». — Сью Шелленбаргер, The Wall Street Journal

«Жақында Дэвидтің жұмысты ұйымдастыру туралы семинарына қатыстым. Оның іс-әрекетін көргеннен кейін менде үміт пайда болды... Дэвид Алленнің семинары көзімді ашты». — Стюарт Алсоп, Fortune

«Аллен жоғары деңгейлі философиядан уақытты басқарудың ең ұсақ бөлшектеріне дейін түседі. Бұған бір минут уақытыңызды бөліп, танысып шығыңыз». — Марк Хенрикс, Entrepreneur

«Дэвид Алленнің өнімділік принциптері үлкен идеяларға негізделген... бірақ олар сонымен бірге өте тиімді әрі практикалық». — Кит Х. Хаммондс, Fast Company

«Дэвид Аллен мақсаттың күшіне, демалыстың маңызды табиғатына және істі бітірудің қарапайым нұсқауларына жаңа айқындық әкеледі. Ол өзінің бай тәжірибесін, жеке оқиғаларын және қарапайымдылық, жылдамдық пен ләззатқа негізделген жеке рецептін қолданады». — Фрэнсис Хесселбейн, Друкер қорының басқарушылар кеңесінің төрайымы

«Бұл кітапты оқыған кез келген адам осы білім мен дағдыларды өз өмірінде қолданып, дереу нәтижеге қол жеткізе алады». — Стивен П. Маги, Техас университетінің бизнес және экономика профессоры

«Көптеген басқару әдістеріне күмәнмен қарайтын адам ретінде айтарым, Дэвидтің бағдарламасы нағыз жеңімпаз!» — Джолин Годфри, Independent Means, Inc. бас директоры және «Біздің ең батыл армандарымыз» кітабының авторы

«Істі аяғына дейін жеткізу» — қарбалас адамдарға өз өмірін бақылауға алуға көмектесетін керемет практикалық процесті сипаттайды. Ол сізге табысты болуға көмектеседі. Ең бастысы, ол сізге бақытты өмір сүруге көмектесе алады!» — Маршалл Голдсмит, «Болашақтың көшбасшысы» және «Көшбасшылыққа баулу» еңбектерінің тең редакторы

«ЕСКЕРТУ: «Істі аяғына дейін жеткізу» кітабын оқу сіздің ескі созбалаңға салу әдеттеріңізге қауіп төндіруі мүмкін. Дэвид Алленнің тәсілі таңқаларлықтай қарапайым және интуитивті. Ол терең нәтижелерге жету үшін жүйелерді, құралдарды және кеңестерді ұсынады». — Карола Эндикотт, Жаңа Англия медициналық орталығының сапа ресурстары жөніндегі директоры

Дэвид Аллен өнімділік туралы әлемдегі ең ықпалды ойшылдардың бірі болып саналады. Ол New York Life, Дүниежүзілік банк, Форд қоры, L.L. Bean және АҚШ Әскери-теңіз күштері сияқты ұйымдарда негізгі спикер және фасилитатор болған. Ол бүкіл ел бойынша жеке тұлғалар мен ұйымдарға арналған семинарлар өткізеді. Ол «The David Allen Company» президенті және менеджмент бойынша кеңесші әрі атқарушы коуч ретінде жиырма жылдан астам тәжірибесі бар. Оның еңбектері Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, The New York Times, The Wall Street Journal және басқа да көптеген басылымдарда жарияланған. «Істі аяғына дейін жеткізу» кітабы он екі шет тілінде жарық көрді. Дэвид Аллен Калифорния штатындағы Охай қаласында тұрады.

Кэтринге, өмірдегі және жұмыстағы менің керемет серігіме арналады.

Алғыс хат

Көптеген тәлімгерлер, серіктестер, әріптестер, қызметкерлер мен достар жылдар бойы менің «Істі аяғына дейін жеткізу» принциптерін түсінуіме және дамытуыма өз үлестерін қосты. Джордж Майер, Майкл Букбиндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон және Рассел Бишоп менің жеке және кәсіби өсу жолымда маңызды рөл атқарды. Рон Медвед, Салли МакГи, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Таррантайн және Келли Форристер менің жұмысымның кемелденуіне өз үлестерін қосты.

Бұған қоса, ондаған мың клиенттер мен семинар қатысушылары осы модельдерді растауға және жетілдіруге көмектесті. Осы материалдың корпоративтік мәдениетті өзгертудегі маңыздылығын ерте танып, маған оны жүзеге асыруға мүмкіндік берген адам ресурстары жөніндегі аға стратегтерге ерекше алғыс айтамын: Майкл Уинстон, Бен Кэннон, Сьюзан Валаскович, Патриция Карлайл, Мэнни Бергер, Карола Эндикотт, Клара Штуцински және Эллиот Келлман. Шар Канан мен Андра Карассоның көптеген жылдар бойы көрсеткен әкімшілік және моральдық қолдауы баға жетпес болды.

Бұл кітап Том Хаган, Джон және Лаура Макбрайд, Стив Льюерс, До Ковер, Грег Стайклитер, Стив Шулл және Мэриан Бейтманның ерекше энергиясы мен көзқарастарынсыз дәл осылай болмас еді. Сондай-ақ, кітап жазу өнері мен шеберлігінің тамаша (әрі шыдамды) нұсқаушысы болған редакторым Джанет Голдштейнге де үлкен алғыс айтамын.

Соңында, менің нағыз басымдықтарымды үнемі еске салып, керемет бағыт көрсетуші болғаны үшін рухани коучым J-R-ға және сенімі, махаббаты, қажырлы еңбегі мен өміріме әкелген сұлулығы үшін керемет жарым Кэтринге терең алғысымды білдіремін.

«Істі аяғына дейін жеткізу» жүйесіне қош келдіңіз

Энергияны қалай арттыруға, қалай еркін болуға және аз күш жұмсай отырып көп нәрсеге қалай қол жеткізуге болатыны туралы стратегиялардың асыл қазынасына қош келдіңіз. Егер сіз маған ұқсасаңыз, істерді бітіруді және оларды жақсы орындауды ұнатасыз, сонымен бірге тым көп жұмыс істесеңіз, қол жетпестей көрінетін өмірдің рахатын сезінгіңіз келеді. Бұл «не ол, не бұл» деген таңдау болмауы керек. Күнделікті жұмыс әлемінде жүріп-ақ, істі тиімді атқара отырып, сонымен бірге өмірден ләззат алуға болады.

Меніңше, тиімділік — жақсы нәрсе. Мүмкін сіздің істеп жатқан ісіңіз маңызды, қызықты немесе пайдалы шығар; немесе ол олай емес, бірақ бәрібір жасалуы керек. Бірінші жағдайда, сіз жұмсаған уақытыңыз бен энергияңыздан барынша пайда алғыңыз келеді. Екінші жағдайда, артық мазасыздықсыз басқа істерге тезірек көшкіңіз келеді.

Қандай іспен айналыссаңыз да, сіз көбірек еркін болғыңыз келетін шығар. Сол сәтте істеп жатқан ісіңіз — жұмыстан кейін қызметкерлермен бірге сыра ішу, түн ортасында бесікте ұйықтап жатқан балаңызға қарау, алдыңыздағы электрондық хатқа жауап беру немесе кездесуден кейін әлеуетті жаңа клиентпен бірнеше минут бейресми сөйлесу болсын — дәл осы сәтте жасалуы тиіс ең дұрыс іс екеніне сенімді болғыңыз келеді.

Ойды демалдыру өнері және одан барлық уайым мен қайғыны аластату күші — бұл біздің ұлы адамдарымыздың құпияларының бірі болуы мүмкін. — Капитан Дж. А. Хэтфилд

Бұл кітапты жазудағы басты мақсатым — сізге қажет кезде барынша тиімді және еркін болуды үйрету.

Мен де сіз сияқты не істеу керек, оны қашан істеу керек және қалай істеу керек деген сұрақтарға жауапты ұзақ іздедім. Жиырма жылдан астам уақыт бойы жеке және ұйымдық өнімділіктің жаңа әдістерін жасап, қолдана отырып, сонымен бірге өзін-өзі дамыту саласындағы мұқият зерттеулерден кейін, мен біржола шешім беретін жалғыз әдіс жоқ екенін айта аламын. Ешқандай бағдарламалық жасақтама, семинар, керемет жеке жоспарлағыш немесе жеке миссия мәлімдемесі жұмыс күніңізді жеңілдетпейді немесе күнделікті, апталық өміріңізде сіздің орныңызға таңдау жасамайды. Оның үстіне, бір деңгейде өнімділігіңіз бен шешім қабылдау қабілетіңізді арттыруды үйренген кезде, сіз жауапкершілік пен шығармашылық мақсаттардың келесі деңгейіне өтесіз. Ол жердегі жаңа қиындықтар кез келген қарапайым формуланың немесе күнделікті сәнді сөздердің сізге қажетті нәрсені қажетті жолмен алуға көмектесу қабілетіне қарсы тұрады.

Бірақ жеке ұйымдастыру мен өнімділікті жетілдірудің жалғыз жолы болмаса да, оларды жеңілдететін нәрселер бар. Жыл өткен сайын есейген сайын, мен назар аударатын, білетін және істейтін тереңірек әрі мағыналы нәрселерді таптым. Сондай-ақ, мен бәріміз қолдануды үйрене алатын қарапайым процестерді аштым. Олар біздің әлемнің күнделікті шындығымен белсенді және сындарлы түрде күресу қабілетімізді айтарлықтай жақсартады.

Төменде жеке өнімділік туралы екі онжылдықтан астам уақыт ішіндегі ашылған жаңалықтардың жинағы берілген. Бұл — жұмыс көлемі артып, түсініксіз бола бастаған әлемде нәтижені барынша арттыру және шығынды азайту бойынша нұсқаулық. Мен мыңдаған сағат бойы адамдарды өз жұмыс орындарында коуч ретінде оқытып, оларға қолдағы барлық жұмыстарын өңдеуге және ұйымдастыруға көмектестім. Мен тапқан әдістер ұйымдардың барлық түрлерінде, кез келген жұмыс деңгейінде, әртүрлі мәдениеттерде, тіпті үйде және мектепте де жоғары тиімділігін дәлелдеді. Жиырма жыл бойы әлемдегі ең білікті мамандарды оқытқаннан кейін, мен әлемнің осы әдістерге зәру екенін білемін.

Жоғары деңгейдегі басшылар өздеріне және өз адамдарына негізгі стандарт ретінде «қатал орындауды» енгізуге тырысады. Олар да, мен де жабық есіктердің артында, жұмыс уақытынан кейін жауапсыз қалған қоңыраулар, тапсырылуы тиіс тапсырмалар, кездесулер мен әңгімелерден қалған өңделмеген мәселелер, басқарылмаған жеке жауапкершіліктер және әлі шешілмеген ондаған электрондық хаттар қалып қоятынын білеміз. Бұл іскер адамдардың көбі табысты, өйткені олар шешетін дағдарыстар мен олар пайдаланатын мүмкіндіктер өз кеңселері мен портфельдерінде туындаған проблемалардан үлкенірек. Бірақ бүгінгі бизнес пен өмір қарқынын ескерсек, бұл теңдеу күмән тудырады.

Бір жағынан, бізге адамдарға өз энергиясын стратегиялық және тактикалық тұрғыдан шоғырландыруға көмектесетін, ештеңені назардан тыс қалдырмайтын дәлелденген құралдар қажет. Екінші жағынан, бізге ең көп еңбек ететін адамдардың күйзеліске байланысты шаршап қалуынан сақтайтын жұмыс ортасы мен дағдыларды қалыптастыру қажет. Бізге ең үздік әрі дарынды адамдарды тартатын және оларды сақтап қалатын жағымды жұмыс стилінің стандарттары қажет.

Біз бұл ақпараттың ұйымдарда қатты қажет екенін білеміз. Ол мектептерде де қажет, өйткені біздің балаларымызға ақпаратты қалай өңдеу, нәтижеге қалай назар аудару немесе оларды жүзеге асыру үшін қандай әрекеттер жасау керектігі әлі үйретілмейді. Және бұл бәрімізге жеке-жеке қажет, сонда біз әлемімізге тұрақты, өзімізді дамытатын жолмен құндылық қосу үшін берілген барлық мүмкіндіктерді пайдалана аламыз.

«Істі аяғына дейін жеткізу» кітабында айтылған нәрселердің күшін, қарапайымдылығын және тиімділігін нақты уақытта, нақты өмірдегі жағдайлармен сезінген абзал. Әрине, кітап жұмыс процесін басқарудың және жеке өнімділіктің осы динамикалық өнерінің мәнін сызықтық форматта беруі керек. Мен оны сізге шабыттандыратын үлкен көріністі де, жол бойындағы дереу нәтижелерді де беретіндей етіп ұйымдастыруға тырыстым.

Кітап үш бөлімнен тұрады. 1-бөлім бүкіл процесті сипаттайды, жүйеге қысқаша шолу жасайды және оның неліктен бірегей әрі дер кезінде шыққанын түсіндіреді, содан кейін негізгі әдістемелерді жинақы әрі қарапайым түрде ұсынады. 2-бөлім жүйені қалай енгізу керектігін көрсетеді. Бұл — модельдерді егжей-тегжейлі қолдану бойынша сіздің жеке коучингіңіз. 3-бөлім одан да тереңірек еніп, осы әдістемелер мен модельдерді жұмысыңыз бен өміріңізге енгізген кезде күтуге болатын неғұрлым нәзік және терең нәтижелерді сипаттайды.

Мен сіздің осыған кіріскеніңізді қалаймын. Мен сіздің бұл нәрселерді тексеріп, тіпті оларға күмән келтіргеніңізді қалаймын. Мен уәде еткен нәрсе тек мүмкін ғана емес, сонымен қатар сіз үшін бірден қолжетімді екеніне көз жеткізгеніңізді қалаймын. Және мен ұсынатынның бәрін жасау оңай екенін білгеніңізді қалаймын. Бұл мүлдем жаңа дағдыларды қажет етпейді. Сіз қалай назар аударуды, қалай жазуды, нәтижелер мен әрекеттерді қалай шешуді және нұсқауларды қарап шығып, таңдау жасауды білесіз. Сіз осы уақытқа дейін инстинктивті және интуитивті түрде жасап келген көптеген нәрселеріңіздің дұрыс екенін растайсыз. Мен сізге осы негізгі дағдыларды тиімділіктің жаңа деңгейлеріне көтеру жолдарын беремін. Мен сізді осының бәрін басыңызды айналдыратын жаңа мінез-құлық жиынтығына айналдыруға шабыттандырғым келеді.

Кітап бойы мен осы материал бойынша өткізген коучингтерім мен семинарларыма сілтеме жасаймын. Соңғы жиырма жыл ішінде мен жеке және шағын серіктестіктерде «менеджмент бойынша кеңесші» болып жұмыс істедім. Менің жұмысым негізінен жеке өнімділік коучингін жүргізуден және осы жерде ұсынылған әдістерге негізделген семинарлар өткізуден тұрды. Мен (және менің әріптестерім) мыңнан астам адамға кеңес бердік, жүз мыңдаған мамандарды оқыттық және жүздеген ашық семинарлар өткіздік. Бұл менің тәжірибем мен мысалдар алған негізім.

Бұл жердегі уәдені менің бір клиентім жақсы сипаттаған: «Мен осы бағдарламаның қағидаларын әдетке айналдырып қолданғанда, бұл менің өмірімді сақтап қалды... Мен оларды адал қолданғанда, бұл менің өмірімді өзгертті. Бұл күнделікті «өрт сөндіруге» (кез келген жұмыс күнінің шұғыл және дағдарысты талаптары) қарсы вакцина және көптеген адамдар өздеріне тудыратын теңсіздікке қарсы антидот».

1-бөлім Істі аяғына дейін жеткізу өнері

1. Жаңа шындыққа арналған жаңа практика

Адамның алдында орасан зор жұмыс көлемі бола тұра, сергек оймен және еркін бақылау сезімімен өнімді жұмыс істеуі әбден мүмкін. Бұл — жоғары тиімділік деңгейінде өмір сүру мен жұмыс істеудің тамаша тәсілі. Бұл сонымен қатар табысты және жоғары нәтижелі мамандардан талап етілетін маңызды операциялық стильге айналуда. Осындай жоғары нәтижелі күйге жету үшін қажеттінің бәрін істеуді сіз қазірдің өзінде білесіз. Дегенмен, адамдардың көбі сияқты, сізге де бұл дағдыларды жұмыс астында көміліп қалғандай сезінудің орнына, бәрін бақылауда ұстау үшін неғұрлым уақтылы, толық және жүйелі түрде қолдану қажет. Бұл кітапта сипатталған әдістер мен тәсілдер өте практикалық және парасаттылыққа негізделгенімен, көптеген адамдар осы жүйені енгізбес бұрын кейбір негізгі жұмыс әдеттерін өзгертуі керек болады. Қажетті шағын өзгерістер — назарыңызды аударатын барлық нәрселерді нақтылау және ұйымдастыру тәсіліндегі өзгерістер — сіздің күнделікті жұмысыңыздың кейбір негізгі аспектілеріне деген көзқарасыңыздың айтарлықтай ауысуын білдіруі мүмкін. Менің көптеген клиенттерім мұны маңызды парадигма ауысуы деп атайды.

Мазасыздық бақылаудың, ұйымдастырудың, дайындықтың және іс-әрекеттің жоқтығынан туындайды. — Дэвид Кекич

Мен осы жерде ұсынатын әдістер екі негізгі мақсатқа негізделген: (1) қазір, кейінірек, бір күні жасалуы керек барлық істерді — үлкен, кіші немесе орташа — басыңыздан шығарып, сенімді әрі логикалық сыртқы жүйеге жинақтау; және (2) өміріңізге енетін барлық «кіріс ақпараттар» бойынша алдын ала шешім қабылдауға өзіңізді тәрбиелеу, осылайша сізде кез келген сәтте орындауға немесе қайта қарауға болатын «келесі қадамдар» жоспары әрқашан болады.

Бұл кітап жұмыс процесін осындай жоғары нәтижелі басқарудың дәлелденген әдісін ұсынады. Ол енгізуге арналған жақсы құралдарды, кеңестерді, әдістер мен айлаларды береді. Өзіңіз көретіндей, принциптер мен әдістер дереу қолдануға жарамды және сіздің кәсіби де, жеке өміріңізде де жасауыңыз керек нәрсенің бәріне қатысты. Сіз, бұрынғы көптеген адамдар сияқты, мен сипаттаған нәрсені жұмысыңыздағы және әлеміңіздегі тұрақты динамикалық жұмыс стиліне айналдыра аласыз. Немесе басқалар сияқты, мұны қажет болған кезде бақылауды қалпына келтіруге арналған нұсқаулық ретінде қолдана аласыз.

Мәселе: Жаңа талаптар, жеткіліксіз ресурстар

Бүгінгі таңда мен кездестіретін адамдардың барлығы дерлік орындауы керек істердің тым көп екенін және оның бәрін бітіруге уақыттың жетпейтінін айтады. Жақында бір апта ішінде мен ірі жаһандық инвестициялық фирманың серіктесімен кеңестім. Ол өзіне ұсынылып жатқан жаңа корпоративтік басқару жауапкершіліктері оның отбасылық міндеттемелеріне шамадан тыс жүк түсіре ме деп алаңдады. Сонымен қатар, аймақтық кеңсе қызметкерлерін бір жыл ішінде 1100-ден 2000 адамға дейін көбейту мақсатымен күніне 150-ден астам электрондық хаттарды өңдеуге тырысқан және демалыс күндері өзінің жеке өмірін сақтап қалуға тырысқан орта деңгейдегі адам ресурстары менеджерімен жұмыс істедім.

Осы жаңа мыңжылдықта парадокс пайда болды: адамдардың өмір сүру сапасы жақсарды, бірақ сонымен бірге олар өз ресурстары жететіннен де көп нәрсені мойнына алып, күйзеліс деңгейін арттыруда. Бұл «көзі тойса да, көңілі тоймаған» адамның күйі іспетті. Көптеген адамдар жағдайды қалай жақсарту керектігін білмей, ренжіп, абдырап қалады.

Жұмыстың енді айқын шекаралары жоқ

Күйзеліс деңгейінің артуының басты факторы — біздің жұмысымыздың нақты сипаты онымен жұмыс істеу қабілетіміз бен дайындығымыздан әлдеқайда жылдам әрі түбегейлі өзгерді. Жиырмасыншы ғасырдың екінші жартысында индустриялық әлемде «жұмыс» деп есептелетін нәрсе конвейерлік өндірістен Питер Друкер өте дәл атап өткен «білімге негізделген жұмысқа» айналды.

Ескі заманда жұмыс айқын болатын. Егістік жерді жырту, станоктарды баптау, қораптарды буып-түю, сиыр сауу, тетіктерді жасау керек болатын. Сіз қандай жұмыс істелуі керектігін білетінсіз — оны көре алатынсыз. Жұмыстың аяқталғаны немесе аяқталмағаны анық көрінетін.

Уақыт — бұл оқиғалардың бәрі бірден болып кетпеуін қадағалайтын табиғаттың қасиеті. Соңғы кездері ол жұмыс істемейтін сияқты. — Авторсыз

Қазір көбіміз үшін жобаларымыздың нақты шекарасы жоқ. Мен танитын адамдардың көбі қазір қол жеткізуге тырысып жатқан кем дегенде жарты ондаған нәрсесі бар және олар өмір бойы тырысса да, оларды кемелдікке дейін жеткізе алмайды. Сіз де осындай дилеммаға тап болған шығарсыз. Конференция қаншалықты жақсы өтуі мүмкін? Оқыту бағдарламасы немесе басшылардың еңбекақы төлеу құрылымы қаншалықты тиімді болуы мүмкін? Сіз жазып жатқан эссе қаншалықты шабыттандырады? Қызметкерлер жиналысы қаншалықты мотивация береді? Қайта құру қаншалықты функционалды? Соңғы сұрақ: осы жобаларды «жақсырақ» орындау үшін қаншалықты деректер қажет болуы мүмкін? Жауап — шексіз мөлшерде, оған Интернет арқылы оңай немесе әлеуетті түрде қол жеткізуге болады.

Кез келген жобаны жақсырақ орындауға болады және қазір оны жүзеге асыруға мүмкіндік беретін шексіз ақпарат бар.

Басқа жағынан алғанда, нақты шекаралардың жоқтығы әркім үшін қосымша жұмыс жүктемесін тудыруы мүмкін. Бүгінгі таңдағы көптеген ұйымдық нәтижелер бөлімдер арасындағы коммуникацияны, ынтымақтастықты және қатысуды талап етеді. Біздің жеке кеңселік "оқшауланған әлемдеріміз" (silos) күйреп жатыр, сонымен бірге маркетинг бөлімінен, кадрлар бөлімінен немесе белгілі бір мәселені шешуге арналған уақытша комитеттен келетін көшірме (cc’d) электрондық хаттарды оқымау "салтанаты" да өткенге кетіп барады.

Біздің жұмысымыз үнемі өзгеріп отырады

Жобаларымыздың және жалпы жұмысымыздың шекараларының жойылуы кез келген адам үшін үлкен сынақ болар еді. Бірақ енді біз бұл теңдеуге жұмысымыздың үнемі өзгеріп отыратын анықтамасын қосуымыз керек. Мен семинарларымда жиі: "Сіздердің қайсыларыңыз тек жұмысқа орналасқанда айтылған міндеттерді ғана атқарып жүрсіздер?" — деп сұраймын. Қол көтеретіндер өте сирек. Шекарасыз жұмыс қаншалықты бұлдыр болса да, егер сізде нақты сипатталған жұмысты ұзақ уақыт атқару мүмкіндігі болса, сіз ақыл-есіңізді сақтау үшін не істеу керек екенін — қаншалықты және қандай деңгейде — түсінер едіңіз. Бірақ қазір екі себепке байланысты мұндай мүмкіндік ешкімде жоқ:

Біз мүлдем жаңа нәрсеге ешқашан толық дайын бола алмаймыз. Біз бейімделуге мәжбүрміз, ал әрбір түбегейлі бейімделу — бұл өзін-өзі бағалаудағы дағдарыс: біз сынақтан өтеміз, өзімізді дәлелдеуіміз керек. Іштей дірілдемей, күрт өзгерістерге қарсы тұру үшін терең өзіне деген сенімділік қажет. — Эрик Хоффер

Біз араласатын ұйымдар үнемі морфтық режимде (өзгеріс үстінде) сияқты көрінеді: мақсаттар, өнімдер, серіктестер, тұтынушылар, нарықтар, технологиялар және иелері үнемі ауысып отырады. Мұның бәрі, қажеттілікке байланысты, құрылымдарды, формаларды, рөлдер мен жауапкершіліктерді өзгертіп жібереді.
Қазіргі уақытта орташа кәсіби маман бұрынғыға қарағанда көбірек еркін агент (free agent) сияқты: ол мансабын ата-анасы жұмысын ауыстырған жиілікпен өзгертеді. Тіпті қырық пен елу жастағылардың өзі үздіксіз өсу стандарттарын ұстанады. Олардың мақсаттары қазір негізгі ағымға көбірек интеграцияланған және "кәсіби, менеджменттік және басқарушылық даму" деген жалпы ұғыммен қамтылған. Бұл жай ғана олардың істеп жатқан істерін ұзақ уақыт бойы өзгеріссіз қалдырмайтынын білдіреді.

Біздің жұмысымыздың не екендігі және оны жақсы атқару үшін қаншалықты ақпарат қажет екендігі туралы түсінік енді ұзақ уақыт бойы анық болмайды. Біз сыртқы әлемнен орасан зор ақпарат пен коммуникацияны қабылдап, ішкі әлемімізде өзімізбен және басқалармен бірдей көлемдегі идеялар мен келісімдерді тудырамыз. Бірақ біз осы ішкі және сыртқы міндеттемелердің үлкен санымен жұмыс істеуге жақсы жабдықталмағанбыз.

Неғұрлым тез қозғалсам, соғұрлым артта қаламын. — Аноним

Ескі модельдер мен әдеттер жеткіліксіз

Біздің стандартты біліміміз де, уақытты басқарудың дәстүрлі модельдері де, қолжетімді көптеген ұйымдастыру құралдары (жеке блокнот-жоспарлаушылар, Microsoft Outlook немесе Palm жеке сандық көмекшілері (PDA)) бізге қойылған жаңа талаптарға жауап беретін өміршең құралды бере алмады. Егер сіз осы процестердің немесе құралдардың кез келгенін пайдаланып көрген болсаңыз, олардың сіз істеп жатқан жұмыстың жылдамдығына, күрделілігіне және өзгермелі басымдық факторларына бейімделе алмайтынын байқаған боларсыз. Осы құнарлы, бірақ мазасыз кезеңде табысты, сабырлы және бақылауда болу қабілеті жаңаша ойлау мен жұмыс істеуді талап етеді. Әлемімізді басқаруға көмектесетін жаңа әдістерге, технологияларға және жұмыс әдеттеріне үлкен қажеттілік бар.

Жел мен толқындар әрқашан ең қабілетті навигаторлардың жағында болады. — Эдвард Гиббон

Уақытты басқарудың және жеке ұйымдастырудың дәстүрлі тәсілдері өз уақытында пайдалы болды. Олар өнеркәсіптік конвейерлік режимнен енді ғана шығып, не істеу керектігін таңдауға және оны қашан істеу керектігін шешуге еркіндік алған жаңа жұмыс күші үшін пайдалы тірек нүктелерін берді. "Уақыттың" өзі жұмыс факторына айналғанда, жеке күнтізбелер негізгі жұмыс құралы болды. (Тіпті 1980-жылдардың соңында көптеген кәсіби мамандар қалтаға салатын Day-Timer күнделігінің болуын ұйымдасқандықтың мәні деп санады, ал көптеген адамдар бүгінде күнтізбені бақылауда болудың орталық құралы деп есептейді). Таңдау еркіндігімен бірге не істеу керектігі туралы дұрыс таңдау жасау қажеттілігі де туындады. "ABC" басымдық кодтары және күнделікті "істер тізімі" (to-do lists) адамдарға өз таңдауларын мағыналы түрде сұрыптауға көмектесетін негізгі әдістер болды. Егер сізде не істеу керектігін шешу еркіндігі болса, сіздің "басымдықтарыңызға" сәйкес дұрыс таңдау жасау жауапкершілігі де болды.

Сіз, бәлкім, күнтізбенің маңызды болғанымен, шын мәнінде ұйымдастыруыңыз керек нәрселердің аз ғана бөлігін тиімді басқара алатынын түсінген боларсыз. Күнделікті істер тізімдері мен жеңілдетілген басымдық кодтау орташа маманның жұмыс жүктемесінің көлемі мен өзгермелі сипатына төтеп бере алмайтыны дәлелденді. Көптеген адамдардың жұмысы күніне ондаған немесе жүздеген электрондық хаттардан тұрады және бірде-бір сұранысты, шағымды немесе бұйрықты елемеуге мүмкіндік жоқ. Кез келген нәрсені "А", "В" немесе "С" басымдығымен кодтай алатын (немесе кодтауға тиіс) немесе бірінші телефон қоңырауы немесе бастықтың кедергісінен кейін мүлдем бұзылмайтын алдын ала дайындалған істер тізімін сақтай алатын адамдар өте аз.

"Үлкен сурет" және ұсақ-түйектер

Спектрдің екінші жағында көптеген бизнес кітаптары, модельдері, семинарлары мен гурулары күрделі әлемімізбен күресудің шешімі ретінде "кеңірек көзқарасты" (bigger view) ұсынды. Олардың ойынша, негізгі мақсаттар мен құндылықтарды нақтылау жұмысымызға тәртіп, мағына және бағыт береді. Алайда, іс жүзінде, құндылықтар туралы ойлау жаттығулары көбінесе қажетті нәтижелерге жеткізбейді. Мен мұндай талпыныстардың келесі үш себептің бірінен немесе бірнешеуінен сәтсіздікке ұшырағанын жиі көрдім:

Күнделікті, сағат сайынғы міндеттемелер деңгейінде алаңдатушы факторлар тым көп, бұл жоғары деңгейлерге тиісті назар аударуға мүмкіндік бермейді.
Тиімсіз жеке ұйымдастыру жүйелері тіпті үлкенірек жобалар мен мақсаттарды қолға алуға іштей үлкен қарсылық тудырады, өйткені олар да жақсы басқарылмайды және өз кезегінде одан да көп алаңдаушылық пен стресс тудырады.
Жоғары деңгейлер мен құндылықтар нақтыланған кезде, бұл біздің стандарттарымызды көтереді, осылайша біз өзгертуді қажет ететін жайттарды көбірек байқай бастаймыз. Біз қазірдің өзінде істеу керек істердің шектен тыс көптігіне жағымсыз реакция танытып жүрміз. Ал сол тізімдердегі жұмыстың көп бөлігін басында не тудырды? Біздің құндылықтарымыз!

Құндылықтарға назар аудару өміріңізді қарапайым етпейді. Ол мағына мен бағыт береді — және әлдеқайда көп күрделілік қосады.

Негізгі нәтижелер мен құндылықтарға назар аудару, әрине, өте маңызды жаттығу. Бірақ бұл істейтін істің азаятынын немесе жұмысты орындаудағы қиындықтардың кемитінін білдірмейді. Керісінше: бұл жай ғана күнделікті ойналуы тиіс ойынның бәсін арттырады. Мысалы, кадрлар бөлімінің басшысы үшін негізгі таланттарды тарту және сақтап қалу үшін жұмыс пен өмір сапасы мәселелерімен айналысу туралы шешім қабылдау жұмысты қарапайым етпейді.

Біздің жаңа білім жұмысы мәдениетімізде бір жетіспейтін бөлік болды: жұмыс нақты атқарылатын деңгейде тиімді жұмыс істейтін мінез-құлық пен құралдардың үйлесімді жүйесі. Ол "үлкен суреттегі" ойлау нәтижелерін де, ең кішкентай ашық бөлшектерді де қамтуы тиіс. Ол басымдықтардың бірнеше деңгейін басқаруы керек. Ол күнделікті жүздеген жаңа мәліметтерді бақылауда ұстауы тиіс. Ол оны ұстап тұру үшін қажет уақыт пен күштен әлдеқайда көп уақыт пен күшті үнемдеуі керек. Ол істердің орындалуын жеңілдетуі тиіс.

Уәде: Жауынгердің "Дайындық күйі"

Егер сіздің жеке басқару жағдайыңыз барлық деңгейде және барлық уақытта толық бақылауда болса, бұл іс жүзінде қалай болатынын бір сәтке ойланыңызшы. Егер сіз өзіңіздің таңдауыңыз бойынша кез келген іске 100 пайыз назарыңызды еш алаңдамай аудара алсаңыз ше?

Бұл мүмкін. Өміріңіз бен жұмысыңыздың бүкіл спектрінде барлығын бақылауға алудың, сабырлы болудың және аз күш жұмсап мағыналы істерді тындырудың жолы бар. Сіз жауынгерлік өнер шеберлері "су сияқты сана" (mind like water) деп атайтын, ал үздік спортшылар "зона" (zone) деп атайтын күйді өзіңіз қатысатын күрделі әлемде сезіне аласыз. Шын мәнінде, сіз мезгіл-мезгіл бұл күйде болған да шығарсыз.

Терезе жуу болсын немесе шедевр жазуға талпыну болсын, назардың жетіспеушілігі өмірдің мәнін жояды. — Надя Буланже

Бұл — сана анық және конструктивті істер жүзеге асып жатқан жұмыс істеу, әрекет ету және өмір сүру күйі. Бұл күйге кез келген адам қол жеткізе алады және ол жиырма бірінші ғасырдағы өмірдің күрделілігімен тиімді күресу үшін барған сайын қажет болып келеді. Тепе-теңдікті және жұмысында тұрақты оң нәтижені сақтағысы келетін жоғары нәтижелі мамандар үшін бұл барған сайын міндетті шартқа айналады. Әлемдік деңгейдегі ескекші Крейг Ламберт мұның қалай сезілетінін Mind Over Water (Houghton Mifflin, 1998) кітабында былай сипаттаған:

Сіздің күш тудыру қабілетіңіз босаңсу (relax) қабілетіңізге тікелей пропорционал. Ескекшілердің бұл үйкеліссіз күй үшін бір сөзі бар: свинг (swing).... Аула белгісіндегі әткеншекпен тебілудің таза қуанышын еске түсіріңіз: қозғалыстың оңай циклі, импульс әткеншектің өзінен келеді. Әткеншек бізді алып жүреді; біз оны мәжбүрлемейміз. Біз доғамызды жоғарылату үшін аяғымызбен итереміз, бірақ жұмыстың көп бөлігін гравитация жасайды. Біз тебіліп жатқаннан гөрі, бізді тебілтіп жатқандай сезінеміз. Қайық сізді тербетеді (swings). Қайық жылдам қозғалғысы келеді: жылдамдық оның сызықтары мен табиғатында сайрап тұр. Біздің жұмысымыз — жай ғана қайықпен бірге жұмыс істеу, оны жылдамырақ қозғалуға тырысқан аласұрған әрекеттерімізбен тежемеу. Тым қатты тырысу қайық жылдамдығына кедергі келтіреді. Тырысу — ұмтылысқа айналады, ал ұмтылыс өз-өзін жояды. Әлеуметтік сатымен көтерілушілер аристократ болуға ұмтылады, бірақ олардың күш-жігері олардың олай емес екенін дәлелдейді. Аристократтар ұмтылмайды; олар қазірдің өзінде жеткен (arrived). Свинг — бұл жету (arrival) күйі.

"Су сияқты сана" теңеуі

Каратэде кемел дайындық күйін анықтау үшін қолданылатын бейне бар: "су сияқты сана". Тыныш тоғанға тас лақтырғаныңызды елестетіңіз. Су қалай жауап береді? Жауап — әсер ету күші мен массасына толықтай сәйкес жауап береді; содан кейін ол қайтадан тыныштыққа оралады. Ол артық немесе кем реакция білдірмейді.

Каратэ соққысының күші бұлшықеттен емес, жылдамдықтан келеді; ол қамшының ұшындағы фокусталған "серпілістен" туындайды. Сондықтан кішкентай адамдар да қолдарымен тақталар мен кірпіштерді сындыруды үйрене алады: бұл үшін сүйел немесе дөрекі күш қажет емес, тек жылдамдықпен фокусталған соққы жасау қабілеті қажет. Бірақ ширыққан бұлшықет — баяу бұлшықет. Сондықтан жауынгерлік өнердегі жоғары деңгейлі жаттығулар бәрінен бұрын тепе-теңдік пен босаңсуды үйретеді және талап етеді. Сананы тазарту және икемді болу — басты нәрсе.

Егер санаңыз бос болса, ол әрқашан кез келген нәрсеге дайын; ол бәріне ашық. — Шунрю Сузуки

Сіздің артық немесе кем реакция білдіруіңізге себеп болатын кез келген нәрсе сізді бақылай алады және жиі солай болады. Электрондық поштаңызға, қызметкерлеріңізге, жобаларыңызға, оқылмаған журналдарыңызға, не істеу керектігі туралы ойларыңызға, балаларыңызға немесе бастығыңызға дұрыс емес жауап беру сіз қалағаннан төмен нәтижелерге әкеледі. Көптеген адамдар заттарға олар лайықты болғаннан көбірек немесе азырақ назар аударады, өйткені олар "су сияқты санамен" әрекет етпейді.

Қажет болғанда "өнімді күйіңізге" ене аласыз ба?

Өзіңізді өте өнімді сезінген соңғы кезді ойлаңызшы. Сізде бәрі бақылауда деген сезім болған шығар; сіз стрессте болған жоқсыз; істеп жатқан ісіңізге қатты зейін қойдыңыз; уақыт байқалмай өтіп кетті (қазірдің өзінде түскі ас уақыты ма?); және сіз мағыналы нәтижеге қарай айтарлықтай ілгерілеушілік сезіндіңіз. Мұндай тәжірибелердің көбірек болғанын қалайсыз ба?

Біз істей алатын бір нәрсе бар, және ең бақытты адамдар — оны өз қабілетінің шегіне дейін істей алатындар. Біз толықтай осында бола аламыз (present). Біз толық осында бола аламыз. Біз... алдымыздағы мүмкіндікке бар зейінімізді бере аламыз. — Марк Ван Дорен

Егер сіз ол күйден мүлдем шығып кетсеңіз — және бақылауды жоғалтқандай, стрессте, зейінсіз, жалыққан немесе тығырыққа тірелгендей сезінсеңіз — өзіңізді оған қайта келтіру қабілетіңіз бар ма? Міне, дәл осы жерде Getting Things Done (Істерді ретке келтіру) әдістемесі сіздің барлық ресурстарыңыз бен қабілеттеріңізді максималды деңгейде жұмыс істетіп, "су сияқты санаға" қалай оралу керектігін көрсету арқылы өміріңізге ең үлкен әсерін тигізеді.

Принцип: Ішкі міндеттемелермен тиімді жұмыс істеу

Жиырма жылдық коучинг пен тренинг барысында мен ашқан негізгі ақиқат мынау: адамдар бастан кешіретін стресстің көп бөлігі олар қабылдаған немесе өздеріне берген міндеттемелерді дұрыс басқармаудан туындайды. Тіпті саналы түрде "стрессте" емес адамдар да өз өмірлеріндегі "ашық циклдерді" (open loops) тиімдірек басқаруды үйренгенде, міндетті түрде үлкен босаңсуды, жақсырақ зейінді және жоғары өнімді энергияны сезінеді.

Сіз өзіңізбен өзіңіз ойлағаннан да көп келісім жасаған боларсыз және олардың әрқайсысы — үлкен немесе кіші — сіздің санадан тыс бөлігіңізбен қадағаланып отырады. Бұлар — "аяқталмаған істер" немесе "ашық циклдер" (open loops), мен оларды өз орнында емес немесе өз қалпында емес, сіздің назарыңызды аударып тұрған кез келген нәрсе деп анықтаймын. Ашық циклдерге "Әлемдік аштықты тоқтату" сияқты өте үлкен істерден бастап, "Жаңа көмекші жалдау" сияқты орташа, тіпті "Электрлік қарындаш ұштағышты ауыстыру" сияқты ең кішкентай тапсырмаларға дейін бәрі кіруі мүмкін.

Сондай-ақ, сізде қазір өзіңіз білетіннен де көп ішкі міндеттемелер болуы мүмкін. Өзгертуге, аяқтауға, реттеуге немесе бірдеңе істеуге тиіспін деп сезінетін қаншама нәрсе бар екенін ойлаңызшы. Мысалы, сіздің электрондық поштаңызға, дауыстық поштаңызға және кіріс жәшігіне келіп түсетін әрбір жаңа хабарламамен қандай да бір жолмен айналысу міндеттемеңіз бар. Және сіздің жауапкершілік аймақтарыңызда анықталуы керек көптеген жобалар, сондай-ақ нақтыланатын мақсаттар мен бағыттар, басқарылатын мансап және жалпы тепе-теңдікте сақталуы тиіс өмір бар екені сөзсіз. Сіз өз өміріңіз бен жұмысыңыздағы кез келген ашық циклді білдіретін барлық нәрсе үшін ішкі жауапкершіліктің белгілі бір деңгейін қабылдадыңыз.

Өз орнында емес немесе өз қалпында емес кез келген нәрсе — бұл сіздің назарыңызды аударатын "ашық цикл".

Осының бәрімен тиімді жұмыс істеу үшін, алдымен сізге "маза бермейтін" (ringing your bell) барлық нәрселерді анықтап, жинап алуыңыз керек, содан кейін оларды қалай өңдеуді жоспарлауыңыз керек. Бұл қарапайым іс сияқты көрінуі мүмкін, бірақ іс жүзінде көптеген адамдар оны жүйелі түрде қалай жасау керектігін білмейді.

Міндеттемелерді басқарудың негізгі талаптары

Міндеттемелерді жақсы басқару кейбір негізгі әрекеттер мен мінез-құлықтарды енгізуді талап етеді:

Біріншіден, егер бірдеңе сіздің ойыңызда жүрсе, демек, санаңыз анық емес. Кез келген жолмен аяқталмаған деп санайтын нәрселердің барлығы сіздің санаңыздан тыс сенімді жүйеде немесе мен "жинау себеті" (collection bucket) деп атайтын құралда сақталуы керек. Ол жерге сіз үнемі оралып, ішіндегіні сұрыптап тұратыныңызды білуіңіз керек.
Екіншіден, сіз міндеттемеңіздің нақты не екенін анықтап, оны орындау жолында ілгерілеу үшін не істеу керек екенін (егер бірдеңе істеу керек болса) шешуіңіз керек.
Үшіншіден, сіз жасауыңыз керек барлық әрекеттерді шешкеннен кейін, олар туралы еске салғыштарды үнемі қарап тұратын жүйеде реттелген күйде сақтауыңыз керек.

Бұл модельді тексеруге арналған маңызды жаттығу

Қазіргі сәтте ойыңыздан шықпай жүрген жобаны немесе жағдайды жазып алуды ұсынамын. Сізді не көбірек "мазалайды", зейініңізді аударады немесе қызықтырады, немесе басқа жолмен саналы назарыңыздың үлкен бөлігін алады? Бұл сіздің "алдыңызда тұрған" жоба немесе мәселе, сіз шешуге мәжбүр болып жатқан бірдеңе немесе кейінге қалдырмай айналысуым керек деп есептейтін жағдай болуы мүмкін.

Мүмкін сізде алда демалыс сапары бар шығар, ол туралы соңғы сәтте маңызды шешімдер қабылдауыңыз керек. Немесе сізге кенеттен алты миллион доллар мұра қалды, ал сіз ол ақшамен не істеріңізді білмейсіз. Қандай болса да.

Таптыңыз ба? Жақсы. Енді осы мәселе немесе жағдай үшін жоспарланған сәтті нәтижені бір жазбаша сөйлеммен сипаттаңыз. Басқаша айтқанда, бұл "жобаны" "орындалды" деп белгілеу үшін не болуы керек? Бұл "Гавайиде демалу", "Х клиентімен жағдайды реттеу", "Сьюзанмен колледждегі жағдайды шешу", "Бөлімшенің жаңа басқару құрылымын нақтылау" немесе "Жаңа инвестициялық стратегияны енгізу" сияқты қарапайым болуы мүмкін. Бәрі түсінікті ме? Керемет.

Енді осы жағдайды алға жылжыту үшін қажет ең алғашқы физикалық әрекетті жазыңыз. Егер сіздің өміріңізде бұны аяқтаудан басқа ештеңе істеу керек болмаса, дәл қазір қайда барар едіңіз және қандай көрінетін әрекет жасаған болар едіңіз? Телефонды алып, қоңырау шалар ма едіңіз? Компьютерге отырып, электрондық хат жазар ма едіңіз? Қалам мен қағаз алып, бұл туралы ойланар ма едіңіз? Жұбайыңызбен, хатшыңызбен, адвокатыңызбен немесе бастығыңызбен бетпе-бет сөйлесер ме едіңіз? Шаруашылық дүкенінен шеге сатып алар ма едіңіз? Не істер едіңіз?

Бұған жауап таптыңыз ба? Жақсы.

Осы екі минуттық ойланудың сіз үшін қандай да бір құндылығы болды ма? Егер сіз менің семинарларымда осы жаттығуды орындайтын адамдардың басым көпшілігі сияқты болсаңыз, сіз бақылаудың, босаңсудың және зейіннің аздап болса да артқанын сезінесіз. Сондай-ақ, осы уақытқа дейін тек ойлап жүрген жағдайыңыз туралы нақты бірдеңе істеуге көбірек мотивация сезінесіз. Осы мотивацияның өмір сүру және жұмыс істеу тәсілі ретінде мың есе артқанын елестетіп көріңізші.

Әрекет адамы сияқты ойла, ой адамы сияқты әрекет ет. — Анри Бергсон

Егер осы кішігірім жаттығуда сіз үшін қандай да бір оң нәтиже болса, мынаны ойлаңыз: Не өзгерді? Өз тәжірибеңіздегі сол жақсарған жағдайды тудыру үшін не болды? Жағдайдың өзі, кем дегенде физикалық әлемде, әлі алға жылжыған жоқ. Ол әлі аяқталған жоқ. Сірә, болған нәрсе — сіз қажетті нәтиженің нақтырақ анықтамасын және қажетті келесі әрекетті алдыңыз.

Бірақ мұны не тудырды? Жауап — ойлау. Көп емес, тек міндеттемеңізді және оны орындау үшін қажетті ресурстарды бекітуге жеткілікті мөлшерде ойлану.

Білім жұмысының нақты жұмысы

"Білім жұмысының" (knowledge work) шынайы өмірлік тәжірибесіне және терең операциялық принципке қош келдіңіз: Сіз өз істеріңіз туралы өзіңіз ойлағаннан көбірек, бірақ өзіңіз қорыққаннан азырақ ойлауыңыз керек. Питер Друкер жазғандай: "Білім жұмысында... тапсырма берілмейді; оны анықтау керек. 'Бұл жұмыстан қандай нәтижелер күтіледі?' деген сұрақ... білім қызметкерлерін өнімді етудің негізгі сұрағы болып табылады. Және бұл тәуекелді шешімдерді талап ететін сұрақ. Әдетте дұрыс жауап болмайды; оның орнына таңдаулар болады. Егер өнімділікке қол жеткізу керек болса, нәтижелер нақты көрсетілуі тиіс".

Әрбір әрекеттің атасы — ой. — Ральф Уолдо Эмерсон

Көптеген адамдар өз әлемдеріне жіберген бір нәрсенің олар үшін нақты мағынасын нақтылау және ол туралы не істеу керектігін шешу үшін қажетті энергия серпілісін бастауға қарсылық білдіреді. Бізге жұмысты орындамас бұрын ол туралы ойлану керек екендігі ешқашан үйретілген емес; күнделікті әрекеттеріміздің көпшілігі жұмысқа келгенде бізге қарап тұрған аяқталмаған және қозғалмаған істермен немесе үйдегі тамақтандырылуы керек отбасымен, жуылуы керек кірмен немесе киіндірілуі керек балалармен анықталып қойған. Қажетті нәтижелерді анықтау үшін шоғырланған түрде ойлану — бұл аз адамдар істеуім керек деп санайтын нәрсе. Бірақ, шын мәнінде, нәтижеге бағытталған ойлау — армандарды шындыққа айналдырудың ең тиімді құралдарының бірі.

Неліктен заттар сіздің ойыңызда жүреді?

Көбінесе, бір нәрсенің "ойыңызда жүруінің" себебі — сіз оның қазіргі күйінен өзгеше болғанын қалайсыз, бірақ сонымен бірге:

сіз қажетті нәтиженің нақты не екенін нақтыламадыңыз;
сіз келесі физикалық әрекеттің не екенін шешпедіңіз; және/немесе
сіз нәтиже мен қажетті әрекет туралы еске салғыштарды өзіңіз сенетін жүйеге салмадыңыз.

Сондықтан бұл сіздің ойыңыздан кетпейді. Ол ойлар нақтыланып, шешімдер қабылданғанша және алынған мәліметтер сіз өзіңіз қалаған уақытта қайта қарайтыныңызға сенімді жүйеде сақталмайынша, миыңыз бұл жұмысты тоқтата алмайды. Сіз басқаларды алдай аласыз, бірақ өз санаңызды алдай алмайсыз. Ол сіздің қажетті қорытындыларға келген-келмегеніңізді және нәтижелер мен іс-әрекет туралы ескертулерді санаңызға дер кезінде оралатындай сенімді жерге қойған-қоймағаныңызды жақсы біледі. Егер сіз мұны жасамасаңыз, ол артық жұмыс істеуін тоқтатпайды. Тіпті мәселені шешу үшін келесі қадамды анықтап қойсаңыз да, егер сіз оны міндетті түрде қарайтын жеріңізге жазып қоймасаңыз, санаңыз оны босатпайды. Ол сізге әлі жасалмаған келесі қадам туралы, әсіресе қолыңыздан ештеңе келмейтін сәттерде қысым жасай береді, бұл тек стрессті арттырады.

Біз жасауымыз керек барлық нәрселер туралы үздіксіз, нәтижесіз ойлар — уақыт пен энергияны ең көп шығындайтын фактор. — Керри Глисон

Сіздің санаңыздың өз бетінше жұмыс істейтін ақылы жоқ

Сіздің санаңыздың бір бөлігі белгілі бір мағынада ақымақтау келеді. Егер оның туа біткен интеллектісі болса, ол сізге істелуі керек шаруаларды тек қолыңыздан бірдеңе келетін кезде ғана еске салар еді.

Сізде бір жерде батареясы отырып қалған фонарь бар ма? Санаңыз жаңа батарея алу керек екенін қашан есіңізге салады? Көбіне сол өлі батареяларды көргенде ғана! Бұл онша ақылдылық емес. Егер санаңызда интуитивті интеллект болса, ол батареялар туралы тек дүкендегі жаңа батареялардың жанынан өткенде, оның үстіне дәл сізге керек өлшемін көргенде ғана есіңізге салар еді.

Бүгін оянғаннан бастап осы уақытқа дейін әлі бітірмеген, бірақ істеу керек бір нәрсе туралы ойладыңыз ба? Бұл ой сізге бірнеше рет келді ме? Неге? Ешқандай прогресс жасамайтын нәрсе туралы қайта-қайта ойлау — уақыт пен энергияны босқа шығындау. Бұл тек не істеу керектігі және не істелмей жатқаны туралы мазасыздықты арттырады.

Көптеген адамдар, әсіресе «шаруаның көптігі» синдромына келгенде, санасына тым көп ерік береді. Сіз көптеген «ашық циклдарды» (аяқталмаған істерді) ішкі комитетіңіздің бұл мәселелерді тиімді шешуге қабілетсіз мүшесіне — санаңызға тапсырып қойғансыз.

Санаңызды билеңіз, әйтпесе ол сізді билейді. — Гораций

«Дүниелердің» трансформациясы

Мен «дүниелерді» (stuff) былай анықтаймын: бұл сіздің психологиялық немесе физикалық әлеміңізге енген, бірақ әлі де қажетті нәтижесі мен келесі іс-әрекет қадамы анықталмаған, тиісті орнында емес кез келген нәрсе. Көптеген ұйымдастыру жүйелерінің тиімсіз болу себебі — адамдар өздері ретке келтіргісі келетін «дүниелерді» әлі трансформацияламаған. Ол «дүние» күйінде қалғанша, оны бақылау мүмкін емес.

Осы жылдар ішінде мен көрген істер тізімдерінің көбі (тіпті олар болған күннің өзінде) тек «дүниелердің» жиынтығы ғана еді, олар орындалуы тиіс нақты жұмыстардың тізімі емес болатын. Олар шешілмеген және әлі нәтижелер мен әрекеттерге айналмаған көптеген нәрселер туралы жартылай ескертулер ғана еді.

Біз ұйымдастыруға тырысатын барлық «дүниелерді» орындалуы тиіс нақты іс-әрекеттерге айналдыруымыз керек.

«Дүниелердің» өзі жаман нәрсе емес. Біздің назарымызды аударатын нәрселер, әдетте, алдымен «дүние» ретінде пайда болады. Бірақ олар біздің өміріміз бен жұмысымызға енген соң, олардың мағынасын анықтау және нақтылау — өзіміздің алдындағы міндетіміз. Бұл білім қызметкерлері ретіндегі біздің жауапкершілігіміз; егер «дүниелер» бастан-ақ дайын әрі түсінікті болса, онда физикалық еңбектен басқа біздің құндылығымыз қажет болмас еді.

Менің семинарларымның бірінде ірі биотехнологиялық компанияның аға менеджері өзімен бірге алып келген істер тізіміне қарап: [*HUMOR*]«Құдай-ау, бұл орындалуы мүмкін емес, пішінсіз бір бөлшек қой!»[*HUMOR*] — деді. Бұл көптеген жеке жүйелердегі «ұйымдастыру тізімдеріне» берілген ең жақсы сипаттама. Адамдардың басым көпшілігі түсініксіз нәрселердің толық емес тізімдерін қайта топтастыру арқылы реттелуге тырысады; олар нақты нәтиже алу үшін нені және қаншалықты ұйымдастыру керектігін әлі түсінген жоқ. Олар ойлануды қажет ететін барлық нәрсені жинап, содан кейін ғана сол ойлау процесін жүзеге асыруы керек.

Процесс: Іс-әрекетті басқару

Сіз өзіңізді спортшы сияқты білім жұмысында жылдамырақ, икемдірек, белсендірек және зейіндірек болуға жаттықтыра аласыз. Сіз тиімдірек ойлап, нәтижелерді жеңілдікпен және бақылаумен басқара аласыз. Жұмыс пен жеке өміріңіздегі барлық «ұштары ашық» мәселелерді азайтып, аз күш жұмсай отырып, көп нәрсеге қол жеткізе аласыз. Сіз жинаған барлық «дүниелер» бойынша алдын ала шешім қабылдауды жаңа мыңжылдықтағы өмір сүру мен жұмыс істеудің стандартты процедурасына айналдыра аласыз.

Осының бәріне қол жеткізу үшін, ең алдымен, баста ештеңе сақтамау әдетін қалыптастыру қажет. Бұған уақытты, ақпаратты немесе басымдықтарды басқару арқылы емес, келесі жолдармен жетеміз:

Сіз бес минутты басқарып, оны алты минутқа айналдыра алмайсыз;
Сіз ақпараттың шектен тыс көптігін басқара алмайсыз — әйтпесе кітапханаға кіргенде, интернетке қосылғанда немесе телефон анықтамалығын ашқанда «жарылып» кетер едіңіз;
Сіз басымдықтарды басқармайсыз — олар сізде бар немесе жоқ.

Оның орнына, барлық «дүниелерді» басқарудың кілті — өз іс-әрекеттеріңізді басқаруда.

Іс-әрекетті басқару — басты міндет

Уақытыңызды қалай өткізесіз, ақпаратты қалай қолданасыз және басымдықтарыңызға қатысты зейініңіз бен денеңізді қалай бағыттайсыз — міне, шектеулі ресурстарыңызды бөлетін нақты таңдаулар осылар. Негізгі мәселе — кез келген уақытта не істеу керектігі туралы дұрыс таңдау жасау. Негізгі мәселе — іс-әрекеттерді қалай басқаратынымыз.

Бұл анық көрінуі мүмкін. Алайда, қаншама жобалар мен міндеттемелер бойынша «келесі қадамдардың» анықталмай қалатынын білсеңіз, таң қалар едіңіз. Өзіңіз анықтамаған немесе шешім қабылдамаған әрекеттерді басқару өте қиын. Адамдардың көптеген бағыттар бойынша алға жылжу үшін жасауы керек ондаған істері бар, бірақ олар оның не екенін әлі білмейді. «Менің ... істеуге уақытым жоқ» деген жиі кездесетін шағым түсінікті, өйткені көптеген жобалар өте ауыр көрінеді — және олар шынымен де ауыр, өйткені сіз «жобаны» орындай алмайсыз! Сіз тек оған қатысты әрекетті ғана жасай аласыз. Көптеген әрекеттер жобаны алға жылжыту үшін тиісті контекстте небәрі бір-екі минутты қажет етеді.

Бастау — кез келген істің жартысы. — Грек мақалы

Мыңдаған кәсіби мамандарды оқыту мен коучинг жүргізу барысында мен уақыттың жетіспеушілігі басты мәселе емес екенін түсіндім (олар солай ойласа да); нақты мәселе — жобаның не екенін және оған қажетті келесі әрекет қадамдарының қандай екенін нақтыламау мен анықтамауда. Мәселелерді олар пайда болған кезде (алдыңғы жақта), қиындықтар туындағаннан кейін (артқы жақта) емес, бірден нақтылау адамдарға іс-әрекетті басқарудың жемісін көруге мүмкіндік береді.

Істер уақыттың аздығынан емес, оларды қалай істеу керектігі анықталмағандықтан тұрып қалады.

«Төменнен жоғары» тәсілінің құндылығы

Осы жылдар ішінде мен жеке өнімділікті жақсартуда «төменнен жоғары» қарай жұмыс істеудің, яғни күнделікті іс-әрекеттер мен міндеттемелердің ең қарапайым деңгейінен бастаудың практикалық құндылығын таптым. Интеллектуалды тұрғыдан алғанда, ең дұрыс жол «жоғарыдан төмен» болуы керек сияқты: алдымен жеке және корпоративтік миссияларды анықтау, содан кейін маңызды мақсаттарды белгілеу және соңында іске асыру егжей-тегжейіне назар аудару. Бірақ мәселе мынада: адамдардың көбі күнделікті міндеттемелерге соншалықты батқан, сондықтан олардың кеңірек көкжиекке назар аудару қабілеті айтарлықтай төмендеген. Сондықтан «төменнен жоғары» тәсілі әдетте тиімдірек болады.

Қазіргі уақытта «кіріс» себетіңізде және ойыңызда бар нәрселерді бақылауға алу және оны осылай сақтауға көмектесетін әдеттерді енгізу — көкжиегіңізді кеңейтудің ең жақсы жолы. Бұл жаңа биіктерге назар аударуға көмектесетін шығармашылық энергияны босатады және сол шығармашылық тудырған нәрселерді шешуге деген сенімділігіңізді арттырады. Осы процесті іске асырған адамдарда бірден еркіндік, жеңілдік және шабыт сезімі пайда болады.

Іске асыру әрекеттерін басқару құралдары күнделікті жұмыс стиліңіздің бөлігіне айналғанда, сіз тереңірек ойлауға дайын боласыз. «Кіріс» себетіне қарағанда ойланатын маңыздырақ нәрселер көп, бірақ егер сіздің сол деңгейдегі басқаруыңыз тиімді болмаса, бұл кең шалбармен жүзуге тырысқанмен бірдей.

Тек көрегендік (vision) жеткіліксіз; ол батыл әрекетпен ұштасуы керек. Баспалдаққа тек қарап тұру аз; біз баспалдақпен жоғары көтерілуіміз керек. — Вацлав Гавел

Менімен бірге күн бойы өздерінің күнделікті «дүниелерін» реттеген көптеген басшылар келесі күні кешке өз компаниялары мен болашағы туралы идеялар мен көріністердің ағынына тап болды. Бұл жұмыс ағынындағы «кептелістерді» жоюдың автоматты нәтижесі ретінде орын алады.

Көлденең және тік іс-әрекетті басқару

Сізге міндеттемелерді, жобаларды және іс-әрекеттерді екі жолмен — көлденең және тік бағытта бақылау қажет. «Көлденең» бақылау сіз айналысатын барлық іс-әрекеттердің үйлесімділігін сақтайды. Психикаңызды қоршаған ортаны полиция радары сияқты үнемі сканерлеп отырады деп елестетіңіз; ол тәулік ішінде назарыңызды талап ететін мыңдаған түрлі заттарға тоқталуы мүмкін: дәріхана, үй қызметшісі, Марта тәтеңіз, стратегиялық жоспар, түскі ас, кеңседегі солып бара жатқан гүл, ренжіген клиент, тазалауды қажет ететін аяқ киім. Сізге марка сатып алу, чекті депозитке салу, қонақүйге тапсырыс беру, жиналысты тоқтату, бүгін кешке кино көру керек. Бір күн ішінде ойлайтын және айналысатын нәрселердің көлеміне таң қалуыңыз мүмкін. Сондықтан олардың барынша көбін қадағалап отыратын, қажет кезде ақпарат беретін және зейініңізді бір нәрседен екіншісіне тез әрі оңай ауыстыруға мүмкіндік беретін жақсы жүйе қажет.

«Тік» бақылау, керісінше, жеке тақырыптар мен жобалар аясындағы ойлауды басқарады. Мысалы, сіздің ішкі «полиция радарыңыз» жұбайыңызбен кешкі ас үстінде келесі демалыс туралы сөйлескенде соған тоқталады — қайда және қашан барасыз, не істейсіз, сапарға қалай дайындаласыз және т.б. Немесе сіз бен бастығыңыз жаңа департаментті қайта ұйымдастыру туралы шешім қабылдауыңыз керек. Немесе қоңырау шалайын деп жатқан клиент туралы ойларыңызды жинақтау қажет. Бұл кең мағынадағы «жобаны жоспарлау». Бұл бір іске, жағдайға немесе адамға назар аударып, оны шешу үшін қажетті идеяларды, егжей-тегжейлерді, басымдықтар мен оқиғалар тізбегін пысықтау.

Көлденең және тік басқарудың мақсаты бір: ойды босату және істі тындыру. Іс-әрекетті дұрыс басқару сізге өмір мен жұмыстың кең спектрінде өзіңізді жайлы сезінуге және бақылауды сақтауға мүмкіндік береді, ал жобаға дұрыс назар аудару нақты қадамдарды анықтауға көмектеседі.

Басты өзгеріс: Бәрін бастан шығару

Егер сіз бәрін тек басыңызда сақтасаңыз, мен уәде еткен еркін бақылауға қол жеткізудің нақты жолы жоқ. Бұл кітапта сипатталған жеке мінез-құлықтар — сіз жасап жүрген нәрселер. Менің әдісімнің басқалардан басты айырмашылығы — мен өз «дүниелерімнің» 100 пайызын санада емес, қолдағы объективті құралдар арқылы жинаймын және ұйымдастырамын. Бұл бәріне қатысты — кішігірім немесе үлкен, жеке немесе кәсіби, шұғыл немесе шұғыл емес. Бәріне.

Әдетте, бір нәрсенің сіздің ойыңызда қаншалықты көп болуы мен оның қаншалықты орындалуы арасында кері пропорция болады.

Жобада немесе өміріңізде жай ғана отырып, тізім жасауға мәжбүр болған кездеріңіз болғанына сенімдімін. Егер солай болса, менің не айтқым келгенін түсінесіз. Бірақ адамдардың көбі мұндай тізімді тек былық төзгісіз болып кеткенде және бірдеңе істеу керек болғанда ғана жасайды. Олар әдетте тек өздерін мазалап жүрген нақты сала бойынша тізім жасайды. Бірақ егер сіз мұндай тексеруді күнделікті өмір салтыңызға айналдырсаңыз және оны өміріңіздің барлық саласында (тек «шұғыл» емес) қолдансаңыз, сіз мен сипаттаған «қара белбеу» деңгейіндегі басқару стилін меңгерген болар едіңіз.

Бір ойды екі рет ойлаудың ешқандай себебі жоқ, егер сіз сол ойды қайта ойлауды ұнатпасаңыз.

Мен өз нұсқаларымның қандай екенін ойлаудың орнына, сол нұсқалардың ішінен интуитивті таңдау жасауға тырысамын. Мен ол туралы алдын ала ойлап, нәтижелерін сенімді жерге жазып қоюым керек. Мен бір нәрсені бірнеше рет ойлап уақыт жоғалтқым келмейді. Бұл шығармашылық энергияны тиімсіз пайдалану және күйзеліс пен стресстің көзі.

Сіз бұл ойлау процесін алдай алмайсыз. Санаңыз әлі шешілмеген кез келген нәрсемен жұмыс істей береді. Бірақ ол «жарылып» кеткенше сыйдыра алатын шешілмеген «дүниелердің» шегі бар.

Санаңыздың қысқа мерзімді жады бөлігі — барлық аяқталмаған, шешілмеген және ұйымдастырылмаған «дүниелерді» сақтайтын бөлігі — дербес компьютердегі ЖЖҚ (RAM) сияқты жұмыс істейді. Сіздің саналы ойыңыз, компьютер экраны сияқты, сақтау орны емес, назар аудару құралы болып табылады. Сіз бір уақытта тек екі немесе үш нәрсе туралы ғана ойлай аласыз. Бірақ аяқталмаған істер бәрібір қысқа мерзімді жадта сақталады. ЖЖҚ сияқты, оның да сыйымдылығы шектеулі; миыңыздың бұл бөлігі жоғары деңгейде жұмыс істеуі үшін онда сақталатын «дүниелердің» мөлшері белгілі бір деңгейден аспауы керек. Көптеген адамдар ЖЖҚ-сы шегіне жетіп толған күйде жүреді. Олардың зейіні үнемі ішкі ментальді жүктемеден бұзылып отырады.

Мысалы, соңғы бірнеше минутта санаңыз осы оқып отырған нәрсеге қатысы жоқ басқа жаққа кетіп қалды ма? Мүмкін. Көбінесе санаңыз сіз үшін маңызды болып табылатын қандай да бір аяқталмаған жағдайға — «ашық циклға» кетті. Бұл жағдай сіздің миыңыздың ЖЖҚ бөлігінен шығып, іштей айғайлап тұрғандай болады. Ал сіз не істедіңіз? Егер сіз оны жазып алып, жақын арада қарайтыныңызға сенімді «себетке» салмасаңыз, сіз ол туралы уайымдаған боларсыз. Бұл тиімді әрекет емес: ешқандай прогресс жоқ, тек кернеу артты.

Басты мәселе — санаңыз сізге істерді қолыңыздан ештеңе келмейтін кезде есіңізге салады. Онда өткен шақ пен келешек сезімі жоқ. Бұл дегеніміз, сіз өзіңізге бір нәрсе істеу керек деп айтып, оны ЖЖҚ-да сақтаған бойда, сіздің бір бөлігіңіз сол істі үнемі істеуіңіз керек деп есептейді. Өзіңізге істеуім керек дегеннің бәрін ол дәл қазір істеу керек деп ойлайды. Шынында, ЖЖҚ-да екі іс сақталған бойда, сіз жеке сәтсіздікке ұшырадыңыз, өйткені олардың екеуін бір уақытта істей алмайсыз. Бұл қайнар көзі белгісіз, жаппай стресс факторын тудырады.

Басыңда бекеттері бар жаумен күресу қиын. — Салли Кемптон

Адамдардың көбі осындай ментальді стресс күйінде соншалықты ұзақ және тұрақты болғандықтан, олар тіпті оның ішінде екенін де білмейді. Тартылыс күші сияқты, ол үнемі бар — соншалықты, оны бастан өткеретіндер қысымды сезбейді де. Олар бұл кернеуден тек құтылған кезде ғана өздерінің қаншалықты қысымда болғанын түсінеді.

Мұндай стресстен арылуға бола ма? Әрине. Кітаптың қалған бөлігі мұны қалай жасау керектігін түсіндіреді.

2 Өміріңізді бақылауға алу: Жұмыс ағынын меңгерудің бес кезеңі

Name: Тындырымдылық
Author: David Allen

Сабырлы әрі бақылаулы интеллектуалды жұмыс өнерін меңгеру үшін мен үйрететін негізгі процесс — жұмыс ағынын басқарудың бес кезеңдік әдісі. Қандай жағдай болмасын, жұмыспен айналысқанда біз бес нақты кезеңнен өтеміз. Біз (1) назарымызды аударатын нәрселерді жинаймыз; (2) олардың мағынасын және не істеу керектігін өңдейміз; (3) нәтижелерді ұйымдастырамыз; оларды (4) таңдау ретінде қайта қараймыз және соңында (5) орындаймыз. Бұл біздің өміріміздің «көлденең» аспектісін басқаруды құрайды.

Біз білім деп санайтын нәрсе іс-әрекетте дәлелденеді. Біз қазір білім деп іс-әрекеттегі ақпаратты, нәтижеге бағытталған ақпаратты айтамыз. — Питер Ф. Друкер

Әдіс принципті түрде қарапайым және біз бәрібір жұмысымызды осылай істейміз, бірақ менің тәжірибемде адамдардың көбі осы бес кезеңнің әрқайсысын жақсарта алады. Біздің жұмыс ағынын басқару сапасы осы бес кезеңдік тізбектің ең әлсіз тұсына байланысты, сондықтан барлық буындар біріктіріліп, бірыңғай стандарттармен қолдау көрсетілуі тиіс. Көптеген адамдарда жинау процесінде үлкен ақаулар бар. Көбі нәрселерді жинайды, бірақ оларды өңдемейді немесе не істеу керектігін шешпейді. Басқалары «дүниелер» бойынша жақсы шешім қабылдайды, бірақ нәтижелерді тиімді ұйымдастырмағандықтан сол ойлаудың құндылығын жоғалтады. Тағы біреулердің жүйелері жақсы, бірақ оларды жұмыс істеп тұруы үшін жүйелі түрде қайта қарамайды. Соңында, егер осы буындардың бірі әлсіз болса, адамның кез келген уақытта таңдаған ісі ең жақсы нұсқа болмауы мүмкін.

Осы бес кезеңнің динамикасын түсініп, олардың оңтайлы деңгейде жұмыс істеуі үшін жақсы техникалар мен құралдарды енгізу қажет. Күн бойы осы кезеңдерді бөлек орындау өте пайдалы, тіпті маңызды. Кейде мен тек мәліметтерді жинағым келеді, бірақ олармен не істейтінімді әлі шешпеймін. Басқа уақытта мен жиналыстан кейінгі жазбаларымды өңдегім келеді. Немесе үлкен сапардан оралған соң, жолда жинаған және өңдеген нәрселерімді таратып, ұйымдастыруым керек. Сондай-ақ, жұмысымның барлық тізімін немесе оның бір бөлігін қайта қарайтын кездер болады. Және, әрине, уақытымның көп бөлігі жай ғана істелуі керек нәрсені орындаумен өтеді.

Көптеген адамдардың «ұйымдаса алмауының» басты себебі — олардың осы бес кезеңді бір уақытта істеуге тырысуы. Көбі «тізім жасауға» отырғанда, нақты іс-әрекеттерді белгілемей-ақ, «ең маңызды нәрселерді» басымдықтар мен реттілік бойынша жинауға тырысады. Бірақ егер сіз хатшыңыздың туған күніне қатысты не істеу керектігін «қазір маңызды емес» деп шешпесеңіз, сол «ашық цикл» энергияңызды алады және маңызды нәрселерге толық зейін қоюыңызға кедергі жасайды.

Жинау

Нені жинау керектігін және оны тиімді өңдеу үшін қалай жинау керектігін білу маңызды. Санаңыз бәрін сақтауға тырысатын төменгі деңгейдегі тапсырмадан құтылуы үшін, сіз істеу керек болуы мүмкін бәрін шынымен жинағаныңызға және жақын арада оның бәрін өңдеп, қайта қарайтыныңызға сенімді болуыңыз керек.

«Аяқталмаған істерді» 100 пайыз жинау

«Шелектегі саңылауларды» жою үшін сіз өзіңіздің әлеміңізде аяқталмаған деп санайтын барлық нәрселердің орындарын немесе көріністерін жинап, біріктіруіңіз керек. Бұл — жеке немесе кәсіби, үлкен немесе кіші, шұғыл немесе маңыздылығы аз, қазіргі қалыптан өзгеше болуы тиіс деп санайтын және оны өзгертуге іштей қандай да бір деңгейде міндеттеме алған кез келген нәрсе.

Сіз осыны оқып отырғанда, істеуіңіз керек көптеген нәрселер сіз үшін жинақталып жатыр. Пошта жәшігіңізге хаттар түсіп жатыр, меморандумдар кіріс науасына бағытталуда, электрондық пошта компьютеріңізге құйылып жатыр, ал хабарламалар дауыстық поштаңызда жиналуда. Бірақ сонымен бірге сіз өз ортаңызда және санаңызда тиісті орнында емес, тиісті күйде емес заттарды «жинақтап» жүрсіз. Бұл «нәрселер» электрондық пошта сияқты көз алдыңызда анық тұрмаса да, бәрібір қандай да бір шешімді — циклді жабуды немесе бір істі аяқтауды талап етеді. Жұмыс үстелінің жанындағы тумбада жатқан қағаздағы стратегиялық идеялар, үстел суырмасындағы жөндеуді немесе тастауды қажет ететін «өлі» гаджеттер және кофе үстеліндегі ескірген журналдардың бәрі осы «нәрселер» санатына жатады.

Кез келген затқа «керек», «қажет» немесе «тиіс» деген сөздерді тіркеген бойда, ол аяқталмаған іске айналады. Мысалы, қандай да бір істі істейсіз бе, жоқ па деген шешім қабылдауыңыз керек болса, ол қазірдің өзінде аяқталмаған іс болып саналады. Бұған сіздің барлық «істеймін» деген жоспарларыңыз (шешім қабылданған, бірақ әлі басталмаған) кіреді. Сондай-ақ, бұған барлық күтудегі және орындалып жатқан істер, тіпті істелуі керек нәрсенің бәрін істеп қойып, тек «аяқталды» деп белгілеу ғана қалған істер де жатады.

Осы ашық циклдер қорын дұрыс басқару үшін, оларды қандай іс екенін және олармен не істейтініңізді шешкенге дейін уақытша сақтайтын «контейнерлерге» жинауыңыз керек. Содан кейін бұл контейнерлердің тиімді жинақтау құралы болып қалуын қамтамасыз ету үшін оларды жүйелі түрде босатып тұруыңыз қажет.

Негізінде, кең мағынада айтсақ, бәрі қазірдің өзінде жинақталып жатыр. Егер ол сіз сенетін сыртқы жүйеде тікелей басқарылмаса, онда ол сіздің санаңызда сақтаулы тұр. Бір нәрсені кіріс жәшігіне салмағаныңыз оның сізде жоқ екенін білдірмейді. Бірақ біз бұл жерде сізге қажеттінің бәрі басыңызда емес, басқа бір жерде жинақталуын қамтамасыз ету туралы айтып отырмыз.

Жинақтау құралдары

Аяқталмаған істерді жинақтау үшін төмен технологиялық және жоғары технологиялық құралдардың бірнеше түрін қолдануға болады. Төмендегілердің бәрі сырттан келетін ақпаратты да, өздігінен туындаған ойларды да қабылдайтын кіріс жәшігінің (in-basket) нұсқалары бола алады:

Физикалық кіріс жәшігі
Қағаз негізіндегі жазба құралдары
Электрондық жазба құралдары
Дауыс жазу құрылғылары
Электрондық пошта

Физикалық кіріс жәшігі

Стандартты пластик, ағаш, былғары немесе сым науа — қағаз материалдарын және өңдеуді қажет ететін кез келген физикалық заттарды жинауға арналған ең көп таралған құрал: хаттар, журналдар, меморандумдар, жазбалар, телефон хабарламалары, түбіртектер, тіпті қуаты таусылған қолшамдар да осында жиналады.

Жазу қағаздары мен блокноттар

Кездейсоқ идеяларды, кіріс мәліметтерін, істелетін істерді және т.б. жинау үшін парақтары алынатын дәптерлер, спиральді блокноттар мен жазба дәптерлері өте қолайлы. Талғамыңыз бен қажеттіліктеріңізге сәйкес келетін кез келген түрі жарай береді.

Электрондық жазбалар

Компьютерлерді кейінірек өңдеу үшін жазбалар теруге пайдалануға болады. Таңбаларды тану технологиясы дамыған сайын, деректерді жинауға арналған цифрлық құралдардың жаңа түрлері пайда болуда. Қалта құрылғыларын (PDA немесе жеке цифрлық көмекшілер) және электрондық блокноттарды кез келген мәліметтерді жинау үшін қолдануға болады.

Аудио жинақтау

Қолжетімді аудио құрылғыларға автожауап бергіштер, дауыстық пошта және цифрлық немесе микрокассеталық диктофондар жатады. Олардың бәрі есіңізде сақтау немесе шешу қажет нәрселердің аралық жазбасын сақтау үшін пайдалы болуы мүмкін.

Электрондық пошта

Егер сіз әлеммен электрондық пошта арқылы байланыста болсаңыз, бағдарламаңызда кіріс хабарламалар мен файлдар қаралып, оқылғанға және өңделгенге дейін сақталатын арнайы аймақ болады. Пейджерлер мен телефондар да осындай ақпаратты қабылдай алады.

Жоғары технологиялық құрылғылар

Қазіргі уақытта компьютерлерге ақпаратты теріп қана қоймай, дауыспен жазуға немесе қолмен жазуға болады. Байланыс цифрлық және сымсыз форматтарға көшкен сайын, идеяларды жинақтау оңайырақ болады (сонымен бірге бізге келетін деректер көлемі де артады!).

— Компьютер!
— Иә, Дэвид?
— Маған нан керек.
— Жақсы, Дэвид.

Қажетті азық-түлік тізімі жинақталды. Іс-әрекетті басқару процесінің ұйымдастыру бөлімі одан әрі цифрланған сайын, «нан» автоматты түрде менің электрондық азық-түлік тізіміме қосылады, тіпті тапсырыс беріліп, үйге жеткізілуі де мүмкін.

Жоғары немесе төмен технологиялық болсын, жоғарыда сипатталған құралдардың бәрі пайдалы ақпаратты, міндеттемелерді және іс-қимыл туралы келісімдерді жинайтын кіріс жәшіктері ретінде қызмет етеді. Сіз бұлардың көбін қазірдің өзінде қолданып жүрген боларсыз.

Жинақтаудың сәттілік факторлары

Өкінішке орай, тек кіріс жәшігінің болуы оны функционалды етпейді. Көптеген адамдарда жинақтау құрылғылары бар, бірақ олар әдетте бақылаудан шығып кеткен. Жинақтау кезеңін тиімді ету үшін үш талапты қарастырайық:

Әрбір ашық цикл жинақтау жүйесінде болуы және басыңыздан шығарылуы тиіс.
Сізде жинақтау жәшіктері мүмкіндігінше аз болуы керек.
Сіз оларды жүйелі түрде босатып тұруыңыз керек.

Бәрін басыңыздан шығарыңыз

Егер сіз әлі де RAM (жедел жад) бөлігінде тым көп нәрсені сақтауға тырыссаңыз, кіріс жәшіктерін адал пайдалануға және босатуға ынтаңыз болмайды. Көптеген адамдар бұл құралдарға немқұрайлы қарайды, өйткені олар бұл құралдардың толық жүйе емес екенін біледі: кіріс жәшігінде де, ойында да аяқталмаған істердің жартылай жиынтығы бар, сондықтан олар ешқайсысынан нәтиже көрмейді. Бұл үстелінде үлкен тесіктері бар пинбол машинасында ойнаумен бірдей: шарлар үнемі түсіп кете береді, сондықтан ойынды жалғастыруға ынта қалмайды.

Бұл жинақтау құралдары сіздің өмір салтыңыздың бір бөлігіне айналуы тиіс. Оларды үнемі қасыңызда ұстаңыз, сонда қай жерде болсаңыз да, құнды ойды жазып ала аласыз — оларды тіс щеткасы, жүргізуші куәлігі немесе көзілдірік сияқты ажырамас зат ретінде қарастырыңыз.

Жинақтау жәшіктерінің санын азайтыңыз

Сізде қанша кіріс жәшігі қажет болса, сонша болуы керек, бірақ олардың саны мүмкіндігінше аз болғаны жөн. Бұл функция кез келген жағдайда қолжетімді болуы тиіс, өйткені жинақтағыңыз келетін нәрселер кез келген жерде пайда болуы мүмкін. Алайда, жинақтау аймақтары тым көп болса, оларды оңай немесе жүйелі түрде өңдей алмайсыз.

Жинақтау жәшіктерінің артық болуы жоғары технологиялық құралдарда сирек кездесетін мәселе; көптеген адамдар үшін жақсарту мүмкіндігі төмен технологиялық жағында, негізінен жазбалар алу мен физикалық кіріс жәшіктері саласында байқалады. Жазбалар дәптерлерде немесе суырмаларда шашылып жатпай, жинақталып өңделуі керек. Қағаз материалдары әртүрлі бұрыштарда үйіліп жатпай, физикалық кіріс жәшіктеріне бағытталуы тиіс.

Ұлы данышпандар ең аз жұмыс істегенде, ең белсенді болады. — Леонардо да Винчи

Өміріңіз бен жұмысыңыз күрделенген сайын идеялар мен мәліметтерді жинақтаудың стандартты құралдарын енгізу маңызды бола түседі. Мысалы, мансабыңыз өскен сайын жұмыс туралы ең жақсы идеялар жұмыс орнында келмейтінін байқайсыз. Ондай ойларды әрқашан қол астында болатын жақсы жинақтау құрылғыларымен ұстап қалу қабілеті өнімділікті арттырудың кілті болып табылады.

Жәшіктерді жүйелі түрде босатыңыз

Жинақтаудың соңғы сәттілік факторы айқын болуы тиіс: егер сіз жинаған «нәрселерді» босатып, өңдемесеңіз, жәшіктеріңіз ретсіз материалдарды сақтаудан басқа ешқандай қызмет атқармайды. Жәшікті босату дауыстық поштадағы, электрондық поштадағы немесе кіріс науасындағы жұмыстарды міндетті түрде аяқтау дегенді білдірмейді; бұл тек оны контейнерден шығарып, оның не екенін және онымен не істеу керектігін шешуді, егер ол әлі аяқталмаған болса, оны жүйеңізге ұйымдастыруды білдіреді. Сіз оны қайтадан «кіріс» бөліміне салмайсыз! Кіріс жәшігін босатпау — ешкім төкпейтін қоқыс жәшігімен бірдей: қоқысты сыйғызу үшін үнемі жаңа жәшіктер сатып алуға мәжбүр боласыз.

Кіріс жәшігін босату үшін сіздің толық іс-әрекетті басқару жүйеңіз жұмыс істеп тұруы керек. Көптеген «нәрселер» кіріс жәшігінде үйіліп қалады, өйткені одан кейінгі тиімді жүйелер жоқ. Көбінесе бір нәрсені істеу керек екенін біліп, бірақ дәл қазір істей алмағанда, оны «кіріс» бөлімінде қалдыру оңайырақ көрінеді. Кіріс жәшігі (әсіресе қағаз бен электрондық пошта үшін) көптеген адамдар үшін ұйымдастырудың ең жақсы амалы болып табылады — кем дегенде олар осы жерде әлі істелуі керек істің ескертпесі бар екенін біледі. Өкінішке орай, үйінділер бақылаудан шыққанда немесе электрондық хаттардың саны бір экранға сыймай кеткенде, бұл «қауіпсіздік торы» жоғалады.

Келесі кезеңді меңгеріп, аяқталмаған істерді қалай оңай және тез өңдеуді білгенде, «кіріс» бөлімі өзінің бастапқы қызметіне қайта орала алады. Енді жұмысты дәл қазір істемей-ақ, сол кіріс жәшіктері мен электрондық пошта жүйелерін қалай босатуға болатынына көшейік.

Процесс

Менімен бірге жұмыс істеген барлық адамдар үшін жинақтау жәшіктерін босатуға қажетті әр элемент бойынша ойлауды үйрету — ең маңызды жақсарту болды. Жаһандық корпорацияның ірі департамент басшысы өзінің барлық ашық мәселелерін менімен бірге өңдеп бітіргенде, ол таңданыспен былай деді: күнтізбесіне сенгендіктен қай жиналысқа баратыны туралы алаңдамайтын болса да, жұмысының басқа көптеген аспектілері бойынша бұрын-соңды мұндай жеңілдікті сезінбеген. Оған еске салуды қажет ететін іс-қимылдар мен ақпараттар енді анықталып, нақты жүйеге сеніп тапсырылды.

Сізге келетін әрбір электрондық пошта, дауыстық хабарлама, меморандум немесе өздігінен туындаған идея туралы өзіңізден не сұрауыңыз керек (және жауап беруіңіз керек)? Бұл — жеке ұйымдастыруыңыздың негізін құрайтын іс-әрекетті басқарудың құрамдас бөлігі. Көптеген адамдар «ұйымдасқан» болуға тырысады, бірақ аяқталмаған «нәрселердің» үйінділерімен жұмыс істеп, қателік жасайды. Сіз келіп түскен нәрсені ұйымдастыра алмайсыз — оны тек жинап, өңдей аласыз. Оның орнына сіз не істеу керектігі туралы қабылданған шешімдер негізінде жасалатын іс-әрекеттерді ұйымдастырасыз. Бұл бүкіл процесс — өңдеу де, ұйымдастыру кезеңдері де — осы жерде көрсетілген шешімдер ағашы моделінің орталық «діңінде» қамтылған.

ЖҰМЫС АҒЫМЫНЫҢ ДИАГРАММАСЫ — ӨҢДЕУ

Кейінгі тарауларда мен сізге процестің әрбір элементі бойынша егжей-тегжейлі нұсқау беремін. Әзірге біз шолу жасап жатқанда, кіріс жәшігіңізден істер тізімін немесе қағаздар үйіндісін таңдап алып, бірнеше элементті бағалауды ұсынамын.

Бұл не?

Бұл орынсыз сұрақ емес. Біз «нәрселер» туралы және жинақтау жәшіктері туралы айттық. Бірақ бұл нәрселердің не екенін және олармен не істеу керектігін талқыламадық. Мысалы, біздің жеке ұйымдастыру жүйелерімізден тыс қалып қоятын көптеген элементтер — үкіметтен немесе компаниядан келетін түсініксіз формалар: олар бойынша шынымен бірдеңе істеуіміз керек пе? Ал кадрлар бөлімінен келетін, қандай да бір саясат туралы хабарлайтын электрондық хат ше? Мен үйінділер мен үстел суырмаларынан клиенттің сол хабарламаның немесе құжаттың не туралы екенін түсінуге бірнеше секунд жұмсамағаны үшін лақтырыла салған хаттарды көптеп таптым. Сондықтан келесі шешім өте маңызды.

Ол бойынша іс-қимыл жасау керек пе?

Бұған екі жауап болуы мүмкін: ИӘ және ЖОҚ.

Іс-қимыл қажет емес Егер жауап ЖОҚ болса, үш нұсқа бар:

Бұл — қоқыс, енді қажет емес.
Дәл қазір ешқандай іс-қимыл қажет емес, бірақ кейінірек бірдеңе істеу керек болуы мүмкін (күте тұру/инкубация).
Бұл элемент — кейінірек қажет болуы мүмкін пайдалы ақпарат (анықтамалық материал).

Бұл үш санатты да басқаруға болады; біз бұған кейінгі тарауда тоқталамыз. Әзірге қоқыс үшін себет пен <Del> пернесі, күтудегі материалдар үшін «еске салғыш» файл немесе күнтізбе және анықтамалық ақпарат үшін жақсы мұрағаттау жүйесі қажет екенін айтсақ та жеткілікті.

Іс-қимылды талап ететін Бұл — ИӘ тобындағы элементтер, яғни бірдеңе істеу керек нәрселер. Тиісті мысалдар: белгілі бір күні корпоративтік жобаға қатысуыңызды сұрайтын электрондық хаттан бастап, топ вице-президентімен жаңа кеңесші жалдауды талап ететін маңызды жоба туралы кездесуден кейінгі жазбаларға дейін.

Әрбір іс-қимылды талап ететін элемент бойынша екі нәрсені анықтау керек:

Сіз қандай «жобаға» немесе нәтижеге міндеттеме алдыңыз?
Қажетті келесі қадам қандай?

Егер бұл жоба туралы болса... Сіз бұл нәтижені «Жобалар» тізіміне жазуыңыз керек. Бұл сізге ашық циклдің бар екенін еске салатын белгі болады. Тізімді апта сайынғы шолу (46-бетті қараңыз) бұл мәселенің әлі де шешілмегенін есіңізге салады. Ол аяқталғанға немесе жойылғанға дейін сіздің басқару жүйеңізде өзекті болып қала береді.

Бір нәрсені істеу үшін көп күш қажет емес, бірақ не істеу керектігін шешу үшін үлкен күш қажет. — Элберт Хаббард

Келесі қадам қандай? Бұл — сіз жинаған кез келген нәрсе үшін маңызды сұрақ; егер сіз оған дұрыс жауап берсеңіз, ұйымдастыруға қажетті негізгі нәрсеге ие боласыз. «Келесі қадам» — бұл ағымдағы жағдайды аяқтауға жақындату үшін жасалуы тиіс келесі физикалық, көрінетін әрекет.

Келесі қадамдардың кейбір мысалдары:

Фредке ол ұсынған автосервистің телефон нөмірі бойынша қоңырау шалу.
Бюджеттік жиналыстың күн тәртібіне арналған ойларды жазу.
Анжеламен бізге қажетті құжаттама жүйесі туралы сөйлесу.
Интернеттен деректер базасын басқару бағдарламалық жасақтамасын зерттеу.

Бұлардың бәрі орындалуы тиіс нақты физикалық әрекеттер. Бұлар туралы ескертпелер сіздің жеке өнімділікті басқару жүйеңіздің негізгі шикізаты болады.

Істеу, тапсыру немесе кейінге қалдыру Келесі қадамды шешкеннен кейін сізде үш нұсқа бар:

Істеу. Егер әрекет екі минуттан аз уақытты алса, ол анықталған сәтте орындалуы тиіс.
Тапсыру (делегирлеу). Егер әрекет екі минуттан көп уақытты алса, өзіңізден: «Мұны істеуге мен ең қолайлы адаммын ба?» — деп сұраңыз. Жауап «жоқ» болса, оны тиісті адамға немесе бөлімге тапсырыңыз.
Кейінге қалдыру. Егер әрекет екі минуттан көп уақытты алса және оны істейтін адам сіз болсаңыз, оны кейінге қалдырып, «Келесі қадамдар» тізімінде қадағалауыңыз керек.

Ұйымдастыру

Жұмыс ағымы диаграммасының сыртқы шеңбері сіздің барлық «нәрселеріңізді» өңдеу нәтижесінде пайда болатын ескертпелер мен материалдардың сегіз нақты санатын көрсетеді. Олар бірге күнделікті және апталық негізде алдыңызда тұрған немесе қосылуы мүмкін барлық нәрсені ұйымдастыруға арналған толық жүйені құрайды.

Іс-қимылды талап етпейтін элементтер үшін ықтимал санаттар: қоқыс, инкубация құралдары және анықтамалық сақтау орны. Егер бірдеңе бойынша іс-қимыл қажет болмаса, сіз оны лақтырасыз, кейінірек қайта бағалау үшін «еске салғышқа» қоясыз немесе кейін қажет болғанда табу үшін мұрағаттайсыз.

Іс-қимылды талап ететін нәрселерді басқару үшін сізге жобалар тізімі, жоба жоспарлары мен материалдарына арналған қойма немесе файлдар, күнтізбе, келесі қадамдардың ескертпелер тізімі және сіз күтіп отырған нәрселердің ескертпелер тізімі қажет болады.

Барлық ұйымдастырушылық санаттар қандай да бір физикалық түрде сақталуы тиіс. Мен «тізімдер» дегенде, ескертпелердің кез келген қарауға болатын жиынтығын айтамын: бұл дәптердегі тізімдер, компьютерлік бағдарламадағы немесе тіпті әрбір элемент үшін бөлек қағаздары бар файл папкалары болуы мүмкін. Мысалы, ағымдағы жобалар тізімін күнделікте сақтауға болады; ол PDA-дағы «Істеу» санаты немесе «Жобалар тізімі» деп белгіленген файл болуы мүмкін. Инкубациялық ескертпелер («1 наурыздан кейін жиналыс ұйымдастыру үшін бухгалтеріме хабарласу») қағаз негізіндегі «еске салғыш» файлында немесе қағаз немесе компьютерлік күнтізбе бағдарламасында сақталуы мүмкін.

ЖҰМЫС АҒЫМЫНЫҢ ДИАГРАММАСЫ — ҰЙЫМДАСТЫРУ

Жобалар

Мен жобаны бірнеше іс-әрекет қадамын талап ететін кез келген қажетті нәтиже ретінде анықтаймын. Бұл дегеніміз, әдетте сіз жоба деп атамайтын кейбір шағын нәрселер де «Жобалар» тізіміне енетінін білдіреді. Менің анықтамамның мәні мынада: егер бір қадаммен іс аяқталмаса, онда әлі істелетін іс бар екенін еске салатын белгі қою керек. Егер сізде оны еске салатын орын болмаса, ол қайтадан басыңызға (RAM-ға) оралады. Мұны ашық циклдер тізімі деп те ойлауға болады.

«Жобалардың» ішінара тізімі

Жаңа қызметкерді жұмысқа қабылдау
Тамыз айындағы демалыс
Қызметкерлердің көшпелі жиыны
Кітап басып шығару
Компьютерді жаңартуды аяқтау
Өсиетті жаңарту
Бюджеттерді бекіту
Жаңа өнім желісін аяқтау
Жаңа байланыстарды басқару бағдарламасына үйрену
Fortune журналындағы мақаланың көшірмелерін алу
Публицист табу
Жаңа бақшаны егуді аяқтау
R&D бірлескен кәсіпорнының бейне жобасы
Жаңа оқу компакт-дискісін шығару
Келесі жылғы семинарлар кестесін құру
Бір сағаттық негізгі баяндаманы ұйымдастыру
Бейнеконференция байланысын меңгеру
Еңбек шарттарын бекіту
Аулаға жаңа шамдар орнату
Оңтүстік Америка өкілімен ресми қарым-қатынас орнату
Қызметкерлердің саясаты мен процедураларын бекіту
Қонақ бөлмесіне жаңа орындық алу

Жобаларды өлшемі немесе басымдығы бойынша белгілі бір ретпен тізімдеудің қажеті жоқ. Олар тек негізгі тізімде болуы керек, сонда сіз оларды әрқайсысы үшін тиісті келесі қадамдар анықталғанына көз жеткізу үшін жүйелі түрде қарап отыра аласыз.

Сіз жобаны тікелей істей алмайсыз; тек оған қатысты іс-әрекет қадамдарын ғана орындай аласыз. Тиісті іс-әрекет қадамдары жеткілікті түрде орындалғанда, сіздің бастапқы мақсатыңызға сәйкес келетін жағдай жасалады және сіз оны «аяқталды» деп атай аласыз. Жобалар тізімі — бұл біздің келесі қадамдарымыздың барлық бағыттар бойынша дұрыс қозғалуын қамтамасыз ету үшін алдымызға қойған мәре сызықтарының жиынтығы.

Жобаны қолдау материалдары

Көптеген жобаларыңыз үшін сіз тақырып, мәселе немесе жоба атауы бойынша ұйымдастырғыңыз келетін тиісті ақпаратты жинайсыз. «Жобалар» тізімі тек индекс болады. Әртүрлі жобалармен жұмыс істеу кезінде қажет болуы мүмкін барлық бөлшектер, жоспарлар мен қосымша ақпарат жеке папкаларда, компьютерлік файлдарда немесе дәптерлерде сақталуы тиіс.

Қолдау материалдары және анықтамалық файлдар

Жобаны қолдау материалдарын тақырыптар бойынша ұйымдастырғаннан кейін, олардың анықтамалық материалдарыңызға ұқсас екенін және сол анықтамалық файл жүйесінде сақталуы мүмкін екенін байқайсыз (мысалы, «Үйлену тойы» файлы жалпы анықтамалық файлдарда сақталуы мүмкін). Жалғыз айырмашылығы — белсенді жобалар жағдайында барлық қажетті іс-әрекет қадамдарының анықталуын қамтамасыз ету үшін қолдау материалдарын жүйелі түрде қарап тұру қажет болуы мүмкін.

Мен әдетте адамдарға қолдау материалдарын көзден таса жерде сақтауды ұсынамын. Егер сізде қол астында жақсы жұмыс істейтін анықтамалық файл жүйесі болса, бұл оларды ұйымдастырудың ең оңай жолы екенін түсінесіз. Дегенмен, кейде материалдардың көз алдында және қолжетімді болғаны ыңғайлырақ болады, әсіресе күн ішінде бірнеше рет анықтама алуды қажет ететін өзекті жобамен жұмыс істеп жатсаңыз. Мұндай «күтудегі» құжаттар үшін үстел үстіндегі тік ұстағыштар немесе қатарлап жиналатын науалар практикалық болуы мүмкін.

Келесі қадамдар санаттары

Жұмыс ағынының диаграммасы көрсеткендей, келесі іс-әрекет туралы шешім қабылдау орталық орынды иеленеді. Бұл әрекет кез келген ашық цикл бойынша, ешбір ерекшеліксіз, келесі нақты, көрінетін мінез-құлық болуы тиіс.

Сіз орындайтын екі минуттан аз уақыт алатын кез келген әрекеттерді және бұрын аяқталған барлық басқа әрекеттерді бақылаудың қажеті жоқ; олар орындалды. Нақты бір уақытта немесе белгілі бір күнде болуы керек әрбір әрекетті (бұларды күнтізбеңізге енгізіңіз); мүмкіндігінше тезірек жасалуы керек әрекеттерді (бұларды «Келесі іс-әрекеттер» тізіміне қосыңыз); және басқалардың орындауын күтіп отырған барлық әрекеттерді («Күту» тізіміне енгізіңіз) бақылау қажет.

Күнтізбе

Сізге қажет іс-әрекеттер туралы ескертулер екі санатқа бөлінеді: белгілі бір күнде немесе уақытта болуы керек нәрселер және мүмкіндігінше тезірек орындалуы керек нәрселер. Күнтізбеңіз ескертулердің бірінші түрін реттейді.

Күнтізбеңізге үш нәрсе жазылады:
уақытқа негізделген әрекеттер;
күнге негізделген әрекеттер;
күнге негізделген ақпарат.

Уақытқа негізделген әрекеттер Бұл — кездесулердің сәнді атауы. Көбінесе жоба бойынша қабылданатын келесі әрекет — оны талқылау үшін белгіленген жиналысқа қатысу. Мұны күнтізбеде бақылау жеткілікті.

Күнге негізделген әрекеттер Бұл — белгілі бір күні орындалуы керек, бірақ міндетті түрде нақты уақытта емес істер. Мүмкін, сіз Миокоға жіберіп жатқан есебіңіздің дұрыстығын тексеру үшін жұма күні қоңырау шалатыныңызды айтқан шығарсыз. Ол есепті бейсенбіге дейін алмайды, ал сенбіде елден кетеді, сондықтан жұма — әрекет етудің уақыт аралығы, бірақ жұманың кез келген уақыты жарайды. Бұл жұма күніне арналған күнтізбеде бақылануы керек, бірақ белгілі бір уақыт аралығына байланбауы тиіс — ол жай ғана сол күнге жазылуы керек. Күнтізбеде уақытқа негізделген және күнге негізделген әрекеттерді белгілеп отыру пайдалы.

Күнге негізделген ақпарат Күнтізбе сонымен қатар белгілі бір күндері білгіңіз келетін нәрселерді — міндетті түрде орындайтын әрекеттерді емес, белгілі бір күнде пайдалы болуы мүмкін ақпаратты қадағалайтын орын болып табылады. Бұған кездесулерге арналған бағыттар, сол кезде басқа адамдар (отбасы немесе қызметкерлер) қатысатын іс-шаралар немесе қызықты оқиғалар кіруі мүмкін. Сондай-ақ, мұнда қысқа мерзімді «еске салғыш» ақпаратты, мысалы, біреуге демалыстан оралған күннен кейін қоңырау шалу туралы ескертуді қою пайдалы.

«Күнделікті істер» тізімдеріне жол жоқ Күнтізбеге тек осы үш нәрсе кіреді, басқа ештеңе емес! Мен бұл «күнделікті істер тізімі» негізгі болып табылатынын үйреткен дәстүрлі уақытты басқару тренингтері үшін жат естілетінін білемін. Бірақ мұндай тізімдер екі себепке байланысты жұмыс істемейді.

Икемділерге бақыт қонсын, өйткені олардың пішіні бұзылмайды. — Майкл Макгриффи, медицина ғылымдарының докторы.

Біріншіден, жаңа мәліметтердің үнемі келіп түсуі және тактикалық басымдықтардың өзгеруі күнделікті жұмысты сондай жүйелі түрде қайта құрылымдайды, сондықтан орындалатын істерді алдын ала нақтылау іс жүзінде мүмкін емес. Бастапқы нүкте ретінде жұмыс жоспарының болуы әрқашан пайдалы, бірақ оны кез келген сәтте қайта қарауға мүмкіндік болуы керек. Егер істер орындалмаса, басқа күнге қайта жазылуы керек болатын күнтізбедегі жазбаша тізімді сақтауға тырысу — бұл рухты түсіреді және уақытты босқа кетіру болып табылады. Мен ұсынатын «Келесі іс-әрекеттер» тізімдері барлық әрекет туралы ескертулерді, тіпті ең шұғыл ескертулерді де сақтайды. Және оларды күнделікті қайта жазудың қажеті болмайды.
Екіншіден, егер күнделікті істер тізімінде сол күні міндетті түрде орындалуы қажет емес бірдеңе болса, ол шынымен маңызды нәрселерге деген назарды бәсеңдетеді. Егер мен Миокоға жұма күні қоңырау шалуым керек болса, өйткені ол — мен онымен байланыса алатын жалғыз күн, бірақ содан кейін істер тізіміне басқа бес, маңыздылығы төмен немесе шұғыл емес қоңырауларды қоссам, күн қарбалас болғанда мен Миокоға мүлдем қоңырау шалмауым мүмкін. Миім бұл қоңыраудың басқа мүмкіндік болмайтын жалғыз мүмкіндік екенін ескертуді өз жадына қайта алуға мәжбүр болады. Бұл жүйені тиісінше пайдаланбау. Менің көзқарасым бойынша, күнтізбе қасиетті аумақ болуы керек. Егер сіз ол жерде бірдеңе жазсаңыз, ол сол күні орындалуы керек немесе мүлдем орындалмауы керек. Тек өзгерген кездесулер үшін ғана қайта жазуға болады.

«Келесі іс-әрекеттер» тізімі (тізімдері)

Сонымен, сіздің барлық әрекет туралы ескертулеріңіз қайда кетеді? «Келесі іс-әрекеттер» тізімдеріне, олар күнтізбемен бірге күнделікті әрекеттерді басқару ұйымының негізі болып табылады.

Сіз анықтаған екі минуттан ұзақ, басқаға тапсыруға болмайтын кез келген әрекетті бір жерде бақылау қажет. «Бюджет бойынша жиналысқа қатысты Джим Смитке қоңырау шалу», «Рэйчел мен Лаураның аналарына демалыс лагері туралы телефон соғу» және «Жылдық сату конференциясына қатысты идеялардың жобасын жасау» — бұлардың барлығы кез келген уақытта не істейтінімізді таңдау нұсқалары ретінде бағалануы үшін тиісті тізімдерде немесе «себеттерде» сақталуы керек әрекет туралы ескертулердің түрлері.

Егер сізде олардың жиырма немесе отызы ғана болса, олардың барлығын кез келген бос уақытыңызда қарап шығатын «Келесі іс-әрекеттер» деп белгіленген бір тізімде сақтауға болады. Алайда, көбіміз үшін бұл сан елуден 150-ге дейін болуы мүмкін. Бұл жағдайда «Келесі іс-әрекеттер» тізімін санаттарға бөлу орынды, мысалы, телефон жанында болғанда шалатын «Қоңыраулар» немесе апталық брифингте қойылатын «Жоба жетекшісіне сұрақтар».

Барлығын барынша қарапайым ету керек, бірақ одан да қарапайым емес. — Альберт Эйнштейн

Іс-әрекетті талап етпейтін элементтер

Әрекетті талап етпейтін элементтерді, сондай-ақ талап ететіндерді өңдеу үшін жақсы ұйымдастырылған, бөлек жүйелер қажет. Әрекет етілмейтін жүйелер үш санатқа бөлінеді: қоқыс, инкубация және анықтамалық ақпарат.

Қоқыс Қоқыс өзінен-өзі түсінікті болуы керек. Болашақта ешқандай іс-әрекет немесе анықтамалық құндылығы жоқ кез келген нәрсені лақтырып тастаңыз. Егер сіз бұл материалды басқа санаттармен араластырып қалдырсаңыз, ол жүйені айтарлықтай нашарлатады.

Инкубация Қоқыстан басқа, дереу әрекет етуді талап етпейтін, бірақ сіз сақтағыңыз келетін заттардың тағы екі тобы бар. Мұнда да әрекет етілмейтін элементтерді әрекет етілетіндерден бөлу өте маңызды; әйтпесе сіз өз үйінділеріңізге, бумаларыңызға және тізімдеріңізге сезімсіз бола бастайсыз және неден бастау керектігін немесе не істеу керек екенін білмей қаласыз.

Айталық, сіз жаднамадан бірдеңе алдыңыз немесе электрондық поштаны оқыдыңыз, ол сізге бір күні жасағыңыз келетін, бірақ қазір емес, жоба туралы идея берді. Болашақта бұл туралы бірдеңе жасау мүмкіндігін қайта бағалау үшін кейінірек тағы да есіңізге түсіргіңіз келеді. Мысалы, пошта арқылы жергілікті симфонияның алдағы маусымына арналған брошюра келді. Тез шолып шығып, сізді қызықтыратын бағдарламаға әлі төрт ай бар екенін көресіз — бұл әрекет ету үшін тым ерте (сол кездегі саяхат кестеңіз қандай болатынына сенімді емессіз), бірақ егер қалада болсаңыз, барғыңыз келеді. Бұл жағдайда не істеу керек?

Мұндай нәрсе үшін жұмыс істей алатын «инкубациялық» жүйелердің екі түрі бар: «Бір күні/Мүмкін» тізімдері және «еске салғыш» (tickler) файлы.

«Бір күні/Мүмкін» Қазір емес, бірақ бір кездері жасағыңыз келетін істердің тұрақты тізімін жүргізу пайдалы әрі шабыттандыратын болуы мүмкін. Бұл қазіргі уақытта жүзеге асыру мүмкін емес, бірақ сіз мүлдем ұмытқыңыз келмейтін жобаларға арналған «тұрақ» болып табылады. Сіз бұл мүмкіндік туралы жүйелі түрде есіңізге түсіргіңіз келеді.

Тән ішінара «Бір күні/Мүмкін» тізімі:
Жайын аулайтын қайық сатып алу
Испан тілін үйрену
Акварель бойынша сабақ алу
Асүйге арналған сервант алу
Жүзу бассейнін салу
Кэтринге скутер алу
Әуе шарымен ұшу
Шарап жертөлесін салу
Монтана арқылы саяхаттау
Photoshop бағдарламасының мүмкіндіктерін үйрену
Коммерциялық емес қор құру
Қызметкерлер туралы жарнамалық бейнероликтер жасау
Стаффорд Лайонсты табу
Сандық бейнекамера алу
Солтүстік Италияға саяхат
Менің ұстама шәкірт болу
Біздің өнер туындыларымызды жарыққа шығару
Кои балығы бар тоған салу
Ескі фотосуреттер мен бейнелерді цифрландыру
Көршілермен кеш өткізу
Үйде қашықтан серверге кіруді орнату

Сіздің негізгі «Бір күні/Мүмкін» тізіміңізде кейбір ішкі санаттар болуы мүмкін, мысалы: • Мен алғым келетін CD-лер • Жалға алынатын бейнелер • Оқылатын кітаптар • Дәм тататын шараптар • Демалыс күндеріне арналған саяхаттар • Балалармен жасалатын істер • Қатысатын семинарлар

Егер сіз бұл тізімнен барынша пайда алғыңыз келсе, оны мезгіл-мезгіл қарап шығуыңыз керек. Мен мазмұнды Апталық шолуыңызға қосуды ұсынамын (46-бетті қараңыз).

«Еске салғыш» (Tickler) файлы Қарап шығу үшін сақтаудың ең тамаша нұсқасы — «еске салғыш» файлы, оны кейде «кешіктірілген» немесе «жалғастыру» файлы деп те атайды. Бұл болашақта белгілі бір күні алу үшін өзіңізге бірдеңені пошта арқылы жіберуге мүмкіндік беретін жүйе.

Күнтізбеңіз де осындай қызметті атқара алады. Мысалы, сіз 15 наурыздағы күнтізбеңізде салықтарды тапсыруға бір ай қалғанын немесе 12 қыркүйекте алты аптадан кейін Азаматтық аудиторияда Үлкен театрдың «Аққу көлі» қойылымы болатынын ескерте аласыз.

Толығырақ ақпарат алу үшін 7-тарауды қараңыз.

Анықтамалық материал

Сізге келетін көптеген нәрселер іс-әрекетті талап етпейді, бірақ ақпарат ретінде ішкі құндылыққа ие. Сіз бұларды сақтағыңыз келеді және қажет болған жағдайда таба алуыңыз керек. Олар қағаз немесе цифрлық түрде сақталуы мүмкін.

Қағаз түріндегі материалдар — жергілікті тағамдарды жеткізу мәзірінен бастап, ландшафт жобасына арналған жоспарларға, сызбаларға және сатушы туралы ақпаратқа дейін — тиімді физикалық іздеу жүйелерінде жақсы сақталады. Бұлар таңдаулы мейрамханалар тізіміне немесе мектеп комитеті мүшелерінің телефон нөмірлеріне арналған блокнот беттерінен бастап, корпоративтік қосылуға арналған құжаттарға арналған тұтас файл шкафтарына дейін болуы мүмкін.

Электрондық сақтау желілік дерекқор ақпаратынан бастап сіздің байланыс бағдарламалық құралыңызда орналасқан арнайы анықтамалық және мұрағаттық папкаларға дейінгі барлық нәрсені қамтуы мүмкін.

Мұнда есте сақтайтын ең маңызды нәрсе — анықтамалық дәл сондай болуы керек: қажет болған жағдайда оңай қарауға болатын ақпарат. Анықтамалық жүйелер әдетте екі түрде болады: (1) тақырыптық және салалық сақтау орындары және (2) жалпы анықтамалық файлдар. Бірінші түрлері әдетте сақталу тәсілімен анықталады — мысалы, келісімшарттарға арналған күн бойынша реттелген файл жәшігі; тек қызметкерлердің жалақысы туралы құпия ақпарат бар жәшік; немесе болашақ сот процестері кезінде кеңес алу қажет болуы мүмкін жабық құқықтық істерге арналған шкафтар сериясы.

Жалпы анықтамалық мұрағаттау Анықтамалық жүйенің екінші түрі — бұрыннан белгіленген санатқа жатпайтын арнайы ақпаратты сақтау үшін әркімге жақын жерде қажет болатын жүйе. Сізге ұялы телефоныңыздың пайдалану нұсқаулығын, Смит жобасы туралы жиналыстың жазбаларын және Токиоға соңғы сапарыңыздың соңында айырбастап үлгермеген (және сол жаққа қайта барғанда пайдаланатын) бірнеше иенаны сақтайтын жер керек.

Жақсы жалпы анықтамалық файлдың болмауы жеке іс-әрекеттерді басқарудың тиімді жүйесін енгізудегі ең үлкен кедергілердің бірі болуы мүмкін. Егер мұрағаттау оңай және жылдам (тіпті қызықты!) болмаса, сіз заттарды мұрағаттаудың орнына оларды үйіп тастауға бейім боласыз. Егер сіздің анықтамалық материалыңыздың нақты шекарасы болмаса, әрекет етілетін және әрекет етілмейтін элементтер арасындағы шекара визуалды және психологиялық тұрғыдан бұлдырап, сіздің миыңыз бүкіл іске селқос қарайтын болады. Материалдардың осы санаты үшін жақсы жұмыс істейтін жүйені құру стресссіз өнімділікті қамтамасыз ету үшін өте маңызды; біз мұны 7-тарауда егжей-тегжейлі қарастырамыз.

Шолу

Сүт керек екенін жазып алу бір басқа; дүкенде болып, оны еске түсіру — басқа. Сол сияқты, мұрагерлік заңгердің атын білу үшін досыңызға қоңырау шалу керек екенін жазып алу, телефонның жанында болып, бос уақытыңыз болғанда оны еске түсіруден ерекшеленеді.

Сіз өзіңіздің өміріңіз бен жұмысыңыздың толық бейнесін тиісті аралықта және тиісті деңгейде қарап шыға алуыңыз керек. Көптеген адамдар үшін жұмыс ағынын басқарудың сиқыры шолу кезеңін жүйелі түрде пайдалануда көрінеді. Бұл жерде сіз апта сайын өзіңіздің барлық көрнекті жобаларыңыз бен ашық циклдеріңізге мен «10 000 фут деңгейі» (51-бетті қараңыз) деп атайтын деңгейден көз саласыз. Бұл сіздің алдыңыздағы барлық анықталған әрекеттер мен нұсқаларды қарап шығу мүмкіндігіңіз, осылайша кез келген уақытта не істеп жатқаныңыз туралы жасайтын таңдауыңыздың тиімділігін түбегейлі арттырасыз.

Нені қашан қарап шығу керек

Егер сіз мен ұсынғандай «Жобалар» тізімі, күнтізбе, «Келесі іс-әрекеттер» тізімдері және «Күту» тізімінен тұратын жеке ұйымдастыру жүйесін құрсаңыз, сол жүйені сақтау үшін көп нәрсе қажет болмайды.

Сіз жиі қарап шығатын элемент — күнтізбеңіз, ол сізге күннің «қатаң ландшафты» туралы ескертеді — яғни, егер сіз оларды жасамасаңыз, қандай нәрселер «өледі». Бұл онда жазылған нәрселер қандай да бір кең мағынада ең «маңызды» дегенді білдірмейді — тек олардың орындалуы керек екенін білдіреді. Кез келген уақытта не істеу керек екенін және қашан істеу керек екенін білу маневр жасау үшін жағдай жасайды. Күнтізбеңіздегі әрекетті (жиналыс, телефон қоңырауы, есептің соңғы нұсқасы) аяқтаған бойда, тағы не істеу керек екенін тексеру — жақсы әдет.

Тізімдеріңізді ойыңыздан шығару үшін қаншалықты қажет болса, соншалықты жиі қарап шығыңыз.

Күнтізбеңізді тексергеннен кейін, сіз көбінесе «Келесі іс-әрекеттер» тізімдеріне жүгінесіз. Олар күн ішінде бос уақытыңыз болса, орындай алатын алдын ала анықталған әрекеттердің қорын сақтайды. Егер сіз оларды контекст бойынша ұйымдастырсаңыз («Үйде», «Компьютерде», «Джорджбен кездесуде»), олар тек сол контексттер қолжетімді болғанда ғана іске қосылады.

«Жобалар», «Күту» және «Бір күні/Мүмкін» тізімдерін олар туралы уайымдауды тоқтату үшін қаншалықты қажет деп санасаңыз, соншалықты жиі қарап шығу керек.

Жетістіктің маңызды факторы: Апталық шолу

Әрекетті талап етуі мүмкін барлық нәрсе миыңыздың есте сақтау және ескерту жұмысын қайта қолға алуына жол бермеу үшін жеткілікті түрде жиі қарап шығылуы керек. Әрекеттер туралы сәт сайын қабылдайтын жылдам және интуитивті шешімдеріңізге сену үшін сіз үнемі жоғары деңгейде бекініп отыруыңыз керек. Менің тәжірибемде (мыңдаған адамдармен) бұл жетістік үшін маңызды мінез-құлыққа айналады: Апталық шолу.

Барлық ашық циклдеріңіз (яғни, жобалар), белсенді жоба жоспарлары және «Келесі іс-әрекеттер», «Күн тәртібі», «Күту» және тіпті «Бір күні/Мүмкін» тізімдері аптасына бір рет қарап шығылуы керек. Бұл сонымен қатар сізге миыңыздың таза екеніне және соңғы бірнеше күндегі барлық аяқталмаған істердің жиналғанына, өңделгеніне және ұйымдастырылғанына көз жеткізуге мүмкіндік береді.

Көптеген адамдар сияқты, сіз де бірнеше күнге созылған қарқынды жұмыс кезінде істердің бақылаудан шығып кетуі мүмкін екенін байқаған шығарсыз. Бұл қалыпты жағдай. Сіз үнемі «тап-таза» болып қалу үшін атқарып жатқан жұмысыңыздан тым көп алшақтағыңыз келмейді. Бірақ сенімді түрде «қарқын алу» сәніне ие болу үшін, сізге аптасына бір рет «үйді тазалау» қажет болуы мүмкін.

Өмір істері көптеген мүдделерді қамтиды және олардың кез келгені туралы қалғандарымен ақылдаспай пайымдайтын адам — әлем істерін басқаруға жарамсыз қиялшыл. — Джеймс Фенимор Купер

Апталық шолу кезінде:
• Барлық «заттарыңызды» жинаңыз және өңдеңіз.
• Жүйеңізді қарап шығыңыз.
• Тізімдеріңізді жаңартыңыз.
• Таза, ашық, өзекті және толық болыңыз.

Көптеген адамдарда шынымен толық жүйе жоқ және олар дәл осы себепті заттарды қарап шығудан нақты нәтиже алмайды: олардың жалпы шолуы толық емес. Олар әлі де бірдеңе жетіспейтінін бұлдыр сезінеді. Сондықтан бұл бүкіл процесті енгізуден алынатын сыйақылар геометриялық болып табылады: жүйе неғұрлым толық болса, сіз оған соғұрлым көп сенесіз. Және оған неғұрлым көп сенсеңіз, оны соғұрлым толық сақтауға ынталы боласыз. Апталық шолу — сол стандартты сақтаудың негізгі кілті.

Көптеген адамдар өз жұмыстары туралы демалысқа дейінгі аптада жақсы сезінеді, бірақ бұл демалыстың өзіне байланысты емес. Үлкен сапарға шығар алдында соңғы аптада не істейсіз? Сіз бәрін тазалайсыз, аяқтайсыз, нақтылайсыз және өзіңізбен және басқалармен жасалған барлық келісімдерді қайта қарастырасыз. Мен мұны жыл сайын емес, апта сайын жасауды ұсынамын.

Көптеген адамдар өз жұмыстары туралы бәрін тазалап, аяқтап, нақтылап, өзімен және басқалармен жасалған барлық келісімдерді қайта қарастырғанда жақсы сезінеді. Мұны жыл сайын емес, апта сайын жасаңыз.

Орындау

Бұл жұмыс ағынын басқару процесінің негізгі мақсаты — кез келген уақытта не істеп жатқаныңыз туралы дұрыс таңдау жасауға жағдай жасау. Дүйсенбі күні таңғы сағат 10:33-те Сэндиге қоңырау шалу, ұсынысты аяқтау немесе электрондық пошталарыңызды өңдеу туралы шешім қабылдау әрқашан интуитивті шешім болады, бірақ тиісті алдын ала жоспарлау арқылы сіз таңдауыңызға әлдеқайда сенімді бола аласыз. Сіз өз іс-әрекеттеріңізде үміттен сенімге ауыса аласыз, бұл сіздің жылдамдығыңыз бен тиімділігіңізді бірден арттырады.

Әрекет ету туралы әрбір шешім — интуитивті шешім. Міндет — бұл дұрыс таңдау деп үміттенуден, бұл дұрыс таңдау екеніне сенуге көшу.

Әрекет таңдаудың үш моделі

Бір сәтте сіз өзіңіздің «заттарыңызға» сенімсіздіктен немесе істі кейінге қалдырудан қарсылық көрсетпейсіз деп есептейік. Кез келген уақытта сіз орындамайтын әрекеттердің үлкен тізімі әрқашан болады. Сонымен, не істеу керектігін және не істемеу керектігін қалай шешесіз және екеуіне де қалай риза боласыз?

Жауап: интуицияңызға сену арқылы. Егер сіз өзіңіздің ағымдағы міндеттемелеріңізді жинап, өңдеп, ұйымдастырып және қарап шыққан болсаңыз, сіз өзіңіздің жұмысыңыз бен құндылықтарыңыз туралы кейбір парасатты және практикалық ойлау арқылы интуитивті пайымдауыңызды жандандыра аласыз.

Сізде орындау мүмкін болатыннан да көп іс бар. Сізге тек өз таңдауыңызға риза болу керек.

Мен не істеу керектігі туралы шешім қабылдау кезінде сізге пайдалы болатын үш модель әзірледім. Олар сізге жауаптарды айтпайды — Фредерикке қоңырау шаласыз ба, мектептегі ұлыңызға электрондық хат жібересіз бе немесе хатшыңызбен бейресми «жағдайың қалай?» деп сөйлесесіз бе — бірақ олар сіздің нұсқаларыңызды неғұрлым парасатты түрде қалыптастыруға көмектеседі. Ал бұл — уақытты және басымдықтарды басқарудың қарапайым тәсілдері жасай алмайтын нәрсе.

1. Сәттегі әрекеттерді таңдаудың төрт критерийлі моделі

Сәрсенбі күні сағат 3:22-де не істеу керектігін қалай таңдайсыз? Осы ретпен қолдануға болатын төрт критерий бар:

Контекст
Қолжетімді уақыт
Қолжетімді энергия
Басымдық

Контекст Бірнеше әрекетті кез келген жерде жасауға болады (мысалы, қалам мен қағазбен жоба туралы идеялардың жобасын жасау), бірақ көпшілігі белгілі бір орынды (үйде, кеңседе) немесе телефон немесе компьютер сияқты өнімділік құралының болуын талап етеді. Бұл — дәл сол сәтте не істей алатыныңыз туралы таңдауыңызды шектейтін алғашқы факторлар.

Қолжетімді уақыт Басқа нәрсені қашан істеу керек? Бес минуттан кейін жиналыстың болуы көбірек уақытты қажет ететін көптеген әрекеттерді орындауға кедергі келтіреді.

Қолжетімді энергия Энергияңыз қаншалықты? Сіз орындауыңыз керек кейбір әрекеттер тың, креативті ақыл-ой энергиясының қорын қажет етеді. Басқалары көбірек физикалық күшті қажет етеді. Кейбіреулеріне екеуі де өте аз қажет.

Басымдық Контекстті, уақытты және энергияны ескере отырып, қандай әрекет сізге ең жоғары нәтиже береді? Сізде бір сағат бар, сіз кеңседе телефон мен компьютердің жанындасыз және энергияңыз 10 балдық шкала бойынша 7,3-ке тең. Клиентке қайта қоңырау шалу керек пе, ұсыныспен жұмыс істеу керек пе, дауыстық пошталарыңыз бен электрондық пошталарыңызды өңдеу керек пе немесе жұбайыңыздың күні қалай өтіп жатқанын білу үшін хабарласу керек пе?

Бұл жерде сізге интуицияңызға жүгіну және сол сәттегі пайымдауыңызға сене бастау керек. Бұл тұжырымдаманы әрі қарай зерттеу үшін сіз үшін не «ең маңызды» екенін шешуге арналған тағы екі модельді қарастырайық.

2. Күнделікті жұмысты бағалаудың үш жақты моделі

Істерді тындырып жатқанда немесе жалпы мағынада «жұмыс істеп» жатқанда, сіз айналысатын іс-әрекеттің үш түрі болады:

Алдын ала анықталған жұмысты орындау
Пайда болған жұмысты орындау
Жұмысыңызды анықтау

Алдын ала анықталған жұмысты орындау Алдын ала анықталған жұмысты орындаған кезде, сіз «Келесі іс-әрекеттер» тізімдері бойынша жұмыс істейсіз — бұрын анықталған тапсырмаларды орындайсыз, жұмыс ағыныңызды басқарасыз. Сіз шалу керек қоңырауларды шаласыз, талқылағыңыз келетін идеялардың жобасын жасайсыз немесе заңгеріңізбен сөйлесетін нәрселердің тізімін дайындайсыз.

Жұмыс пайда болған кезде оны орындау Жиі жағдайда жұмыстар кенеттен — күтпеген жерден пайда болады және сіз оларға сол сәтте жауап беруге мәжбүр боласыз немесе соны таңдайсыз. Мысалы, әріптесіңіз кеңсеңізге кіріп, жаңа өнімді шығару туралы сөйлескісі келеді, сондықтан сіз басқа істердің орнына онымен сөйлесесіз. Әр күн тосынсыйлар әкеледі — жоспарланбаған дүниелер өздігінен пайда болады және сізге олардың көбіне уақыт пен энергия жұмсау керек болады. Осы бағыттарды ұстанған кезде, сіз бұл істердің кез келген басқа шаруалардан маңыздырақ екенін үнсіз келісім бойынша шешесіз.

Жұмысыңызды анықтау Жұмысыңызды анықтау — бұл кіріс жәшігін, электрондық поштаны, дауыстық хабарламаларды және жиналыс жазбаларын реттеуді, сондай-ақ жаңа жобаларды нақты іс-әрекеттерге бөлуді білдіреді. Ақпаратты өңдеу барысында сіз екі минуттан аз уақыт алатын тапсырмаларды орындап, көптеген нәрселерді қоқысқа тастайсыз немесе мұрағаттайсыз (бұл — жұмыс пайда болған кезде оны орындаудың тағы бір түрі). Бұл қызметтің едәуір бөлігі бір кездері орындалуы тиіс, бірақ дәл қазір емес істерді анықтаудан тұрады. Жұмыс барысында сіз өзіңіздің барлық тізімдеріңізді толықтырып отырасыз.

Барлық жұмысыңызды анықтап болғаннан кейін, орындалатын істер тізімінің толық екеніне сенімді бола аласыз. Сондай-ақ, сіздің контекстіңіз, уақытыңыз және қолжетімді энергияңыз сізге бірден көп істі таңдауға мүмкіндік береді. Соңғы ескеретін жайт — жұмысыңыздың сипаты, оның мақсаттары мен стандарттары.

3. Өз жұмысыңызды қарап шығудың алты деңгейлі моделі

Таңдауыңызды басымдықтар бағыттауы тиіс, бірақ оларды анықтауға арналған модельдердің көбі біздің нақты жұмыс іс-әрекетіміз үшін сенімді құрал бола алмайды. Басымдықтарыңыздың не екенін білу үшін, жұмысыңыздың не екенін білуіңіз керек. Оны анықтаудың кем дегенде алты түрлі перспективасы бар. Аэроғарыштық аналогияны қолдансақ, бұл әңгіме биіктікке тікелей байланысты.

50 000+ фут: Өмір
40 000 фут: Үш-бес жылдық көрініс
30 000 фут: Бір-екі жылдық мақсаттар
20 000 фут: Жауапкершілік аймақтары
10 000 фут: Ағымдағы жобалар
Ұшу-қону жолағы: Ағымдағы іс-әрекеттер

Төменнен жоғары қарай бастайық:

Ұшу-қону жолағы: Ағымдағы іс-әрекеттер Бұл — сіз жасауыңыз керек барлық әрекеттердің жинақталған тізімі: жасалуы тиіс барлық телефон қоңыраулары, жауап берілуі тиіс электрондық хаттар, орындалатын тапсырмалар және бастығыңыз бен жұбайыңызға жеткізгіңіз келетін мәселелер. Егер сіз дәл қазір әлемді тоқтатып, өзіңізден немесе басқалардан ешқандай жаңа ақпарат алмасаңыз, сізде шамамен үш жүзден бес жүз сағатқа дейінгі орындалатын істер болар еді.

10 000 фут: Ағымдағы жобалар Сіздің алдыңызда тұрған көптеген әрекеттерді алдыңыздағы отыздан жүзге дейінгі жобалар тудырады. Бұл — үй компьютерін орнату, сату конференциясын ұйымдастыру, жаңа бас кеңсеге көшу немесе тіс дәрігеріне қаралу сияқты сіз қол жеткізгіңіз келетін салыстырмалы түрде қысқа мерзімді нәтижелер.

20 000 фут: Жауапкершілік аймақтары Сіз жобаларыңыздың көбін өз жауапкершіліктеріңізге байланысты жасайсыз немесе қабылдайсыз, оларды адамдардың көбі үшін оннан он беске дейінгі санатқа бөлуге болады. Бұл — сіз нәтижеге қол жеткізгіңіз келетін және стандарттарды сақтағыңыз келетін негізгі салалар. Сіздің жұмысыңыз стратегиялық жоспарлау, әкімшілік қолдау, қызметкерлерді дамыту, нарықты зерттеу, тұтынушыларға қызмет көрсету немесе активтерді басқару сияқты міндеттемелерді қамтуы мүмкін. Ал жеке өміріңізде де осындай назар аударатын салалар бар: денсаулық, отбасы, қаржы, үй жағдайы, руханият, демалыс және т.б. Осы жауапкершіліктерді тізімдеу және қарап шығу жобалар қорын бағалау үшін кеңірек негіз береді.

30 000 фут: Бір-екі жылдық мақсаттар Осыдан бір-екі жыл өткен соң өміріңіз бен жұмысыңыздың түрлі салаларында не нәрсені сезінгіңіз келетіні жұмысыңызды анықтауға тағы бір өлшем қосады. Көбінесе жұмысыңыздың мақсаттары мен міндеттеріне қол жеткізу жұмыс фокусын өзгертуді және жаңа жауапкершілік салаларының пайда болуын талап етеді. Жеке өмірде де осы көкжиекте сіз қол жеткізгіңіз келетін немесе орныққанын қалайтын нәрселер болуы мүмкін, бұл өміріңіздің кейбір аспектілерінің маңыздылығын арттырып, басқаларын төмендетуі мүмкін.

40 000 фут: Үш-бес жылдық көрініс Болашақты үш-бес жылға болжау ауқымдырақ санаттар туралы ойлануға итермелейді: ұйымдастыру стратегиялары, экологиялық трендтер, мансап және өмірлік өтпелі кезеңдер. Ішкі факторларға ұзақ мерзімді мансаптық, отбасылық және қаржылық мақсаттар мен ескертулер жатады. Сыртқы әлем мәселелеріне жұмысыңыз бен ұйымыңызға әсер ететін өзгерістер, мысалы, технология, жаһандану, нарық трендтері және бәсекелестік кіруі мүмкін. Бұл биіктіктегі шешімдер сіздің жұмысыңыздың көптеген деңгейлерде қалай көрінетінін оңай өзгерте алады.

50 000+ фут: Өмір Бұл — «жалпы көрініс». Сіздің компанияңыз не үшін жұмыс істейді? Сіз не үшін барсыз? Кез келген нәрсенің негізгі мақсаты оның «жұмысының» шын мәнінде не екенінің негізгі анықтамасын береді. Бұл — ең жоғарғы жұмыс сипаттамасы. Барлық мақсаттар, көріністер, міндеттер, жобалар мен іс-әрекеттер осыдан бастау алады және соған апарады.

Бұл биіктік аналогиялары біршама ерікті болып табылады және нақты өмірде сіздің фокусыңыз бен басымдықтарыңыз туралы маңызды әңгімелер бір немесе басқа көкжиекке дәл сәйкес келмеуі мүмкін. Дегенмен, олар сіздің «жұмысыңыздың» көп деңгейлі сипатын және одан туындайтын міндеттемелер мен тапсырмаларды еске түсіру үшін пайдалы негіз бола алады.

Әрине, не істеу керектігі және қашан істеу керектігі туралы ең дұрыс шешім қабылдағаныңызға сенімді болу үшін көптеген факторларды ескеру қажет. Дәстүрлі мағынада ұзақ мерзімді мақсаттар мен құндылықтарға назар аудару арқылы «басымдықтарды белгілеу» қажетті негізгі фокус болғанымен, ол күнделікті қабылданатын шешімдер мен тапсырмалардың басым көпшілігі үшін практикалық негіз бола алмайды. Жұмыс ағынын өзіңіз сезінетін барлық деңгейлерде меңгеру — істерді орындаудың және өзіңізді жақсы сезінудің әлдеқайда тұтас жолы.

Осы кітаптың 2-бөлімінде іс-әрекет таңдау үшін осы үш модельді қалай пайдалану керектігі және жинау, өңдеу, жоспарлау, ұйымдастыру және қарап шығудың озық тәжірибелері олар арқылы үлкен жетістікке жетуге қалай ықпал ететіні туралы нақты коучинг беріледі.

Жобаларды шығармашылықпен бастау: Жобаны жоспарлаудың бес кезеңі

Барлық кішкентай істер дұрыс бағытта жүруі үшін, кішкентай істерді жасап жатқанда үлкен нәрселер туралы ойлауың керек. — Элвин Тоффлер

Еркін бақылаудың негізгі компоненттері: (1) нақты анықталған нәтижелер (жобалар) және оларды аяқтауға жақындату үшін қажетті келесі әрекеттер, және (2) үнемі қаралып тұратын сенімді жүйеге қойылған ескертулер. Мен мұны горизонталды фокус деп атаймын. Бұл қарапайым болып көрінгенімен, процесті нақты қолдану терең нәтижелерге әкелуі мүмкін.

«Вертикалды» фокусты күшейту Көптеген жағдайларда, уақыттың көбінде сізге тек горизонталды фокус қажет болады. Дегенмен, кейде жобаны бақылауға алу, шешім табу немесе барлық дұрыс қадамдардың анықталғанына көз жеткізу үшін үлкенірек ұқыптылық пен назар аудару қажет болуы мүмкін. Дәл осы жерде вертикалды фокус көмекке келеді. Осы «вертикалды» жолмен өнімді ойлауды білу және нәтижелерді жеке жүйеңізге біріктіру — интеллектуалды жұмыс үшін қажетті екінші қуатты мінез-құлық жиынтығы.

Мақсат — жобалар мен жағдайларды ойыңыздан шығару, бірақ кез келген пайдалы идеяны жоғалтып алмау.

Мұндай ойлаудың күрделі болуы міндетті емес. Сізге қажет ойлаудың көп бөлігі бейресми болып табылады, мен мұны «конверт сыртындағы жоспарлау» деп атаймын — бұл әріптесіңізбен бірге кофеханада сату презентациясының күн тәртібі мен құрылымын талқылап отырып, тура мағынасында конверттің сыртына жасайтын жоспарлауыңыз. Менің тәжірибемде бұл жұмсалған энергияға қатысты нәтиже тұрғысынан ең өнімді жоспарлау түрі болып табылады. Рас, кейде компоненттерді, жүйелілікті немесе басымдықтарды нақтылау үшін ресми құрылым немесе жоспар құру қажет болуы мүмкін. Сондай-ақ, күрделірек жағдайларды үйлестіру үшін толығырақ жоспарлар қажет болады — мысалы, егер командалар жобаның түрлі бөліктері бойынша бірлесіп жұмыс істеуі керек болса немесе инвесторды өз ісіңізді білетініңізге сендіру үшін бизнес-жоспарлар жасау қажет болса. Бірақ жалпы ереже бойынша, сіз тек конверт пен қарындашпен де өте шығармашыл бола аласыз.

Кәсіби әлемде жобалық ойлауда байқаған ең үлкен қажеттілік ресми модельдердің жетіспеушілігі емес; әдетте мұндай модельдерді қажет ететін адамдарда олар бұрыннан бар немесе оларды академиялық немесе кәсіби оқу бағдарламасының бөлігі ретінде ала алады. Оның орнына мен ең үлкен алшақтықты «қалғандарымызға» арналған жобаға бағытталған модельдің жоқтығынан көрдім. Бізге ойымызды, қаншалықты бейресми болса да, растау және қолдау тәсілдері қажет. Ресми жоспарлау сессиялары мен қуатты жоспарлау құралдары (мысалы, жобалық бағдарламалық жасақтама) әлбетте пайдалы болуы мүмкін, бірақ көбінесе жиналысқа қатысушыларға жұмыстың бір бөлігін нақтылап, бақылауға алу үшін тағы бір жиналыс — «конверт сыртындағы сессия» қажет болады. Ресми және құрылымдық жиналыстар, сондай-ақ, жобаның ең басында не үшін жасалып жатқаны сияқты кем дегенде бір маңызды мәселені аттап өтуге бейім. Немесе олар ми шабуылына, жобаны қызықтырақ, тиімдірек немесе жай ғана көңілді ететін, ешкімнің ойына келмеген бірқатар идеяларды дамытуға жеткілікті уақыт бөлмейді. Және, соңында, мұндай жиналыстардың өте азы жоба жоспарының түрлі аспектілері үшін іс-қимыл қадамдары мен жауапкершілікті анықтауда жеткілікті ұқыптылық танытады.

Жақсы жаңалық — жобалар, жағдайлар мен тақырыптар туралы ойлаудың өнімді жолы бар, ол аз уақыт пен күш жұмсай отырып, максималды құндылық береді. Бұл біздің табиғи ойлау және жоспарлау жолымыз болып табылады, бірақ бұл біз жобаны бақылауға алуға саналы түрде тырысқанда әдетте жоспарлайтын жолымыз емес. Менің тәжірибемде, адамдар көбірек, бейресми және табиғи түрде жоспарлағанда, олар стресстен арылып, жақсы нәтижелерге қол жеткізеді.

Табиғи жоспарлау моделі

Сіз әлемдегі ең керемет және шығармашыл жоспарлаушымен бұрыннан таныссыз: бұл — сіздің миыңыз. Сіздің өзіңіз, шын мәнінде, жоспарлау машинасысыз. Сіз киінгенде, түскі ас ішкенде, дүкенге барғанда немесе жай ғана сөйлескенде жоспарлайсыз. Процесс біршама кездейсоқ болып көрінсе де, миыңыз кез келген нәрсені физикалық түрде жүзеге асырмас бұрын өте күрделі қадамдар сериясы орындалуы тиіс. Сіздің ойыңыз кез келген тапсырманы орындау үшін бес қадамнан өтеді:

Мақсат пен принциптерді анықтау
Нәтижені елестету
Ми шабуылы
Ұйымдастыру
Келесі әрекеттерді анықтау

Қарапайым мысал: Кешкі асқа шығуды жоспарлау Соңғы рет кешкі асқа шыққанда, бұл туралы ойлануға не себеп болды? Бұл кез келген нәрсе болуы мүмкін — аштықты қанағаттандыру, достармен араласу, ерекше оқиғаны тойлау, бизнес мәмілеге қол қою немесе романтикалық қарым-қатынасты дамыту ниеті. Осылардың кез келгені сіз іске асырғыңыз келетін нақты бейімділікке айнала салысымен, сіз жоспарлауды бастадыңыз. Сіздің ниетіңіз — сіздің мақсатыңыз болды және ол ішкі жоспарлау процесін автоматты түрде іске қосты. Сіздің принциптеріңіз жоспарыңыздың шекараларын құрды. Сіз кешкі асқа шығуға қатысты принциптеріңіз туралы саналы түрде ойламаған боларсыз, бірақ солардың шеңберінде ойландыңыз: тағам мен қызмет көрсету стандарттары, қолжетімділік, ыңғайлылық және жайлылық — мұның бәрі рөл атқаруы мүмкін. Қалай болғанда да, сіздің мақсатыңыз бен принциптеріңіз жоспарлауыңыздың анықтаушы серпіні мен шекарасы болды.

Мақсатыңызды орындауды шешкеннен кейін, алғашқы маңызды ойларыңыз қандай болды? Мүмкін, «жоспардағы II.A.3.b тармағы» емес шығар. Сіздің алғашқы идеяларыңыз «Giovanni-дегі итальян тағамдары» немесе «Bistro Café-дегі көше үстелінде отыру» сияқты нәрселер болуы ықтимал. Сіз сондай-ақ не сезінетініңіз немесе кештің қалай аяқталатыны туралы қандай де бір жағымды көріністі — мүмкін қатысатын адамдарды, атмосфераны және/немесе нәтижені елестеткен боларсыз. Бұл — нәтижені елестету болды. Мақсатыңыз кешкі асқа шығуыңыздың «неге» екені болса, көрінісіңіз «не» екенінің — физикалық әлемнің сіздің мақсатыңызды жақсырақ орындайтындай болып көрінуінің, естілуінің және сезілуінің бейнесі болды.

Көрінісіңізді анықтағаннан кейін, ойыңыз табиғи түрде не істей бастады? Ол не туралы ойлана бастады? «Қай уақытта баруымыз керек?» «Ол бүгін ашық па?» «Адам көп бола ма?» «Ауа райы қандай?» «Киім ауыстыруымыз керек пе?» «Көлікте бензин бар ма?» «Қаншалықты қарнымыз ашты?» Бұл — ми шабуылы болды. Бұл сұрақтар әлі орындалмаған қандай да бір нәтижеге ұмтылған кезде болатын табиғи шығармашылық процестің бөлігі болды. Сіздің миыңыз сіз ұмтылған нәрсе мен дәл сол сәттегі жағдайыңыз арасындағы алшақтықты байқады және бос орындарды толтыруға тырысып, сол «когнитивті диссонансты» шеше бастады. Бұл — табиғи жоспарлаудың «қалай» кезеңінің басталуы. Бірақ ол ойлауды біршама кездейсоқ және арнайы тәсілмен жасады. Кешкі асқа барудың көптеген түрлі аспектілері ойыңызға келді. Сізге олардың бәрін қағазға жазып алудың қажеті болмаған шығар, бірақ сіз бұл процестің нұсқасын ойыңызда жасадыңыз.

Жеткілікті мөлшерде идеялар мен бөлшектер жиналғаннан кейін, сіз оларды ұйымдастыра бастамауға амалыңыз қалмады. Сіз «Алдымен мейрамхананың ашық-жабықтығын білуіміз керек» немесе «Андерсондарға хабарласып, бізбен бірге барғысы келетін-келмейтінін білейік» деп ойлаған немесе айтқан боларсыз. Нәтижеге қатысты түрлі ойлар туындаған соң, ойыңыз оларды автоматты түрде компоненттер (кіші жобалар), басымдықтар және/немесе оқиғалар тізбегі бойынша сұрыптай бастайды. Компоненттер: «Бізге логистиканы, адамдарды және орынды реттеу керек». Басымдықтар: «Клиенттің шынымен кешкі асқа барғысы келетінін анықтау өте маңызды». Тізбектер: «Алдымен мейрамхананың ашық екенін тексеруіміз керек, содан кейін Андерсондарға қоңырау шалып, содан кейін киінуіміз керек».

Соңында (егер сіз жобаға шынымен берілген болсаңыз — бұл жағдайда кешкі асқа бару), сіз бірінші компонентті нақты жүзеге асыру үшін жасауыңыз керек келесі әрекетке назар аударасыз. «Сюзаннаға хабарласып, ашық екенін білу және брондау жасау».

Жобаны жоспарлаудың осы бес кезеңі күн ішінде орындайтын барлық істеріңіз үшін табиғи түрде орын алады. Сіз кез келген нәрсені — кешкі асты, жайлы кешті, жаңа өнімді немесе жаңа компанияны осылай жасайсыз. Сізде бірдеңені іске асыруға деген құштарлық пайда болады; сіз нәтижені елестетесіз; қатысты болуы мүмкін идеяларды тудырасыз; оларды құрылымға сұрыптайсыз; және оны шындыққа айналдыра бастайтын физикалық әрекетті анықтайсыз. Және мұның бәрін сіз табиғи түрде, көп ойланбастан жасайсыз.

Табиғи жоспарлау әрдайым «қалыпты» бола бермейді

Бірақ жоғарыда сипатталған процесс сіздің комитетіңіз шіркеу жиынын жоспарлау жолы ма? Сіздің IT-командаңыз жаңа жүйені орнатуға осылай келе ме? Сіз үйлену тойын осылай ұйымдастырасыз ба немесе ықтимал қосылу туралы осылай ойлайсыз ба?

* Сіз жобаның негізгі мақсатын нақтылап, оны білуі тиіс адамдардың бәріне жеткіздіңіз бе? Және оны сәтті ету үшін ұстануға тиіс стандарттар мен мінез-құлықтар туралы келістіңіз бе? * Соңғы кездері керемет жетістікті елестеттіңіз бе? * Сәттілікті елестетіп, оған қол жеткізсеңіз, қандай инновациялық нәтижелер болуы мүмкін екенін ойладыңыз ба? * Барлық ықтимал идеяларды — нәтижеге әсер етуі мүмкін, ескеру қажет нәрсенің бәрін ортаға салдыңыз ба? * Маңызды компоненттерді, негізгі белестер мен нәтижелерді анықтадыңыз ба? * Жобаның дәл қазір бастауға болатын барлық аспектілерін, әр бөлім үшін келесі әрекеттің не екенін және кім неге жауапты екенін анықтадыңыз бе?

Егер сіз мен коучинг немесе кеңес беру барысында кездесетін адамдардың көбіне ұқсас болсаңыз, бұл сұрақтарға ұжымдық жауап — «жоқ» болуы мүмкін. Табиғи жоспарлау моделінің сіз іске асырмаған кем дегенде бірнеше компоненттері болуы ықтимал.

Кейбір семинарларымда мен қатысушыларға осы модельді қолданып, ағымдағы стратегиялық жобаны жоспарлатып көремін. Бірнеше минуттың ішінде олар барлық бес кезеңнен өтеді және әдетте бұрын жасауға тырысқандарымен салыстырғанда қаншалықты ілгерілегендеріне таң қалады. Бір мырза кейін келіп: «Сізге алғыс айтуым керек пе, әлде ашулануым керек пе, білмеймін. Мен өзіме айлар кетеді деп айтып жүрген бизнес-жоспарды жаңа ғана бітірдім, енді оны жасамауға ешқандай сылтауым қалмады!» — деді.

Қаласаңыз, оны дәл қазір өзіңіз байқап көрсеңіз болады. Жаңа немесе тоқтап қалған, немесе жай ғана жақсартуды қажет ететін бір жобаны таңдаңыз. Мақсатыңыз туралы ойланыңыз. Сәтті нәтиже қалай көрінетінін ойлаңыз: физикалық, қаржылық, бедел тұрғысынан немесе басқа жағынан қайда боласыз? Ықтимал қадамдарды ми шабуылынан өткізіңіз. Идеяларыңызды ұйымдастырыңыз. Келесі әрекеттерді шешіңіз. Қайда барғыңыз келетіні және оған қалай жетуге болатыны туралы түсінігіңіз анықталды ма?

Табиғи емес жоспарлау моделі

Біз қатысатын күрделірек істер үшін табиғи жоспарлау моделін қолданудың маңыздылығын атап өту үшін, оны көптеген орталарда қолданылатын «қалыпты» модельмен — мен табиғи емес жоспарлау деп атайтын нәрсемен салыстырып көрейік.

«Жақсы идея» жаман идея болған кезде

Сіз жақсы ниетті менеджердің жиналысты «Ал, бұл туралы кімде жақсы идея бар?» деген сұрақпен бастағанын естідіңіз бе?

Мұндағы болжам қандай? «Жақсы идеяның» не екенін бағалауға сенімді болмас бұрын, мақсат анық, көрініс жақсы айқындалған болуы керек және барлық қатысты деректер жинақталып (ми шабуылы) және талданған (ұйымдастырылған) болуы тиіс. «Жақсы идея не?» — жақсы сұрақ, бірақ ол тек сіз ойланудың 80 пайызын аяқтаған кезде ғана тиімді! Осыдан бастау кез келген адамның шығармашылық ойлау тетіктерін істен шығаруы мүмкін.

Егер сіз қандай да бір идея пайда болмас бұрын жақсы идеяның келуін күтіп отырсаңыз, сізде идея көп болмайды.

Кез келген жағдайға ойыңыздың табиғи жұмыс істеу жолына жатпайтын перспективамен келу қиын болады. Адамдар мұны үнемі жасайды, бірақ ол әрқашан түсініксіздікке және стресстің артуына әкеледі. Басқалармен қарым-қатынаста бұл эгоға, саясатқа және жасырын мақсаттарға талқылауды басып алуға жол ашады (жалпы алғанда, сөзге ең агрессивті адамдар басқарады). Ал егер бұл тек сіз болсаңыз, мақсатыңызды анықтамай, көрініс жасамай және көптеген бастапқы «жаман» идеяларды жинамай тұрып, «жақсы идея» ойлап табуға тырысу шығармашылық тоқырауға (constipation) әкелуі мүмкін.

Миссис Уильямсты кінәлайық

Егер сіз біздің мәдениетіміздегі адамдардың көбіне ұқсас болсаңыз, сіздің алдын ала жоспарлау және ұйымдастыру бойынша алған жалғыз ресми дайындығыңыз төртінші немесе бесінші сыныпта болған. Тіпті бұл осы саладағы жалғыз біліміңіз болмаса да, ол эмоционалды тұрғыдан ең қарқынды болған шығар (яғни ол санаңызға тереңірек сіңген).

Төртінші сыныптағы мұғалімім Миссис Уильямс бізге ойымызды ұйымдастыруды үйретуі керек болды (бұл оның сабақ жоспарында болған). Біз есеп жазуды үйренбек болдық. Бірақ жақсы ұйымдастырылған, сәтті есеп жазу үшін алдымен не жазуымыз керек болды? Дұрыс — жоспар (outline)!

Сізге осылай жасау керек болды ма — алдымен жоспар құру? Сіз парақтың басындағы «I» рим цифрына ұзақ уақыт бойы азаппен қарап, алдын ала жоспарлау мен ұйымдастыру сізден мүлдем басқа адамдарға арналған деп шештіңіз бе? Мүмкін.

Соңында мен жоспар жазуды үйрендім. Мен жай ғана алдымен есепті жазып алдым, содан кейін болған істен кейін есеп бойынша жоспар құрдым.

Адамдардың көбі білім беру жүйесінен жоспарлау туралы осыны үйренді. Мен әлі күнге дейін билік басындағыларға ұнау үшін ғана жасалған, іс біткеннен кейін жазылған жоспарларды көремін. Бизнес әлемінде олар жиі «Мақсаттар» және «Міндеттер» деп аталады. Бірақ олардың әлі де адамдардың не істеп жатқанына немесе неден шабыт алатынына қатысы өте аз. Бұл құжаттар жұмыс шындығына ешқандай қатысы жоқ күйде жәшіктер мен электрондық хаттардың бір жерінде жатыр.

Реактивті жоспарлау моделі

Табиғи емес жоспарлау моделі — бұл көптеген адамдар саналы түрде «жоспарлау» деп қабылдайтын нәрсе. Ол көбінесе жасанды және нақты жұмысқа қатысы жоқ болып көрінетіндіктен, адамдар жай ғана жоспарламайды. Кем дегенде, алдын ала емес: олар соңғы сәтке дейін жоспарлау жиналыстарына, презентацияларға және стратегиялық операцияларға қарсылық білдіреді.

Бірақ алдын ала жоспарламасаңыз не болады? Көп жағдайда — дағдарыс! («Билеттерді алмадың ба? Оны сен істейді деп ойладым!») Содан кейін, соңғы минуттың шұғылдығы басып қалғанда, реактивті жоспарлау моделі іске қосылады.

Жұмыс бастан асқанда фокустың бірінші деңгейі қандай болады? Әрекет! Қаттырақ жұмыс істеу! Артық жұмыс уақыты! Көбірек адам! Көбірек қарбалас! Күйзеліске түскен көптеген адамдар осы жағдайға жұмылдырылады.

Орға түсіп қалғаныңды байқасаң, қазуды тоқтат. — Уилл Роджерс

Содан кейін, қарбалас адамдардың бір-бірімен соқтығысуы жағдайды шешпегенде, біреу ақылдысып: «Бізге ұйымдасу керек!» дейді. (Енді түсінікті ме?) Сонда адамдар мәселенің айналасына шаршылар сызып, оларды белгілей бастайды. Немесе шаршыларды қайта сызып, қайта белгілейді.

Тек бірдеңе істей берме. Сонда тұр. — Рошель Майер

Бір уақытта олар шаршыларды қайта сызу мәселені шешуге көп көмектеспейтінін түсінеді. Енді біреу (одан да ақылдысы) көбірек шығармашылық керек екенін айтады. «Миға шабуыл жасайық!» Бөлмедегілердің бәрі жиналғанда, бастық: «Сонымен, кімде жақсы идея бар?» деп сұрайды. (Рахмет, Миссис Уильямс.)

Ештеңе өзгере қоймағанда, бастық қызметкерлердің ішкі шығармашылық қоры таусылды деп жорамалдауы мүмкін. Консультант жалдау уақыты келді! Әрине, егер консультант өз ісінің маманы болса, бір кезде ол мынадай үлкен сұрақ қояды: «Сонымен, сіздер бұл жерде не істемекшісіздер, негізі?» (көрініс, мақсат).

Реактивті стиль — табиғи модельдің керісінше түрі. Ол әрқашан «жоғарыдан төменге» бағытталған фокусқа қайта оралады. Мәселе табиғи жоспарлаудың жасалатын-жасалмайтынында емес — тек қашан және қандай шығынмен жасалатынында.

Табиғи жоспарлау әдістері: Бес кезең

Айтудың өзі артық, бірақ тағы да қайталау керек: жобалар мен жағдайлар туралы тиімдірек ойлау нәтиженің тезірек, жақсырақ және сәттірек болуына ықпал етеді. Егер біздің санамыз бәрібір табиғи түрде жоспарлайтын болса, біз бұдан не үйрене аламыз? Ойлауымызда көбірек және жақсырақ нәтижелерге қол жеткізу үшін бұл модельді қалай пайдалана аламыз?

Табиғи жоспарлаудың бес кезеңінің әрқайсысын қарастырып, бұл контекстерді қалай тиімді пайдалануға болатынын көрейік.

Мақсат

«Не үшін?» деген сұрақты қоюдың еш зияны жоқ. Қазір істеп жатқан кез келген ісіңізді фокустың осы жоғарғы деңгейінде мұқият тексеру арқылы жақсартуға, тіпті жандандыруға болады. Келесі жиналысқа не үшін бара жатырсыз? Тапсырмаңыздың мақсаты не? Не үшін достарыңызды аулаға барбекюге шақырдыңыз? Маркетинг директорын не үшін жалдап жатырсыз? Бюджетіңіз не үшін бар?

Мойындаймын: бұл тереңдетілген қарапайым ақыл-ойдан (common sense) басқа ештеңе емес. Кез келген іс-әрекеттің мақсатын білу және нақты түсіну — айқындық, шығармашылық даму және ынтымақтастық үшін басты нұсқаулар болып табылады. Бірақ бұл қарапайым ақыл-ой іс жүзінде жиі қолданылмайды, өйткені бізге бірдеңе жасау, соның формасына беріліп кету және нақты әрі алғашқы ниеттерімізбен байланысты үзіп алу өте оңай.

Фанатизм — бұл мақсатыңды ұмытып қалғанда, күш-жігеріңді екі есе арттыру. — Джордж Сантаяна

Көптеген кеңселерде тәжірибелі адамдармен өткізген мыңдаған сағаттарыма сүйене отырып білемін: «Не үшін?» деген сұрақты елемеуге болмайды. Адамдар маған жиналыстардың тым көптігіне шағымданғанда, мен: «Жиналыстардың мақсаты не?» деп сұрауым керек. Олар: «Жоспарлау сессиясына кімді шақыруым керек?» деп сұрағанда, мен: «Жоспарлау сессиясының мақсаты не?» деп сұрауға мәжбүрмін. Менің сұрақтарыма жауап болмайынша, олардың сұрақтарына орынды жауап табу мүмкін емес.

«Не үшін» екенін ойлаудың құндылығы

«Не үшін?» деп сұраудың кейбір артықшылықтары мынадай:

Ол сәттілікті анықтайды.
Ол шешім қабылдау критерийлерін жасайды.
Ол ресурстарды сәйкестендіреді.
Ол мотивация береді.
Ол фокусты нақтылайды.
Ол таңдау нұсқаларын кеңейтеді.

Осылардың әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.

Адамдар жеңгенді жақсы көреді. Егер істеп жатқан ісіңіздің мақсаты туралы толық түсінігіңіз болмаса, жеңіске жетуге мүмкіндігіңіз жоқ.

Ол сәттілікті анықтайды Қазіргі уақытта адамдар «жеңіске» шөлдеп жүр. Біз ойын ойнағанды ұнатамыз және жеңгіміз келеді, немесе кем дегенде жеңіске жететін позицияда болғымыз келеді. Егер істеп жатқан ісіңіздің мақсаты туралы толық түсінігіңіз болмаса, жеңіске жетуге мүмкіндігіңіз жоқ. Мақсат сәттілікті анықтайды. Бұл сайланбалы қызметке түсу туралы шешім қабылдаудан бастап, форманы жобалауға дейінгі кез келген уақыт пен энергияны жұмсаудың негізгі сілтеме нүктесі.

Кез келген прогресті атап өт. Кемелдікке жеткенше күтпе. — Энн МакГи Купер

Жиналыстың мақсатын білмесеңіз, кадрлық жиналыстан соң өзіңізді жақсы сезіне алмайсыз. Егер тыныш ұйықтағыңыз келсе, басқармаңыз маркетинг жөніндегі вице-президентті не үшін жұмыстан шығарғаныңызды немесе сол пысық МВА иесін жаңа қаржы директоры етіп не үшін жалдағаныңызды сұрағанда, жақсы жауабыңыз болуы керек. «Бізге бизнес-жоспар не үшін керек?» деген сұраққа жауап беру арқылы анықталған сәттілік критерийіне сәйкес келмейінше, сіздің бизнес-жоспарыңыздың жақсы-жамандығын біле алмайсыз.

Ол шешім қабылдау критерийлерін жасайды Бес түсті брошюраға ақша жұмсауды немесе жай ғана екі түстіні таңдауды қалай шешесіз? Жаңа веб-сайтыңызды жасау үшін ірі веб-дизайн фирмасын жалдаудың қажеті бар-жоғын қалай білесіз?

Көбінесе қиын шешім қабылдаудың жалғыз жолы — мақсатқа оралу.

Мұның бәрі мақсатқа келіп тіреледі. Сіз қол жеткізуге тырысып жатқан нәрсені ескерсек, бұл ресурс инвестициялары қажет пе, егер қажет болса, қайсысы? Мақсат нақтыланбайынша, мұны білу мүмкін емес.

Ол ресурстарды сәйкестендіреді Корпоративтік бюджеттегі штаттық бөліністі қалай жұмсауымыз керек? Келесі жылы бөлшек саудагер ретінде өміршеңдігімізді арттыру үшін қазір ақша ағынын қалай тиімді пайдаланамыз? Ай сайынғы қауымдастық жиналысында ақшаны түскі асқа көбірек жұмсау керек пе, әлде спикерлерге ме?

Әр жағдайда жауап біздің нақты не істемекші екенімізге — «не үшін» дегенге байланысты.

Ол мотивация береді Шыны керек: егер бірдеңені істеуге жақсы себеп болмаса, оны істеудің қажеті жоқ. Мені «Неге бұлай істеп жатырсыз?» деген қарапайым сұрақтың адамдарды өз жолына қаншалықты тез қайтара алатыны және қаншама адамның не істеп жатқанының себебін ұмытып қалғаны жиі таңғалдырады.

Ол фокусты нақтылайды Істеп жатқан кез келген ісіңіздің нақты мақсатына тоқталғанда, бәрі айқындала түседі. Бірдеңені істеудің негізгі себебін жазуға екі минут бөлу — телескопты фокусқа келтіргендей, көру қабілетін арттырады. Жиі шашыраңқы және бұлдыр болып көріне бастаған жобалар мен жағдайлар, біреу: «Біз бұл жерде нақты неге қол жеткізгіміз келеді?» деп сұрағанда айқындала түседі.

Ол таңдау нұсқаларын кеңейтеді Бір қызығы, мақсат нәрселерді нақты фокусқа келтіргенімен, ол кеңірек мүмкіндіктер туралы шығармашылық ойлауға жол ашады. Конференцияның, корпоративтік кештің, басқарушылық лауазымды жоюдың немесе бірігудің астарындағы «не үшін» екенін нақты білсеңіз, қажетті нәтижеге қалай қол жеткізуге болатыны туралы ойлауыңыз кеңейеді. Менің семинарларымда адамдар жобаның мақсатын жазғанда, бұл олардың санасында жаңа леп ескендей болып, істеп жатқан істеріне деген көзқарастарын айқындайтынын айтады.

Егер бірдеңені не үшін істеп жатқаныңызға сенімді болмасаңыз, оны ешқашан жеткілікті түрде істей алмайсыз.

Мақсатыңыз жеткілікті деңгейде айқын ба? Егер сіз мақсатқа бағытталудың артықшылықтарын — мотивацияны, айқындықты, шешім қабылдау критерийлерін, сәйкестікті және шығармашылықты шынымен сезініп жүрсеңіз, онда мақсатыңыз жеткілікті деңгейде нақты болғаны. Бірақ көптеген «мақсат мәлімдемелері» мұндай нәтиже бере алмайтындай өте бұлыңғыр келеді. Мысалы, «жақсы департамент болу» тым кең мақсат болуы мүмкін. Өйткені, «жақсы департамент» деген не? Бұл жоғары мотивациясы бар, дұрыс қарым-қатынаста жұмыс істейтін және бастама көтеретін адамдар тобы ма? Әлде бұл бюджеттен аспайтын департамент пе? Басқаша айтқанда, егер мақсатыңызға жеткеніңізді немесе жолдан тайғаныңызды нақты білмесеңіз, сізде тиімді нұсқау жоқ деген сөз. «Мұның мақсаттан тыс екенін қалай білемін?» деген сұрақтың нақты жауабы болуы тиіс.

Принциптер

Жобаны жүргізу мен бағыттаудың маңызды критерийлері — бұл сіз ұстанатын стандарттар мен құндылықтар. Адамдар бұл туралы саналы түрде сирек ойласа да, олар әрқашан бар. Егер олар бұзылса, нәтиже міндетті түрде өнімсіз алаңдаушылық пен күйзеліс болады.

Қарапайым, айқын мақсат пен принциптер күрделі және ақылды мінез-құлыққа әкеледі. Күрделі ережелер мен ережелер жиынтығы қарапайым және ақымақ мінез-құлыққа әкеледі. — Ди Хок

Өз принциптеріңіз туралы ойланудың тамаша жолы — мына сөйлемді аяқтау: «Егер олар ..., мен басқаларға мұны істеуге толық еркіндік берер едім». — Не болса? Топтың қызметіне қандай айтылған немесе айтылмаған саясаттар қолданылады? «Егер олар бюджеттен аспаса»? «клиентті қанағаттандырса»? «ұжымның саулығын қамтамасыз етсе»? «жағымды имиджді насихаттаса»?

Басқалар сіздің стандарттарыңыздан тыс әрекет етсе немесе оған жол берсе, бұл үлкен күйзеліс көзі болуы мүмкін. Егер сізге бұл мәселемен ешқашан айналысудың қажеті болмаса, сізге бақыт бұйырған. Егер айналысу керек болса, принциптерді сындарлы талқылау және нақтылау энергияны біріктіріп, қажетсіз қақтығыстардың алдын алады. Өзіңізден: «Менің істеп жатқан ісіме қандай мінез-құлық нұқсан келтіруі мүмкін және оның алдын қалай аламын?» деп сұраудан бастауға болады. Бұл стандарттарыңызды анықтау үшін жақсы бастапқы нүкте болады.

Принциптерге назар аударудың тағы бір маңызды себебі — олардың дұрыс мінез-құлық үшін айқындық пен сілтеме нүктесін беретіні. Осы жобаның сәтті болуын қамтамасыз ету үшін басқалармен қалай жұмыс істегіңіз келеді немесе керек? Сіз өзіңіз қалай әрекет еткенде ең жақсы күйде боласыз?

Мақсат қуат пен бағыт берсе, принциптер әрекеттің шекараларын және мінез-құлықтың кемелдік критерийлерін анықтайды.

Көрініс/Нәтиже

Саналы және бейсаналық ресурстарды тиімді пайдалану үшін, сәттіліктің қалай көрінетіні, естілетіні және сезілетіні туралы санаңызда нақты бейне болуы керек. Мақсат пен принциптер қозғаушы күш пен бақылауды қамтамасыз етсе, көрініс түпкілікті нәтиженің нақты сызбасын (blueprint) береді. Бұл — «не үшін?» емес, «не?». Бұл жоба немесе жағдай сәтті аяқталғанда шынымен қандай болады?

Мысалы, семинарды бітірушілер тақырып бойынша алған білімдерін жүйелі түрде қолданып жүр. Соңғы қаржы жылында солтүстік-шығыс аймақта нарықтағы үлес 2 пайызға артты. Қызыңыз колледждің бірінші семестрінде сіздің нұсқауларыңыз бен қолдауыңызды нақты түсінеді.

Фокустың күші

1960-жылдардан бастап мыңдаған кітаптар дұрыс позитивті бейнелеу мен фокустың құндылығын баяндады. Болашаққа бағытталған фокус тіпті Олимпиада деңгейіндегі спорттық жаттығулардың негізгі элементі болды: спортшылар өз өнімділігін бейсаналық деңгейде қолдау үшін физикалық күш-жігерді, позитивті энергияны және сәтті нәтижені көз алдына елестетеді.

Санамыздағы фокус біздің нені қабылдайтынымызға және қалай әрекет ететінімізге әсер ететінін білеміз. Бұл гольф алаңында да, жиналыста да немесе жұбайыңызбен маңызды сөйлескенде де бірдей. Менің қызығушылығым — фокустың практикалық және динамикалық моделін, әсіресе жобалық ойлауда ұсыну.

Қиял білімнен де маңызды. — Альберт Эйнштейн

Бірдеңеге — болашақ демалысыңызға, алдағы жиналысқа, шығарғыңыз келетін өнімге фокусталғаныңызда — бұл фокус бірден басқаша пайда болмайтын идеялар мен ой үлгілерін тудырады. Тіпті физиологияңыз басыңыздағы бейнеге шындық сияқты жауап береді.

Ретикулярлы белсендіру жүйесі

1957 жылғы мамырдағы Scientific American санында мидың негізіндегі ретикулярлы формацияның ашылуы сипатталған мақала жарияланды. Ретикулярлы формация — бұл сіздің саналы қабылдауыңыздың қақпасы; бұл идеялар мен мәліметтерді қабылдауды қосатын ауыстырып-қосқыш. Ол музыка ойнап тұрса да сізді ұйықтатып, бірақ басқа бөлмеде нәресте жыласа оятып жіберетін нәрсе.

Сіздің автоматты шығармашылық механизміңіз телеологиялық болып табылады. Яғни, ол мақсаттар мен соңғы нәтижелер тұрғысынан жұмыс істейді. Оған қол жеткізу үшін нақты мақсат бергеннен кейін, ол сізді сол мақсатқа саналы ойлаудан әлдеқайда жақсырақ апаратын автоматты бағыттау жүйесіне сүйенуге болады. Сіз соңғы нәтижелер туралы ойлау арқылы мақсатты ұсынасыз. Содан кейін сіздің автоматты механизміңіз оған жету жолдарын ұсынады. — Максвелл Мальц

Компьютер сияқты, сіздің миыңыздың да іздеу функциясы бар — бірақ ол компьютерден де керемет. Ол біздің не нәрсеге фокусталатынымызға және ең бастысы, өзімізді немен сәйкестендіретінімізге байланысты бағдарламаланған сияқты. Бұл көптеген адамдар айтатын біз ұстанатын парадигмалардың негізі. Біз тек ішкі сенім жүйемізге және анықталған контекстерге сәйкес келетін нәрселерді ғана байқаймыз.

Мысалы, егер сіз офтальмолог болсаңыз, адамдар көп жиналған бөлмеде көзілдірік киген адамдарды байқауға бейім боласыз; егер сіз құрылыс мердігері болсаңыз, бөлменің физикалық бөлшектерін байқай аласыз. Егер сіз дәл қазір қызыл түске фокусталып, айналаңызға көз салсаңыз, егер қызыл түс болса, оның ең кішкентай бөлшектерін де көресіз.

Бұл сүзгілеудің қалай жұмыс істейтіні — ақпараттың бейсаналық түрде қалай санаға жететіні — бір апталық семинарға тақырып боларлық. Сіз қалаған нәрсеңіздің анық бейнесін жасап, оған фокусталғанда, санаңызда автоматты және ерекше нәрсе болатынын айту жеткілікті.

Нәтижелерді нақтылау

Қабылдау сүзгілерінің жұмыс істеу принципінен туындайтын қарапайым, бірақ терең принцип бар: өзіңізді сол істі істеп жатқандай көрмейінше, оны қалай істеу керектігін көрмейсіз.

Егер бірдеңе бұрын болған болса немесе ұқсас сәттіліктерде тәжірибеңіз болса, оны елестету оңай. Алайда, егер олар жаңа және бейтаныс сала болса, сәттілік бейнелерімен өзіңізді сәйкестендіру қиын болуы мүмкін — яғни, егер сізде оқиғаның шынымен қалай көрінетіні туралы сілтеме нүктелері аз болса және оны жүзеге асыру қабілетіңіз бойынша тәжірибеңіз аз болса.

Көбіміз біреу бізге оған қалай жетуге болатынын көрсетпейінше, қалаған нәтижені елестетуден бас тартамыз. Өкінішке орай, шешімдер мен әдістерді жасау және тану тұрғысынан бұл біздің санамыздың жұмыс істеуіне қайшы келеді.

Ол өміріңізде орын алмас бұрын, оны санаңызда жасап алуыңыз керек.

Интеллектуалды жұмыс әлеміндегі ең қуатты дағдылардың бірі және дамыту үшін ең маңыздысы — нақты нәтижелерді (outcomes) құру. Бұл айтқандай оңай емес. Біз әртүрлі деңгейлерде не нәрсеге қол жеткізуге тырысып жатқанымызды үнемі анықтап (және қайта анықтап) отыруымыз керек және бұл тапсырмаларды мүмкіндігінше тиімді орындау үшін ресурстарды үнемі қайта бөліп отыруымыз қажет.

Бұл жоба аяқталғанда қалай көрінеді? Презентациядан кейін клиент өзін қалай сезінгенін қалайсыз және оның нені біліп, не істегенін қалайсыз? Осыдан үш жыл өткенде мансабыңызда қайда боласыз? Идеал қаржы вице-президенті өз жұмысын қалай істер еді? Егер сіз қалағандай болса, веб-сайтыңыз қалай көрінер еді және қандай мүмкіндіктері болар еді?

Мен әрқашан біреу болғым келетін. Нақтырақ болуым керек еді. — Лили Томлин

Нәтиже/көрініс «Компьютерлік жүйені енгізуді аяқтау» сияқты қарапайым жоба мәлімдемесінен бастап, болашақ көріністі барлық бөлшектерімен бейнелейтін толық сценарийге дейін болуы мүмкін. Көріністі дамытудың үш негізгі қадамы:

Жобаға аяқталу мерзімінен кейінгі уақыттан қараңыз.
«ОРЕСАН СӘТТІЛІКТІ» елестетіңіз! («Иә, бірақ...» дегенді тоқтатыңыз).
Орындалған кездегі ерекшеліктерді, аспектілерді, қасиеттерді жазып алыңыз.

Мен адамдарды өз жобасының сәтті сценарийіне фокустағанда, олар әдетте үлкен жігерленіп, бұрын ойларына келмеген бірегей және позитивті нәрсені ойлап табады. «...болса керемет болар еді» — бұл жағдай туралы ойлануды бастаудың жақсы жолы, кем дегенде жауап алу мүмкіндігіне ие болу үшін жеткілікті уақыт.

Жақсы идея табудың ең жақсы жолы — көптеген идеялар жинау. — Лайнус Полинг

Санаңыз осы жер мен сол жердің арасындағы бос орындарды кездейсоқ ретпен толтырғысы келеді.

Миға шабуыл (Brainstorming)

Не болғанын қалайтыныңызды және не үшін екенін білгеннен кейін, «қалай» механизмі іске қосылады. Санаңыздағы қазіргі шындықтан өзгеше бейнемен өзіңізді сәйкестендіргенде, сіз автоматты түрде олқылықтарды толтыра бастайсыз немесе миға шабуыл жасайсыз. Идеялар басыңызға кездейсоқ ретпен келе бастайды — кішкентайлары, үлкендері, онша еместері, жақсылары. Бұл процесс әдетте көптеген адамдарда көптеген нәрселер туралы іштей жүреді және бұл көбінесе жеткілікті. Мысалы, сіз бастығыңызбен сөйлесуге дәлізде бара жатқанда оған не айтқыңыз келетінін ойлайсыз. Бірақ нәрселерді жазып алу немесе оларды сыртқы түрде бекіту өнімділік пен ойлауға үлкен серпін беретін көптеген басқа жағдайлар бар.

Идеяларыңызды бекіту

Соңғы бірнеше онжылдықта жобалар мен тақырыптар бойынша шығармашылық ойлауды дамытуға көмектесетін бірқатар графикалық бағытталған миға шабуыл әдістері енгізілді. Олар mind-mapping (ой картасы), кластерлеу, паттерндеу, торлау және «балық қаңқасы» (fish-boning) деп аталды. Бұл әртүрлі процестердің авторлары оларды бір-бірінен ерекше етіп көрсеткенімен, біз сияқты түпкілікті пайдаланушылар үшін негізгі қағида өзгеріссіз қалады: кез келген идеяны бекітуге және білдіруге өзіңізге рұқсат беріңіз, содан кейін оның қалай сәйкес келетінін және онымен не істеу керектігін анықтаңыз. Ең болмағанда, бұл әдет сіздің тиімділігіңізді арттырады — идея туындағанда оны іліп аласыз, демек сол идеяны қайта «ойлап» жатудың қажеті болмайды.

Бұл әдістердің ең танымалы — mind-mapping (ой картасы) деп аталады, бұл терминді мидың жұмысын зерттеуші британдық Тони Бьюзен идеяларды графикалық форматта миға шабуыл жасау процесін белгілеу үшін енгізген. Ой картасында негізгі идея ортада көрсетіледі, ал оған қатысты идеялар оның айналасында еркін түрде тармақталып өседі. Мысалы, егер маған кеңсемді көшіру керек болса, мен компьютерлер, визиткаларды ауыстыру, өзгерту керек барлық байланыстар, жаңа жиһаз, телефондарды көшіру, тазалау және орау және т.б. туралы ойлауым мүмкін. Егер мен бұл ойларды графикалық түрде бекітсем, ол шамамен мынадай көрінуі мүмкін:

Ой картасының бұл түрін ақ тақтаға жабыстыруға болатын Post-it қағаздарында жасауға болады немесе идеяларды компьютердегі мәтіндік процессорға немесе құрылымдау бағдарламасына енгізуге болады.

Үлестірілген таным (Distributed Cognition)

Сыртқы миға шабуылдың кереметтігі — ол сіздің алғашқы идеяларыңызды бекітіп қана қоймайды, сонымен қатар ойларыңызды сақтайтын және оларды үнемі өзіңізге қайтарып отыратын механизм болмаса, ойыңызға келмейтін көптеген жаңа идеяларды тудыруға көмектеседі. Бұл сіздің санаңыз: «Қара, мен саған тек тиімді пайдалана аламын деп ойлайтын идеяларыңды ғана беремін. Егер сен оларды сенімді түрде жинамасаң, мен саған көп бермеймін. Бірақ егер сен идеялармен шынымен бірдеңе істеп жатсаң — тіпті кейінірек бағалау үшін оларды жазып алсаң да — онда міне, саған бір тобы! Және, о-о! Бұл маған тағы біреуін еске түсірді, тағы біреуін...» дегендей болады.

Егер қолыңдағы идея жалғыз болса, одан қауіпті ештеңе жоқ. — Эмиль Шартье

Психологтар бұл және осыған ұқсас процестерді «үлестірілген когниция» (distributed cognition) деп атай бастады. Бұл — ақпаратты басыңыздан шығарып, объективті, қайта қарауға болатын форматтарға көшіру. Бірақ менің мектептегі ағылшын тілі мұғаліміме бұл маңызды кілтті беру үшін теорияны білудің қажеті болмады: «Дэвид,» — деді ол, — «сен колледжге барасың және рефераттар жазатын боласың. Барлық жазбаларың мен дәйексөздеріңді жеке үш те бес дюймдік карточкаларға жаз. Содан кейін, ойыңды жүйелеуге дайындалғанда, оларды еденге жайып тастап, құрылымын көр де, не жетіспейтінін анықта». Эдмундсон мырза маған табиғи жоспарлау моделінің негізгі бөлігін үйреткен екен!

Өз идеяларын еркін басқара алатын адам ғана — өз идеяларының қожайыны, ал өз идеяларының қожайыны болған адам ғана — оларға құл болмайды. — Линь Юйтан

Кез келген нысанды құрылымсыз немесе көмекші құралсыз бір тақырыпқа бірнеше минуттан артық назар аударуға екінің бірінің қауқары жете бермейді. Қазір айналысып жатқан үлкен жобаңызды таңдап, алпыс секундтан астам уақыт бойы басқа ештеңе ойламауға тырысыңызшы. Егер қолыңызда қалам мен қағаз болмаса және сол «когнитивті артефактілерді» ойларыңыздың тірегі ретінде қолданбасаңыз, бұл өте қиын. Ал олар болса, сіз сағаттап жұмыс істей аласыз. Сондықтан жақсы ойлар компьютерде жоба құжатын жасап жатқанда, блокнотта немесе сәнді мейрамхананың қағаз дастарханында mind-map сызғанда немесе контексті сақтауға мүмкіндік беретін бөлмеде (маркері бар ақ тақта бұл жерде өте көмектеседі) басқа адамдармен кездесу өткізгенде туындайды.

Миға шабуыл кілттері

Миға шабуылды және шеңберден тыс ойлауды жеңілдету үшін көптеген әдістерді қолдануға болады. Дегенмен, негізгі принциптерді келесідей қорытындылауға болады:

Үкім шығармаңыз, қарсы шықпаңыз, бағаламаңыз немесе сынамаңыз.
Сапаға емес, санға жұмыс істеңіз.
Талдау мен жүйелеуді кейінге қалдырыңыз.

Үкім шығармаңыз, қарсы шықпаңыз, бағаламаңыз немесе сынамаңыз. Миға шабуыл кезінде табиғи емес жоспарлау моделінің «бас көтеруі» оңай, бұл адамдардың идеяларды ерте бағалап, сынауына әкеледі. Егер сіз сыншының пікіріне сәл де болса мән берсеңіз, «дұрыс» нәрсені айтуға тырысып, өз ойыңызды білдіру процесін шектейсіз. Миға шабуылды тақырып аясында сақтау мен шығармашылық процесті тұншықтыру арасында өте нәзік айырмашылық бар. Сондай-ақ, миға шабуылды жоспарлау процесінің жалпы контекстіне қою маңызды, өйткені егер сіз мұны тек істеу үшін істеп жатырмын деп ойласаңыз, бұл мағынасыз және бағыттан таю сияқты көрінуі мүмкін. Егер сіз мұны соңында шешімге келер алдында белгілі бір уақыт аралығында жасалатын іс деп түсінсеңіз, процестің осы бөлігіне тиісті көңіл бөлу өзіңізге ыңғайлы болады.

Бір нәрсенің не болуы мүмкін екенін білудің жақсы жолы — оның не емес екенін анықтау.

Бұл сыни ойлауды өшіру керек дегенді білдірмейді — бұл кезеңде бәрі де қарастырылуы тиіс. Тек қандай ойлар келіп жатқанын түсініп, оларды ең қолайлы түрде пайдалану үшін «тұраққа» қойып қою керек. Негізгі критерий тарылу емес, кеңею болуы тиіс.

Сапаға емес, санға жұмыс істеңіз. Санға назар аудару ойыңызды кеңірек ұстауға мүмкіндік береді. Көбінесе сіз жақсы идеяның қандай екенін ол туындағанша білмейсіз. Кейде оның жақсы идея немесе оның бастамасы екенін тек біраз уақыттан кейін түсінесіз. Көптеген нұсқалары бар үлкен дүкенде сауда жасау өз таңдауыңызға сенімділік беретінін білесіз бе? Жоба туралы ойлауда да солай. Жұмыс істейтін ойлардың көлемі неғұрлым көп болса, нұсқаларды әзірлеу және таңдауыңызға сену үшін соғұрлым жақсы контекст жасай аласыз.

Талдау мен жүйелеуді кейінге қалдырыңыз. Ойларыңызды талдау, бағалау және жүйелеуге шығармашылық ойлау сияқты еркіндік берілуі керек. Бірақ миға шабуыл кезеңінде бұл сыни әрекет қозғаушы күш болмауы тиіс. Тізім жасау — командада кімдер болуы керектігін, бағдарламалық жасақтамаға қойылатын тұтынушы талаптарын немесе бизнес-жоспардың құрамдас бөліктерін қарастырудың шығармашылық жолы болуы мүмкін. Тек осының бәрін жинап алып, келесі кезеңдегі сұрыптау мен жүйелеуге өткенше тоқтамаңыз.

Жүйелеу (Organizing)

Егер сіз миға шабуыл кезеңінде басыңызға келгеннің бәрін шығарып, мұқият жұмыс істесеңіз, табиғи жүйелеудің пайда болғанын байқайсыз. Менің мектептегі ағылшын тілі мұғалімім айтқандай, барлық идеяларды басыңыздан шығарып, көз алдыңызға қойғаннан кейін, сіз табиғи байланыстар мен құрылымды автоматты түрде байқайсыз. Көптеген адамдар «жоба жоспарлары» деп осыны айтады.

Жүйелеу әдетте компоненттер мен қосалқы компоненттерді, кезектілікті немесе оқиғаларды және/немесе басымдықтарды анықтаған кезде орын алады. Соңғы нәтижеге жету үшін қандай нәрселер орындалуы керек? Олар қандай ретпен орындалуы тиіс? Жобаның сәтті болуын қамтамасыз ететін ең маңызды элемент қандай?

Бұл — конверттің артына жазылған бейресми пункттерден бастап, Microsoft Project сияқты жобаны жоспарлау бағдарламаларына дейінгі құрылымдау құралдарын тиімді пайдалануға болатын кезең. Жоба айтарлықтай объективті бақылауды талап еткенде, сізге компоненттері мен қосалқы компоненттері бар иерархиялық контур және/немесе жобаның кезеңдері уақыт бойынша орналасқан, тәуелсіз және тәуелді бөліктері мен кезеңдері бүтінмен байланыстырылған GANTT диаграммасы қажет болады.

«Жоба жоспары» кішігірім нәтижелерді анықтайды, оларды кейін табиғи түрде жоспарлауға болады.

Шығармашылық ойлау мұнымен тоқтап қалмайды; ол жай ғана басқа формаға ауысады. Негізгі құрылымды түсінгеннен кейін, сіздің санаңыз «бос орындарды толтыруға» тырысады. Мысалы, жобада шешуіңіз керек үш негізгі мәселені анықтау, олардың тізбегін көргенде төртінші және бесінші мәселелер туралы ойлануға мәжбүр етуі мүмкін.

Жүйелеудің негіздері

Маңызды бөліктерді анықтаңыз.
Келесі белгілер бойынша сұрыптаңыз (бір немесе бірнеше):
• компоненттер
• кезектілік
• басымдықтар
Қажетті деңгейге дейін егжей-тегжейлі сипаттаңыз.

Мен адамдардың ойын жеңілдетіп, істі сәтті жылжыту үшін бірдей көлемдегі құрылым мен егжей-тегжейді талап ететін екі бірдей жобаны көрген емеспін. Бірақ барлық дерлік жобалар үшін сол жақ мидың «Жоспар қандай?» деген бағыттағы шығармашылық ойлауы пайдалы болуы мүмкін.

Келесі әрекеттер (Next Actions)

Жоспарлаудың соңғы кезеңі жобаны нақты қозғалысқа келтіру үшін физикалық ресурстарды бөлу және қайта бөлу туралы шешімдерге келіп тіреледі. Бұл жерде қойылатын сұрақ: «Келесі әрекет қандай?»

Алдыңғы тарауда айтқанымыздай, қажетті нәтижені нақтылаумен ұштасқан мұндай негізделген, шындыққа сүйенген ойлау интеллектуалды еңбектің (knowledge work) маңызды құрамдас бөлігін құрайды. Менің тәжірибемде, нақты жобаларыңыздың тізімін жасау және олардың әрқайсысы үшін келесі әрекетті жүйелі түрде басқару — жалпы жобаны жоспарлау деп аталатын нәрсенің 90 пайызын құрайды. Бұл «ұшу-қону жолағы деңгейіндегі» тәсіл сізді көптеген нәрселерде «шыншыл» етеді: Сіз мұны істеуге шынымен ниеттісіз бе? Кім жауапты? Барлығын жете ойластырдыңыз ба?

Бір сәтте, егер жоба орындалуы тиіс іс болса, осы келесі әрекет туралы шешім қабылдануы керек. Егер сіздің басқа ештеңемен айналысу мүмкіндігіңіз болмаса, нақты физикалық түрде не істейтініңіз туралы сұраққа жауап беру — сіздің жоба туралы ойлауыңыздың кемелдігін тексереді. Егер сіз бұл сұраққа жауап беруге әлі дайын болмасаңыз, табиғи жоспарлау тізбегінің алдыңғы деңгейінде әлі де пысықтайтын тұстар бар деген сөз.

Негіздер

Жобаның қазіргі барлық қозғалыстағы бөліктерінің әрқайсысы үшін келесі әрекеттерді анықтаңыз.
Қажет болса, жоспарлау процесіндегі келесі әрекетті анықтаңыз.

«Қозғалыстағы бөліктерді» белсендіру

Басқа компонент аяқталмайынша қозғалуға болмайтын әрбір бағыт бойынша келесі әрекет қадамы анықталған кезде, жоба іске асыру үшін жеткілікті түрде жоспарланған болып есептеледі. Егер жобаның бірнеше компоненті болса, олардың әрқайсысын «Дәл қазір біреу осы бойынша бірдеңе істей ала ма?» деп бағалау керек. Мысалы, сіз конференция өткізуге орын іздеп жатқанда, сонымен бір мезгілде спикерлерді үйлестіре аласыз.

Кейбір жағдайларда тек бір ғана аспектіні белсендіруге болады және қалғанының бәрі соның нәтижесіне байланысты болады. Сондықтан тек бір ғана келесі әрекет болуы мүмкін, ол қалғандары үшін негізгі тірек (linchpin) болады.

Тағы да жоспарлау керек пе?

Келесі қадамға көшу үшін әлі де жоспарлау қажет болса ше? Бұл жерде де әрекет қадамы бар — бұл жай ғана процесс әрекеті. Жоспарлауды жалғастырудағы келесі қадам қандай? Көбірек идеялардың жобасын жасау. Ана Мария мен Шонға хабарласып, олардың пікірін білу. Көмекшіңізге өнім командасымен жоспарлау кездесуін ұйымдастыруды тапсыру.

Қандай жағдай болмасын, жобалардағы келесі әрекетті нақтылау әдеті — сіздің сабырлы бақылауда қалуыңыз үшін өте маңызды.

Келесі әрекет басқа біреудікі болса...

Егер келесі әрекет сіздікі болмаса, ол кімдікі екенін нақтылауыңыз керек (бұл «Күтуде» (Waiting For) әрекеттер тізімінің негізгі мақсаты). Топтық жоспарлау жағдайында әрбір адамның жобаның әрбір бөлігіндегі келесі қадамды білуі міндетті емес. Көбінесе жобаның бөліктеріне жауапкершілікті тиісті адамдарға бөліп, өз бөліктері бойынша келесі әрекеттерді анықтауды олардың еркіне қалдыру жеткілікті.

Келесі әрекет туралы бұл сөйлесу ұйымдық айқындыққа мәжбүрлейді. Ресурстарды бөлудің физикалық деңгейіндегі шындығы туралы біреу барлығын «қыспаққа алмайынша», кейбір мәселелер мен егжей-тегжейлер көрінбейді. Бұл — белсенділікті арттыратын және әлсіз тұстарды анықтайтын қарапайым, практикалық талқылау.

Сізге шынымен қаншалықты жоспарлау керек?

Осы жоспарлау моделінің қаншалықты бөлігін және қандай деңгейге дейін егжей-тегжейлі пысықтау керек? Қарапайым жауап: жоба ойыңыздан шыққанша қанша қажет болса, сонша.

Жалпы, бір нәрсенің ойыңыздан шықпай жүруінің себебі — нәтиже мен әрекет қадамдарының дұрыс анықталмауында және/немесе олар туралы еске салулардың сіз сенетін жерлерде болмауында. Сонымен қатар, сіз өз жоспарыңыздың тиімділігіне сену үшін егжей-тегжейлерді, перспективаларды және шешімдерді жеткілікті түрде әзірлемеген болуыңыз мүмкін.

Көптеген жобалар (менің анықтамашым бойынша жоба — бірден көп әрекетті талап ететін нәтиже) ойыңыздан шығуы үшін олардың нәтижесі мен келесі әрекетін тізіп қою жеткілікті. Сізге жаңа стокброкер керек пе? Жай ғана досыңызға қоңырау шалып, ұсыныс сұрауыңыз керек. Үйге принтер орнатқыңыз келе ме? Әртүрлі модельдер мен бағаларды тексеру үшін интернетті шарлауыңыз керек. Менің есебімше, жобалардың 80 пайызы осындай сипатта. Сіз олардың барлығында толық жоспарлау моделін қолданасыз, бірақ тек басыңызда және келесі әрекеттерді анықтауға және олар аяқталғанша жалғастыруға жетерліктей ғана.

Егер жоба әлі де ойыңыздан шықпаса, демек әлі де жоспарлайтын нәрселер бар.

Жобалардың тағы 15 пайызы сыртқы миға шабуыл формасын талап етуі мүмкін — бәлкім, mind-map немесе мәтіндік редактордағы немесе PowerPoint файлындағы бірнеше жазбалар. Бұл кездесу күн тәртібін, демалысыңызды немесе жергілікті сауда палатасында сөйлейтін сөзіңізді жоспарлауға жеткілікті болуы мүмкін.

Жобалардың соңғы 5 пайызы табиғи жоспарлау моделінің бес кезеңінің бір немесе бірнешеуін саналы түрде қолдануды қажет етуі мүмкін. Модель істі орнынан жылжыту, оларды шешу және нәтижелі ілгерілету үшін практикалық рецепт ұсынады. Жобаларыңыздың кез келгені бойынша үлкенірек айқындыққа немесе көбірек әрекетке қажеттілікті сезесіз бе? Олай болса, модельді қолдану тиімді ілгерілеудің кілті болуы мүмкін.

Көбірек айқындық керек пе?

Егер сізге көбірек айқындық керек болса, ойыңызды табиғи жоспарлау шкаласы бойынша жоғарыға жылжытыңыз. Адамдар көбінесе өте бос емес (әрекет), бірақ соған қарамастан түсінбеушілік пен нақты бағыттың жоқтығын сезінеді. Оларға өз жоспарларын шығару немесе біреуін жасау (жүйелеу) керек. Егер жоспарлау деңгейінде айқындық болмаса, онда жоспарға деген сенімділік тудыру үшін жеткілікті идеялар қорын жасау мақсатында көбірек миға шабуыл қажет болуы мүмкін. Егер миға шабуыл сессиясы бұлдыр ойлармен тұралап қалса, назар нәтиженің көрінісіне (vision) аударылуы керек, бұл мидағы ретикулярлы фильтрдің ашылуына және ең жақсы шешімдерді ұсынуына кепілдік береді. Егер нәтиже/көрініс анық болмаса, сіз бұл іспен не үшін айналысып жатқаныңызды талдауға (мақсат) оралуыңыз керек.

Көбірек әрекет керек пе?

Егер көбірек әрекет қажет болса, модель бойынша төмен жылжуыңыз керек. Жобаның мақсатына деген құлшыныс болуы мүмкін, бірақ сонымен бірге оны нақты дүниеде жүзеге асырудың қалай көрінетінін пысықтауға деген қарсылық болуы мүмкін. Бүгінгі таңда менеджер үшін «жұмыс өмірінің сапасын жақсарту» міндеті күн тәртібінде болуы мүмкін, бірақ ол көбінесе қажетті нәтиженің нақты бейнесін әлі анықтамаған болады. Ойлау көріністің (vision) егжей-тегжейіне ауысуы керек. Тағы да өзіңізден сұраңыз: «Нәтиже қалай көрінер еді?»

Жоспарлар сізді іске кірістіреді, бірақ одан шығудың жолын өзіңіз табуыңыз керек. — Уилл Роджерс

Егер сіз бұл сұраққа жауап берсеңіз, бірақ іс әлі де алға баспаса, онда «қалай» деген мәселелермен және операциялық егжей-тегжейлермен (миға шабуыл) айналысатын уақыт келді. Менің клиенттерімнің арасында «Жаңа өнімділікке шолу жүйесін енгізу» сияқты нақты айтылған жобаны алған, бірақ бұл нені білдіретіні туралы бірнеше минут бөліп, идеяларын ортаға салмағандықтан алға жылжымай отырғандар жиі кездеседі.

Егер миға шабуыл тоқтап қалса (және бұл «қиялшыл» адамдарда жиі болады), орындалуы тиіс маңызды нәтижелерді бағалау және шешім қабылдау (жүйелеу) үшін қатаңдық талап етілуі мүмкін. Көптеген идеялар тудырған бейресми кездесу жобада келесі кезекте не істеу керектігі туралы ешқандай шешім шығармай аяқталғанда осындай жағдай орын алады.

Ал егер жоспар болса, бірақ іс әлі де алға баспаса, біреу әрбір компонентті «Келесі әрекет қандай және ол кімде?» деген назармен бағалауы керек. Жыл сайынғы ірі конференцияны ұйымдастыру жауапкершілігін бірнеше ай бұрын алған бір менеджер менен өз командасының өткен жылы мерзім аяқталар тұста бастан өткерген түнгі дағдарыстарының алдын алу жолын сұрады. Ол өзіне мұраға қалған жобаның әртүрлі бөліктерінің контурын көрсеткенде, мен: «Қай бөліктер бойынша дәл қазір қозғалуға болады?» деп сұрадым. Жарты ондықты анықтағаннан кейін біз олардың әрқайсысы бойынша келесі әрекетті нақтыладық. Іс жүре бастады.

Соңғы екі тарауда мен өміріміз бен жұмысымыздың ең негізгі екі деңгейінде — біз жасайтын әрекеттер мен сол әрекеттерді тудыратын жобаларда — ең аз күш жұмсай отырып, қалай барынша өнімді және бақылауда болу керектігі туралы негізгі модельдерді қарастырдым.

Өнімділікті арттыру үшін сізге жаңа дағдылардың қажеті жоқ — тек оларды қашан және қайда қолдану керектігі туралы жаңа мінез-құлық үлгілері қажет.

Негізгі принциптер өзгеріссіз қалады — сіз барлық ашық циклдерді (open loops) жинауға, олардың әрқайсысына алдын ала ойлану процесін қолдануға және нәтижелерді жүйелеу, шолу және әрекет ету арқылы басқаруға жауапты болуыңыз керек.

Сіз аяқтауға міндеттеме алған барлық жағдайлар үшін осы жерден сол жерге жетудің табиғи жоспарлау процесі бар. Осы бес кезеңдік модельді пайдалану эволюцияны жеңілдетеді, жылдамдатады және нәтижелі етеді.

Бұл модельдерді түсіну оңай және іске асыру жеңіл. Оларды қолдану керемет нәтижелер береді. Сізге іс жүзінде ешқандай жаңа дағдылар қажет емес — сіз бәрін жазып алуды, нәтижелерді нақтылауды, келесі әрекеттерді шешуді, заттарды категорияларға бөлуді, бәрін қарап шығуды және интуитивті таңдау жасауды білесіз. Қазірдің өзінде сізде сәтті нәтижелерге назар аудару, миға шабуыл жасау, ойыңызды жүйелеу және келесі қадамдарға көшу қабілеті бар.

Бірақ мұның бәрін қалай істеу керектігін білу ғана нәтиже бермейді. Жоғары өнімді, сабырлы және бақылауда болу қабілетінің болуы сізді автоматты түрде сондай етпейді. Көптеген адамдар сияқты сізге де коуч қажет болуы мүмкін — жаңа жұмыс стиліңіз әсем түрде қалыптасқанша сізді тәжірибе арқылы қадам бойынша бағыттап, жол көрсеткіштері мен пайдалы айла-тәсілдер ұсынатын адам керек.

Мұны 2-бөлімнен таба аласыз.

2-бөлім

Стрессіз өнімділікті жаттықтыру

4 Жұмысты бастау: Уақытты, орынды және құралдарды дайындау

2-БӨЛІМДЕ біз концептуалды шеңберден және жұмыс процесін меңгерудің шектеулі қолданылуынан толық ауқымды іске асыруға және озық тәжірибелерге көшеміз. Бұл бағдарламадан өту адамдарға бұрын-соңды сезінбеген сабырлы бақылау деңгейін береді, бірақ оған жету үшін әдетте қадамдық процедуралардың катализаторы қажет. Осы мақсатта мен сізге осы әдістерді меңгеруді мүмкіндігінше жеңілдету және олардан барынша құндылық алу үшін жасалатын істердің логикалық тізбегін ұсынамын.

Іске асыру — мейлі ол толық немесе ішінара болсын — көбінесе «айла-тәсілдерге» байланысты

Егер сіз бұл әдістерді толық іске асыруға дайын екеніңізге сенімді болмасаңыз, адамдардың бұл материалдан алатын құндылығының көбі жақсы «айла-тәсілдер» екеніне сендіруге рұқсат етіңіз. Кейде бір ғана жақсы айла бұл ақпаратты қарап шығуға тұрарлық етеді: мысалы, маған адамдар екі күндік семинарымнан алған ең жақсы нәрсесі «tickler file» (еске салғыш файл) орнату және пайдалану туралы кеңес болғанын айтты. Айла-тәсілдер біздің онша ақылды емес, онша саналы емес бөлігімізге арналған. Мен білетін ең жоғары нәтижеге қол жеткізетін адамдар — өз өмірлеріне ең жақсы айлаларды орнатқандар. Бұл маған да қатысты. Біздің ақылды бөлігіміз онша ақылды емес бөлігіміз автоматты түрде жауап беретін нәрселерді дайындайды, осылайша жоғары өнімді нәтижелер беретін мінез-құлық қалыптасады. Біз өзімізді істеу керек нәрсені істеуге «алдаймыз».

Өзіңізді жақсы сезінуге мәжбүрлегеннен көрі, жақсы әрекет ету арқылы жақсы сезімге келу оңайырақ. — О. Х. Моурер

Мысалы, егер сіз мен сияқты жүйелі түрде жаттығу жасап тұратын адам болсаңыз, сізде жаттығу жасауға мәжбүрлейтін өз айла-тәсілдеріңіз бар шығар. Менің ең жақсы айлам — киім, яғни менің не киетінім немесе шешетінім. Егер мен спорттық киім кисем, жаттығу жасағым келе бастайды; егер кимесем, басқа бірдеңемен айналысқым келіп тұрады.

Нағыз өнімділік айласының мысалын қарастырайық. Сіз үйге жұмыс әкеліп, оны келесі күні қайта алып кетуіңіз керек болған жағдайлар болды ма? Оны ертеңіне ұмытпау өте маңызды болды. Сонда сіз оны түнде қайда қойдыңыз? Онымен бірге кететініңізге сенімді болу үшін оны есіктің алдына немесе кілттеріңіздің қасына қойдыңыз ба? Сіз бұл үшін жоғары білім алдыңыз ба? Өз-өзіңізді басқарудың қандай жетілдірілген технологиясын орнаттыңыз! Бірақ шын мәнінде бұл дәл солай. Түнде сіздің ақылды бөлігіңіз таңертеңгі онша ақылды емес бөлігіңіздің әрең оянатынын біледі. «Есіктің алдындағы мынау не!? Иә, дұрыс, мен мұны өзіммен бірге алып кетуім керек еді!»

Керемет тәсіл. Шын мәнінде солай. Мен бұл айланы «Есіктің алдына қой» деп атаймын. Біздің мақсатымыз үшін «есік» үйіңіздің есігі емес, санаңыздың есігі болады. Бірақ идея бірдей. Егер сіз дәл қазір күнтізбеңізді алып, алдағы он төрт күндегі әрбір тармақты мұқият қарап шықсаңыз, сізде кем дегенде бір «О, бұл есіме түсірді, маған ____ істеу керек» деген ой туындайтыны сөзсіз. Егер сіз сол құнды ойды сізді әрекетке итермелейтін жерге жазып алсаңыз, сіз өзіңізді жақсы сезінесіз, басыңыз тазарады және көбірек оң істер атқарасыз. Бұл қиын ғылым емес, тек жақсы айла.

Тиісті уақытта дұрыс нәрселер туралы ойлағанда және құнды ойларыңызды түсіріп алу үшін құралдарыңыз болғанда, өнімділігіңіз бен шығармашылығыңыз экспоненциалды түрде артады.

Егер сіз дәл қазір таза қағаз бен өзіңіздің жақсы көретін жазу құралын алып, үш минут бойы тек ойыңыздағы ең керемет жобаға назар аударсаңыз, мен сізге кем дегенде бір «Ой, иә, мен ___ ескеруім керек еді» деген ой келетініне кепілдік беремін. Содан кейін басыңызға келген сол ойды қағазға түсіріп, сол идеяны немесе ақпаратты шынымен қолдана алатын жерге қойыңыз. Сіз осыдан он минут бұрынғыдан бір де бір грамм ақылдырақ болмайсыз, бірақ өз жұмысыңыз бен өміріңізге құндылық қосасыз.

Жұмыс ағынын «қара белбеу» деңгейінде басқаруды үйренудің көп бөлігі — қажетті ойлау процесі автоматты түрде жүруі үшін және «ойынға» қосылу әлдеқайда оңай болуы үшін құрал-сайманды дайындап, қимылдарды жаттықтыру болып табылады. Төменде берілген уақытты, кеңістікті және құралдарды ретке келтіру туралы ұсыныстар — бәрін жаңа, керемет деңгейге шығарудың сенімді әдістері.

Егер сіз өзіңіздің жеке басқару жүйелеріңізде үлкен серпіліс жасауға ниетті болсаңыз, мен егжей-тегжейлерге мұқият назар аударуды және төменде берілген ұсыныстарды толығымен орындауды ұсынамын. Тұтас дүние оның бөліктерінің қосындысынан үлкенірек болады. Сондай-ақ, бұл бағдарламаны орындау сіздің өміріңізде дәл қазір болып жатқан нақты істерде нақты прогресс беретінін байқайсыз. Біз сіз бітіргіңіз келетін көптеген шаруаларды сізді таңғалдыруы мүмкін жаңа әрі тиімді жолдармен аяқтаймыз.

Уақыт бөлу

Мен бұл процесті бастау үшін арнайы уақыт бөлуді және тиісті кеңістікпен, жиһазбен және құралдармен жабдықталған жұмыс орнын дайындауды ұсынамын. Егер сіздің кеңістігіңіз дұрыс реттелсе және оңтайландырылса, бұл сіздің жиналып қалған істермен айналысуға деген іштей қарсылығыңызды азайтады, тіпті отырып алып, барлық кіріс мәліметтер мен жұмыстарды реттеуге деген қызығушылығыңызды арттырады. Көптеген адамдар үшін ең қолайлы уақыт — қатарынан екі толық күн. (Егер сізде мұншалықты көп уақыт болмаса, бұдан бас тартпаңыз: мен ұсынған кез келген әрекетті жасау, оған қанша уақыт бөлсеңіз де пайдалы болады. Бұл әдістер мен принциптердің пайдасын көру үшін екі күн міндетті емес — олар бірден нәтиже бере бастайды). Барлық жинау процесін енгізу алты сағат немесе одан да көп уақытты алуы мүмкін, ал жүйеңізге сырттан келіп түскен барлық ақпаратты өңдеу және шешім қабылдау тағы сегіз сағатты оңай алуы мүмкін. Әрине, сіз заттарыңызды бөлік-бөлікпен жинап, өңдей аласыз, бірақ бұл бастапқы бөлікті бірден шешіп тастасаңыз, әлдеқайда оңай болады.

Маманмен жұмыс істеу үшін мен үшін ең қолайлы уақыт — демалыс немесе мереке күндері, өйткені бұл кезде сырттан келетін кедергілер аз болады. Егер мен біреумен кәдімгі жұмыс күнінде жұмыс істесем, біз алдымен ешқандай жиналыстар жоспарланбағанына және тек шұғыл үзілістерге ғана рұқсат етілетініне көз жеткіземіз; телефон қоңыраулары дауыстық поштаға бағытталады немесе хатшылар үзіліс кезінде қарап шығу үшін жазып алады. Мен бұл жұмыс үшін «жұмыстан кейінгі уақытты» пайдалануды ұсынбаймын. Бұл әдетте жұмыс қабілетінің айтарлықтай төмендеуін және маңызды емес ұсақ-түйектерге алаңдап кетуді білдіреді.

Мен бірге жұмыс істейтін көптеген басшылар үшін әлемді екі күнге тоқтатып қою — бүкіл процестің ең қиын бөлігі болып табылады. Олар «жұмыста» болған кезде жиналыстар мен байланыс үшін үнемі қолжетімді болу қажеттілігінен бас тарта алмайды. Сондықтан біз жиі демалыс күндеріне жүгінеміз. Егер сіз ашық кеңседе (кубиклде) жұмыс істесеңіз, жұмыс сағаттарында жеткілікті уақыт бөлу одан да қиын болады.

Мәселе процедураның өзінде емес; мәселе — тым ұзақ уақыт бойы «ашық», «шешілмеген» немесе «кептеліп» қалған «ашық циклдердің» үлкен қорын жинау және өңдеу үшін көп психикалық энергия қажет екендігінде. Кедергілер бәрін бітіруге кететін уақытты екі есе арттыруы мүмкін. Егер сіз бір шектеулі уақыт ішінде «нөлдік нүктеге» жете алсаңыз, бұл сізге бақылау мен жетістік сезімін сыйлайды және энергия мен шығармашылық резервін босатады. Кейінірек сіз өз жүйеңізді күнделікті жұмыс арасындағы қысқа үзілістерде де ұстап тұра аласыз.

Осы процеске екі күн арнаңыз, сонда бұл сіздің өнімділігіңіз бен психикалық денсаулығыңыз үшін бірнеше есе артық пайда әкеледі.

Кеңістікті ұйымдастыру

Сізге басқарудың орталық «кокпиті» (басқару пульті) ретінде қызмет ететін физикалық орын қажет болады. Егер сізде жұмыс істейтін үстеліңіз бен кеңсеңіз болса, бұл бастау үшін ең жақсы жер болуы мүмкін. Егер сіз үйдегі кеңседен жұмыс істесеңіз, әрине, бұл сіздің негізгі орныңыз болады. Егер сізде екеуі де болса, екі жерде де бірдей, тіпті бір-бірін алмастыратын жүйелер орнатқыңыз келеді.

Жұмыс кеңістігінің негіздері — жазу беті және «кіріс» науасы үшін орын.
Цех шеберіне, ауруханадағы қабылдау бөлімінің медбикесіне немесе бала күтушісіне бұдан артық ештеңе қажет болмауы мүмкін.
Көптеген мамандар үшін жазу беті кеңейіп, телефонды, компьютерді, жинақталатын науаларды, жұмыс файлдарының жәшіктерін, анықтамалық сөрелерді қамтиды.
Кейбіреулерге факс, принтер және/немесе мультимедиялық конференция жабдықтары қажет болуы мүмкін.

Функционалды жұмыс кеңістігі өте маңызды. Егер сізде әлі арнайы жұмыс кеңістігі мен «кіріс» науасы болмаса, оны дәл қазір жасаңыз. Бұл студенттерге, үй шаруасындағы әйелдерге және зейнеткерлерге де қатысты. Әрбір адамда басқаның бәрімен айналысуға мүмкіндік беретін физикалық бақылау орталығы болуы керек.

Егер маған бірнеше минут ішінде шұғыл жұмыс орнын орнату керек болса, мен есік сатып алып, оны екі жәшікті екі файл шкафының үстіне қояр едім (әр шетіне біреуден), үстіне үш қабатты науа қойып, қағаз бен қалам қосар едім. Бұл менің базалық лагерім болар еді (егер отыруға уақытым болса, орындық та сатып алар едім!). Сенесіз бе, сенбейсіз бе, мен бұдан да нашар жабдықталған көптеген басшылардың кеңсесінде болдым.

Егер сіз кеңсеге барсаңыз да, үйде жұмыс орны қажет болады

Үйдегі жұмыс кеңістігіне үнемдемеңіз. Осы процесс барысында байқайтыныңыздай, кеңсеңіздегімен бірдей, кем дегенде «спутниктік» үй жүйесінің болуы өте маңызды. Мен бірге жұмыс істеген көптеген адамдар кеңседегі тәртіппен салыстырғанда үйдегі хаос деңгейінен ұялатын; олар екі жерде де бірдей қондырғыны орнатуға өздеріне рұқсат бергенде үлкен пайда алды. Егер сіз де солар сияқты болсаңыз, үйде жұмыс орнын орнатуға жұмсалған демалыс күндері өміріңізді ұйымдастыру қабілетіңізге революциялық өзгеріс әкелетінін көресіз.

Сізде шоғырландырылған жұмыс кеңістігі болуы керек — үйде, жұмыста және мүмкіндігінше жол үстінде де.

Жолдағы жұмыс кеңістігі

Егер сіз іскер саяхатшы ретінде немесе жай ғана мобильді өмір салтын ұстанатын адам ретінде көп қозғалсаңыз, сізге тиімді ұйымдастырылған «микро-кеңсе-жолда» жасау қажет болады. Бұл әдетте тиісті папкалары мен портативті жұмыс құралдары бар портфель, рюкзак немесе сөмкеден тұрады.

Көптеген адамдар өнімді болу мүмкіндігін жоғалтады, өйткені олар бір жерден екінші жерге ауысқанда немесе кеңседен тыс ортада болғанда ашылатын уақыт терезелерін пайдалануға дайын емес. Жақсы өңдеу стилі, дұрыс құралдар және үйде де, жұмыста да жақсы байланысқан жүйелердің үйлесімі саяхатты жұмыстың белгілі бір түрлерін орындаудың өте тиімді жолына айналдыра алады.

Кеңістікті бөліспеңіз!

Жеке жұмыс кеңістігіңіз — немесе кем дегенде жеке «кіріс» науасы мен қағаздарды өңдейтін физикалық орныңыз болуы өте маңызды. Мен бірге жұмыс істеген көптеген ерлі-зайыптылар үйде бір үстелде жұмыс істеуге тырысты және олар екі жұмыс орнына кеңейген кезде бәрі түбегейлі өзгерді. Олар күткен «бөлінудің» орнына, бұл қадам олардың ортақ өміріндегі шаруаларды басқаруға қатысты қарым-қатынастағы жасырын стрессті азайтты. Бір жөп, тіпті, үйде отырған ана үшін ас үйде қосымша шағын жұмыс орнын орнатуды ұйғарды, сонда ол қонақ бөлмесіндегі сәбиін бақылай отырып, жұмыстарын реттей алатын болды.

Кейбір ұйымдар «хотелинг» (hoteling) концепциясына қызығушылық танытады — яғни адамдарға толығымен автономды және мобильді жұмыс қабілетін жасау, осылайша олар компанияның кез келген жерінде, кез келген уақытта «қосылып», сол жерден жұмыс істей алады. Мен бұл концепцияның іс жүзінде қаншалықты жақсы жұмыс істейтініне күмәнім бар. Вашингтонда АҚШ үкіметі үшін «болашақтың кеңсесі» моделін құруға қатысқан досым, хотелингтің «Менікі!» факторына байланысты сәтсіздікке ұшырайтынын айтты — адамдар өз заттарын қалайды. Менің ойымша, бұл сәтсіздіктің тереңірек себебі бар: біз өз жүйелерімізді пайдалану үшін сана асты деңгейінде қарсылық нөлге тең болуы керек. «Кіріс» науасын, файлдық жүйені және заттарды қайда және қалай өңдейтінімізді үнемі жаңадан ойлап табу — бұл үздіксіз алаңдаушылықтың көзі ғана болады.

Егер сізде таза, ықшам жүйе болса және заттарыңызды жылдам әрі мобильді түрде өңдеуді білсеңіз, сіз кез келген жерде жұмыс істей аласыз. Бірақ сізге бәрібір жақсы қалыптасқан құралдар жиынтығы мен «қонған» кезде қолыңызда болғысы келетін барлық анықтамалық және көмекші материалдар үшін жеткілікті кеңістігі бар «базалық лагерь» қажет болады. Мен жұмыс істейтін адамдардың көпшілігіне жалпы анықтамалық және жобаны қолдауға арналған қағаз материалдары үшін кем дегенде төрт файл жәшігі қажет — және мұның бәрі толығымен және оңай қозғалатын болады деп елестету қиын.

Жеке жұмыс кеңістігіңіздің болуы өте маңызды. Сіз жүйелеріңіз туралы тек ойлап қана қоймай, оларды пайдалануыңыз керек.

Қажетті құралдарды алу

Егер сіз осы жұмыс ағыны процесін толық енгізуге ниетті болсаңыз, сізге жұмысты бастау үшін кейбір негізгі жабдықтар мен керек-жарақтар қажет болады. Процесс барысында сіз өзіңіз үйренген нәрселерді пайдалану мен жаңа, басқа құралдардың мүмкіндіктерін бағалау арасында боласыз.

Жақсы құралдар міндетті түрде қымбат болуы керек емес. Көбінесе, төмен технологиялық (low-tech) салада, бір нәрсе неғұрлым «басшылық» (executive) стильде көрінсе, соғұрлым ол іс жүзінде функционалды емес болып шығады.

Өңдеудің негізгі құралдары

Сіз бәрін нөлден бастайсыз деп есептейік. Жұмыс үстелінен бөлек, сізге қажет болады:
Қағаз сақтайтын науалар (кем дегенде үшеу)
Кәдімгі А4 форматты қағаздар жинағы
Қалам/қарындаш
Post-it стикерлері (7.5х7.5 см)
Қағаз қыстырғыштар (скрепки)
Биндерлер (қысқыштар)
Степлер және оның қапсырмалары
Скотч
Резеңкелер
Автоматты этикетка басып шығарғыш (labeler)
Папкалар (файлдар)
Күнтізбе
Қоқыс жәшігі/қайта өңдеуге арналған себеттер

Қағаз сақтайтын науалар Бұл сіздің «кіріс» (in-basket) және «шығыс» (out-basket) науаларыңыз ретінде қызмет етеді, ал тағы біреуі немесе екеуі орындалып жатқан жұмыстарды қолдауға арналған қағаздар және/немесе «оқу және қарап шығу» жинағы үшін қажет. Ең функционалды науалар — шеттерінде бір қағазды сырғытып шығаруға кедергі келтіретін «ернеуі» жоқ, қатарлап жиналатын науалар.

Кәдімгі қағаз Сіз кәдімгі қағазды бастапқы жинау процесі үшін пайдаланасыз. Сенесіз бе, сенбейсіз бе, бір ойды бір толық параққа жазудың маңызы өте зор. Көптеген адамдар өз жазбаларын қандай да бір тізім ұйымдастырушысына көшіргенімен, кейбіреулері «бір ойға — бір парақ» жүйесін ұстанады. Қалай болғанда да, кездейсоқ келіп түскен ақпаратты оңай жазып алу үшін қағаздар мен блокноттардың жеткілікті болуы маңызды.

Стикерлер, қыстырғыштар, степлер және т.б. Стикерлер, қыстырғыштар, степлер, скотч және резеңкелер қағаз материалдарын реттеу мен сақтау үшін пайдалы болады. Біз әлі қағаздан толық құтылған жоқпыз, сондықтан оны басқарудың қарапайым құралдары өте қажет.

Әр сәттегі жинау, ойлау, өңдеу және ұйымдастыру — бұл жеткілікті деңгейдегі қиын іс; сондықтан бұл процестерді барынша жеңілдететін құралдарыңыздың болуын үнемі қадағалаңыз.

Этикетка басып шығарғыш (Labeler) Этикетка басып шығарғыш — біздің жұмысымызда таңқаларлықтай маңызды құрал. Мен бірге жұмыс істеген мыңдаған басшылардың, мамандардың және үй шаруасындағы әйелдердің қазір жеке автоматты этикетка басып шығарғыштары бар. Менің архивім олардың «Керемет — бұның осыншалықты үлкен өзгеріс әкелетініне сенбес едім!» деген пікірлеріне толы. Этикетка басып шығарғыш папкаларыңызды, биндерлерді және басқа да көптеген заттарды белгілеу үшін қолданылады.

Қазіргі уақытта мен Brother маркалы этикетка басып шығарғышты ұсынамын — ол ең ыңғайлысы. Үстел үстінде тұратын және айнымалы ток адаптері бар (батареялар туралы уайымдамау үшін) ең арзан түрін алыңыз. Сондай-ақ, этикетка таспаларының үлкен қорын алыңыз — ақ таспадағы қара әріптерді (мөлдір таспаға қарағанда) оқу әлдеқайда оңай және оларды қайта қолданғыңыз келетін папкаларды қайта белгілеуге мүмкіндік береді.

Папкалар Сізге папкалар өте көп қажет болады (мүмкін болса А4 форматын алыңыз). Сондай-ақ, егер сіздің жүйеңіз талап етсе, Pendaflex үлгісіндегі ілмелі папкалар қажет болуы мүмкін. Кәдімгі манила папкалары жарай береді — түстер бойынша кодтау бұл күш жұмсауға тұрмайтын күрделілік деңгейі. Сіздің жалпы анықтамалық файлдық жүйеңіз қарапайым кітапхана сияқты болуы керек.

Күнтізбе Аяқталмаған істерді жинау үшін күнтізбе қажет болмаса да, сізде сонда жазылуы керек іс-әрекеттер міндетті түрде пайда болады. Мен бұрын айтқанымдай, күнтізбе іс-әрекеттер тізімін сақтау үшін емес, белгілі бір күні немесе белгілі бір уақытта орындалуы керек «қатаң ландшафт» заттарын қадағалау үшін пайдаланылуы керек.

Қазіргі кездегі мамандардың көпшілігінде қалта күнтізбелерінен бастап, күн, апта, ай көріністері бар ұйымдастырушыларға, Outlook немесе Lotus Notes сияқты корпоративтік жүйелерге дейінгі жұмыс істеп тұрған күнтізбе жүйесі бар. Күнтізбе жиі адамдар «жинақталу» үшін сенетін негізгі құрал болып келді. Бұл белгілі бір деректер мен уақытқа байланған міндеттемелерді басқаруда маңызды компонент екені сөзсіз.

Қоқыс жәшігі/қайта өңдеуге арналған себеттер Егер сіз көпшілік сияқты болсаңыз, сіз күткеннен де көп затты лақтырасыз, сондықтан қоқыстың көп болатынына дайын болыңыз. Мен коучинг жүргізген кейбір басшылар, біз бірге жұмыс істейтін күні кеңселерінің алдына үлкен қоқыс контейнерін қоюды өте пайдалы деп тапты!

Сізге ұйымдастырушы (organizer) керек пе? Бұл бірнеше факторға байланысты. Сіз оны қолдануға дайынсыз ба? Іс-әрекеттерді, күн тәртібін және жобаларды қалай көргіңіз келеді? Оларды қай жерде және қаншалықты жиі қарап шығу керек? Басыңыз заттарды сақтайтын орын болмағандықтан, сізге «триггерлерді» сырттан басқару үшін бірдеңе қажет екені анық. Сіз бәрін төмен технологиялық әдіспен, қағаздарды папкаларда сақтау арқылы жүргізе аласыз. Немесе қағаз блокнотты, немесе оның цифрлық нұсқасын пайдалана аласыз.

Жинау үшін сіз науа мен кездейсоқ қағаздарды пайдаланасыз. «Кіріс» науасын өңдеу кезінде сіз стикерлерді, степлерді және қыстырғыштарды қажет ететін екі минуттан аз уақыт алатын көптеген істерді аяқтайсыз. Оқуға екі минуттан көп уақыт кететін журналдар, мақалалар мен меморандумдар басқа науаға түседі. Ал қалғандары — жобалар тізімі, күнтізбе жазбалары, күтудегі істер — тізімдер түрінде немесе ұқсас заттардың топтастырылуын талап етеді.

Тізімдерді қарапайым қағаз түрінде немесе жоғары технологиялық цифрлық нұсқада басқаруға болады. Мәселе — сіздің мінез-құлқыңызды өзгертуге және құралдарды дұрыс пайдалануға не көмектесетінінде.

Жеке өнімділікті арттырудың ең жақсы амалдарының бірі — өзіңіз пайдалануды жақсы көретін ұйымдастыру құралдарының болуы.

Файлдық жүйенің маңызды факторы

Егер сіздің файлдық жүйеңіз жылдам, функционалды және қызықты болмаса, сіз бүкіл процеске қарсылық танытасыз.

Қарапайым және жоғары функционалды жеке анықтамалық жүйе бұл процесс үшін өте маңызды. Кез келген адамның кеңсесінде жұмыс ағыны процесін бастамас бұрын, мен бірінші кезекте оның файлдық жүйесін бағалаймын. Жақсы жалпы анықтамалық жүйенің болмауы жеке басқару жүйесін енгізудегі ең үлкен кедергілердің бірі болуы мүмкін. Көптеген жағдайларда мен клиентіммен бірге кеңсе тауарлары дүкеніне барып, шкаф, папкалар мен этикетка басып шығарғыш сатып алдым, тек оның үстелінде, тумбочкасында, тіпті еденде жатқан «заттардың» үштен екісін қоятын орын жасау үшін.

Бұл жерде біз негізінен жалпы анықтамалық мұрағаттау мәселесін қарастырамыз — бұл келісімшарттарға, қаржылық ақпаратқа немесе өз орны мен индекстеуді қажет ететін деректердің басқа санаттарына арналған бөлек мұрағаттау жүйелерінен ерекшеленеді. Жалпы анықтамалық файлдарда мақалалар, брошюралар, қағаз қиындылары, жазбалар, басып шығарылған материалдар, факстер — негізінен, қызықты немесе пайдалы деректері үшін сақтағыңыз келетін, бірақ арнайы мұрағаттау жүйелеріңізге сәйкес келмейтін және сөреде өздігінен тұра алмайтын (үлкен бағдарламалық қамтамасыз ету нұсқаулықтары мен семинар папкалары сияқты) кез келген нәрсе болуы керек.

Егер сізде осы жүйені қадағалайтын сенімді хатшыңыз немесе көмекшіңіз болса және сіз құжатқа «X ретінде файлдау» деген Post-it жапсырмасын жапсырып, оған жібере алсаңыз, бұл өте жақсы. Бірақ өзіңізге сұрақ қойыңыз: көмекшіңіз қасыңызда болмаған кез келген сәтте қолжетімді болуы тиіс жеке қызықты немесе құпия материалдарыңыз бар ма? Егер солай болса, сізге үстеліңіздің ішінде немесе дәл қасында өз жүйеңіз қажет болады.

Файлдарды жүргізудің сәттілік факторлары

Мен сізге жеке, қолжетімді мұрағаттау жүйесін ұстануды нық түрде ұсынамын. Кіріс себетінен бірдеңені алу немесе оны электрондық поштадан басып шығару, оған ешқандай әрекет қажет емес екенін, бірақ болашақта құндылығы болуы мүмкін екенін шешу және оны сенімді жүйеде сақтауды аяқтау бір минуттан аз уақытыңызды алуы керек. Егер бұл әрекеттер тізбегін орындау үшін бір минуттан көп уақыт кетсе, сізде айтарлықтай жақсарту мүмкіндігі бар, өйткені сіз құжатты файлдамай, оны жинап қоясыз немесе бір жерге тығып тастайсыз. Жүйе жылдам болумен қатар, қызықты әрі оңай, жаңаланған және толық болуы керек. Әйтпесе, сіз іштей кіріс себетін босатуға қарсылық танытасыз, өйткені онда файлдалуы керек бірдеңе бар екенін білесіз және қағаздарға қарағыңыз да келмейді. Рухтаныңыз: жеке мұрағаттау жүйесі ретке келтіріліп, іске қосылғаннан кейін, адамдардың қағаз үйінділерін сұрыптауға деген қарсылығы нағыз рақатқа айналғанын көрдім.

Сіз жаңа тақырып бойынша бір ғана қағазды — тіпті асығыс жазылған жазбаны — жеке файлға салуда ресми, көлемді құжатты файлдағандай ыңғайлы сезінуіңіз керек. Файлдарды жасау және ұйымдастыру көп жұмысты қажет ететіндіктен, адамдар не оларды мүлдем сақтамайды, немесе шкафтары мен тартпаларын жергілікті дәмхана мәзірі немесе ағымдағы пойыз кестесі сияқты әртүрлі бірегей заттармен толтырып тастайды.

Анықтамалық жүйеңізді барлық қажетті заттар үшін жылдам әрі оңай стандартқа жеткізу үшін не істеу керек болса, соны істеңіз. Менің жүйем мен үшін және оны қолданып көрген көптеген басқа адамдар үшін тамаша жұмыс істейді және мен сізге анықтамалық мұрағаттауды шынымен автоматты ету үшін келесі нұсқаулардың барлығын енгізуді ұсынамын.

Жалпы анықтамалық файлдарыңызды қол созым жерде ұстаңыз Мұрағаттау лезде және оңай болуы керек. Егер сізге файлдағыңыз келетін әрбір кездейсоқ қағаз үшін орныңыздан тұру керек болса, сіз оны файлдаудың орнына жинап қоюға бейім боласыз, сонымен қатар кіріс себетімен жұмыс істеу процесіне іштей қарсылық танытасыз (өйткені подсознание деңгейінде онда файлдауды қажет ететін заттар бар екенін білесіз!). Мен кеңес берген көптеген адамдар кеңсе кеңістігін қайта жоспарлап, төрт жалпы анықтамалық файл тартпасын бөлменің арғы жағына емес, дәл «бұрылу қашықтығына» орналастырды.

Бірыңғай әліпбилік жүйе Менде бірнеше жүйе емес, бір ғана А-Я әліпбилік мұрағаттау жүйесі бар. Адамдар өз файлдарын жеке ұйымдастыру жүйесі ретінде пайдалануға бейім, сондықтан оларды жобалар немесе назар аударатын бағыттар бойынша жүйелеуге тырысады. Бұл бірдеңені қайда файлдағаныңызды ұмытып қалғанда, оның болмауы мүмкін жерлерінің санын геометриялық түрде арттырады. Бір қарапайым әліпбилік жүйе бәрін тақырып, жоба, тұлға немесе компания бойынша файлдайды, сондықтан сіз оны қайда қойғаныңызды ұмытып қалсаңыз да, ол тек үш-төрт жерде ғана болуы мүмкін. Әдетте әр жапсырмаға тақырыптардың кем дегенде бір бөлігін қоюға болады, мысалы, «Бағбандық — құмыралар» және «Бағбандық — идеялар». Бұлар Б әрпінің астында файлдалады.

Қазіргі уақытта менің жалпы анықтамалық файлдарым үшін төрт файл тартпасы бар және олардың әрқайсысы сыртынан анық белгіленген — «А-Е», «Ж-Л» және т.б. — сондықтан зат таңбаланғаннан кейін оның қайда баратыны туралы ойланудың қажеті жоқ.

Кейде біреуде бір тақырып немесе жоба бойынша анықтамалық материалдардың көптігі сонша, оны жеке тартпаға немесе шкафқа салу керек болады. Бірақ егер ол файл тартпасының жартысынан аз болса, мен оны бірыңғай жалпы әліпбилік жүйеге қосуды ұсынамын.

Жаңа папкалардың көп қоры болсын Мен кіріс себетімді өңдеу үшін отырған жерімнен қол жетімді жерде жаңа файл папкаларының үлкен үйіндісін ұстаймын. Файлдайтын бірдеңе болып, бірақ процесті жеңілдететін папкалардың жеткілікті болмауынан жаман ештеңе жоқ. Кез келген уақытта менде пайдаланылмаған немесе қайта пайдалануға болатын папкалармен толтырылған файл тартпасының жартысына жуық қоры болғанын қалаймын. Негізгі ереже: олардың саны жүзден төмендегенде жаңасына тапсырыс беріңіз.

Тартпаны төрттен үш бөлігінен асырмай толтырыңыз Әрқашан файл тартпаларын төрттен үш бөлігінен аз толтыруға тырысыңыз. Егер олар тығыз толтырылған болса, сіз подсознание деңгейінде заттарды сонда салуға қарсы боласыз, ал анықтамалық материалдар файлдалудың орнына жиналып қалады. Егер тартпа тар бола бастаса, мен телефонмен сөйлесіп, күтіп тұрғанда оны тазалап жібере аламын.

Мен файл тартпалары шамадан тыс толтырылмаған бірде-бір адамды білмеймін десе де болады. Егер сіз саусақтарыңызды аяласаңыз және файлдауға деген ішкі қарсылығыңыздан арылғыңыз келсе, онда тартпаларды файлдарды қиындықсыз салып, алуға болатындай бос ұстауыңыз керек.

Кейбір адамдардың бұған реакциясы: «Маған көбірек файл шкафтарын сатып алу керек болады!» — бұл бір қорқынышты нәрсе сияқты. Маған көмектесіңізші. Егер зат сақтауға тұрарлық болса, оны оңай қолжетімді етіп сақтау керек, солай емес пе? Ал егер олай болмаса, онда оны неге сақтап жүрсіз? Бізді Ақпараттық дәуірде өмір сүріп жатыр дейді; егер бұл шындық болса және сіз оны пайдалануға кедергі келтіретін бірдеңе істеп жатсаңыз... бұл ақылдылық емес.

Жалпы анықтамалық файлдармен жұмыс істеу үшін өзіңізге жеткілікті орын беру үшін анықтамалық сақтаудың басқа деңгейін жасау қажет болуы мүмкін. Аяқталған жоба жазбалары мен «өлі» клиент файлдары сияқты материалдарды әлі де сақтау қажет болуы мүмкін, бірақ оларды кеңседен тыс жерде немесе кем дегенде жұмыс кеңістігіңізден алыс жерде сақтауға болады.

Файл папкаларын автоматты этикеткалау құрылғысымен таңбалаңыз Басып шығарылған жапсырмалар файлдарыңыздың табиғатын және оларға деген көзқарасыңызды өзгертеді. Таңбаланған файлдар мәжіліс үстелінде ыңғайлы көрінеді; кез келген адам оларды тани алады; сіз олардың не екенін қашықтықтан және портфеліңізден оңай көре аласыз; және файл тартпаларын ашқанда, файлдарыңыздың әліпбилік ретпен басып шығарылған индексі сияқты көрінетін көріністі тамашалайсыз. Бұл бірдеңені табу немесе салу үшін тартпаны ашуды қызықты етеді.

Бәлкім, осы жаңа мыңжылдықтың соңына қарай ми зерттеушілері таңбаланған файлдардың неге соншалықты тиімді жұмыс істейтініне қандай да бір экзотикалық және күрделі неврологиялық түсініктеме берер. Оған дейін маған сеніңіз. Этикеткалау құрылғысын (labeler) алыңыз. Және өзіңіздікін алыңыз. Бүкіл жүйе мүлтіксіз жұмыс істеуі үшін, ол кез келген уақытта бірдеңені файлдау үшін әрқашан қолыңызда болуы керек. Және оны ешкіммен бөліспеңіз! Егер сізде файлдайтын бірдеңе болса, бірақ этикеткалау құрылғыңыз орнында болмаса, сіз материалды файлдаудың орнына жинап қоясыз. Этикеткалау құрылғысы степлер сияқты қарапайым құрал болуы тиіс.

Жоғары сапалы механиканы алыңыз Файл шкафтары сапаны үнемдейтін орын емес. Ауыр файл тартпасын ашуға тырысып, 29.95 долларлық «арнайы жеңілдікпен» сатылатын шкафтардың бірінің роликтерінен шығатын сұмдық шиқылды естуден жаман ештеңе жоқ. Сізге тартпасы төрттен үш бөлігі толы болса да, неміс автокөлігінің есігі сияқты жұмсақтықпен және беріктікпен ашылып-жабылатын файл шкафы қажет. Мен қалжыңдап тұрған жоқпын.

Мүмкіндік болса, аспалы файлдардан құтылыңыз Аспалы файлдарды (hanging files) қолданып жүрген көптеген адамдардың көңіліне тию қаупі болса да, мен аспалы файлдық жабдықтан мүлдем бас тартып, тартпаның артқы жағындағы жылжымалы металл пластинамен ұсталатын, тартпада өздігінен тұратын қарапайым папкаларды пайдалануды ұсынамын. Аспалы папкалар әлдеқайда тиімсіз, өйткені жаңа файлды шұғыл жасау үшін көп күш жұмсалады және бұл мұрағаттау жүйесіне артық ресмилік береді.

Міне, менің кеңесімді бірнеше жыл бойы аспалы жабдыққа салған инвестициясына байланысты қабылдамай жүріп, ақыры оны орындаған аға менеджерден жақында алған электрондық поштам:

«Сіздің жүйеңіз КЕРЕМЕТ!! Мен үйдегі және жұмыстағы файлдарымды толығымен қайта жасадым — бұған бар болғаны төрт күн кетті, бірақ мен Pendaflex-тен бас тартып, А-Я жүйесі бар қарапайым папкалар жүйесіне көштім. УАУ! Бұл әлдеқайда оңай. Менің үстелім де әлдеқайда ұқыпты болып қалды, айналада жиналып тұратын "файдалуы тиіс" қағаздар үйіндісі жоқ!»

Бірақ егер мүмкін болмаса... Көптеген адамдар, кем дегенде жұмыста, аспалы файлдық жүйеге байланып қалған, өйткені бүйірінен ашылатын аспалы папкалық файл шкафтары стандартты корпоративтік жабдыққа айналды. Егер сізге аспалы файлдармен жұмыс істеу керек болса, мен мынаны ұсынамын:

Ілгіштерді емес, файлдарды таңбалаңыз. Бұл сізге жиналыстарға және іссапарларға ілгішті алмай-ақ, файл папкаларын өзіңізбен бірге алып жүруге мүмкіндік береді.

Нақты жұмыс қарбаласында, егер бірдеңені файлдау алпыс секундтан көп уақытты алса, сіз оны файлдамайсыз, жинап қоясыз.

Бір ілгішке тек бір файл папкасын пайдаланыңыз. Бұл тартпаның көрнекі түрде ұқыпты болуын қамтамасыз етеді және бірнеше файл бір ілгішті қисайтқанда болатын оғаштықтың алдын алады. Папка толған сайын әліпбилік жүйедегі файлдарды қайта реттеу тым көп әурешілік.
Бірінші файл тартпасының алдыңғы жағында қарапайым ілгіштер мен жаңа файл папкаларының үлкен қорын ұстаңыз, сонда сіз жаңа файлдарды лезде жасап, сақтай аласыз.

Файлдарыңызды жылына кемінде бір рет тазалап тұрыңыз Файлдардағы «үйді» жүйелі түрде жинап тұру олардың ескіруіне және «қара құдымға» айналуына жол бермейді, сонымен қатар «керек болып қалар» деген оймен кез келген нәрсені сақтауға еркіндік береді. Сіз бәрібір бірнеше айдан кейін бәрі қайта қаралатынын және нені сақтауға тұрарлық, нені сақтауға болмайтынын қайта шеше алатыныңызды білесіз. Мен айтқандай, мен файлдарымды телефонмен сөйлесіп, күтіп тұрғанда (немесе ұзаққа созылған конференц-байланыс кезінде уақыт өткізу үшін!) тазалаймын.

Мен барлық ұйымдарға (егер оларда әлі жоқ болса) «Қоқыс жәшігі күнін» (Dumpster Day) белгілеуді ұсынамын. Бұл күні барлық қызметкерлер жұмысқа кроссовка мен джинсы киіп келіп, телефондарын «мазаламау» режиміне қойып, барлық сақталған заттарын ретке келтіреді. Қоқыс контейнерлері әкелінеді және бәріне күні бойы тазалау режимінде болуға рұқсат беріледі. Жеке «Қоқыс жәшігі күні» — бұл мереке күндері, жыл соңында немесе көктемнің басында салыққа дайындық кезінде, өткен жылғы қаржылық файлдарды мұрағаттаумен ұштастыруға болатын, еске салғыш файлға (tickler file) қоюға болатын тамаша нәрсе.

Дайындалатын соңғы бір нәрсе...

Сіз уақыт бөлдіңіз, жұмыс аймағын дайындадыңыз және әдістемені енгізуді бастау үшін негізгі құралдарды алдыңыз. Енді не істеу керек?

Егер сіз жұмыс процесі жүйесін орнатуға белгілі бір уақыт бөлуге шешім қабылдасаңыз, оны барынша тиімді ету үшін тағы бір нәрсені істеуіңіз керек: сессия кезінде өзіңізді кез келген басқа міндеттемелерден босатуыңыз керек.

Егер сізге міндетті түрде қоңырау шалу керек біреу болса немесе хатшыңыз сіз үшін шешуі керек бірдеңе болса немесе жұбайыңызбен ақылдасуыңыз керек болса, мұны дәл қазір жасаңыз. Немесе оны қашан жасайтыныңыз туралы өзіңізбен келісім жасаңыз, содан кейін оны өткізіп алмайтын жерге еске салғыш қойыңыз. Сіздің барлық психикалық назарыңыз алдағы жұмысқа қолжетімді болуы өте маңызды.

Мен адамдарға коучинг жүргізуге отырғанда, олар уақыт бөліп, мені ресурс ретінде пайдалану үшін айтарлықтай ақша төлесе де, күн аяқталғанға дейін істеуі керек нәрселері болады және олар әлі өз жүйелерінде оларды реттемеген болады. «Иә, мен бүгін осы клиентке қайта қоңырау шалуым керек», — дейді олар немесе «Жұбайымның бүгінгі кешке билет алғанын тексеруім керек». Меніңше, бұл біздің мәдениетіміздегі хабардарлық пен кемелдіктің белгілі бір жетіспеушілігін көрсетеді — көптеген зиялы адамдар күнделікті жұмыс барысында өз психикасы алдындағы жауапкершіліктің осы деңгейлерін елемейді.

Ендеше, сіз мұның бәрін реттедіңіз бе? Жақсы. Енді барлық ашық циклдеріңіздің (open loops) өкілдерін бір жерге жинайтын кез келді.

5 Жинау: «Заттарыңызды» реттеу

2-тарауда мен жұмысыңызды жинаудың негізгі процедураларын сипаттадым. Бұл тарау сізге барлық аяқталмаған істеріңізді, барлық «заттарыңызды» бір жерге — «кіріс» себетіне жинау процесін егжей-тегжейлі түсіндіреді. Бұл — «су сияқты сана» күйіне жетудің маңызды алғашқы қадамы. Қазіргі бар нәрсеңізден сәл көбірек заттарды жинаудың өзі сізге жағымды сезім сыйлауы мүмкін. Бірақ егер сіз шыдамдылық танытып, жинау процесін 100 пайыз толық орындасаңыз, бұл сіздің тәжірибеңізді айтарлықтай өзгертеді және жұмысыңызды бақылауда ұстаудың маңызды жаңа нүктесін береді.

Мен клиентке осы процесс бойынша коучинг жүргізгенде, жинау кезеңі әдетте бір сағаттан алты сағатқа дейін созылады, дегенмен бір адаммен бұл толық жиырма сағатқа созылды (ақыры мен оған: «Сіз идеяны түсіндіңіз», — дедім). Егер сіз жұмыстағы және кез келген басқа жердегі бәрін қамтитын толыққанды қамтуды мақсат етсеңіз, бұл сіз ойлағаннан да ұзақ уақыт алуы мүмкін. Бұл барлық сақтау орындарын, кез келген қуыс пен бұрышты, соның ішінде көліктерді, қайықтарды және басқа үйлерді (егер бар болса) аралап шығуды білдіреді.

Егер сіз осы бөлімге кем дегенде бірнеше сағат бөлсеңіз, жинақталмаған заттардың негізгі бөлігін қамти алатыныңызға сенімді болыңыз. Тіпті қалғандарын тиісті еске салғыш жазбалар жасау арқылы қамтуға болады — мысалы, «Қайық қоймасын тазалау және өңдеу» және «Дәліз шкафымен айналысу».

Нақты өмірде сіз заттарыңызды әрдайым 100 пайыз жинақталған күйде ұстай алмауыңыз мүмкін. Көптеген адамдар сияқты, сіз де апта бойы тым жылдам қозғалып, тым көп істермен айналысатындықтан, барлық идеяларыңыз бен міндеттемелеріңізді басыңыздан тыс жерде сақтай алмауыңыз мүмкін. Бірақ бұл жұмысыңыз бен өміріңіздегі назарыңызды аударатын барлық нәрселерден «үйді тазалауға» үнемі итермелейтін мінсіз стандартқа айналуы тиіс.

Дайын, назар аудар...

Өңдеуді бастамас бұрын бәрін жинаудың өте практикалық себептері бар:
Айналысу керек заттардың көлемін сезіну пайдалы;
Бұл «туннельдің соңы» қайда екенін білуге мүмкіндік береді; және
Өңдеу және ұйымдастыру кезінде сіз әлі де «бір жерде» болуы мүмкін белгісіз заттардың массасына психологиялық тұрғыдан алаңдағыңыз келмейді. Назарыңызды қажет ететін барлық нәрселер бір жерге жиналғаннан кейін, сіз автоматты түрде жоғары назар мен бақылау күйінде жұмыс істейтін боласыз.

Өз орнында емес барлық заттарды бір уақытта бір жерге жинау қорқынышты болуы мүмкін. Бұл тіпті интуицияға қайшы сияқты көрінуі де мүмкін, өйткені бұл заттардың көпшілігі «онша маңызды» емес болған және солай болып қала береді; сондықтан олар әлі де айналада жатыр. Олар алғаш пайда болған кезде шұғыл болған жоқ және олармен айналыспағандықтан әлі ештеңе бүліне қойған жоқ. Бұл — сіз бір кездері хабарласқыңыз келуі мүмкін деп әмияныңызға салып қойған біреудің визиткасы. Бұл — үстеліңіздің төменгі тартпасында жатқан, бөлшегі жетіспейтін кішкентай техникалық құрылғы. Бұл — кеңсеңізде жақсырақ жерге қоямын деп өзіңізге үнемі айтып жүрген принтер. Бұлар — сізді мазалайтын, бірақ сіз олармен айналысуды немесе ашық циклдер тізімінен мүлдем алып тастауды әлі шешпеген заттар. Бірақ онда әлі де маңызды бірдеңе болуы мүмкін деп ойлайтындықтан, бұл «заттар» сізді басқарады және лайықты болғаннан да көп психикалық энергияны жұмсайды. Есіңізде болсын, сіз не істемей жатқаныңызды білгенде ғана, өзіңізді жақсы сезіне аласыз.

... Алға!

Физикалық жинау Өзіңізді өз орнында мәңгілікке қалмайтын кез келген нәрсені байқауға және жинауға үйретіңіз.

Бірінші әрекет — физикалық ортаңыздан өз орнында емес, қазіргі күйінде мәңгілікке қалмайтын кез келген нәрсені іздеп, оны кіріс себетіне салу. Сіз аяқталмаған заттарды, әлеуетті әрекет туралы қандай да бір шешімді қажет ететін заттарды жинайсыз. Олардың барлығы кейінірек өңдеу үшін «кіріс» себетіне түседі.

Не өз орнында қалады Бірдеңенің кіріс себетіне түсуі керек пе, жоқ па деген нақты шешім қабылдаудың ең жақсы жолы — не түспеуі керек екенін анық түсіну. Міне, өз орнында, қазіргі күйінде, ешқандай әрекетсіз қалатын заттардың төрт санаты:

Құрал-жабдықтар (Supplies)
Анықтамалық материалдар (Reference material)
Декорация (Decoration)
Жабдықтар (Equipment)

Құрал-жабдықтар (Supplies)... сіз үнемі пайдаланатындықтан сақтауыңыз керек кез келген нәрсені қамтиды. Кеңсе тауарлары, визиткалар, маркалар, степлер оқтары, Post-it жапсырмалары, заң блокноттары, қағаз қыстырғыштар, қаламсап өзектері, батареялар, мезгіл-мезгіл толтыру қажет формалар, резеңке таспалар — бұлардың барлығы осыған жатады. Көптеген адамдардың жұмысында тіс жібі, майлықтар, ауызды сергітетін мұзкәмпиттер және т.б. сақталған «жеке құралдар» тартпасы бар.

Анықтамалық материалдар (Reference Material)... бұл бағдарламалық құрал нұсқаулықтары, жергілікті дәмхана мәзірі немесе балаңыздың футбол кестесі сияқты қажет болған жағдайда ақпарат алу үшін сақтайтын кез келген нәрсе. Бұл санатқа телефон және мекенжай ақпараты, жобаларға, тақырыптарға қатысты кез келген материалдар, сондай-ақ сөздіктер, энциклопедиялар мен анықтамалықтар сияқты дереккөздер жатады.

Декорация (Decoration)... отбасылық фотосуреттерді, өнер туындыларын және хабарландыру тақтасына ілінген қызықты әрі шабыттандыратын заттарды білдіреді. Сондай-ақ сізде мақтау қағаздары, естелік кәдесыйлар және/немесе өсімдіктер болуы мүмкін.

Жабдықтар (Equipment)... бұл анық, телефон, компьютер, факс, принтер, қоқыс себеті, жиһаз және/немесе бейнемагнитофон.

Сізде осы төрт санатқа жататын көптеген заттар — негізінен барлық құралдарыңыз бен жабдықтарыңыз бар екеніне күмән жоқ, оларға ешқандай әрекет байланысты емес. Қалғанының бәрі «кіріс» себетіне кетеді. Бірақ сіз бастапқыда құрал-жабдық, анықтама, декорация немесе жабдық ретінде қабылдаған көптеген заттардың да әрекеті болуы мүмкін, өйткені олар әлі де болуы керек күйінде емес.

Мысалы, көптеген адамдардың үстел тартпаларында, шкафтарында және хабарландыру тақталарында ескірген немесе басқа жерде ұйымдастырылуы керек көптеген анықтамалық материалдар бар. Олар «кіріс» себетіне түсуі керек. Сол сияқты, егер сіздің құрал-жабдықтар тартпаңыз бақылаудан шығып, көптеген өлі немесе ұйымдастырылмаған заттарға толса, бұл — жиналуы керек аяқталмаған іс. Балаларыңыздың фотосуреттері жаңа ма? Өнер туындылары қабырғада ілініп тұруын қалайтын нәрсе ме? Кәдесыйлар шынымен де әлі сақтағыңыз келетін нәрсе ме? Жиһаз дәл болуы керек күйінде ме? Компьютер сіз қалағандай орнатылған ба? Кеңсеңіздегі өсімдіктер тірі ме? Басқаша айтқанда, құрал-жабдықтар, анықтамалық материалдар, декорация және жабдықтар, егер олар тиісті жерде және тиісті күйде болмаса, кіріс себетіне тасталуы қажет болуы мүмкін.

Жинауға қатысты мәселелер Жинау кезеңімен айналысқан кезде сіз келесі мәселелердің біріне немесе бірнешеуіне тап болуыңыз мүмкін:

сізде бір кіріс себетіне симайтын нәрсе өте көп;
сіз тазалау мен ұйымдастыруға алаңдап кетуіңіз мүмкін;
сізде кейбір заттар жиналған және ұйымдастырылған болуы мүмкін; және/немесе
сіз алдыңызда ұстағыңыз келетін кейбір маңызды нәрселерді кездестіруіңіз мүмкін.

Зат кіріс себетіне салу үшін тым үлкен болса не істеу керек? Егер сіз бірдеңені физикалық түрде кіріс себетіне сала алмасаңыз, оны білдіретін кәдімгі қағазға жазба жазыңыз. Мысалы, егер сіздің кеңсеңіздің есігінің артында плакат немесе басқа өнер туындысы болса, қағазға «Есіктің артындағы өнер туындысы» деп жазып, қағазды кіріс себетіне салыңыз.

Міндетті түрде күнін де жазыңыз. Бұның бірнеше артықшылығы бар. Егер сіздің ұйымдастыру жүйеңіздегі кейбір қағаздар басқа бір нәрсені білдіретін болса, жазбаның қашан жасалғанын білу пайдалы болады. Сондай-ақ, көмекшіңізге арналған Post-it жазбаларынан бастап, блокнотқа жазып алған дауыстық хабарламаларға немесе клиентпен телефон арқылы сөйлескенде түртіп алған жазбаларға дейін — қолмен жазғанның бәріне күн қою — тамаша әдет. Бұл кішкентай ақпараттың өте пайдалы болатын 3 пайызы үшін осы әдетті қалыптастыруға тұрарлық.

Егер үйінді «Кіріс» себетіне сыймайтындай үлкен болса ше?

Егер сіз де менің клиенттерімнің 98 пайызы сияқты болсаңыз, алғашқы жинақтау әрекетіңіз барысында «кіріс» себетіне жайлы орналасатын мөлшерден әлдеқайда көп зат жиналады. Бұл жағдайда себеттің айналасына, тіпті оның астындағы еденге де үйінділер жасай беріңіз. Соңында бәрін өңдеп, жүйелеген кезде бұл «кіріс» үйінділері босайды. Дегенмен, әзірше «кіріс» үйінділері мен басқа заттардың арасында анық визуалды айырмашылық бар екеніне көз жеткізіңіз.

Жылдам қоқысқа тастау Егер бір нәрсенің қоқыс екені бірден белгілі болса, оны көрген бойда лақтырып жіберіңіз. Кейбір клиенттерім үшін бұл олардың жұмыс үстелінің ортаңғы тартпасын өмірінде бірінші рет тазалауы болып табылады!

Егер бір нәрсенің не екеніне немесе оны сақтауға тұрарлық па екеніне сенімді болмасаңыз, оны «кіріс» себетіне сала беріңіз. Ол туралы шешімді кейінірек, себетті өңдеу кезінде қабылдай аласыз. Әр затқа бөлек тоқталып, «анау ма, мынау ма» деп шешім қабылдауға тырысып, уақыт жоғалтпаңыз. Егер ол «кіріс» себетінде болса, бәрібір кейінірек шешім қабылдайсыз, ал өңдеу режимінде болғанда мұндай таңдау жасау оңайырақ. Жинақтау процесінің мақсаты — бәрін мүмкіндігінше тезірек «кіріс» себетіне жинап, тиісті түрде шеп құру және «шайқас шекарасын» белгілеу.

Тазарту және жүйелеу вирусынан сақ болыңыз! Көптеген адамдар кеңсесінің (және үйінің) әртүрлі аймақтарын аралап жүргенде «тазарту және жүйелеу вирусына» шалдығады. Егер бұл сізде орын алса, бүкіл процесті аяқтау үшін алдыңызда үлкен уақыт терезесі (мысалы, кем дегенде толық бір апта) болса ғана бұған жол беруге болады. Әйтпесе, оны бөліктерге бөліп, жүйеңізде «Төрт тартпалы шкафты тазарту» немесе «Кеңсе шкафын жинау» сияқты кішігірім жобалар немесе орындалатын іс-әрекеттер ретінде белгілеп алуыңыз керек.

Жұмысыңыздың бір бөлігін жинаймын деп, соңында бүкіл іс-қимылды басқаруды енгізу процесін аяқтай алмай қалудан сақтаныңыз. Бұл сіз ойлағаннан да көп уақыт алуы мүмкін, ал сіздің мақсатыңыз — бәрін өңдеп бітіру және жүйеңізді мүмкіндігінше тезірек орнату.

Тізімдерде және ұйымдастырушыларда бар заттар туралы не деуге болады?

Мүмкін сізде қазірдің өзінде кейбір тізімдер мен ұйымдастыру жүйесі бар шығар. Бірақ егер сіз жұмыс ағынын өңдеудің бұл моделімен жете таныс болмасаңыз және оны бұрын қолданбаған болсаңыз, мен сол тізімдерді де «кіріс» себетіндегі басқа заттар сияқты өңделуі тиіс дүниелер ретінде қарастыруды ұсынамын. Сіздің жүйеңіз бірізді болуы керек, ал бұған қол жеткізу үшін бәрін бір тұрғыдан бағалау қажет болады.

«Бірақ мен бұл затты жоғалтып ала алмаймын...!»

Жинақтау процесінде адамдар жиі: [*MOTIVATION*]«О, құдайым! Мен бұл туралы ұмытып кетіппін! Мұнымен айналысуым керек!»[*MOTIVATION*] — деп айтуға мәжбүрлейтін қағазға немесе құжатқа тап болады. Бұл екі күн бұрын қайта хабарласуы тиіс телефон жазбасы немесе бірнеше апта бұрын жасалуы керек іс-әрекетті еске түсіретін жиналыс жазбалары болуы мүмкін. Ол адам бұл затты «кіріс» себетіндегі басқа заттардың үлкен үйіндісіне салғысы келмейді, өйткені оны тағы да жоғалтып алудан қорқады.

Егер бұл сізде орын алса, алдымен өзіңізден: «Бұл шынымен де осы алғашқы енгізу уақыты аяқталғанша шешілуі керек нәрсе ме?» — деп сұраңыз. Егер солай болса, ойыңыздан шығару үшін онымен дереу айналысқаныңыз жөн. Егер олай болмаса, оны «кіріс» себетіне салыңыз. Жақында бәрін өңдеп, себетті босатасыз, сондықтан ол жоғалмайды.

Егер сіз дәл қазір бұл іспен айналыса алмасаңыз, бірақ ескерткіштің көз алдыңызда тұрғанын қаласаңыз, жақын жерде «төтенше жағдай» үйіндісін жасаңыз. Бұл мінсіз шешім емес, бірақ жарайды. Өз істеріңізді көбірек сезіне бастағанда, кейбір мазасыздықтың пайда болуы мүмкін екенін ескеріңіз. Өзіңізге қажетті кез келген қолдауды жасаңыз.

Жұмыс үстеліңізден бастаңыз

Дайынсыз ба? Жақсы. Жұмыс үстеліңіздегі заттарды «кіріс» себетіне жинай бастаңыз. Көбінесе қол астында себетке түсуі керек көптеген заттар болады. Көптеген адамдар бүкіл жұмыс үстелін «кіріс» аймағы ретінде пайдаланады; егер сіз де солардың бірі болсаңыз, жинақтауды бастау үшін айналаңызда бірнеше үйінді болады. Жұмыс кеңістігіңіздің бір шетінен бастап, әрбір шаршы сантиметрдегі заттармен айналыса отырып, айналып шығыңыз. Әдеттегі заттар мыналар:

Пошта және меморандум үйінділері
Телефон жазбалары
Жиналған визиткалар
Жиналыс жазбалары

Көптеген адамдар сияқты: «Мен бұл үйіндіде не барын білемін, оны сол жерде қалдырғым келеді», — деген ойға қарсы тұрыңыз. Дәл осы тәсіл бұрын жұмыс істемеген болатын, сондықтан бәрі «кіріс» себетіне түсуі керек.

Жұмыс үстеліңізді айналып жүргенде, өзіңізден ондағы құралдарды немесе жабдықтарды өзгерту ниетіңіз бар-жоғын сұраңыз. Телефоныңыз жақсы ма? Компьютеріңіз ше? Үстелдің өзі ше? Егер бірдеңені өзгерту керек болса, ол туралы жазба жазып, «кіріс» себетіне тастаңыз.

Үстел тартпалары

Содан кейін үстел тартпалары болса, оларды бір-бірлеп қолға алыңыз. Ондағы заттарға көңіл бөлу керек пе? Орындалуы тиіс істер бар ма? Онда тиісті емес заттар бар ма? Егер осы сұрақтардың кез келгеніне жауап «иә» болса, іс-әрекетті талап ететін затты «кіріс» себетіне салыңыз немесе ол туралы жазба жазыңыз. Тағы да айтамын, бұл мүмкіндікті тартпаларды тазалауға және жүйелеуге пайдаланасыз ба, әлде жай ғана кейінірек жасау үшін жазба қалдырасыз ба — бұл сіздің уақытыңызға және онда қанша зат барына байланысты.

Үстел үстілері (Countertops)

Кеңсеңізді айнала жұмыс істеуді жалғастырыңыз, комодтардың, үстелдердің немесе шкафтардың үстінде тұрған, онда тұрақты тұруға тиіс емес заттардың бәрін жинаңыз. Көбінесе онда оқу материалдарының, поштаның үйінділері және іс-әрекеттер мен жобаларға арналған әртүрлі папкалар мен қосымша материалдар болады. Бәрін жинаңыз.

Мүмкін сіз пайдаланып, жай ғана қалдырып кеткен анықтамалық материалдар бар шығар. Егер солай болса және оны файл шкафына немесе кітап сөресіне бір сәтте қайтара алсаңыз, солай жасаңыз. Дегенмен, материалды орнына қоймас бұрын, онымен байланысты қандай да бір ықтимал іс-әрекеттің бар-жоғын өзіңізден сұраңыз. Егер болса, оны процесс барысында кейінірек өңдеу үшін «кіріс» себетіне салыңыз.

Шкафтардың іші

Енді шкафтардың ішіне қараңыз. Онда не бар? Бұл жерлер үлкен жабдықтар мен анықтамалық материалдарды сақтау үшін өте қолайлы, сонымен қатар тереңірек жатқан заттарды жинап тастау үшін де өте тартымды. Онда сынық немесе ескірген заттар бар ма? Мен жиі клиенттерім үшін маңыздылығын жоғалтқан коллекциялық және естелік заттарды табамын. Мысалы, бір сақтандыру кеңсесінің бас менеджері жылдар бойы жиналған «марапаттарының» кем дегенде кішігірім қоқыс контейнеріне тең келетін бөлігін лақтырып тастады.

Коллекциялық және естелік заттарыңыздың сіз үшін әлі де маңызды екенін ойлап көріңіз.

Тағы да, егер бұл аймақтар бақылаудан шығып кетсе және тазарту мен жүйелеуді қажет етсе, бұл туралы жазба жазып, «кіріс» себетіне тастаңыз.

Едендер, қабырғалар және сөрелер

Хабарландыру тақталарында іс-әрекетті қажет ететін дүниелер бар ма? Қабырғада оған тиісті емес ілулі тұрған нәрселер бар ма? Суреттеріңізге, өнер туындыларына, тақтайшаларға немесе декорацияларға көңіл бөлу керек пе? Ашық сөрелер ше? Оқу керек немесе сыйға тарту керек кітаптар бар ма? Ескірген немесе қандай да бір іс-әрекетпен байланысты каталогтар, нұсқаулықтар немесе папкалар бар ма? Едендегі үйінділер ше? Оларды жай ғана «кіріс» себетінің жанына жылжытып қойыңыз.

Жабдықтар, жиһаздар және бекітпелер

Кеңсе жабдықтарының, жиһаздарының немесе физикалық кеңістіктің өзін өзгерткіңіз немесе бірдеңе істегіңіз келе ме? Бәрі жұмыс істеп тұр ма? Сізге қажетті жарықтандырудың бәрі бар ма? Егер орындалуы тиіс істер болса, не істеу керектігін білесіз: жазба жасап, «кіріс» себетіне салыңыз.

Басқа орындар

Осы процесте қарастырып жатқан ауқымыңызға байланысты, заттар сақталатын кез келген басқа жерде де осындай жинақтау жұмысын жүргізгіңіз келуі мүмкін. Егер басыңызды толық босатуға бел бусаңыз, мұны барлық жерде жасау өте маңызды.

Менімен бірге жұмыс істейтін кейбір басшылар мені үйлеріне апарып, сол жерде де осы процесті жүргізгенді өте пайдалы деп санайды. Көбінесе олар «өте маңызды емес» деген тұзаққа үй өмірінде де түсіп қалады және бұл олардың энергиясын кеміріп тастайды.

«Өте маңызды емес» тұзағына үйде де энергияңызды кеміруге жол бермеңіз.

Зейін тазарту: Mind-Sweep

Қоршаған ортаңыздағы өңдеуді қажет ететін барлық физикалық заттарды жинап болғаннан кейін, psychic RAM (психикалық жедел жад) ішінде болуы мүмкін кез келген басқа нәрсені жинағыңыз келеді. «Кіріс» себетінде жоқ, бірақ сіздің зейініңізді аударып тұрған не бар?

Міне, осы жерде таза қағаздар жиынтығы іске қосылады. Мен әрбір ойды, әрбір идеяны, әрбір жобаны немесе зейініңізді аударған нәрсені бөлек қағазға жазуды ұсынамын. Сіз блокнотқа бір ұзын тізім жасай аласыз, бірақ кейінірек әрбір тармақты жеке-жеке өңдейтіндігіңізді ескерсек, бәрін бөлек парақтарға жазу әлдеқайда тиімді. Сіз бұл қағаздарды сақтамауыңыз мүмкін (егер сіз төмен технологиялық әдісті ең жақсы деп шешпесеңіз), бірақ өңдеу кезінде олардың жеке элементтер ретінде болуы ыңғайлы болады.

Бәрін жинап болғаннан кейін, басыңызды бөлек жазбаларға түсіруге шамамен жиырма минуттан бір сағатқа дейін уақыт кетеді. Сіздің ойыңызға заттар кездейсоқ ретпен келе бастайтынын байқайсыз — кішкентай істер, үлкен істер, жеке істер, кәсіби істер, ешқандай ретсіз.

Бұл жағдайда санға мән беріңіз. Бір нәрсені өткізіп алу қаупінен гөрі, бұл процесті артығымен орындаған әлдеқайда жақсы. Қоқысты кейінірек лақтырып тастай аласыз. Бірінші идеяңыз «Озон қабатын сақтау» болуы мүмкін, содан кейін «Маған мысық тамағы керек!» деп ойлауыңыз мүмкін. Бәрін жазып алыңыз. Осы процедура кезінде «кіріс» себетінде айтарлықтай үлкен қағаз үйіндісі пайда болса, таң қалмаңыз.

«Қозғаушы» (Trigger) тізімі

Басыңызды тазартуға көмектесу үшін төмендегі «Аяқталмаған істерді қозғаушы» тізімін тармақ бойынша қарап шығып, бірдеңені ұмытып кетпегеніңізді тексеріңіз. Көбінесе сізге ойыңыздың бір бұрышында жатқан нәрсені шығару үшін кішкене түрткі қажет болады. Есіңізде болсын, бірдеңе ойыңызға келгенде, оны қағазға жазып, «кіріс» себетіне тастаңыз.

«Аяқталмаған істерді қозғаушы» тізімі

Кәсіби

Басталған, бірақ аяқталмаған жобалар
Басталуы керек жобалар
Басқаларға берілген міндеттемелер/уәделер
Бастық/серіктестер
Әріптестер
Қол астындағылар
Ұйымдағы басқа адамдар
«Сыртқы» адамдар
Клиенттер
Басқа ұйымдар
Мамандар
Жасалатын/алынатын коммуникациялар
Ішкі/Сыртқы
Бастау немесе жауап беру:
Телефон қоңыраулары
Дауыстық пошта
Электрондық пошта
Пейджер хабарламалары
Факстер
Хаттар
Меморандумдар
Аяқталатын/тапсырылатын басқа жазбалар
Есептер
Бағалаулар/шолулар
Ұсыныстар
Мақалалар
Жарнамалық материалдар
Нұсқаулықтар/нұсқаулар
Қайта жазулар және түзетулер
Белгіленуі/сұралуы тиіс жиналыстар
Қандай шешімдер туралы кім білуі керек?
Маңызды оқу/шолу
Қаржылық
Ақша ағыны (Cash flow)
Статистика
Бюджеттер
Болжамдар
Пайда мен залал есебі (P&Ls)
Баланс ведомосы
Кредиттік желі
Жоспарлау/ұйымдастыру
Ресми жоспарлау (мақсаттар, межелер)
Ағымдағы жобалар (келесі кезеңдер)
Алдағы жобалар
Бизнес/маркетинг жоспарлары
Ұйымдастырушылық бастамалар
Алдағы оқиғалар
Жиналыстар
Презентациялар
Ұйымдастырушылық құрылымдау
Ғимараттардағы/жайлардағы өзгерістер
Жаңа жүйелерді/жабдықтарды орнату
Саяхат
Банктер
Дебиторлық берешек
Кредиторлық берешек
Ұсақ шығындарға арналған ақша (Petty cash)
Әкімшілік
Құқықтық мәселелер
Сақтандыру
Персонал
Саясаттар/процедуралар
Клиенттер
Ішкі
Сыртқы
Маркетинг
Жарнама (Promotion)
Сату
Клиенттерге қызмет көрсету
Жүйелер
Телефондар
Компьютерлер
Кеңсе жабдықтары
Басқа жабдықтар
Коммуналдық қызметтер
Іс қағаздарын жүргізу (Filing)
Сақтау
Инвентаризация
Жабдықтар (Supplies)
Кеңсе/нысан
Кеңсені ұйымдастыру
Жиһаз
Декорациялар
Күтіп жүрген...
Ақпарат
Делегацияланған тапсырмалар/жобалар
Жобалар үшін маңызды аяқталулар
Жауаптар:
Хаттарға
Меморандумдарға
Қоңырауларға
Ұсыныстарға
Өтінімдерге
Өтемақыларға (Reimbursements)
Ұсақ шығындарға
Сақтандыруға
Тапсырыс берілген заттар
Жөндеудегі заттар
Билеттер
Басқалардың шешімдері
Кәсіби даму
Тренингтер/семинарлар
Үйренетін нәрселер
Іздеп көретін нәрселер
Жаттығатын/үйренетін дағдылар (әсіресе компьютерге қатысты)
Аудио/видео тренингтер
Резюмелер
Сыртқы білім беру
Зерттеу — білу керек...
Кәсіби гардероб

Жеке

Басталған, бірақ аяқталмаған жобалар
Басталуы керек жобалар
Басқаларға берілген міндеттемелер/уәделер
Жұбайы
Балалар
Отбасы
Достар
Мамандар
Қарызға алынған заттар
Жобалар: басқа ұйымдар
Қызмет көрсету
Қоғамдық
Волонтерлік
Жасалатын/алынатын коммуникациялар
Отбасы
Достар
Кәсіби
Бастау немесе жауап беру:
Телефон қоңыраулары
Хаттар
Ашық хаттар (Cards)
Алдағы оқиғалар
Ерекше жағдайлар
Туған күндер
Мерейтойлар
Үйлену тойлары
Оқу бітіру кештері
Мерекелер
Саяхат
Демалыс күндеріне саяхат
Демалыстар (Vacations)
Әлеуметтік шаралар
Мәдени шаралар
Спорттық шаралар
Зерттеу және даму — жасалатын істер
Баратын жерлер
Кездесетін/шақыратын адамдар
Жергілікті көрікті жерлер
Әкімшілік
Қаржылық
Шоттар
Банктер
Инвестициялар
Несиелер
Салықтар
Сақтандыру
Құқықтық істер
Іс қағаздарын жүргізу (Filing)
Күтіп жүрген...
Пошталық тапсырыс
Жөндеу
Өтемақылар
Қарызға берілген заттар
Медициналық деректер
Шақыруларға жауап (RSVPs)
Үй/үй шаруашылығы
Жалға берушілер
Мүлікке иелік ету
Құқықтық
Жылжымайтын мүлік
Зонинг (Zoning)
Салықтар
Құрылысшылар/мердігерлер
Жылыту/кондиционерлеу
Сантехника
Электр қуаты
Шатыр
Ландшафт
Кірме жол
Қабырғалар/едендер/төбелер
Декорация
Жиһаз
Коммуналдық қызметтер
Тұрмыстық техника
Лампочкалар/электр сымдары
Ас үй заттары
Кір жуғыш машина/кептіргіш/шаңсорғыш
Жинау/тазалау керек аймақтар
Компьютерлер
Бағдарламалық қамтамасыз ету
Аппараттық қамтамасыз ету
Қосылымдар
CD-ROM
Электрондық пошта/Интернет
ТВ
VCR
Музыка/CD/кассеталар
Камералар/фотопленка
Телефондар
Автожауапбергіш
Спорттық жабдықтар
Шкафтар/киімдер
Гараж/қойма
Көлікті жөндеу/техникалық қызмет көрсету
Құралдар
Жүк (Luggage)
Үй жануарлары
Денсаулық сақтау
Дәрігерлер
Стоматологтар
Мамандар
Хобби
Кітаптар/пластинкалар/кассеталар/дискілер
Жұмыстар (Errands)
Құрылыс дүкені
Дәріхана
Базар
Банк
Химиялық тазалау
Кеңсе тауарлары дүкені
Қауымдастық
Көршілер
Мектептер
Жергілікті билік
Қоғамдық мәселелер

«Кіріс» инвентаризациясы

Егер сіздің басыңыз жеке және кәсіби тұрғыдан бәрінен босаған болса, онда сіздің «кіріс» себетіңіз өте толы, тіпті асып-төгіліп тұрған шығар. «Кіріс» себетіндегі қағазға негізделген және физикалық заттардан басқа, сіздің «кіріс» инвентарыңызға кез келген дауыстық хабарламалар және коммуникациялық бағдарламаңыздың «кіріс» аймағында тұрған барлық электрондық хаттар кіруі керек. Сондай-ақ, оған сіз әлі келесі іс-әрекеттерін анықтамаған ұйымдастырушы тізімдеріндегі барлық тармақтар кіруі тиіс.

Байланыс бәрі аяқталған инвентарьдың жиектерін оңай көре алған кезде аяқталады.

Мен әдетте клиенттерге дауыстық хабарламаларын қағазға жазып алып, оларды «кіріс» себетіне салуды ұсынамын, сонымен бірге қайта бағалауды қажет ететін бүкіл ұйымдастырушы қойын дәптерлерін де сонда қосуды айтамын. Егер сіз Palm PDA немесе Microsoft Outlook немесе Lotus Organizer-ді күнтізбе мен телефон/мекенжай функцияларынан басқа нәрсе үшін пайдаланып жүрсеңіз, кез келген тапсырмалар мен істер тізімін басып шығарып, оларды да «кіріс» себетіне салуды ұсынамын. Электрондық хаттардың көлеміне және оларды өздерінің шағын жүйесінде өңдеу тиімділігіне байланысты, оларды сол жерде қалдырған дұрыс.

Бірақ «Кіріс» «Кірісте» қалып қоймайды. Осының бәрін жасап болғаннан кейін, сіз келесі қадамға дайынсыз. Сіз «кіріс» себетінде ешнәрсені белгісіз мерзімге қалдырғыңыз келмейді, өйткені онда ол міндетті түрде сіздің психикаңызға қайта оралады, себебі сіздің миыңыз онымен айналыспай жатқаныңызды біледі. Әрине, адамдардың заттарды «кіріс» себетіне жинауға қарсылық танытуының негізгі себептерінің бірі — оны өңдеуге және ұйымдастыруға арналған жақсы әдістеменің жоқтығы. Бұл бізді келесі тарауға алып келеді: «"Кірісті" босату».

6 Өңдеу: «Кірісті» босату

Сіздің зейініңізді аударғанның бәрін жинадыңыз деп есептесек, ендігі міндетіңіз — «кіріс» себетінің түбіне жету. «Кірісті» босату дегеніміз сіз жинаған барлық іс-әрекеттер мен жобаларды нақты орындау дегенді білдірмейді. Бұл жай ғана әрбір элементті анықтау және оның не екенін, нені білдіретінін және онымен не істейтініңізді шешу деген сөз.

«Кірісті» өңдеуді аяқтаған кезде сізде мыналар болады:

Қажет емес нәрсені қоқысқа тастадыңыз;
Екі минуттан аз уақыт алатын кез келген іс-әрекетті аяқтадыңыз;
Делегациялауға болатын кез келген нәрсені басқаларға тапсырдыңыз;
Екі минуттан артық уақытты қажет ететін іс-әрекеттер туралы ескертулерді өз ұйымдастыру жүйеңізге сұрыптадыңыз; және
Алынған мәліметтер негізінде кез келген үлкенірек міндеттемелерді (жобаларды) анықтадыңыз.

Бұл процесті толық көру үшін 120-беттегі Жұмыс ағынының диаграммасына жүгіну пайдалы болуы мүмкін. Ортаңғы баған келесі іс-әрекеттерді өңдеуге және шешім қабылдауға қатысты барлық қадамдарды көрсетеді.

Осы тарауды және келесі тарауды (іс-әрекеттеріңізді ұйымдастыру туралы) «кіріс» себетінде жинағандарыңызды өңдеуге кіріспес бұрын оқып шығуды ұсынамын. Бұл кейбір қадамдарды үнемдеуге көмектесуі мүмкін. Мен клиенттерге бұл процесс арқылы коучинг жүргізгенде, бұл әрқашан ашық циклдерді өңдеудің қарапайым шешім қабылдау кезеңі мен осы шешімдерді клиенттің нақты ұйымдастыру жүйесіне енгізудің ең жақсы жолын табудың қиынырақ тапсырмасы арасындағы «алға-артқа биге» айналады.

Мысалы, менің көптеген клиенттерім өз компаниялары электрондық пошта мен кесте құру үшін пайдаланатын Microsoft Outlook-пен синхрондалатын PDA ұйымдастырушысын жеке баптауға асығады. Біз жасауымыз керек ең бірінші нәрсе («кіріс» себетін жинап болғаннан кейін) — олардың барлық аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз етуінің жұмыс істеп тұрғанына көз жеткізу. Содан кейін біз олардың бұрын Outlook тапсырмалар тізімдерінде ұйымдастыруға тырысқандарының бәрін тазалаймыз (әдетте басып шығарамыз және өшіреміз) және бәрін «кіріс» себетіне саламыз. Содан кейін біз «Қоңыраулар», «Жұмыстар», «Күн тәртібі», «Компьютерде» және т.б. сияқты кейбір жұмыс санаттарын белгілейміз. «Кіріс» себетін өңдеуді бастаған кезде, клиент дереу компьютеріне барып, өзінің іс-әрекет қадамдарын тікелей өзі сенетін жүйеге тере алады.

Егер сіз жеке ескерту жүйесі ретінде не пайдаланатыныңызды әлі білмесеңіз, уайымдамаңыз. Сіз қағаз қиындыларына жазылған жазбалардың төмен технологиялық бастапқы процесінен бастай аласыз. Жүйеңіз орныққаннан кейін құралдарыңызды әрқашан жаңарта аласыз.

Өңдеу бойынша нұсқаулықтар

Бұл модельді үйренудің ең жақсы жолы — оны орындау. Бірақ сақталуы тиіс бірнеше негізгі ережелер бар:
* Ең үстіндегі затты бірінші өңдеңіз.
* Бір уақытта бір затты өңдеңіз.
* Ешқашан ешнәрсені «кіріс» себетіне қайта салмаңыз.

Ең үстіндегі зат бірінші

Тіпті екінші тұрған зат еліңіздің президентінен келген жеке жазба болса да, ал үстіңгі зат жарнамалық пошта болса да, сіз бірінші жарнамалық поштаны өңдеуіңіз керек! Бұл айтылғанды түсіндіру үшін асыра сілтеу, бірақ принцип өте маңызды: бәрі тең дәрежеде өңделеді. «Өңдеу» етістігі «уақыт жұмсау» дегенді білдірмейді. Ол жай ғана «заттың не екенін және қандай іс-әрекет қажет екенін шешу, содан кейін оны тиісінше жіберу» дегенді білдіреді. Сіз бәрібір себеттің түбіне мүмкіндігінше тезірек жетесіз және ондағы ешнәрседен қашқыңыз келмейді.

Өңдеу «уақыт жұмсау» дегенді білдірмейді.

Төтенше жағдайда қарап шығу (Scanning) өңдеу емес

ЖҰМЫС АҒЫНЫНЫҢ ДИАГРАММАСЫ — ӨҢДЕУ

Көптеген адамдар өздерінің «кіріс» себетіне немесе электрондық поштасына келгенде, бірінші кезекте ең шұғыл, ең қызықты немесе ең тартымды шаруаларды іздейді. «Шұғыл сканерлеу» кейде қалыпты әрі қажетті нәрсе (мен де солай істеймін). Мүмкін, сіз сырттағы кездесуден жаңа ғана оралған боларсыз және он бес минуттан кейін ұзақ конференц-байланысқа қосылуыңыз керек шығар. Сондықтан сіз «жарылғалы тұрған миналардың» жоқтығына көз жеткізіп, клиентіңіздің үлкен ұсынысты мақұлдап, жауап берген-бермегенін тексересіз.

Бірақ бұл «кіріс» себетін өңдеу емес; бұл — шұғыл сканерлеу. Өңдеу режимінде болғанда, сіз бір шетінен бастап, заттарды рет-ретімен бір-бірлеп қарап шығуды әдетке айналдыруыңыз керек. Осы ережені бұзып, тек көңіл-күйіңіз қалаған нәрсені ғана таңдап өңдей бастасаңыз, кейбір заттар міндетті түрде өңделмей қалып қояды. Нәтижесінде сізде жұмыс істейтін «шұңғыма» (funnel) болмайды және ол үстеліңіз бен кеңсеңіздің түкпір-түкпіріне жиналып қалады.

LIFO ма, әлде FIFO ма?

Теориялық тұрғыдан алғанда, сіз «кіріс» себетін төңкеріп тастап, ең бірінші келген нәрсені бірінші өңдеуіңіз керек. Дегенмен, егер сіз бір шетінен екінші шетіне дейін ақылға қонымды уақыт ішінде толық өтіп шықсаңыз, бұл үлкен айырмашылық тудырмайды. Бәрібір сіз бәрін аз уақыт ішінде көресіз. Ал егер сіз «кіріс» жәшігінде жиналып қалған электрондық хаттардың үлкен көлемін тазартқыңыз келсе, соңғы келгенін бірінші өңдеу (last-in first) тиімдірек екенін байқайсыз, өйткені талқылаулар бір-бірінің үстіне жиналып қалады.

«Кіріс» себеті — бұл сақтау орны емес, өңдеу станциясы.

Бір уақытта бір зат

Кіріс себетін өңдеу кезінде сізде бір затты қолға алып, онымен не істеріңізді нақты білмей, содан кейін көзіңізді тізімдегі басқа затқа аударып, соған ауысып кету үрдісі болуы мүмкін. Ол зат сіздің психологияңыз үшін тартымдырақ болуы мүмкін, өйткені онымен не істеу керектігін бірден білесіз, ал қолыңыздағы зат туралы ойланғыңыз келмейді. Бұл — қауіпті аймақ. Қолыңыздағы зат үстеліңіздің шетіндегі «хмммм» деген үйіндіге түсіп қалуы мүмкін, өйткені сіз одан төменіректе тұрған оңайырақ, маңыздырақ немесе қызықтырақ нәрсеге алаңдап кеттіңіз.

Көптеген адамдар «кіріс» себетінен бірден бірнеше затты алып, алдына қойып, бәрін бірден бітіруге тырысады. «Үлкен бөлікті бірден шешу» қалауын түсінсем де, мен клиенттеріме үнемі ең үстіндегі бір заттан басқасының бәрін орнына қоюды ескертемін. Тек бір нәрсеге назар аудару барлық заттарыңызды реттеу үшін қажетті зейін мен шешім қабылдауды талап етеді. Егер сізді бөліп жіберсе (бұл әбден мүмкін), «кіріс» себетінің бөлшектері жан-жаққа шашылып, бақылаудан қайтадан шығып кетпейді.

Көпміндеттілікке (Multitasking) қатысты ерекше жағдай

Бір уақытта бір зат ережесінен шамалы ауытқу бар. Кейбір тұлғалық типтер шешім қабылдау үшін назарын бір нәрседен кем дегенде бір минутқа басқа жаққа аударуы қажет. Біреудің осылай істеп жатқанын көрсем, мен оған өңдеу кезінде бірден екі немесе кейде үш затты алуға рұқсат беремін. Содан кейін оған қажетті іс-әрекет туралы таңдау жасау оңайырақ әрі жылдамырақ болады.

Есіңізде болсын, көпміндеттілік — бұл ерекше жағдай және ол тек әрбір затты қысқа мерзімде қарап шығу тәртібін сақтасаңыз және кез келген шешімді бір-екі минуттан артық кейінге қалдырмасаңыз ғана жұмыс істейді.

«Кіріс» себетіне ештеңе қайтып бармайды

«Кіріс» себетінен тек бір бағытқа жол бар. Бұл ескі «заттарды бір рет қана ұста» деген насихаттың нақты мағынасы, бірақ заттарды тек бір рет қана ұстау іс жүзінде жаман идея. Егер сіз солай істесеңіз, сізде ешқашан тізім болмайды, өйткені көрген бойда бәрін бітіріп тастайтын едіңіз. Сондай-ақ, бұл өте тиімсіз болар еді, өйткені сіз айналысатын нәрселердің көбі олар туралы алғаш білгенде бірден орындауды қажет етпейді. Бұл кеңестің пайдасы — «кіріс» себетінен заттарды қайта-қайта алып, олардың мағынасын немесе не істейтініңізді шешпей, қайтадан орнына қалдырып кету деген жаман әдеттен арылуда. Жақсырақ нұсқау былай болар еді: «Кіріс себетінен бір нәрсені алғаш алған кезде, онымен не істеу керектігін және оның қайда баратынын шешіңіз. Оны ешқашан «кіріс» себетіне қайта салмаңыз».

Өңдеудің негізгі сұрағы: «Келесі іс-әрекет қандай?»

Сіз мәнін түсіндіңіз. Сіз бір уақытта бір затпен айналысасыз. Және әрқайсысы бойынша нақты келесі іс-әрекет туралы шешім қабылдайсыз. Бұл оңай көрінуі мүмкін (және солай), бірақ бұл сізден жылдам әрі қарқынды ойлауды талап етеді. Көбінесе іс-әрекет өздігінен белгілі болмайды; оны анықтау керек болады.

Мысалы, сол бірінші зат бойынша біреуге қоңырау шалу керек пе? Бірдеңені толтыру керек пе? Интернеттен ақпарат алу керек пе? Дүкеннен бір нәрсе сатып алу керек пе? Хатшыңызбен сөйлесу керек пе? Бастығыңызға электрондық хат жазу керек пе? Не істеу керек? Егер іс-әрекет болса, оның ерекшелігі келесі таңдаулар жиынтығын анықтайды. Бірақ егер сіз: «Мұнымен істейтін ештеңе жоқ қой?» десеңіз ше?

Мен нудистер лагеріндегі маса сияқтымын; не істегім келетінін білемін, бірақ неден бастарымды білмеймін. — Стивен Бейн

Егер ешқандай іс-әрекет қажет болмаса ше?

Сіздің «кіріс» себетіңіздегі заттардың бір бөлігі ешқандай іс-әрекетті талап етпеуі мүмкін. Бұл санатқа заттардың үш түрі жатады:

Қоқыс
Ойлануға қалдырылатын заттар (Incubate)
Анықтамалық материал

Қоқыс

Егер сіз менің ұсыныстарымды орындап жатсаңыз, күмәнсіз, көптеген заттарды лақтырып тастаған боларсыз. Сондай-ақ, «кіріс» себетіне бұдан былай қажет емес заттарды да салған болуыңыз әбден мүмкін. Сондықтан заттарыңызды өңдеу кезінде лақтыратын нәрселердің әлі де көп екеніне таң қалмаңыз.

Өміріңіздегі барлық заттарды өңдеу сізге не істейтініңізді және не істемеу керектігін жақсырақ түсінуге көмектеседі. Мен бірге жұмыс істеген бір қор директоры өзінде тым көп (мыңдаған!) электрондық хат жиналып қалғанын, оларға бәрібір жауап бермейтінін түсінді. Ол менің әдісімді қолдану оны өзінің аяқталмаған істер әлемінде не нәрсенің қалуына рұқсат беретіні туралы «салауатты диетаға» отыруға мәжбүр еткенін айтты.

Кейбір кезде бір нәрсені болашақ үшін сақтау керек пе, жоқ па деген сұрақ туындауы мүмкін. Менің мұны шешудің екі жолы бар:

Күмән туса — лақтырып таста.
Күмән туса — сақтап қой.

Таңдау өзіңізде. Меніңше, екі тәсіл де дұрыс. Тек өз түйсігіңізге сеніп, кеңістігіңізге шынайы қарауыңыз керек. Көптеген адамдар бұған алаңдайды, өйткені олардың жүйелері бұрын ешқашан толық функционалды және нақты болмаған. Егер сіз анықтамалық материалдар мен құралдарды іс-әрекетті қажет ететін заттардан нақты ажыратсаңыз және анықтамалық жүйеңіз қарапайым әрі қолайлы болса, сіз өзіңіз сыйдыра алатынша материалды оңай сақтай аласыз. Бұл бойынша ешқандай әрекет қажет болмағандықтан, бұл тек физикалық кеңістік пен логистика мәселесі.

Ойлануға қалдыру (Incubate)

«Кіріс» себетіңізде «қазір бұл бойынша істейтін ештеңе жоқ, бірақ кейінірек болуы мүмкін» деп айтатын заттар болуы мүмкін. Мұның мысалдары:

Сауда палатасының қонақ спикермен өтетін таңғы асы туралы хабарландыру. Ол екі аптадан кейін болады, ал сіз сол кезде үйде боласыз ба, әлде іссапарда боласыз ба, әлі білмейсіз.
Сізді үш аптадан кейін қатысуға шақырған директорлар кеңесі отырысының күн тәртібі. Отырысқа бір күн қалғанда күн тәртібімен танысудан басқа ешқандай әрекет қажет емес.
Жеке қаржыңызға арналған Quicken бағдарламалық жасақтамасының келесі жаңартуы туралы жарнама. Сізге бұл жаңа нұсқа шынымен керек пе? Білмейсіз... бұл туралы тағы бір апта ойланғыңыз келеді.
Келесі жылғы жылдық сату жиналысында жасағыңыз келетін идея. Қазір ештеңе істеудің қажеті жоқ, бірақ жоспарлауды бастау керек кезде еске салғанын қалайсыз.
Акварель сабағына қатысу туралы жазба, бірақ қазір оған мүлдем уақытыңыз жоқ.

Мұндай заттармен не істейсіз? Екі нұсқа бар:

Оларды «Бірде/Мүмкін» (Someday/Maybe) тізіміне жазыңыз.
Оларды күнтізбеңізге немесе «еске салғыш» (tickler) файлына салыңыз.

Бұл процедуралардың мақсаты — осы заттарды қазір ойыңыздан шығаруға мүмкіндік беру және тиісті уақытта мүмкін болатын әрекет туралы еске салудың қайта пайда болатынына сенімді болу. Мен бұл туралы келесі «Ұйымдастыру» тарауында толығырақ айтамын. Әзірге мұндай заттарға Post-it қағазын жабыстырып, «мүмкін» немесе «17 қазанда еске сал» деп белгілеп, кейінірек сұрыптау үшін жиналып жатқан «күтудегілер» санатына қоя тұрыңыз.

Анықтама (Reference)

«Кіріс» себетіндегі көптеген заттар іс-әрекетті қажет етпейді, бірақ жобалар мен тақырыптар бойынша пайдалы ақпарат ретінде құнды болуы мүмкін. Идеалды жағдайда, сізде анықтамалық және қосымша ақпарат үшін ыңғайлы құжаттау жүйесі (4-тарауда сипатталғандай) бұрыннан орнатылған болуы керек. Кіріс жәшігінде немесе электрондық поштада мұрағаттау немесе қолдау мақсатында сақтағыңыз келетін материалды кездестіргенде, оны файлға салыңыз.

Анықтамалық жүйеңіз тым ресми немесе мүлдем болмағандықтан, сақтағыңыз келетін, бірақ үйінді болып жиналып қалған немесе жәшіктерге тығылған көптеген әртүрлі заттарды табасыз. Естеріңізге сала кетейін, сіз отырған жерден қол созым жерде орналасқан, алпыс секундтан аз уақыт алатын, қолдануға ыңғайлы жалпы анықтамалық құжаттау жүйесі — бұл әдістемені толық енгізудің маңызды компоненті. Нақты өмірдің «шайқас алаңында» құжаттарды сақтау оңай, жылдам әрі жағымды болмаса, сіз оларды ұйымдастырудың орнына үйіп тастайсыз. Содан кейін заттарды өңдеуді жалғастыру әлдеқайда қиын болады.

Сақтағыңыз келетін нәрсені кездестіргенде, оған белгі (label) жасаңыз, папкаға салыңыз және оны құжат салатын жәшікке салыңыз. Немесе оған Post-it қағазын жабыстырып, хатшыңызға немесе көмекшіңізге солай істеуді тапсырыңыз. Коучингтің алғашқы күндерінде мен клиенттеріме «Файлға салу керек» деген үйіндіні сақтауға рұқсат беретінмін. Қазір олай істемеймін. Егер сіз оны жүйеге бірден сала алмасаңыз, оны ешқашан істемейтініңізді түсіндім. Егер қазір істемесеңіз, кейін де істеуіңіз екіталай.

Ал егер іс-әрекет қажет болса... ол қандай?

Бұл — ең маңыздысы. Егер «кіріс» себетіндегі зат бойынша бірдеңе істеу керек болса, онда келесі іс-әрекеттің нақты не екенін шешу керек. «Келесі іс-әрекеттер» дегеніміз — жағдайды аяқтауға жақындату үшін қажет болатын келесі физикалық, көзге көрінетін әрекет.

Бұл естілгеннен әрі оңай, әрі қиын. Келесі іс-әрекетті анықтау оңай болуы керек, бірақ көбінесе сіздің миыңызда әлі болмаған жылдам талдаулар мен бірнеше жоспарлау қадамдары қажет болады. Тіпті қарапайым нәрсені аяқтау үшін нақты не болу керектігін анықтамас бұрын осы ойлау процесі өтуі тиіс.

Адамның назарында болуы мүмкін әдеттегі заттардың тізімін қарастырайық:
Гаражды тазалау
Салықтарды төлеу
Мен баратын конференция
Боббидің туған күні
Пресс-релиз
Тиімділікті бағалау (Performance reviews)
Басқарудағы өзгерістер

Бұл заттардың әрқайсысы тапсырма немесе жоба ретінде салыстырмалы түрде түсінікті болып көрінгенімен, әрқайсысы бойынша келесі іс-әрекетті анықтау ойлануды талап етеді.

Гаражды тазалау... Жақсы, мен тек сонда барып бастауым керек. Жоқ, тоқтай тұрыңыз, онда мен құтылуым керек үлкен тоңазытқыш бар. Мен Джон Патриктің оны өз лагеріне алғысы келетінін білуім керек. Мен...

Гараждағы тоңазытқыш туралы Джонға қоңырау шалу.

Салықтарды төлеу... бірақ соңғы K-1 формасын алмайынша мен оларды бастай алмаймын. Оған дейін ештеңе істей алмаймын. Сонымен мен...

Acme Trust-тан K-1 күту.

Мен баратын конференция... Сандраның біз үшін пресс-кит дайындайтынын білуім керек. Меніңше, маған...

Конференцияға арналған пресс-киттер туралы Сандраға хат жазу.

Іс-әрекет қадамы абсолютті келесі физикалық іс болуы керек. Бұл физикалық, көзге көрінетін әрекеттер екенін есте сақтаңыз. Көптеген адамдар «жиналысты белгілеу» деңгейіне жеткенде «келесі іс-әрекетті» анықтадық деп ойлайды. Бірақ бұл келесі іс-әрекет емес, өйткені ол физикалық мінез-құлықты сипаттамайды. Жиналысты қалай белгілейсіз? Бұл қоңырау шалу немесе электрондық хат арқылы болуы мүмкін, бірақ кімге? Шешіңіз. Егер қазір шешпесеңіз, бәрібір кейінірек шешуге тура келеді. Бұл процестің мақсаты — осы зат бойынша ойлау жаттығуын аяқтауға мәжбүрлеу. Егер сіз оны бастау үшін қажетті келесі физикалық әрекетті анықтамасаңыз, ол туралы тіпті бүдірсіз ойлаған сайын психологиялық алшақтық болады. Сіз оны байқамауға тырысасыз.

Келесі физикалық әрекеттің не екенін білмейінше, бірдеңе орын алмас бұрын әлі де ойлану керек.

Іс-әрекет қадамы не екенін шешкеннен кейін

Нақты келесі іс-әрекетті шешкеннен кейін сізде үш нұсқа болады:

Оны жасаңыз (егер әрекет екі минуттан аз уақыт алса).
Оны тапсырыңыз (егер іс-әрекетті жасауға сіз ең лайықты адам болмасаңыз).
Оны кейінге қалдырыңыз (кейінірек орындалатын жұмыс нұсқасы ретінде ұйымдастыру жүйесіне енгізіңіз).

Оны жасаңыз

Егер келесі іс-әрекетті екі минут немесе одан аз уақыт ішінде жасауға болатын болса, оны затты алғаш қолға алған кезде жасаңыз. Егер жазбаны оқуға небәрі отыз секунд кетсе және жіберушіге Post-it қағазында жылдам «иә»/«жоқ» немесе басқа жауап қайтару керек болса, оны қазір істеңіз. Егер каталогты бір-екі минут ішінде қарап шығып, қызықты нәрсе бар-жоғын көре алсаңыз, қарап шығыңыз да, қажетінше лақтырыңыз немесе файлға салыңыз. Егер келесі әрекет біреудің дауыстық поштасына жылдам хабарлама қалдыру болса, қазір қоңырау шалыңыз.

Зат «жоғары басымдықты» болмаса да, егер оны бәрібір істейтін болсаңыз, қазір істеңіз. Екі минуттық ереженің негіздемесі — бұл затты сақтау және қадағалау оны алғаш қолға алғанда орындап тастағаннан гөрі көбірек уақыт ала бастайтын нүкте. Егер іс істеуге тұрарлықтай маңызды болмаса, оны лақтырып тастаңыз. Егер маңызды болса және оны қашан да бір істейтін болсаңыз, тиімділік факторы іске қосылуы керек.

Көптеген адамдар екі минуттық ережені әдетке айналдыру олардың өнімділігін күрт жақсартатынын байқайды. Бір ірі бағдарламалық қамтамасыз ету компаниясының вице-президенті маған бұл оған күніне қосымша бір сағат сапалы бос уақыт бергенін айтты! Ол күніне 300 электрондық хат алатын, жұмыс күнінің көп бөлігін үш негізгі бастамаға арнайтын жоғары технологиялық басшылардың бірі болатын. Сол хаттардың көбі оның қарамағындағы адамдардан келетін — оларға алға жылжу үшін бастықтың бір нәрсеге көз салуы, пікірі немесе мақұлдауы қажет еді. Бірақ олар оның негізгі назарындағы тақырыптар болмағандықтан, ол бұл хаттарды «кейінге» қалдыру үшін «кіріс» жәшігінде сақтайтын. Бірнеше мың хат жиналғаннан кейін, ол демалыс күндері жұмысқа барып, бәрін реттеуге тырысатын. Бұл ол жиырма алты жаста болғанда қалыпты болар еді, бірақ ол отыздан асқан және жас балалары бар еді. Демалыс бойы жұмыс істеу бұдан былай қабылданбайтын мінез-құлық болды. Мен оған коучинг жүргізгенде, біз оның «кіріс» жәшігіндегі 800-ден астам хатты қарап шықтық. Көбін лақтыруға болатыны, бірқатарын анықтама ретінде сақтау керектігі, ал басқалары екі минуттан аз уақыт алатын жауаптарды талап ететіні белгілі болды. Бір жылдан кейін тексергенімде, ол әлі де сол тәртіпті сақтап жүр екен! Ол хаттарының бір экраннан асып кетуіне жол бермейді. Ол өзінің жауап беру уақытының күрт қысқаруына байланысты бөлімшенің жұмыс істеу сипаты өзгергенін айтты. Оның қызметкерлері оны қазір «Тефлоннан жасалған» (ешнәрсе жұқпайтын, бәрін жылдам өткізетін) деп ойлайды!

Екі минуттық ереже — бұл сиқыр.

Тапсырыңыз (Delegate It)

Егер келесі іс-әрекет екі минуттан ұзаққа созылатын болса, өзіңізден: «Бұны істеуге ең лайықты адам менмін бе?» деп сұраңыз. Егер олай болмаса, оны жүйелі форматта тиісті адамға тапсырыңыз.

Делегациялау әрқашан төменгі буынға бағытталмайды. Сіз: «Бұл Клиенттерге қызмет көрсету бөліміне баруы керек» немесе «Бұған бастығым көз салуы керек» немесе «Бұл бойынша серіктесімнің көзқарасы қажет» деп шешуіңіз мүмкін.

«Жүйелі формат» төмендегілердің кез келгені болуы мүмкін:
Тиісті тарапқа электрондық хат жіберу.

Қағазға жазба немесе үстеме жазба жазып, оны сол адамға жіберіңіз.

Оған дауыстық хабарлама қалдырыңыз.

Мәселені сол адаммен келесі бетпе-бет сөйлескенде талқылау үшін күн тәртібі тізіміне қосыңыз.

Онымен тікелей бетпе-бет немесе телефон арқылы сөйлесіңіз.

Осы нұсқалардың кез келгені жұмыс істесе де, мен оларды жоғарыдағы ретпен, жоғарыдан төмен қарай ұсынар едім. Электрондық пошта әдетте жүйеге енудің ең жылдам жолы; ол электрондық жазбаны қамтамасыз етеді; және алушы оны өзіне ыңғайлы уақытта қарастыра алады. Жазбаша ескертпелер келесі кезекте тұр, өйткені олар да жүйеге дереу түсе алады және алушының қолында ұйымдастырушылық ескертпе ретінде пайдаланатын физикалық заты болады. Егер сіз тапсырудың бір бөлігі ретінде қағаз материалдарын берсеңіз, жазбаша байланыс — ең дұрыс жол; электрондық пошта сияқты, сіз істі тапсырған адам оны өз кестесіне сәйкес шеше алады. Дауыстық хабарлама тиімді болуы мүмкін және көптеген мамандар сонымен жұмыс істейді; оның кемшілігі — қадағалау сізден де, алушыдан да қосымша күшті талап етеді және сіздің айтқаныңыз әрдайым дұрыс қабылданбайды. Келесі кезекте — хабарламаны күн тәртібі тізіміне немесе сол адаммен кезекті кездесуге арналған папкаға сақтау. Кейде бұл тақырыптың сезімталдығына немесе егжей-тегжейлі сипатына байланысты қажет болады, бірақ бұл жағдайда іс сол кездесу өткенше күтуі керек. Ең аз қолайлы нұсқа — істі талқылау үшін өзіңіздің де, сол адамның да ісін бөлу. Бұл — дереу нәтиже береді, бірақ екеуіңіздің де жұмыс ағыныңызға кедергі келтіреді және дауыстық хабарлама сияқты кемшілігі бар: жазбаша дерек қалмайды.

Тапсырылған істі қадағалау

Егер сіз қандай да бір әрекетті басқа біреуге тапсырсаңыз және нәтижесінде бірдеңе болатынына алаңдасаңыз, оны қадағалап отыруыңыз керек. Келесі тарауда «ұйымдастыру» туралы айтқанда, басқарудың маңызды санаты «Күтілуде» (Waiting For) екенін көресіз.

Өзіңіздің теңшелген жүйеңізді жасағанда, сіз тапсырған және қадағалайтын нәрселер жоспарлағыштағы тізім, әрбір іс үшін бөлек қағаздары бар папка және/немесе бағдарламалық жасақтамаңыздағы «Күтілуде» санатындағы тізім түрінде болуы мүмкін. Қазірше, егер сізде әлі сенімді жүйе орнатылмаған болса, қағаз қиындысына «К/П: Бобтан жауап» (Waiting For: reply from Bob) деп жазып, оны өңдеу нәтижесінде пайда болған «Күтудегілер» бумасына немесе науасына салыңыз.

Егер іс қазірдің өзінде басқа біреудің құзырында болса ше?

Жоғарыда келтірілген мысалда, салық есептемесін жасау үшін соңғы K-1 құжатын күтіп отырғанда, келесі әрекет басқа адамның жауапкершілігінде болады. Мұндай жағдайларда сіз бұл әрекетті тапсырылған іс немесе «Күтілуде» ретінде қадағалағыңыз келеді. «Салықтарымды төлеу» деп жазылған қағазға «Acme Trust-тан K-1 күтілуде» деп жазып, оны «Күтудегілер» бумасына салыңыз.

Басқаларға тапсырған әрбір істің күнін жазып отыру маңызды. Сіздің жеке жүйеңіздегі барлық санаттардың ішінде бұл — бақылауда ұстау үшін ең маңыздысы. Осы ақпаратқа жүгінуге тура келетін санаулы сәттер (мысалы: «Бірақ мен мұны 12 наурызда телефон соғып тапсырыс бергенмін») бұл әдетті өмір бойы сақтауға тұрарлық етеді.

Кейінге қалдыру

«Кіріс» қоржынындағы нәрселер үшін анықталған келесі әрекеттердің көпшілігі өзіңіз орындайтын және орындалуына екі минуттан көп уақыт кететін істер болуы мүмкін.

Клиентке жасау керек қоңырау; командаңызға жіберу үшін біраз ойланып, нобайын дайындауды қажет ететін электрондық хат; кеңсе тауарлары дүкенінен ініңізге сатып алу керек сыйлық; интернеттен жүктеп алып, тексеріп көру керек бағдарламалық жасақтама; жасағыңыз келетін инвестиция туралы жұбайыңызбен сөйлесу — осының бәрі осы сипаттамаға сәйкес келеді.

Бұл әрекеттерді бір жерге жазып, қажет кезде қол жеткізе алу үшін тиісті санаттарға бөлу керек. Қазірше, «Кіріс» қоржынындағы қағаздарға орындалатын әрекеті жазылған Post-it жапсырмаларын қойып, оларды өңделген қағаздардың «Күтудегілер» бумасына қосыңыз.

Қалған «Күтудегі» істер

Егер сіз осы тараудағы нұсқауларды орындасаңыз, сіз көптеген қоқыстардан арыласыз, біраз істі мұрағаттайсыз, көптеген екі минуттық әрекеттерді орындайсыз және бірқатар істерді басқа адамдарға тапсырасыз. Сондай-ақ, қолыңызда әлі де орындауыңыз керек — жақын арада, бір күні немесе нақты бір күні — әрекеттері бар істер жиынтығы мен басқа адамдардан күтіп жүрген нәрселеріңіздің ескертпелері қалады. Бұл «Күтудегілер» тобы сіз тапсырған немесе кейінге қалдырған әрекеттерден тұрады. Бұл — сіздің жеке жүйеңізде әлі де белгілі бір түрде ұйымдастырылуы қажет бөлім, бұл тақырыпты мен келесі тарауда егжей-тегжейлі қарастырамын.

Өзіңізде бар жобаларды анықтау

«Кіріс» қоржынының түбіне жетудегі бұл соңғы қадам назарды жеке әрекеттерден кеңірек көрініске — сіздің жобаларыңызға аударуды талап етеді.

Тағы да қайталаймын, мен «жобаны» аяқтау үшін бірден көп қадамды қажет ететін, сіз қол жеткізуге міндеттенген кез келген нәтиже ретінде анықтаймын.

Егер сіз өзіңіз жасаған әрекеттер тізімін қарап шықсаңыз («Франкке көлік дабылы туралы хабарласу»; «Бернадеттке конференция материалдары бойынша хат жазу»), сіз өзіңіз анықтаған бір әрекеттен де ауқымдырақ бірнеше істі байқайсыз. Франкке қоңырау шалғаннан кейін «көлік дабылына» қатысты әлі де істейтін нәрселер болады, ал Бернадеттке хат жазғаннан кейін конференция бойынша әлі де шешілетін мәселелер қалады.

Жобаларды мен сияқты кең ауқымда анықтаудың практикалық себебі бар: егер сіз анықтаған әрекет қадамы міндеттемені толық аяқтамаса, онда іс біткенше күтудегі әрекеттерді есіңізге түсіріп тұру үшін сізге белгі (stake in the ground) қажет. Сізге жобалар тізімін жасау керек. «Жобалар» тізімі «Мерекелік кеш ұйымдастырудан» бастап, «Widget өнім желісін сатуға» немесе «Өтемақы пакетін аяқтауға» дейінгі кез келген нәрсені қамтуы мүмкін. Бұл тізімнің мақсаты сіздің басымдықтарыңызды көрсету емес, барлық «ашық циклдар» (open loops) үшін орын сақтауды қамтамасыз ету.

Дәл қазір сізде отыздан жүзге дейін жоба болуы мүмкін.

«Жобалар» тізімін «Кіріс» қоржынын алғашқы өңдеу кезінде немесе әрекеттер тізімін жасап болғаннан кейін жасауыңыз маңызды емес. Бұл жай ғана бір сәтте жасалуы керек және үнемі жаңартылып тұруы тиіс, өйткені бұл — сіздің қай жерде екеніңізді және қайда болғыңыз келетінін қайта қараудың негізгі қозғалтқышы.

Қазірше, сіздің ұйымдастыру жүйеңіздің «толық дайын» екеніне көз жеткізейік.

7 Ұйымдастыру: Тиісті себеттерді орнату

Ұйымдастырудың толық әрі мүлтіксіз жүйесінің болуы сізге орасан зор күш береді, өйткені ол сіздің санаңызға төмен деңгейлі ойлардан арылуға және тиісті түрде шешілмеген мәселелерге алаңдамай, интуитивті зейін қоюға мүмкіндік береді. Бірақ бұл жүзеге асуы үшін сіздің физикалық ұйымдастыру жүйеңіз менталды жүйеңізден жақсырақ болуы керек.

Назарыңыздың кең көкжиекте қалуы үшін мызғымас ұйымдастыру қажет.

Бұл тарауда мен сізге «Кіріс» қоржынын өңдеу кезінде қажет болатын ұйымдастыру қадамдары мен құралдары арқылы жол көрсетемін. «Кірісті» алғашқы өңдеу кезінде сіз ұйымдастырғыңыз келетін заттардың тізімдері мен топтарын жасайсыз және міндетті түрде қосымша істерді қосасыз. Басқаша айтқанда, сіздің ұйымдастыру жүйеңіз міндетті түрде бос жерде бірден жасалатын нәрсе емес. Ол сіз өз заттарыңызды өңдеу және бәрін өзіңіз үшін ең қолайлы орынға қойғаныңызды тексеру барысында дамиды.

Мен бәрін жинап алдым, бірақ оны қайда қойғанымды ұмытып қалдым. — Аноним

Төмендегі Жұмыс үдерісі диаграммасының сыртқы шеңбері заттардың не екенін және олармен не істеу керектігін шешкен кезде олар түсетін негізгі топтарды көрсетеді.

ЖҰМЫС ҮДЕРІСІНІҢ ДИАГРАММАСЫ — ҰЙЫМДАСТЫРУ

Негізгі санаттар

Ұйымдастырушылық тұрғыдан қадағалап, басқарғыңыз келетін нәрселердің жеті негізгі түрі бар:

«Жобалар» тізімі

Жобаны қолдау материалдары

Күнтізбелік әрекеттер мен ақпарат

«Келесі әрекеттер» тізімдері

«Күтілуде» тізімі

Анықтамалық материалдар

«Бір күні/Мүмкін» тізімі

Нақты шекаралардың маңыздылығы

Осы санаттардың барлығын бір-бірінен мүлтіксіз бөлек ұстау өте маңызды. Олардың әрқайсысы өзімізбен жасасқан келісімнің жеке түрін білдіреді және егер олар шекараларын жоғалтып, араласа бастаса, ұйымдастырудың құндылығының көп бөлігі жоғалады.

Санаттар визуалды, физикалық және психологиялық тұрғыдан бөлек сақталуы керек.

Егер сіз анықтамалық материалдарды әлі де оқығыңыз келетін нәрселермен бір бумаға салсаңыз, сіз сол бумаға немқұрайлы қарай бастайсыз. Егер сіз «Келесі әрекеттер» тізіміне нақты бір күндері орындалуы тиіс күнтізбелік істерді қоссаңыз, сіз күнтізбеңізге сенбейтін боласыз және әрекеттер тізімін үнемі қайта қарауға мәжбүр боласыз. Егер сізде біраз уақыт бойы ештеңе істемейтін жобаңыз болса, ол «Бір күні/Мүмкін» тізіміне өтуі керек, сонда сіз «Жобалар» тізіміне қажетті қатаң әрекетке бағытталған назармен қарай аласыз. Ал егер сіз «Күтіп жүрген» нәрсе әрекеттер тізіміне еніп кетсе, сіз өнімсіз қайта ойланудан үнемі тұрып қаласыз.

Сізге тек тізімдер мен папкалар ғана қажет

Қадағалау керек нәрселерді білгеннен кейін (бұл алдыңғы «Өңдеу» тарауында айтылды), сізге тек анықтамалық және қолдау материалдары үшін тізімдер мен папкалар қажет. Тізімдеріңіз (олар папкалардағы элементтер де болуы мүмкін) жобаларды, «бір күні/мүмкін» істерін, сондай-ақ белсенді ашық циклдар бойынша орындау керек әрекеттерді қадағалайды. Анықтамалық материалдарды және белсенді жобаларға арналған қолдау ақпаратын сақтау үшін папкалар (цифрлық немесе қағаз негізіндегі) қажет болады.

Көптеген адамдар жылдар бойы тізім жасап келеді, бірақ бұл процедураның ерекше тиімді екенін ешқашан байқамаған. Мен ұсынып отырған жүйе сияқты қарапайым жүйелерге деген сенімсіздік кең таралған. Бірақ тізім жасаушылардың көбі өз тізімдеріне тиісті нәрселерді қоймаған немесе оларды толық емес күйінде қалдырған, бұл тізімдердің жұмыс істеуіне кедергі келтірді. Тізімге не кіретінін білгеннен кейін бәрі әлдеқайда жеңілдейді; содан кейін сізге тек оларды басқарудың жолы қажет.

Мен күрделіліктің бергі жағындағы қарапайымдылық үшін түк те бермес едім, бірақ күрделіліктің арғы жағындағы қарапайымдылық үшін өмірімді қиюға дайынмын. — Оливер Уэнделл Холмс

Мен айтқандай, тізімдеріңіздегі басымдықтардың қандай да бір сыртқы құрылымын жасауға әуре болмауыңыз керек, өйткені жағдай өзгерген сайын оларды қайта реттеуге немесе қайта жазуға тура келеді. Мұндай «тіректерді» орнатуға тырысу көптеген адамдардың ұйымдастыруындағы үлкен реніш көзі болды. Көптеген өзгермелі айнымалыларға сүйене отырып, сіз бүкіл тізімді көргенде басымдықтарды интуитивті түрде анықтайсыз. Тізім — бұл сіз міндеттеме алған барлық белсенді істердің толық инвентаризациясын қадағалаудың және сол инвентарды қарап шығу үшін қолжетімді етудің жолы ғана.

Мен «тізім» дегенде, ұқсас сипаттамасы бар элементтер тобынан басқа ештеңені білдірмейтінімді есте сақтаңыз. Тізім үш түрлі болуы мүмкін: (1) санаттағы элементтер үшін бөлек қағаз жазбалары бар файл папкасы; (2) тақырыбы бар қағаз бетіндегі нақты тізім (көбінесе блокнотта немесе жоспарлағышта); немесе (3) бағдарламалық жасақтамадағы немесе цифрлық көмекшідегі инвентарь, мысалы, Microsoft Outlook тапсырмалар санаттары немесе PDA-дағы санат.

Әрекет ескертпелерін ұйымдастыру

Егер сіз «кіріс» қоржынын босатсаңыз, сізде екі минуттан көп уақыт алатын және басқа біреуге тапсыруға болмайтын әрекеттердің «Күтудегі» ескертпелер бумасы пайда болады. Сізде жиырмадан алпысқа, жетпіске немесе одан да көп осындай элементтер болуы мүмкін. Сондай-ақ сізде басқа адамдарға тапсырған нәрселеріңіздің ескертпелері және, мүмкін, күнтізбеңізге немесе «Бір күні/Мүмкін» папкасына салынуы керек кейбір нәрселер жинақталады.

Уақытыңыз болған кезде жұмыс істеу нұсқалары ретінде қарастыру үшін мұның бәрін өзіңіз үшін мағыналы топтарға бөлгіңіз келеді. Сондай-ақ, сол топтарды қағаз немесе цифрлық түрде, папкалардағы элементтер немесе тізімдер ретінде физикалық түрде ұйымдастырудың ең қолайлы жолын шешкіңіз келеді.

Күнтізбеңізге енетін әрекеттер

Мен айтқандай, ұйымдастыру мақсатында әрекеттердің екі негізгі түрі болады: белгілі бір күні және/немесе белгілі бір уақытта орындалуы керек әрекеттер және күнтізбелік басқа істеріңіздің арасында қолыңыз тиген бойда орындалуы керек әрекеттер. Күнтізбелік әрекеттер уақытқа негізделген (мысалы, «4:00-5:00 Джиммен кездесу») немесе күнге негізделген («Сейсенбіде Рейчелге хабарласып, ұсынысты алғанын білу») болуы мүмкін.

«Кіріс» қоржынын өңдеу барысында сіз күнтізбеңізге бірден енгізген нәрселерді кездестірген боларсыз. Мысалы, медициналық тексеруден өтудің келесі қадамы — қоңырау шалып, жазылу екенін түсінген боларсыз және (әрекет екі минут немесе одан аз уақытты талап ететіндіктен) оны бірден орындадыңыз. Кездесуге жазылған кезде оны күнтізбеңізге жазу қисынды болар еді.

Күнтізбе тек сіздің қалған әрекеттеріңізді орындайтын «нақты ландшафтты» (hard landscape) көрсетуі керек.

Алайда, көптеген адамдар күнделікті істер тізімін жазудың ескі әдетіне сүйеніп, күнтізбеге келесі дүйсенбіде орындағысы келетін, бірақ іс жүзінде орындалмай қалуы мүмкін және келесі күндерге ауыстырылатын әрекеттерді қойғысы келеді. Бұл ниетке қарсы тұрыңыз. Сіз күнтізбеңізге күндізгі міндеттемелеріңіздің нақты шекараларын көрсететін қасиетті аумақ ретінде сенуіңіз керек, олар жүгіріп жүргенде бір қарағанда байқалуы тиіс. Егер онда тек сол күні міндетті түрде орындалуы керек нәрселер болса, бұл әлдеқайда оңай болады. Күнтізбе ұйымдастырудағы тиісті рөліне ие болғанда, сіз орындауыңыз керек әрекеттердің көпшілігі «басқа барлық істеріммен қатар, мүмкіндігінше тезірек» санатында қалады.

«Мүмкіндігінше тезірек» орындалатын әрекеттерді мән-мәтін (контекст) бойынша ұйымдастыру

Көптеген жылдар бойы мен «мүмкіндігінше тезірек» орындалатын әрекетті еске түсірудің ең жақсы жолы — сол әрекетті орындау үшін қажетті белгілі бір мән-мәтін (контекст) екенін түсіндім. Яғни, оны аяқтау үшін қажетті құрал немесе орын немесе адам. Мысалы, егер әрекет компьютерді қажет етсе, ол «Компьютерде» тізіміне енуі керек. Егер сіздің әрекетіңіз көлікпен сыртқа шығуды талап етсе (мысалы, банкке соғу немесе шаруашылық дүкеніне бару), «Шаруалар» тізімі оны қадағалау үшін ең қолайлы орын болады. Егер келесі қадам серіктесіңіз Эмилимен бірдеңені бетпе-бет талқылау болса, оны «Эмили» папкасына немесе тізіміне қою ең дұрыс шешім.

Бұл санаттардың қаншалықты егжей-тегжейлі болуы (1) сіз қадағалауыңыз керек әрекеттердің санына; және (2) оларды орындайтын мән-мәтінді қаншалықты жиі ауыстыратыныңызға байланысты болады.

Егер сіз бар болғаны жиырма бес келесі әрекеті бар сирек кездесетін адам болсаңыз, бір ғана «Келесі әрекеттер» тізімі жеткілікті болуы мүмкін. Оған «Шеге сатып алу», «Бастықпен кадрлық өзгерістер туралы сөйлесу» және «Көшпелі жиналыс туралы идеялардың нобайын дайындау» сияқты әртүрлі элементтер кіруі мүмкін. Алайда, егер сізде елу немесе жүз келесі әрекет болса, олардың бәрін бір үлкен тізімде ұстау сізге қажет нәрсені көруді қиындатады; бірдеңе істеуге уақыт тапқан сайын, сіз өнімсіз сұрыптаумен айналысуға мәжбүр боласыз. Егер сіз конференцияда қысқа үзілісте болсаңыз және бірнеше қоңырау шала алсаңыз, сізге көптеген қатысы жоқ элементтердің ішінен қоңырауларды анықтауға тура келеді. Ал сыртқа шаруалармен шыққанда, сіз шаруаларыңызды іріктеп алып, басқа тізім жасағыңыз келетін шығар.

Бұл ұйымдастыру түрі қолдайтын тағы бір өнімділік факторы — белгілі бір режимде болған кезде энергияңызды тиімді пайдалану. «Телефон режимінде» болғанда, көптеген қоңыраулар жасауға көмектеседі — жай ғана «Қоңыраулар» тізімін орындаңыз. Компьютеріңіз қосулы және цифрлық жұмыс істеп жатқанда, басқа қызмет түріне ауыспай-ақ, онлайн режимде барынша көп іс тындырған пайдалы. Бір мінез-құлық жиынтығынан шығып, басқа ырғақ пен құралдар жиынтығына кіру көптеген адамдар ойлағаннан да көп энергияны қажет етеді. Және, әрине, кеңсеңізде алдыңызда маңызды адам отырғанда, онымен сөйлесу керек нәрселердің бәрі қолыңызда болғаны дұрыс.

Әрекет ескертпелерінің ең көп таралған санаттары

Келесі әрекеттер үшін келесі жалпы тізім тақырыптарының кем дегенде бірнешеуі сіз үшін тиімді болуы мүмкін:

«Қоңыраулар»

«Компьютерде»

«Шаруалар»

«Кеңсе әрекеттері» немесе «Кеңседе» (әр түрлі)

«Үйде»

«Күн тәртібі» (адамдар мен жиналыстар үшін)

«Оқу/Қарау»

«Қоңыраулар»

Бұл — сіз жасауыңыз керек барлық телефон қоңырауларының тізімі; телефоныңыз болған кезде осы тізіммен жұмыс істей аласыз. Сіз неғұрлым мобильді болсаңыз (әсіресе ұялы телефоныңыз болса), барлық қоңырауларыңыздың бір тізімі болуы соғұрлым пайдалы болады: жұмыстан тыс жерде немесе сапарда жүргенде — мүмкін, үзілісте немесе ұшақ күткенде — пайда болатын уақыт терезелері тізіммен жұмыс істеуге тамаша мүмкіндік береді. Жеке «Қоңыраулар» тізімінің болуы зейін қоюды және дәл сол сәтте жасалатын ең жақсы қоңырауды интуитивті таңдауды әлдеқайда жеңілдетеді.

Әрбір элементтің қасына телефон нөмірін жазып қоюды ұсынамын. Егер нөмір алдыңызда дайын тұрса, сіз қоңырау шалар едіңіз, бірақ оны іздеу керек болса, шалмауыңыз мүмкін болатын көптеген жағдайлар бар.

«Компьютерде»

Егер сіз компьютермен жұмыс істесеңіз — әсіресе ноутбукпен жүрсеңіз немесе жұмыста бір компьютер, үйде басқа компьютер болса — ол қосулы және жұмыс істеп тұрғанда орындауыңыз керек барлық әрекеттерді топтастыру пайдалы болуы мүмкін. Бұл сізге компьютерде атқарылатын жұмыстың барлық нұсқаларын көруге мүмкіндік береді, жіберілуі керек барлық электрондық хаттарды, дайындау немесе өңдеу керек құжаттарды және т.б. еске түсіреді.

Мен көп ұшатындықтан, тіпті «Компьютерде» тізімінен бөлек «Онлайн» әрекеттер тізімін ұстаймын. Ұшақта болғанда, көптеген әрекеттер талап ететіндей интернетке немесе серверіме оңай қосыла алмаймын. Сондықтан «Компьютерде» тізімін көрген сайын не істей алатынымды және не істей алмайтынымды қайта ойластырудың орнына, мен «Компьютерде» әрекеттерінің ешқайсысы қосылуды талап етпейтініне сенімді бола аламын, бұл менің санама басқа критерийлер негізінде таңдау жасауға еркіндік береді.

Қай жерде және қалай қандай әрекеттерді орындай алатыныңызды немесе орындай алмайтыныңызды мұқият ойластырыңыз және тізімдеріңізді соған сәйкес ұйымдастырыңыз.

Егер сізде компьютер тек жұмыста болса, сізге бөлек «Компьютерде» тізімі қажет болмауы мүмкін; «Кеңсе әрекеттері» бұл әрекеттерді қамтуы мүмкін, өйткені кеңсе — оларды орындай алатын жалғыз орын. (Сол сияқты, егер сізде компьютер тек үйде болса және ол ноутбук болмаса, компьютерге тән әрекеттерді «Үйде» тізіміне қосуға болады.)

«Шаруалар»

«Сыртта жүргенде» істеу керек нәрселердің бәрін бір жерге жинақтаудың мағынасы зор. Көлікке мініп, бір жерге бару керек екенін білгенде, жолда жүргенде тізімге қарай алу тамаша. «Сейфтен акция сертификаттарын алу», «Картиналарды жақтаушыдан алып кету» және «Гүлзардан петуния сатып алу» сияқты әрекеттер осы жерге жатады.

Бұл тізім жоспарлағышыңыздың бір жерінде сақталатын Post-it жапсырмасынан немесе Palm ұйымдастырушысындағы «Істер» (To Do) бөлімінің «Шаруалар» санатындағы экраннан күрделірек ештеңе болмауы мүмкін.

Көбінесе жекелеген «Шаруалар» элементтерінің ішінде ішкі тізімдерді қадағалау пайдалы. Мысалы, шаруашылық дүкенінен бірдеңе керек екенін түсінген бойда, «Шаруашылық дүкені» деген элементті жасап, содан кейін есіңізге түскен сайын сол жерден сатып алғыңыз келетін заттардың ішкі тізімін қоса аласыз. Төмен технологиялық әдіспен сіз «Шаруашылық дүкені» деген Post-it жапсырмасын жасай аласыз; жоғары технологиялық жағынан, егер сіз цифрлық тізімді пайдалансаңыз, тізімдегі «Шаруашылық дүкеніне» «ескертпе» тіркеп, егжей-тегжейлерді сонда енгізе аласыз.

Біз күрделіліктен кейін келетін сол бір қарапайымдылыққа жетуге ұмтылуымыз керек.

— Джон Гарднер

Мен ірі мегаполистерде көп саяхаттайтындықтан, екі түрлі «Тапсырмалар» тізімін жүргіземін: «Тапсырмалар — Охай» (мен тұратын жер) және «Тапсырмалар — Кез келген жерде» — бұл жолда жүргенде де бітіруге болатын істер үшін. «Суару жүйесіне арналған Т-тәрізді қосқыштар» «Тапсырмалар — Охай» тізіміне түседі, ал «Классикалық шұлықтар сатып алу» «Тапсырмалар — Кез келген жерде» тізіміне жазылады.

«Кеңседегі істер» / «Кеңседе»

Егер сіз кеңседе жұмыс істесеңіз, тек сол жерде ғана жасалатын белгілі бір істер болады. Кеңседе отырғанда осындай тізімнің көз алдыңызда болғаны өте пайдалы. Әрине, кеңсеңізде телефон мен компьютер болса және сізде «Қоңыраулар» мен «Компьютерде» деген жеке тізімдер болса, олар да қолданыста болады.

Мен «Кеңседегі істер» немесе «Кеңседе» тізімін тек кеңседе қолжетімді немесе сол жерде жасау ыңғайлы интернет қосылымын қажет ететін істер үшін қолданар едім. Мысалы, интернеттен үлкен бағдарламаны жүктеп алу туралы ескерту мен үшін осы тізімге кіреді.

«Үйде»

Көптеген істерді тек үйде ғана жасауға болады және бұл контекст үшін арнайы тізім жүргізу қисынды. Сізде көптеген жеке және үй шаруасына қатысты жобалар бар екеніне сенімдімін және олар бойынша келесі қадам көбіне жай ғана «тұрып істеу» болып табылады.

«Жаңа суретті ілу», «CD-дисктерді реттеу» және «Шкафты қысқы киімдерге ауыстыру» — бұл топтама үшін типтік тапсырмалар.

Егер мен сияқты үйіңізде кеңсеңіз болса, тек сол жерде жасалатын кез келген іс «Үйде» тізіміне жазылады. (Егер сіз тек үйде жұмыс істесеңіз және басқа кеңсеге бармасаңыз, сізге «Кеңседегі істер» тізімі мүлдем қажет болмайды — «Үйде» тізімі жеткілікті болады).

«Күн тәртібі» (Agendas)

Көптеген келесі қадамдарыңыз біреумен тікелей өзара әрекеттесу кезінде немесе комитетте, топта немесе қызметкерлер жиналысында талқылануы керек екенін байқайсыз. Сізге серіктесіңізбен келесі жылға арналған идеяны талқылау керек; жұбайыңызбен көктемгі кестесін нақтылауыңыз қажет; хатшыңызға электронды пошта арқылы түсіндіру қиын болатын күрделі тапсырманы тапсыруыңыз керек. Сондай-ақ, дүйсенбі күнгі жиналыста шығындар туралы есеп саясатының өзгергені туралы хабарлауыңыз қажет.

Тұрақты жиналыстар мен сіз үнемі байланыста болатын адамдар үшін жеке «Күн тәртібі» тізімдері қажет болуы мүмкін.

Бұл келесі қадамдар әр адам үшін немесе әр жиналыс үшін жеке «Күн тәртібі» тізімдеріне қойылуы тиіс.
Бастықпен талқылайтын мәселелерді жеке папкаға жинайтын кәсіби мамандар бұл әдістің бір нұсқасын қолданып жүр.
Егер сіз барлық келесі қадамдарыңызды мұқият анықтасаңыз, сізге осындай 3-тен 15-ке дейін тізім қажет болуы мүмкін.
Мен бастықтар, серіктестер, көмекшілер, жұбайлар және балалар үшін жеке файлдар немесе тізімдер жүргізуді ұсынамын.
Сондай-ақ, адвокатыңыз, қаржы кеңесшіңіз, бухгалтеріңіз және/немесе компьютерлік кеңесшіңіз үшін де осындай тізімдер болуы керек.

Егер сіз тұрақты жиналыстарға — қызметкерлер жиналысы, жобалық кездесулер, директорлар кеңесі, комитет жиналыстарына қатыссаңыз, олар да жеке файлдарға лайық. Онда сіз сол жағдайларда қарастырылуы керек мәселелерді жинай аласыз.

Көбіне сіз тек белгілі бір уақыт аралығында ғана байланысатын адаммен талқылайтын істердің ағымдағы тізімін жүргізгіңіз келеді. Мысалы, егер сіздің үйіңізде мердігер жұмыс істеп жатса, жоба аяқталғанша ол үшін жеке тізім жасауға болады.

Мұндай тізімнің пайдалылығын ескере отырып, сіздің жүйеңіз «Күн тәртібін» қажетінше тез әрі оңай қосуға мүмкіндік беруі керек. Мысалы, блокноттағы «Күн тәртібі» бөліміне адам немесе жиналыс үшін жаңа бет қосу немесе PDA-дағы тиісті санатқа жаңа жазба қосу небәрі бірнеше секундты алады.

«Оқу/Қарап шығу»

Сіз өз жәшігіңізден келесі қадамы тек «оқу» болып табылатын бірнеше нәрсені тапқан боларсыз. Сіз «екі минуттық ережеге» сүйеніп, тез қарап шығуға болатын дүниелерді — қоқысқа тастау, мұрағатқа салу немесе тиісті адамға бағыттау арқылы — реттеп тастадыңыз деп үміттенемін.

Екі минуттан көп уақытты алатын, оқылуы тиіс материалдарды «Оқу/Қарап шығу» деп белгіленген жеке физикалық себетке немесе папкаға жинаған дұрыс. Менің анықтама бойынша бұл да «тізім», бірақ құжаттар мен журналдарды науаға немесе тасымалы папкаға топтастыру арқылы тиімдірек басқарылады.

Көптеген адамдарда «Оқу/Қарап шығу» үйіндісі өте үлкен болып кетуі мүмкін. Сондықтан бұл үйіндіде тек уақытыңыз болғанда шынымен оқығыңыз келетін, екі минуттан ұзақ оқылатын материалдардың ғана болғаны өте маңызды. Бұл санаттың шекаралары анық болмаса, жағдай бақылаудан шығып, психологиялық қысым тудырады.

Оқитын материалдар жиынтығының қол астында болғаны және кешігіп жатқан жиналысты күткенде, семинардағы бос үзілісте немесе тіс дәрігерінің қабылдауында отырғанда оларды оңай ала салуға ыңғайлы болғаны практикалық тұрғыдан тиімді. Бұл — осындай оқу материалдарын бітіріп тастауға тамаша мүмкіндіктер.

Уақытын ең нашар пайдаланатындар — оның аздығына бірінші болып шағымданатындар.

— Жан де Лабрюйер

«Күтуде» тізімін ұйымдастыру

Өзіңіз жасауыңыз керек істер туралы ескертулер сияқты, басқалардан қайтып келуін немесе басқалардың орындауын күтіп жүрген барлық нәрселер туралы ескертулер де сұрыпталып, топтастырылуы керек. Мұнда сіз нақты әрекет қадамдарын емес, көбінесе басқалар жауапты болатын соңғы нәтижелерді немесе жобаларды бақылайсыз.

Театрдан тапсырыс берген билеттер, кеңсеге келе жатқан сканер, клиенттің ұсынысқа берген келісімі және т.б.

Бірдеңе бойынша келесі қадам басқа біреуге байланысты болса, сізге әрекет туралы ескерту емес, тек кімнен не күтіп отырғаныңыз туралы триггер (түрткі) қажет. Сіздің рөліңіз — бұл тізімді қажетінше жиі қарап шығу және мәртебені тексеру немесе жобаға «түрткі салу» сияқты әрекеттерді жасау қажеттілігін бағалау.

Бұл «Күтуде» тізімін өз «Келесі қадамдар» тізіміңізбен бір жүйеде, қолжетімді жерде сақтаған дұрыс. Келесі қадам үшін жауапкершілік жоба аяқталғанша бірнеше рет алға-артқа ауысуы мүмкін.

Мысалы, сізге жеткізушіге қоңырау шалып, ұсыныс сұрау керек («Қоңыраулар» тізімінде). Қоңырау шалғаннан кейін, сіз жеткізушіден ұсынысты күтесіз (ұсыныс «Күтуде» тізіміне кетеді). Ұсыныс келгенде, оны қарап шығуыңыз керек (ол «Оқу/Қарап шыгу» себетіне түседі). Қарап болған соң, оны мақұлдау үшін бастығыңызға жібересіз (енді ол қайтадан «Күтуде» тізіміне түседі). Және осылай жалғаса береді.

«Күтуде» тізіміңіз басқа адамдар істеуі тиіс сізді қызықтыратын барлық нәрселердің толық тізімі екенін білгенде, сіз керемет жеңілдік сезінесіз.

Түпнұсқа затты әрекет туралы ескерту ретінде пайдалану

Әрекет туралы ескертулерді бақылаудың ең тиімді жолы — олар ойыңызға келгенде тізімдерге немесе папкаларға қосу. Бастапқы түрткіні өңдеп болғаннан кейін ол қажет болмайды.

Әрекетті қажет ететін электронды хаттар мен қағаздарды қалғандарынан бөлек сақтаңыз.

Алайда, бұл ережеден кейбір ерекшеліктер бар. Кейбір кіріс ақпарат түрлері тізімге жазудың орнына, өздері-ақ қажетті әрекеттер туралы ескерту ретінде тиімді қызмет етеді. Бұл әсіресе қағаз материалдар мен кейбір электронды хаттарға қатысты.

Қағаз түріндегі жұмыс ағынын басқару

Кейбір заттар — жасалуы керек жұмыстың ең жақсы ескертулері. «Оқу/Қарап шығу» санатындағы мақалалар, басылымдар мен құжаттар — бұған ең көп таралған мысал. Журналдың өзін «Оқу/Қарап шығу» себетіне тастаудың орнына, әрекеттер тізіміне «Fortune журналын қарап шығу» деп жазу — артық жұмыс болар еді.

Тағы бір мысал: шоттарды бір уақытта және бір жерде төлеу ыңғайлы деп санайтын адамдар шоттарын «Төленетін шоттар» (немесе жалпылама «Өңделетін қаржы») деп белгіленген папкада немесе себетте сақтайды. Сол сияқты, шығындар туралы есепке арналған түбіртектер де не сол сәтте өңделуі керек, не «Өңделетін түбіртектер» конвертінде сақталуы тиіс.

Ескертулерді тізімге жазу немесе түпнұсқа құжаттарды себетте сақтау тиімдірек пе — бұл көбінесе логистикаға байланысты. Бұл ескертулерді жұмыс үстеліңізден басқа жерде қолдана аласыз ба? Егер солай болса, материалдың тасымалдылығын ескеру керек.

Көптеген жұмыс ағыны жүйелерінің тиімділігіне нұқсан келтіретін нәрсе — барлық бір типті құжаттардың (мысалы, қызмет көрсету сұранымдары) бір науада сақталуы, тіпті олардың әрқайсысы әртүрлі әрекеттерді қажет етсе де. Бір сұраным қоңырау шалуды қажет етеді, екіншісі деректерді тексеруді қажет етеді, ал үшіншісі біреуден ақпарат күтіп тұр — бірақ олардың бәрі бірге жиналған. Бұл жағдай адамның зейінін шаршатады, себебі келесі қадам деңгейінде әлі де көптеген шешілмеген мәселелер қалып отыр.

Менің жеке жүйем өте тасымалды, барлығы дерлік тізімдерде сақталады, бірақ мен әлі күнге дейін қағаз түріндегі ескертулердің екі санатын сақтаймын. Мен өзіммен бірге «Оқу/Қарап шығу» папкасын және «Деректерді енгізу» деп белгіленген тағы бір папканы алып жүремін. Соңғысына мен келесі қадамы компьютерге деректерді енгізу болып табылатын кез келген нәрсені саламын (телефон кітапшасына қосылатын визиткалар, «Дәйексөздер» базасына арналған цитаталар және т.б.).

Электронды пошта арқылы жұмыс ағынын басқару

Қағаз материалдары сияқты, әрекетті қажет ететін электронды хаттар да кейде электронды пошта жүйесінің ішінде өздері-ақ ескерту ретінде жақсы қызмет етеді. Бұл әсіресе сізге хаттар көп келетін болса және жұмыс уақытыңыздың көп бөлігін пошта бағдарламасымен өткізсеңіз өзекті.

Мен әрекетті қажет ететін, екі минуттан ұзақ уақыт алатын хаттар үшін бір папка жасауды ұсынамын. Папка атауы префикс әріптен немесе таңбадан басталуы керек, сонда ол (1) анықтамалық папкалардан өзгеше көрінеді және (2) навигация тақтасының ең жоғарғы жағында тұрады. Microsoft-та «@» таңбасын немесе Lotus-та сызықшаны («-») қолданыңыз. Осылайша пайда болған «@ACTION» папкасында сіз бірдеңе істеуіңіз керек хаттар сақталады.

Келесі кезекте «@WAITING FOR» (Күтуде) деп аталатын папка жасаңыз. Кімде-кім сіз бақылап отырған бірдеңені істейтіні туралы хабарлама жіберсе, сол хатты осы папкаға сүйреп апарыңыз. Сондай-ақ, мұнда сіз электронды пошта арқылы біреуге тапсырған тапсырмаларыңыздың көшірмелерін сақтай аласыз.

Кейбір бағдарламалар хатты жіберу кезінде оның көшірмесін бірден папкаға сақтауға мүмкіндік береді («Жіберу және файлға салу» батырмасы). Басқаларында (мысалы, Outlook) өзіңізге «cc» немесе «bcc» (көшірме) жіберіп, содан кейін сол көшірмені «@WAITING FOR» папкасына салу ең жақсы әдіс болып табылады.

Электронды поштаның «Кіріс» жәшігін «Босату»

Жоғарыда сипатталған әдіс сіздің «Кіріс» жәшігіңізді толық босатуға мүмкіндік береді, бұл күнделікті жұмысыңызды бақылауға және анықтыққа үлкен септігін тигізеді. Сіз «Кіріс» бөлімін нағыз «Кіріс» ретінде қайтарасыз, сонда ондағы кез келген нәрсе автожауап бергіштегі жыпылықтаған жарық сияқты — сізге бірдеңені өңдеу керектігін білдіретін болады!

Электронды поштаны мың хатпен емес, нөлдік деңгейде ұстап тұру әлдеқайда аз энергияны қажет етеді.

«Кіріс» жәшігін босату — бәрін бітірдіңіз деген сөз емес. Бұл мүмкін болғандарын ӨШІРДІҢІЗ, сақтағыңыз келгендерін МҰРАҒАТТАДЫҢЫЗ, екі минуттық жауаптарды ОРЫНДАДЫҢЫЗ және қалғандарын ескерту папкаларына ЖЫЛЖЫТТЫҢЫЗ дегенді білдіреді.

Әрекеттер туралы ескертулерді шашырату туралы ескерту

«Көзден кетсе — көңілден кетеді» деген шын мәнінде көңілден кетті дегенді білдірмейді.

Жасалуы керек істер туралы ескертулерді көзден таса жерге қоюдың қаупі бар. Ұйымдастыру жүйесінің қызметі — сізге қажетті ескертулерді қажетті уақытта көрсету, сонда сіз не істеп жатқаныңызға (және не істемей жатқаныңызға) сенімді бола аласыз. Кеңседен шығар алдында, «@ACTION» папкасындағы хаттарды «Қоңыраулар» немесе «Компьютерде» тізімдері сияқты жеке-жеке қарап шығу керек.

Әрекет триггерлерін папкаға, тізімдерге және/немесе электронды пошта жүйесіне тарату — егер сіз олардың барлығын бірдей жүйелі түрде қарап шықсаңыз, қалыпты жағдай. Заттардың жүйеңіздің түкпір-түкпірінде жасырынып қалуын қаламайсыз.

Достарыңызбен уақыт өткізу немесе ұзақ серуендеу кезінде ойыңызда ештеңе болмауы үшін, сіз барлық әрекетті қажет ететін істеріңіздің қайда екенін, олардың не екенін және олардың күте тұратынын білуіңіз керек. Және мұны бірнеше күн емес, бірнеше секундта жасай алуыңыз қажет.

Жобалар туралы ескертулерді ұйымдастыру

Барлық жобаларыңыздың бір тізімін жасау және жүргізу (тағы да қайталаймын, аяқтау үшін бірден көп әрекет қадамын қажет ететін әрбір міндеттеме немесе қалаулы нәтиже) терең әсер қалдыруы мүмкін! Олар сіз ойлағаннан да көп болуы ықтимал. Егер әлі жасамаған болсаңыз, бастапқыда өте қарапайым форматта «Жобалар» тізімін жасауды ұсынамын.

«Жобалар» тізімі (тізімдері)

«Жобалар» тізімі жобалардың жоспарларын немесе егжей-тегжейлерін сақтауға арналмаған, сондай-ақ оны басымдық немесе көлем бойынша реттеудің де қажеті жоқ — бұл жай ғана сіздің «ашық циклдеріңіздің» (аяқталмаған істер) толық индексі. Негізінде, сіз күнделікті жұмыс барысында «Жобалар» тізімімен жұмыс істемейсіз; сіздің назарыңыз әрекеттер тізімінде болады. Есіңізде болсын, сіз жобаны «істей» алмайсыз, тек оған қажетті әрекет қадамдарын ғана жасай аласыз.

«Жобалар» тізімінің нақты құндылығы — оны толық қарап шығу мүмкіндігінде (кем дегенде аптасына бір рет). Бұл сіздің барлық жобаларыңыз үшін әрекет қадамдары анықталғанына және ештеңе назардан тыс қалмағанына көз жеткізуге мүмкіндік береді.

Толық және өзекті «Жобалар» тізімі — жекелеген «ағаштарды құшақтаудан» бүкіл «орманды басқаруға» өтудің басты операциялық құралы.

Бір тізім бе, әлде бөлінген бе?

Көптеген адамдар бір тізімнің болғанын дұрыс көреді, өйткені ол күнделікті басымдықтар нұсқаулығы емес, негізгі түгендеу қызметін атқарады. Ұйымдастыру жүйесі барлық ашық циклдеріңіз бен нұсқаларыңыз үшін орын дайындайды, сонда сіздің санаңыз стратегиялық шешімдерді интуитивті түрде оңай қабылдай алады.

Шындығында, сізде қанша түрлі жобалар тізімі бар екені маңызды емес, тек олардың барлығын қажетінше жиі қарап тұрсаңыз болғаны, өйткені көбіне сіз мұны «Апталық шолу» кезінде бірден жасайсыз.

Жобаларды іштей сұрыптаудың кейбір жалпы тәсілдері

«Жобалар» тізімін іштей сұрыптау қисынды болатын кейбір жағдайлар бар. Оларды жеке-жеке қарастырайық.

Жеке / Кәсіби

Көптеген адамдар өз тізімдерінің жеке және кәсіби жобаларға бөлінгенін қолайлы көреді. Егер сіз солардың қатарында болсаңыз, «Жеке» тізіміңізді «Кәсіби» тізім сияқты мұқият қарап шығу керек екенін ескеріңіз. Жеке істер бойынша көптеген әрекеттерді де жұмыс күндері орындау қажет болады. Көбіне кәсіби мамандардың ең үлкен қысым сезінуі — олар назардан тыс қалдырған өмірдің жеке аспектілерінен туындайды.

Тапсырылған жобалар

Егер сіз аға менеджер немесе басшы болсаңыз, сізде тікелей жауапты, бірақ қол астыңыздағы адамдарға тапсырған бірнеше жобаларыңыз болуы мүмкін. Әрине, оларды «Күту» (Waiting For) тізіміне қосуға болады, бірақ оларды қадағалау үшін жеке «Жобалар — Тапсырылған» (Projects—Delegated) тізімін жасау тиімдірек болуы мүмкін: мұндағы сіздің міндетіңіз — тізімдегі барлық нәрсенің тиісті деңгейде алға жылжып жатқанына көз жеткізу үшін оны жүйелі түрде қарап шығу.

Жобалардың ерекше түрлері

Кейбір мамандардың жұмысында бір типті бірнеше түрлі жобалар болады, оларды кейбір жағдайларда «Жобалар» тізімінің ішкі бөлімі ретінде топтастырған пайдалы. Мысалы, мен «Орындалатын жобалар» (Projects to Deliver) деп аталатын бөлек санатты ұстанамын, бұл — мен міндеттеме алған алдағы семинарлардың, коучингтердің және консалтингтік тапсырмалардың хронологиялық тізімі. Бұл оқиғалар басқалары сияқты «жобалар» болып табылады, өйткені олар аяқталғанға дейін бәрі өз орнында ма және алға жылжып жатыр ма, соны белгілеп отыруым керек. Бірақ мен үшін оларды басқа жобалардан бөлек, күнтізбеде пайда болу ретімен бір тізімде ұйымдасқан күйде көру пайдалы.

Егер сіз риэлтор болсаңыз, консалтингтік қызметтер сатсаңыз немесе кез келген мамандықта аз ғана әлеуетті клиенттер үшін ұсыныстар әзірлесеңіз, барлық аяқталмаған «процестегі сату қатынастарын» бір жерден көрген тиімді болады. Бұл сіздің жоспарлағышыңыздағы «Әзірлену үстіндегі клиенттік жобалар» (Client Projects in Development) деп аталатын бөлек тізім болуы мүмкін немесе әрбір процесс үстіндегі жоба үшін папкаларыңыз болса, оларды жұмыс үстеліңіздегі бір тіреуішке жинақтау жеткілікті болуы мүмкін. Тек бұл тәсіл әрекетті қажет ететін барлық жағдайлардың толық жиынтығын білдірсе және оларды басқа жобалармен бірге үнемі қарап, өзекті әрі бақылауда ұстасаңыз ғана жұмыс істейтінін ескеріңіз.

Ішкі жобалар туралы не айтуға болады?

Сіздің кейбір жобаларыңыздың ірі ішкі жобалары болуы мүмкін, олардың әрқайсысы теориялық тұрғыдан тұтас жоба ретінде қарастырылуы мүмкін. Мысалы, егер сіз жаңа үйге көшіп жатсаңыз және мүліктің көп бөлігін жаңартып, өзгерткіңіз келсе, сізде «Көгалдандыруды аяқтау», «Ас үйді жөндеу», «Жертөленің электр жүйесін ауыстыру» сияқты әрекетті қажет ететін тармақтар тізімі болуы мүмкін, олардың әрқайсысы өз алдына бөлек жоба ретінде қарастырылуы мүмкін. Мұның бәрін «Жобалар» тізімінде бір жазба ретінде — айталық, «Жаңа үйді жөндеуді аяқтау» деп белгілейсіз бе, әлде әрбір ішкі жобаны жеке тармақ ретінде жазасыз ба?

Шын мәнінде, өнімділікті сақтау үшін жобаның барлық құрамдас бөліктерін қажетінше жиі қарап шығып тұрсаңыз, мұның маңызы жоқ. Ешқандай сыртқы құрал немесе ұйымдастыру форматы барлық жобаларыңызды көлденең және тігінен сұрыптау үшін мінсіз болмайды; сіз бәрібір тұтас көріністі (мысалы, Апталық шолу арқылы) біртұтас қабылдауыңыз керек. Егер сіз үлкен жобаны «Жобалар» тізіміне бір жазба ретінде енгізсеңіз, сол ірі тармаққа келгенде қарап шығу үшін ішкі жобалар тізімін және/немесе жоба жоспарының өзін «жобаны қолдау материалы» ретінде сақтағыңыз келеді. Егер жобаның үлкен бөліктері басқа бөліктердің орындалуына тәуелді болса, мен осылай жасауды ұсынамын. Мұндай сценарийде сізде келесі әрекеттері бекітілмеген ішкі жобалар болуы мүмкін, өйткені олар алға жылжу үшін басқа нәрселердің орындалуын «күту» күйінде болады. Мысалы, сіз «Жертөленің электр жүйесін ауыстыру» жұмысын аяқтамайынша, «Ас үйді жөндеуді» бастай алмауыңыз мүмкін. Дегенмен, сіз басқа ішкі жобаларға қарамастан «Көгалдандыруды аяқтау» жұмысын жүргізе аласыз. Сондықтан сіз «Жертөленің электр жүйесін ауыстыру» және «Көгалдандыруды аяқтау» бойынша келесі әрекеттің үнемі өзекті болғанын қалайсыз.

Қай жолдың жақсы екеніне тым көп алаңдамаңыз. Егер сенімді болмасаңыз, мен Үлкен жобаларды «Жобалар» тізіміне қоюға, ал ішкі бөліктерді жобаны қолдау материалдарында сақтап, оларды міндетті түрде Апталық шолуға қосуға дауыс берер едім. Егер бұл реттеу сізге ыңғайсыз болып көрінсе, белсенді және тәуелсіз ішкі жобаларды негізгі тізіміңізге бөлек жазбалар ретінде қосып көріңіз.

Жобалар мен ішкі жобаларды қалай тізімдейтініңіз өз еркіңізде; тек барлық қозғалыстағы бөліктерді қайдан табуға болатынын нақты білетініңізге көз жеткізіңіз. Барлық жобалар мен ішкі жобаларды бірдей қадағалауға арналған мінсіз жүйе жоқ. Сізге тек жобаларыңыз бар екенін және егер олардың құрамдас бөліктері болса, олар туралы тиісті ескертпелерді қайдан табуға болатынын білу керек.

Жобаны қолдау материалдары

Жобаны қолдау материалдары — бұл жоба бойынша әрекеттер де, жоба туралы ескертпелер де емес. Бұл сіздің әрекеттеріңіз бен жобаларыңыз туралы ойлау процесін қолдайтын ресурстар.

Қолдау материалдарын ескертпе ретінде пайдаланбаңыз

Әдетте адамдар қағаз үйінділері мен қалың папкаларды (1) жобасы бар екенін және (2) ол бойынша бірдеңе істеу керек екенін еске түсіру үшін пайдаланады. Олар негізінен қолдау материалдарын әрекет ескертпелері ретінде қызмет етуге мәжбүрлейді. Мәселе мынада: бұл жобалар бойынша келесі әрекеттер мен «Күту» (Waiting For) тармақтары әдетте анықталмаған және психологиялық тұрғыдан әлі де сол үйінділер мен папкалардың ішінде көміліп жатады — бұл оларға иесін әрекетке тартудың орнына, оны кері итеретін жай ғана «қоқыс» немесе «заттар» (stuff) аурасын береді. Күнделікті қарбалас жұмыс кезінде мұндай файлдар — әрекеттерді іздеу үшін қолыңызға алып, қарағыңыз келетін ең соңғы нәрсе болады. Сіз бұл файлдар мен үйінділерге селсоқ қарай бастайсыз, өйткені олар сізді ештеңе істеуге итермелемейді және жай ғана қосымша мазасыздық тудырады.

Егер сіз осындай жағдайда болсаңыз, алдымен қол жеткізілуі тиіс нәтиже бар екенін еске салу үшін жобаның өзін «Жобалар» тізіміне қосуыңыз керек. Содан кейін әрекет қадамдары мен «Күту» тармақтары тиісті әрекет ескертпелері тізіміне енгізілуі тиіс. Соңында, жоба туралы біреуге қоңырау шалу сияқты әрекетті орындау уақыты келгенде, сөйлесу кезінде қолдау ретінде қажет болуы мүмкін барлық материалдарды шығарып алуға болады.

Қайталап айтсам, қолдау материалдарын не істеу керектігі туралы негізгі ескертпе ретінде пайдаланбауыңыз керек — бұл міндет әрекет тізімдеріне жүктелуі тиіс. Дегенмен, егер материалдарда мұрағаттық және анықтамалық ақпараттан бөлек, жоба жоспарлары мен шолулары болса, оларды шкафтағы таза анықтамалық материалдарға қарағанда көрінетіндей қолжетімді жерде ұстағыңыз келуі мүмкін. Егер сіз Апталық шолу кезінде файл суырмасын ашып, жоспарға қарап тұруға тәртібіңіз жетсе, анықтамалық материалдар тұратын жер де қолдау материалдары үшін жарайды. Олай болмаса, мұндай жобаны қолдау файлдарын жұмыс үстеліңіздегі немесе тіреуіштегі тік файл ұстағышта немесе бөлек «Күтудегі» (Pending) себет-үйіндіде сақтаған дұрыс.

Жаңа үйге көшу туралы алдыңғы мысалға оралсақ, сізде көгалдандыру, ас үй және жертөле туралы барлық жоспарлар, мәліметтер мен жазбалар бар «Жаңа үй» деп белгіленген папка болуы мүмкін. Апталық шолу кезінде «Жобалар» тізіміндегі «Жаңа үйді жөндеуді аяқтау» тармағына келгенде, сіз «Жаңа үй» файлын шығарып, ешқандай ықтимал келесі әрекеттерді өткізіп алмағаныңызға көз жеткізу үшін барлық жазбаларыңызды қарап шығасыз. Содан кейін бұл әрекеттер орындалады, тапсырылады немесе әрекет тізімдеріне шегеріледі, ал папка әрекеттерді орындау үшін немесе келесі Апталық шолуға дейін қайтадан орнына қойылады.

Әлеуетті және тұрақты клиенттермен жұмыс істейтін көптеген адамдар клиенттік папкаларды және/немесе Act! сияқты байланыстарды басқару бағдарламаларын «аккаунтты басқару» үшін пайдалануға тырысты. Мұндағы мәселе мынада: кейбір материалдар — жай ғана фактілер немесе тарихи деректер, оларды қажет болған кезде пайдалану үшін фондық ақпарат ретінде сақтау керек, ал кейбір қадағалануы тиіс нәрселер — қарым-қатынасты алға жылжыту үшін қажетті әрекеттер. Соңғысын әрекеттер тізімі жүйесінде тиімдірек ұйымдастыруға болады. Клиент туралы ақпарат — бұл тек ақпарат қана, оны клиент туралы жалпы анықтамалық файлға қосуға немесе клиентке бағытталған кітапханада сақтауға болады. (Мен Act!-ты компания туралы жалпы ақпаратты және компаниядағы негізгі адамдармен маңызды өзара әрекеттесулерді айқас сілтеме жасауға мүмкіндік беретін керемет мүмкіндігі үшін пайдаланамын. Бұл жай ғана жақсы клиентке бағытталған дерекқор.) Егер маған клиентке қоңырау шалу керек болса, мен ол ескертпені «Қоңыраулар» (Calls) тізімінен басқа еш жерде болғанын қаламаймын.

Жоба бойынша стихиялы ойларды ұйымдастыру

3-тарауда мен сізде жобалар туралы сақтағыңыз келетін, бірақ міндетті түрде келесі әрекеттер болып табылмайтын идеялар жиі болатынын айтқан болатынмын. Бұл идеялар «жобаны қолдау материалдарының» кең санатына жатады және келесі демалыста істегіңіз келетін нәрсе туралы ойдан бастап, жоба жоспарындағы кейбір негізгі құрамдас бөліктерді нақтылауға дейін кез келген нәрсе болуы мүмкін. Бұл ойлар сіз тас жолда келе жатып радиодан жаңалықтар тыңдағанда немесе тиісті мақаланы оқығанда пайда болуы мүмкін. Мұндай материалдармен не істейсіз?

Менің ұсынысым — жобаның немесе тақырыптың өзін қайда қадағалап отырғаныңызды, сол форматта оған ақпаратты қалай қоса алатыныңызды және онымен байланысты көлемдірек деректерді қайда сақтауға болатынын қарастыру. Көптеген мамандарда қолдау материалдарын өңдеудің бірнеше нұсқалары болады, соның ішінде тізім тармағына жазбалар қосу, электрондық поштадағы және/немесе дерекқорлардағы цифрлық ақпаратты ұйымдастыру және қойын дәптерлердегі қағаз негізіндегі файлдар мен жазбаларды жүргізу.

Жоба, тақырып немесе мәселе туралы идеяны ешқашан жоғалтудың қажеті жоқ.

Қоса берілген жазбалар

Ұйымдастырушы бағдарламалардың көбі тізімге немесе күнтізбе жазбасына цифрлық «жазба» (note) қосуға мүмкіндік береді. Егер сіз бағдарлама ішінде «Жобалар» тізімін жүргізсеңіз, ойыңызға келген жобаға барып, оған «жазба» ашып немесе қосып, идеяңызды тере аласыз. Бұл жоба туралы «шұғыл» ойларды жазып алудың тамаша тәсілі. Егер сіздің «Жобалар» тізіміңіз қағаз түрінде болса, негізгі тізімдегі тармақтың қасына Post-it жапсырмасын жабыстыра аласыз немесе тармақтың жеке парағына жаза аласыз. Қалай болғанда да, деректерді пайдалану үшін жобаны қарап шыққанда қосымшаға қарауды ұмытпауыңыз керек.

Электрондық пошта және дерекқорлар

Жобаларыңызға қатысты жақсы ақпараты болуы мүмкін электрондық хаттарды арнайы электрондық пошта папкасында сақтауға болады (жай ғана «@ACTION» нұсқауларын орындап, оны «@PROJECTS» сияқты атаңыз). Сондай-ақ, егер сізде әлі жоқ болса, жоба немесе тақырып бойынша ойларыңызды ұйымдастыру үшін цифрлық дерекқордың неғұрлым қатаң түрін орнату тиімді болуы мүмкін. Мысалы, егер сіздің компанияңыз Lotus Notes пайдаланса, сіз өзіңіздің компьютеріңізде жеке пайдалану үшін немесе желідегі басқалармен бөлісу үшін жобалық дерекқор жасай аласыз. Нарықтағы басқа да еркін форматты дерекқорларды қарап шығуға тұрарлық — тіпті тек өз пайдалануыңыз үшін болса да. Вебтен немесе электрондық хаттардан деректерді қиып алып, тақырып астына қою немесе өз ойларыңызды жазу өте ыңғайлы.

Қағаз негізіндегі файлдар

Қағаз материалдар жиналған кезде әрбір жобаға жеке файл папкасын арнау өте қисынды; бұл төмен технологиялы болуы мүмкін, бірақ бәрібір талғампаз шешім. Қарапайымдылық пен қолданудың жеңілдігі жақсы жалпы анықтамалық құжаттау жүйесін жасайды — бұл сізге жиналыстан қалған қағаз қиындылары үшін папка жасауға ыңғайлылық сезімін береді.

Қойын дәптердегі беттер

Қағаз негізіндегі ауыстырмалы парақтары бар қойын дәптерлердің үлкен артықшылығы — сіз жеке жобаға тұтас бір бетті немесе беттер тобын арнай аласыз. Мен көптеген жылдар бойы алдында «Жобалар» тізімі, ал соңына қарай «Жобаны қолдау» бөлімі бар орташа өлшемді қойын дәптерді ұстадым, онда менде әрқашан тізімімдегі жобалар туралы кез келген стихиялы ойларды немесе жоспарлар мен мәліметтерді жазып алу үшін бос беттер болатын.

Жоғарыда сипатталған әдістердің әрқайсысы жоба бойынша ойларды ұйымдастыруда тиімді болуы мүмкін. Ең бастысы — жоба жазбаларындағы кез келген ішкі әрекет қадамдарын жүйелі түрде іздеп отыруыңыз керек және жобаның сипатына қарай жазбалардың өзін қажетінше жиі қарап шығуыңыз керек. Белсенді емес немесе өзекті болмай қалған жазбаларыңызды жүйелі түрде тазалап отырыңыз.

Іс-әрекетті талап етпейтін деректерді ұйымдастыру

Қызықтысы, көптеген адамдардың жеке басқару жүйелеріндегі ең үлкен мәселелердің бірі — олар бірнеше әрекетті қажет ететін нәрселерді құнды, бірақ әрекет бекітілмеген үлкен көлемдегі деректермен және материалдармен араластырып жібереді. Жұмысымыз бен өміріміздегі іс-әрекетті қажет етпейтін тармақтарды басқару үшін жақсы, жүйелі құрылымдардың болуы, әрекеттеріміз бен жобаларымыз туралы ескертпелерді басқару сияқты маңызды.

Іс-әрекетті қажет етпейтін тармақтар екі үлкен санатқа бөлінеді: анықтамалық материалдар және қазір әрекетті қажет етпейтін, бірақ кейінірек қажет болуы мүмкін нәрселер туралы ескертпелер.

Анықтамалық материалдар

Сіздің жұмыс үстеліңізге және жалпы өміріңізге келетін нәрселердің көбі — анықтамалық материалдар. Ешқандай әрекет талап етілмейді, бірақ бұл әртүрлі себептермен сақтағыңыз келетін ақпарат. Сіздің негізгі шешімдеріңіз — қаншалықты сақтау керек, оған қанша орын бөлу керек, ол қандай формада және қайда сақталуы керек деген мәселелер болмақ.

Көптеген адамдардың өз заттарына қатысты психологиялық мәселесі — ол әлі де «заттар» (stuff) болып қала береді, яғни олар не әрекетті қажет етеді, не қажет етпейді деген шешім қабылдамаған. Қайсысының не екенін нақты ажыратқаннан кейін, анықтамалық ретінде қалған нәрселердің сізге ешқандай қысымы немесе аяқталмағандық сезімі болмауы керек — бұл жай ғана сіздің кітапханаңыз. Осы әрекетті басқару әдістемесін толық енгізгеннен кейін, кеңістігіңіз (физикалық және цифрлық) мүмкіндік бергенше жинағыш бола аласыз. Таза анықтамалық материалдың көлемін арттыру ешқандай психологиялық салмақ салмайды.

Анықтамалық жүйелердің әртүрлілігі

Анықтамалық материалды ұйымдастырудың бірнеше жолы бар. Төменде ең көп таралғандары туралы қысқаша талқылау берілген.

Жалпы анықтамалық құжаттау — қағаз және электрондық пошта

Үлкен санаттар бойынша құжаттау

Ролодекстер мен байланыс менеджерлері

Кітапханалар мен мұрағаттар

Сіздің құжаттау жүйеңіз — бұл оңай табуға болатын деректердің қарапайым кітапханасы болуы тиіс, ол әрекеттер, жобалар немесе басымдықтар туралы ескертпе құралы емес.

Жалпы анықтамалық құжаттау

Жақсы құжаттау жүйесі заттарыңызды өңдеу және ұйымдастыру үшін өте маңызды. Идеалды жағдайда, сіз «кіріс» ақпаратты өңдеу кезінде алфавиттік жалпы анықтамалық құжаттау жүйесін орнатып қойған боларсыз. Сіз кейінірек сілтеме жасағыңыз келетін тіпті бір жапырақ қағазды сақтауға ыңғайлы сезінуіңіз керек. Әдетте адамдарда 200-ден 400-ге дейін қағаз негізіндегі жалпы анықтамалық файлдар және 30-дан 100-ге дейін электрондық пошта анықтамалық папкалары болады.

Үлкен санаттар бойынша құжаттау

Елуден астам файл папкасын қажет ететін кез келген тақырыпқа жеке бөлім немесе суырма берілуі керек. Мысалы, егер сіз корпоративтік бірігуді басқарып жатсаңыз, барлық құжаттамаға екі немесе үш тұтас файл шкафын арнағыңыз келуі мүмкін.

Егер сіздің «назар аударатын аймағыңызда» басқа аймақтармен араласып кетуі мүмкін қолдау материалы болса, ақпаратты жалпы анықтамалықта немесе арнайы файлдарда сақтау керек пе деген дилемма туындауы мүмкін. Жалпы ереже бойынша, өте шектеулі сандағы жеке тақырыптарды қоспағанда, бір жалпы анықтамалық жүйені ұстанған дұрыс.

Ролодекстер мен байланыс менеджерлері

Сізге қажет ақпараттың көбі желіңіздегі адамдармен тікелей байланысты. Соңғы елу жылда сатылған ұйымдастырушылардың телефон/мекенжай бөлімі (күнтізбемен бірге) олардың ең жиі қолданылатын құрамдас бөлігі болып табылады. Бұл таза және қарапайым анықтамалық материал, ешқандай әрекет талап етілмейді.

Жалғыз мәселе адамдар өздерінің Ролодекстерін орындауы тиіс нәрселерді еске түсіру құралы ретінде пайдалануға тырысқанда туындайды. Бұл жұмыс істемейді. Егер адамдарға қатысты барлық әрекеттер әрекет тізімдерінде қадағаланған болса, мекенжай жүйелері тек бейтарап ақпарат көзі болып қалуы тиіс.

Кітапханалар мен мұрағаттар: Дербестендірілген деңгейлер

Пайдалы болуы мүмкін ақпарат көптеген деңгейлерде болады. Қаншалықты сақтау және қандай формада сақтау мәселесі сіздің жеке жайлылық деңгейлеріңізге байланысты өзгеретін шындық болады. Сіздің барлық жобаларыңыз бен әрекеттеріңіз бақылау жүйесінде болғанша, анықтамалық материал тек ақпаратты сақтау және оған қол жеткізу құралы болып қала береді.

Егер материал тек анықтамалық сипатта болса, жалғыз мәселе — оны сақтау үшін жұмсалатын уақыт пен орынға тұрарлық па деген сұрақ.

Белгілі бір деңгейдегі жүйелілік әрқашан жұмысты жеңілдетеді. Сізге үнемі қажет болатын заттар қандай? Олар әрдайым қол астындағы жоспарлағышта немесе PDA-да болуы тиіс. Кездесулер немесе кеңседен тыс іс-шаралар үшін нақты не қажет? Оны портфельге, рюкзакқа, сөмкеге немесе әмиянға салу керек. Кеңседе жұмыс істегенде не қажет болуы мүмкін? Оны жеке құжаттама жүйесіне немесе желілік компьютерге орналастырған жөн. Ал жұмысыңызға қатысты сирек кездесетін жағдайлар ше? Оларға қажетті материалдарды бөлім файлдарында немесе кеңседен тыс қоймада мұрағаттауға болады. Интернеттен кез келген уақытта таба алатын мәліметтер ше? Егер сізге ғаламтор байланысы жоқ жерде қажет болмаса, бұл ақпаратпен ештеңе істеудің қажеті жоқ; ал егер қажет болса, онлайн болғанда деректерді басып шығарып, өзіңізбен бірге ала кететін папкада сақтауыңыз керек.

Анықтамалық материалдарды жеке ұйымдастыру — бұл жай ғана логистикалық мәселе екенін көріп тұрсыз ба? Бұл саладағы табыстың басты факторы — іс-әрекетті талап ететін нәрселерді талап етпейтіндерден ажырата білу. Мұны істегеннен кейін, сіз анықтамалық материалдарды қалауыңызша басқаруға және ұйымдастыруға толық еркіндік аласыз. Бұл — алынған құндылық пен оны жинауға және сақтауға жұмсалған уақыт пен күштің арақатынасына негізделуі тиіс өте жеке шешім.

«Бір күні/Мүмкін» (Someday/Maybes)

Ұйымдастыру жүйесінде қарастырылатын соңғы нәрсе — болашақта қайта қарағыңыз келетін мәселелерді қалай бақылауға болатыны. Бұл бір күні барғыңыз келетін ерекше саяхаттан бастап, оқығыңыз келетін кітаптарға, келесі қаржы жылында қолға алғыңыз келетін жобаларға немесе дамытқыңыз келетін дағдылар мен таланттарға дейін болуы мүмкін. Осы модельді толық іске асыру үшін сізге «кейінге қалдырылған» немесе «күтудегі» компоненттің қандай да бір түрі қажет болады.

Заттарды кейінірек қарап шығу үшін сақтап қоюдың бірнеше жолы бар, олардың барлығы сол мәселелерді қазіргі назарыңыздан және ойыңыздан шығаруға көмектеседі. Сіз бұл тармақтарды «Бір күні/Мүмкін» тізімдерінің әртүрлі нұсқаларына енгізе аласыз немесе оларды күнтізбеңізде немесе қағазға негізделген «еске салғыш» (tickler) жүйесінде белгілеп қоя аласыз.

«Бір күні/Мүмкін» тізіміндегі дүниелер қоқысқа тасталатын нәрселер емес. Олар сіз айналысатын ең қызықты және шығармашылық істердің бірі болуы мүмкін.

«Бір күні/Мүмкін» тізімі

Егер сіз психологиялық RAM-нан ақпарат жинау кезінде санаңызды толық тазартқан болсаңыз, онда міндеттеме алуға әлі сенімді емес кейбір нәрселер пайда болған шығар. «Испан тілін үйрену», «Марсиге ат сатып алу», «Вашингтон тауына шығу» және «қонақ үйшігін салу» — осы санатқа жататын типтік жобалар.

Егер сіз мұны әлі жасамаған болсаңыз, таңдалған ұйымдастыру жүйесінде «Бір күні/Мүмкін» тізімін жасауды ұсынамын. Содан кейін осы уақытқа дейін ойыңызға келген осы түрдегі барлық тармақтарды сол тізімге толтыруға рұқсат беріңіз. Тек тізімнің болуы және оны толтыра бастау сізге әртүрлі шығармашылық идеялардың келуіне себеп болатынын байқайсыз.

Сондай-ақ, тізімге жазған кейбір нәрселердің, оларды жүзеге асыру үшін саналы түрде күш жұмсамасаңыз да, өздігінен орындалатынына таң қалуыңыз мүмкін. Егер сіз қабылдау мен нәтижеліліктегі өзгерістерді ынталандырудағы қиялдың күшін мойындасаңыз, санаңыздың алдында «Бір күні/Мүмкін» тізімінің болуы өміріңіз бен жұмысыңызға көптеген керемет шытырман оқиғалар қосатынын көру оңай. Егер біз мүмкіндіктерді алдын ала анықтап, оларды ықтималдық ретінде белгілеп қойсақ, олар туындаған кезде пайдалануға бейім боламыз. Бұл менің жеке тәжірибемде де болды: флейтада ойнауды үйрену және үлкен қайықтарды басқаруды меңгеру мен үшін осы санаттан басталды. Сіздің «кіріс» себетіңізден бөлек, «Бір күні/Мүмкін» тізімін толтыруға арналған екі бай дереккөз бар: сіздің шығармашылық қиялыңыз және ағымдағы жобалар тізімі.

Шығармашылық қиялдарыңызды түгендеңіз

Уақытыңыз, ақшаңыз және ынтаңыз болса, бір күні шынымен жасағыңыз келетін нәрселер қандай? Оларды «Бір күні/Мүмкін» тізіміне жазыңыз. Типтік санаттарға мыналар жатады:

Үйге арналған немесе салынатын заттар
Айналысқыңыз келетін хоббилер
Үйренетін дағдылар
Зерттелетін шығармашылық бағыттар
Сатып алынатын киімдер мен аксессуарлар
Иеленгіңіз келетін ойыншықтар (жабдықтар!)
Баратын саяхаттар
Мүше болатын ұйымдар
Үлес қосатын қайырымдылық жобалары
Көретін және істейтін нәрселер

Ағымдағы жобаларыңызды қайта қараңыз

Қазір «Жобалар» тізіміңізді жоғары деңгейден (яғни, жұмысыңыз бен мақсаттарыңыз тұрғысынан) қарап шығып, ағымдағы міндеттемелеріңіздің кейбірін «Бір күні/Мүмкін» тізіміне ауыстыруды қарастыратын қолайлы уақыт. Егер ойлана келе, таңдаулы жобаның жақын айларда немесе одан да көп уақыт бойы назарыңызды аударуға мүмкіндігі жоқ екенін түсінсеңіз, оны осы тізімге ауыстырыңыз.

Біздің қолымыздан келетін нәрсені істеу де, істемеу де өз еркімізде. — Аристотель

«Бір күні/Мүмкін» арнайы санаттары

Сізде көптеген іс-әрекеттерді қамтитын ерекше қызығушылықтар болуы әбден мүмкін. Оларды тізімдерге жинау қызықты болуы мүмкін. Мысалы:

Тағамдар — рецепттер, мәзірлер, мейрамханалар, шараптар
Балалар — олармен бірге істейтін нәрселер
Оқылатын кітаптар
Сатып алынатын CD-дискілер
Сатып алынатын/жалға алынатын видеолар
Қатысатын мәдени іс-шаралар
Сыйлық идеялары
Бақша идеялары
Шарлайтын веб-сайттар
Демалыс күндеріне арналған саяхаттар
Кездесу идеялары
Кеш өткізу идеялары
Әртүрлі идеялар (басқа жерге сыймайтындар!)

Тізімдердің бұл түрлері анықтамалық және «Бір күні/Мүмкін» арасындағы гибрид болуы мүмкін — анықтамалық, себебі сіз жақсы шараптардың, мейрамханалардың немесе кітаптардың тізімін жинап, қалаған кезде қарай аласыз; «Бір күні/Мүмкін», себебі сіз олардың біреуін немесе бірнешеуін белгілі бір уақытта іс жүзінде қолданып көруді еске салу үшін тізімді үнемі қарап тұрғыңыз келуі мүмкін.

Қалай болғанда да, бұл — өміріңізге құндылық, әртүрлілік пен қызығушылық қосатын нәрселерді шешілмеген, аяқталмаған істермен миыңызды және жұмыс кеңістігіңізді толтырмай-ақ оңай жазып алуға мүмкіндік беретін ұйымдастыру жүйесінің болуының тағы бір маңызды себебі.

«Сақтау және қарау» файлдары мен үйінділерінің қауіптілігі

Көптеген адамдар «Бір күні/Мүмкін» санатына шартты түрде сәйкес келетін «Сақтау және қарау» (Hold and Review) үйіндісін немесе файлын (немесе тұтас жәшігін) жасайды. Олар өздеріне: «Уақытым болғанда, мен мұнымен айналысқым келеді», — дейді де, оны қоюға «Сақтау және қарау» файлы ыңғайлы орын болып көрінеді. Мен жеке өзім бұл қосалқы жүйені ұсынбаймын, өйткені мен кездестірген барлық дерлік жағдайда клиент «сақтады», бірақ «қарамады», нәтижесінде сол үйіндіге қатысты селқостық пен қарсылық пайда болды. Егер сіз «бір күні/мүмкін» дегенге саналы назарыңызды жүйелі түрде аудармасаңыз, оның құндылығы жоғалады.

Сондай-ақ, жақсы басқарылатын «Бір күні/Мүмкін» тізімі мен жай ғана «заттарға» арналған жалпы шелек арасында үлкен айырмашылық бар. Әдетте ол заттардың көбін қоқысқа тастау керек, кейбіреуін «Оқу/Қарау» бөліміне, кейбіреуін анықтамалық ретінде мұрағатқа салу керек, ал кейбіреуі күнтізбеге немесе бір айдан кейін немесе келесі тоқсанның басында қарау үшін еске салғыш файлына (173-бетті қараңыз) тиесілі, ал кейбіреуінде іс жүзінде келесі қадамдар бар. Көптеген жағдайда, біреудің «Сақтау және қарау» жәшігін немесе файлын тиісінше өңдегеннен кейін, мен онда ештеңе қалмағанын байқадым!

Болашақ опциялар үшін күнтізбені пайдалану

Күнтізбеңіз болашақта жасауды қарастыруыңыз мүмкін нәрселер туралы еске салғыштарды сақтауға өте ыңғайлы орын болуы мүмкін. Мен коучинг өткізген адамдардың көбі күнтізбені тиімді пайдалана алмайтын; әйтпесе олар онда жазатын әлдеқайда көп нәрсе табар еді.

Күнтізбені пайдаланудың үш тәсілінің бірі — белгілі бір күнге қатысты ақпарат үшін. Бұл санатқа көптеген нәрселер кіруі мүмкін, бірақ бұл функцияны пайдаланудың ең шығармашылық жолдарының бірі — ойыңыздан шығарғыңыз келетін және кейінірек қайта қарағыңыз келетін нәрселерді енгізу. Міне, сіз енгізуді қарастыруыңыз керек көптеген нәрселердің бірнешеуі:

Жобаларды іске қосуға арналған триггерлер (түрткілер)
Сіз қатысқыңыз келетін іс-шаралар
Шешім катализаторлары

Жобаларды іске қосуға арналған триггерлер

Егер сізде қазір ойланудың қажеті жоқ, бірақ болашақта белгілі бір уақытта назар аударуды қажет ететін жоба болса, сәйкес күнді таңдап, күнтізбеңізге сол күнге жоба туралы еске салғыш қоя аласыз. Ол сол күні еске түсіргіңіз келетін нәрселер үшін (нақты уақытқа емес) күнге негізделген күнтізбе ұясына түсуі керек; содан кейін сол күн келгенде, сіз еске салғышты көресіз және тармақты «Жобалар» тізіміне белсенді жоба ретінде енгізесіз. Бұл әдіске келесілер жақсы үміткер:

Дайындық үшін белгілі бір уақытты қажет ететін арнайы іс-шаралар (өнімді шығару, қаражат жинау науқандары және т.б.)
Бюджетті қарау, жылдық конференциялар, жоспарлау іс-шаралары немесе кездесулер сияқты сіз дайындалуыңыз керек тұрақты оқиғалар (мысалы, келесі жылғы «жылдық сату конференциясын» «Жобалар» тізіміне қашан қосу керек?)
Маңызды адамдарға қатысты маңызды күндер (туған күндер, мерейтойлар, мерекелік сыйлықтар беру және т.б.)

Сіз қатысқыңыз келетін іс-шаралар

Сізге семинарлар, конференциялар, баяндамалар, әлеуметтік және мәдени іс-шаралар туралы хабарламалар үнемі келіп тұратын шығар, оларға қатысу туралы шешімді уақыт жақындағанда қабылдағыңыз келуі мүмкін. Сонымен, сол «жақын» уақыттың қашан екенін анықтаңыз және күнтізбеңізге тиісті күнге триггер қойыңыз — мысалы:

«Ертең Сауда палатасының таңғы асы ма?»
«Tigers маусымдық билеттері бүгін сатылымға шығады»
«Бүгін сағат 20:00-де PBS-те Австралия туралы арнайы хабар»
«Келесі сенбіде шіркеулік барбекю»

Егер жүйеңізге енгізгіңіз келетін осындай ескертулер ойыңызға келсе, оны дәл қазір жасаңыз.

Шешім катализаторлары

Кейде сіз қабылдауыңыз керек, бірақ дәл қазір қабылдай алмайтын (немесе қаламайтын) маңызды шешім болуы мүмкін. Егер сізге қажетті қосымша ақпарат сыртқы емес, ішкі дереккөзден келуі керек деп шешсеңіз (мысалы, онымен бір түн ұйықтауыңыз керек), бұл қалыпты жағдай. (Әрине, шешім қабылдау үшін қажет сыртқы деректер сіздің «Келесі қадамдар» немесе «Күтуде» тізімдеріне енуі керек.) Бірақ шешім қабылдамау туралы «ЖАҚСЫ» (OKNESS) деңгейіне өту үшін, болашақта мәселеге тиісінше назар аударуға көмектесетін сенімді қауіпсіздік желісін құрғаныңыз жөн. Күнтізбедегі еске салғыш осы мақсатқа қызмет ете алады.

Шешім қабылдамау туралы шешім қабылдауға болады — егер сізде «шешім қабылдамауды шешу» жүйесі болса.

Бұл санаттағы кейбір типтік шешім салаларына мыналар жатады:
Жұмысқа алу/жұмыстан шығару
Бірігу/сатып алу/сату/бөліну
Жұмысты/мансапты өзгерту

Бұл өте аз орын бөлінген үлкен тақырып екенін білемін, бірақ өзіңізден сұраңыз: «Қазірше осы күйде қалу үшін болашақ триггер жасауым керек қандай да бір маңызды шешім бар ма?» Егер бар болса, мәселені қайта қарау үшін күнтізбеңізге еске салғыш қойыңыз.

«Еске салғыш» (Tickler) файлы

Болашақта іс-әрекетті қажет етуі мүмкін орындалмайтын тармақтарды басқарудың бір тамаша тәсілі — «еске салғыш» файлы. Күнтізбенің үш өлшемді нұсқасы ретінде ол қазір емес, болашақта көргіңіз немесе еске түсіргіңіз келетін нәрселер туралы физикалық еске салғыштарды сақтауға мүмкіндік береді. Бұл өте функционалды құрал болуы мүмкін, ол іс жүзінде жеке пошта бөлімшеңізді орнатуға және белгіленген болашақ күні алу үшін өзіңізге «хат жолдауға» мүмкіндік береді. Мен өзім көптеген жылдар бойы еске салғыш файлын пайдаланып келемін және онсыз өмірді елестете алмаймын.

Негізінде, еске салғыш — бұл қағазды және басқа физикалық еске салғыштарды болашақта белгілі бір күні көргіңіз келетін нәрселердің барлығы сол күні сіздің «кіріс» себетіңізде «автоматты түрде» пайда болатындай етіп үлестіруге мүмкіндік беретін қарапайым файл-папка жүйесі.

Егер сіздің хатшыңыз немесе көмекшіңіз болса, оның осы немесе ұқсас жүйенің жұмыс істейтін нұсқасы бар деп есептесек, бұл тапсырманың кем дегенде бір бөлігін соған тапсыра аласыз. Типтік мысалдар: • «Осы күн тәртібін маған кездесу болатын күні таңертең беріңіз.» • «Мұны маған дүйсенбіде қайта ойлану үшін қайтарыңыз, өйткені бұл сәрсенбідегі кездесуге қатысты.» • «Гонконгқа сапар туралы екі апта бұрын есіме салыңыз, біз логистиканы жоспарлаймыз.»

Содан кейін аптаның әр күні сол күннің папкасы алынып, қаралады.

Мұны мүмкіндігінше өңдеу үшін қызметкерлерді пайдалана алсаңыз да (және пайдалануыңыз керек болса да), өмір салтыңызға біріктіре алсаңыз, жеке еске салғыш файлыңызды жүргізуді ұсынамын. Ол орындай алатын көптеген пайдалы функциялар бар. Мен еске салғыш файлымды саяхат билеттері мен растауларын, қағаз жүзіндегі бағыттарды, күн тәртібін және карталарды, пошта арқылы келетін іс-шаралар туралы хабарландыруларды, болашақта қайта қарағым келетін «сатып алуым мүмкін» заттар туралы ақпаратты және т.б. басқару үшін пайдаланамын.

Түйін: еске салғыш файлы оның жұмыс істеуі үшін күніне небәрі бір секундтық жаңа әдетті талап етеді, ал оның беретін пайдасы жеке инвестициядан экспоненциалды түрде жоғары.

Еске салғыш файлын орнату

Сізге қырық үш папка қажет — «1»-ден «31»-ге дейін белгіленген отыз бір күндік файл және жыл айларының атауларымен белгіленген тағы он екі папка. Күндік файлдар ертеңгі күннен бастап алдында сақталады (егер бүгін 5 қазан болса, бірінші файл «6» болады). Кейінгі күндік файлдар айдың қалған күндерін білдіреді («6»-дан «31»-ге дейін). «31» файлының артында келесі айдың («Қараша») айлық файлы, ал оның артында «1»-ден «5»-ке дейінгі күндік файлдар тұрады. Одан кейін қалған айлық файлдар («Желтоқсаннан» «Қазанға» дейін) орналасады. Келесі күндік файл күн сайын «кіріс» себетіне босатылады, содан кейін папка күндік файлдардың соңына қайта қойылады (бұл кезде ол 6 қазанның орнына 6 қарашаны білдіреді). Дәл осылай, келесі айлық файл алдыңғы жаққа жеткенде (5 қазанда күндік файлды босатқаннан кейін, «Қараша» файлы келесі болады, оның артында «1»-ден «31»-ге дейінгі күндік файлдар тұрады), ол «кіріс» себетіне босатылады және келесі жылдың қарашасын білдіру үшін айлық файлдардың соңына қайта қойылады. Бұл — «мәңгілік» файл, яғни кез келген уақытта онда келесі отыз бір күн мен келесі он екі айға арналған файлдар болады.

Еске салғыш жүйесі үшін файл-папкаларды пайдаланудың үлкен артықшылығы — олар нақты құжаттарды сақтауға мүмкіндік береді (белгілі бір күні толтырылуы керек форма, сол кезде қаралуы керек меморандум, белгілі бір күні әрекет етуді қажет ететін телефон жазбасы және т.б.).

ФАЙЛ-ПАПКА ТҮРІНДЕГІ ҮЛГІ ОРНАТЫЛЫМЫ (5 ҚАЗАН)

Жүйе жұмыс істеуі үшін оны күн сайын жаңартып отыруыңыз керек. Егер сіз күндік файлды босатуды ұмытып кетсеңіз, маңызды деректерді өңдеуде жүйеге сенбейтін боласыз және ол нәрселерді басқа жолмен басқаруға мәжбүр боласыз. Егер сіз қаладан кетсеңіз (немесе демалыс күндері файлға қол жеткізе алмасаңыз), кетпес бұрын өзіңіз болмайтын күндердің папкаларын тексергеніңізге сенімді болуыңыз керек.

Бақылау тізімдері: Шығармашылық еске салғыштар

Жеке жүйені ұйымдастырудағы назар аударуға тұрарлық соңғы тақырып — жобаларға, іс-шараларға және құндылық, қызығушылық пен жауапкершілік салаларына арналған бақылау тізімдерін (checklists) күту және жүргізу.

Ең шығармашылық бақылау тізімдері көбінесе командамен немесе компаниямен жақсы консультациялық процестің соңында пайда болады. Жақсы тізімдер қызметкерлерді оқытуға немесе жұмысқа алуға арналған фокус аймақтары ретінде де көрінеді.

Мен клиенттермен «кіріс» себеттерін тазалап, оларды мазалайтын басқа нәрселерді қарап жатқанда, біз жиі мынадай «Өзіме меморандумдарды» кездестіреміз: • Жүйелі түрде жаттығу жасау. • Әрбір тренинг үшін бағалау формаларының бар екеніне көз жеткізу. • Балаларыммен сапалы уақыт өткізу. • Бөлім үшін белсенді жоспарлауды көбірек жасау. • Командамда жақсы моральдық рухты сақтау. • Корпоративтік стратегиямен сәйкестікте болуды қамтамасыз ету. • Клиенттерге шот ұсыну процесін жаңартып отыру.

Ішкі міндеттемелер мен назар аудару салаларының осындай «бұлыңғыр» түрлерімен не істеу керек?

Біріншіден, ішкі жобалар мен іс-әрекеттерді нақтылаңыз

Мұндай «заттардың» көпшілігі үшін әлі де анықталуы керек жоба және/немесе іс-әрекет бар. «Жүйелі түрде жаттығу жасау» көптеген адамдар үшін іс жүзінде «Тұрақты жаттығу бағдарламасын құру» (жоба) және «Жеке тренерлер туралы ұсыныстар алу үшін Саллиге қоңырау шалу» (нақты іс-әрекет қадамы) дегенді білдіреді. Мұндай жағдайларда ішкі жобалар мен іс-әрекеттерді әлі де нақтылау және жеке жүйеге ұйымдастыру қажет.

Бірақ бұл санатқа онша сәйкес келмейтін кейбір нәрселер бар.

Жұмыс пен жауапкершіліктің негізгі салаларын жоспарлау

«Жақсы физикалық дайындықты сақтау» немесе «Физикалық денсаулық пен өміршеңдік» сияқты мақсаттар әлі де жүйелі түрде қаралатын шолу бақылау тізіміне енгізілуі қажет болуы мүмкін. Сіздің психологияңызға және таңдауларыңызға кез келген уақытта әсер ететін нәтижелер мен стандарттардың бірнеше қабаты бар және олардың барлық деңгейде не екенін білу — әрқашан жақсы идея.

Мен бұған дейін «жұмысыңыздың» кем дегенде алты деңгейін анықтауға болатынын және әр деңгей өзінің танылуы мен бағалануына лайық екенін айтқан болатынмын. Сіз үшін маңызды және осы деңгейлердің әрқайсысында міндеттеме алған барлық нәрселердің толық тізімі керемет бақылау тізімі болар еді. Оған мыналар кіруі мүмкін:
Мансаптық мақсаттар
Қызмет көрсету
Отбасы
Қарым-қатынастар
Қоғамдастық
Денсаулық пен энергия
Қаржылық ресурстар
Шығармашылық көрініс

Содан кейін бір деңгей төмен түсіп, жұмысыңыздың аясында жауапкершіліктің негізгі салалары, қызметкерлеріңіз, құндылықтарыңыз және т.б. туралы кейбір еске салғыштарды қалауыңыз мүмкін. Олардың тізімінде мынадай тармақтар болуы мүмкін:
Команданың моральдық рухы
Процестер
Мерзімдер
Персонал мәселелері
Жұмыс жүктемесі
Коммуникация

Осы тармақтардың барлығы, өз кезегінде, кеменің бағытын дұрыс ұстап тұру үшін қажет болған жағдайда өзіңізге еске салғыш ретінде жеке жүйеңіздегі тізімдерге енгізілуі мүмкін.

Жағдай неғұрлым жаңа болса, соғұрлым көбірек бақылау қажет

Кез келгенімізге бақылау тізімдерін және сыртқы бақылауды жүргізу қажеттілігінің деңгейі біздің сол жауапкершілік саласымен таныс еместігімізге тікелей байланысты. Егер сіз істеп жүрген ісіңізбен ұзақ уақыт айналыссаңыз және сол салада өзгеруге ешқандай қысым болмаса, сізге «автопилотта» қалу үшін минималды сыртқы жеке ұйымдастыру қажет болуы мүмкін. Сіз нәрселердің қашан орындалуы керектігін және оларды қалай орындау керектігін білесіз және жүйеңіз жақсы, status quo. Бірақ көбінесе жағдай олай емес.

Көптеген жағдайда, істеп жатқан ісіңізге толық үйренгенше назарды сақтауға көмектесетін қандай да бір бақылау тізімін қалайсыз. Мысалы, егер сіздің бас директорыңыз (CEO) кенеттен жоғалып кетсе және сіз оның орнын дереу басуыңыз керек болса, жұмыстың барлық маңызды аспектілерінің орындалуын қамтамасыз ету үшін біраз уақыт алдыңызда кейбір шолулар мен жоспарлар болуы керек. Ал егер сіз жаңа ғана жаңа лауазымға, өзіңізге салыстырмалы түрде таныс емес жаңа жауапкершіліктермен жұмысқа орналассаңыз, кем дегенде алғашқы бірнеше ай ішінде бақылау мен құрылым шеңберін қалайсыз.

Менің басымда жағдай реттелгенше уақытша басқаруым керек салалардың тізімін жасау қажет болған кездер болды. Мысалы, мен және менің әйелім көп жылдар бойы айналысып келген бизнес үшін мүлдем жаңа құрылым құруды шешкенімізде, мен бұрын-соңды айналыспаған жауапкершілік салаларын — атап айтқанда, бухгалтерлік есеп, компьютерлер, маркетинг, заң және әкімшілендіруді өз мойныма алдым. Бірнеше ай бойы барлық олқылықтарды толтырып, ауысуды мүмкіндігінше жақсы басқару үшін осы жауапкершіліктердің бақылау тізімін алдымда ұстауым керек болды. Бизнес белгілі бір дәрежеде «автопилотқа» өткеннен кейін, маған бұл тізімнің қажеті болмай қалды.

Бақылау тізімдері сізге не нәрсеге алаңдаудың қажеті жоқтығын білу үшін өте пайдалы болуы мүмкін.

Барлық деңгейдегі бақылау тізімдері

Көңіл-күйіңіз келгенде кез келген бақылау тізімін жасауға ашық болыңыз. Мүмкіндіктер шексіз — «Негізгі өмірлік құндылықтардан» бастап «Кемпингке алынатын заттарға» дейін. Тізімдерді олар ойға келген кезде жасау — бұл сіздің өміріңізге енгізе алатын ең күшті, бірақ сонымен бірге ең нәзік және қарапайым процедуралардың бірі.

Шығармашылық ойлауды жандандыру үшін, міне, мен көптеген жылдар бойы көрген және қолданған бақылау тізімдерінің кейбір тақырыптары:
Жеке аффирмациялар (яғни, жеке құндылықтар туралы мәлімдемелер)
Жұмыстағы жауапкершілік салалары (негізгі жауапкершілік аймақтары)

Саяхатқа арналған тексеру парағы (сапар алдында өзіңізбен бірге алатын немесе жасалатын нәрселердің бәрі)

Апталық шолу (апта сайын қарап шығу және/немесе жаңарту қажет нәрселердің бәрі)

Оқыту бағдарламасының құрамдас бөліктері (шараны өткізу кезінде басынан аяғына дейін реттелуі тиіс мәселелер)

Клиенттер

Конференцияға арналған тексеру парағы (конференция өткізу кезінде реттелуі тиіс барлық мәселелер)

Назар аударатын бағыттар (өмірдегі негізгі рөлдер мен жауапкершіліктер)

Менің өмірімдегі/жұмысымдағы негізгі адамдар (аяқталу деңгейі мен мүмкіндіктерді дамыту үшін жүйелі түрде бағалап тұратын қарым-қатынастар)

Ұйымдық құрылым (басқару мен қолдауды қажет ететін негізгі адамдар мен нәтижелі бағыттар)

Жеке даму (жеке теңгерім мен прогресті қамтамасыз ету үшін жүйелі түрде бағалап тұратын мәселелер)

Уақытша (ad hoc) және тұрақты тексеру парақтарына дағдыланыңыз. Қажеттілігіне қарай оларды жасауға және жоюға дайын болыңыз. Орынды пайдаланылса, олар жеке өнімділікте орасан зор активке айнала алады.

Егер сіз қазір өміріңіз бен жұмысыңыздағы барлық «ашық циклдарды» жинап, әрқайсысының мағынасы мен қажетті әрекеттерін анықтап, нәтижесін қазіргі және «бір күні» орындалатын жобалардың толық көрінісін беретін жүйеге ұйымдастырған болсаңыз, онда сіз күйзеліссіз өнімділік өнерінің келесі кезеңіне — шолу процесіне дайынсыз.

8 Шолу жасау: Жүйеңіздің жұмыс істеу қабілетін сақтау

Бұл жұмыс үрдісін басқару әдісінің мақсаты — миыңызды босаңсыту емес, керісінше, оны неғұрлым талғампаз әрі өнімді әрекеттерге бағыттау. Алайда, мұндай еркіндікке қол жеткізу үшін миыңыз барлық міндеттемелеріңіз бен әрекеттеріңізбен жүйелі түрде айналысуы керек. Сіз жасауыңыз керек нәрсені жасап жатқаныңызға және жасамай жатқан нәрсеңізді жасамай-ақ қоюға болатынына сенімді болуыңыз қажет. Жүйеңізді жүйелі түрде қарап шығу және оны жаңартып, жұмыс істеп тұруын қамтамасыз ету — мұндай бақылаудың міндетті шарты.

Мысалы, егер сізде жасалуы тиіс қоңыраулар тізімі болса, бірақ ол тізім толық әрі өзекті болмаған сәтте, миыңыз жүйеге сенуді тоқтатады және төменгі деңгейдегі ақыл-ой тапсырмаларынан босамайды. Ол есте сақтау, өңдеу және еске салу міндеттерін қайтадан өз мойнына алуға мәжбүр болады, ал бұны ми, өзіңіз білетіндей, аса тиімді орындамайды.

Мұның бәрі сіздің жүйеңіз статикалық болмауы керек дегенді білдіреді. Тиісті әрекеттерді таңдауға қолдау көрсету үшін ол үнемі жаңартылып тұруы тиіс. Сондай-ақ, ол өміріңіз бен жұмысыңызды бірнеше деңгейде жүйелі әрі тиісті түрде бағалауға түрткі болуы керек.

Қазіргі уақытта шешілуі тиіс екі негізгі мәселе бар:

Осының бәрінің ішінен неге және қашан қарау керек?

Мұның бәрі жүйелі түрде жұмыс істеп, сізді жоғары деңгейде ойлау мен басқаруға босату үшін не істеу керек және оны қаншалықты жиі жасау қажет?

Нағыз шолу процесі өміріңіз бен жұмысыңыздағы негізгі бағыттар бойынша жаңа әрі белсенді ойлауға әкеледі. Мұндай ойлар шоғырланған зейін мен кездейсоқ ми шабуылынан (brainstorming) туындайды, бұл өз кезегінде әрекеттер мен жобалар қорын жүйелі түрде жеке шолу арқылы іске қосылады.

Неге қарау керек, қашан қарау керек

Жеке жүйеңіз бен мінез-құлқыңыз барлық қажетті әрекет нұсқаларын тиісті уақытта көре алатындай етіп орнығуы керек. Бұл шын мәнінде қарапайым парасаттылық, бірақ іс жүзінде өзінің жұмыс процестері мен ұйымдастыруын осындай функционалды деңгейге жеткізген адамдар өте аз.

Телефон қолжетімді болып, бос уақытыңыз болғанда, сіз жасалуы тиіс барлық қоңыраулар тізіміне кем дегенде бір көз жүгіртіп, солардың ішінен ең дұрысын таңдауыңыз керек немесе олардың ешқайсысымен айналыспау туралы шешімге іштей тыныш келісуіңіз қажет. Басшыңызбен немесе серіктесіңізбен талқылауға бара жатқанда, уақытыңызды барынша тиімді пайдалану үшін олармен байланысты шешілмеген мәселелерді қарап шығуға бір сәт бөліңіз. Химиялық тазалаудан бір нәрсе алып кету керек болса, алдымен жол-жөнекей бітіруге болатын басқа да жұмыстарды жылдам қарап шығыңыз.

Егер сіз қажетті нәрселерге тиісті уақытта қарап тұрсаңыз, шолу үшін күніне бірнеше секунд жеткілікті.

Адамдар менен жиі: «Сіз өз жүйеңізге қарауға қанша уақыт жұмсайсыз?» — деп сұрайды. Менің жауабым қарапайым: «Өз істеріме қатысты жайлылық сезіну үшін қанша уақыт қажет болса, сонша». Іс жүзінде бұл мұнда екі секунд, анда үш секундтан жиналған уақыт. Көптеген адамдар менің тізімдерімді бір мағынада кеңсе ретінде қабылдайтынымды түсінбейді. Сіздің жұмыс орныңызда стикерлер мен телефон жазбаларының жиынтығы болса, менде де «Келесі әрекеттер» тізімі сондай. Барлық заттарыңызды толық жинап, өңдеп және ұйымдастырып алған соң, күнделікті еске салулар үшін жүйеге тек қысқа сәттерде ғана жүгінетін боласыз.

Алдымен күнтізбеңізге қарау

Сіз ең жиі қарайтын нәрсе — күнделікті күнтізбеңіз және егер жүргізетін болсаңыз, күнделікті «еске салғыш» папкасы (tickler folder) болады. Бұл сізге «қатаң ландшафтты» (hard landscape) көруге және не істеу керектігін бағалауға көмектеседі. Алдымен уақыт пен кеңістік параметрлерін білуіңіз керек. Мысалы, таңғы 8:00-ден кешкі 18:00-ге дейін жиналыстармен толық бос емес екеніңізді, тіпті түскі асқа жарты сағат қана уақыт бар екенін білу, басқа әрекеттер бойынша қажетті шешім қабылдауға көмектеседі.

...Содан кейін әрекеттер тізіміне

Күнге және уақытқа негізделген барлық міндеттемелеріңізді қарап шығып, қажетті шараларды орындағаннан кейін, келесі кезекте ағымдағы контексте орындауға болатын әрекеттер тізімін қараңыз. Мысалы, егер кеңседе болсаңыз, қоңыраулар, компьютердегі әрекеттер және кеңседе жасалатын істер тізіміне қарайсыз. Бұл міндетті түрде сол тізімдегі нәрселерді істеу керек дегенді білдірмейді; сіз тек ең жақсы таңдау жасау үшін оларды келіп түсіп жатқан басқа жұмыстармен салыстырып бағалайсыз. Сіз маңызды ештеңені өткізіп алмағаныңызға сенімді болуыңыз керек.

Шыны керек, егер күнтізбеңіз сенімді болса және әрекеттер тізіміңіз жаңартылып тұрса, олар жүйедегі екі күнде бір реттен жиі қарауды қажет ететін жалғыз нәрсе болуы мүмкін. Тіпті менің тізімдеріме мүлдем қараудың қажеті болмаған күндер де болды, өйткені күнтізбемнен-ақ не істей алмайтыным анық көрініп тұрды.

Тиісті контекстегі тиісті шолу

Кез келген тізіміңізге кез келген уақытта жүгінуіңіз қажет болуы мүмкін. Мысалы, жұбайыңызбен күн соңында демалып отырып, үй мен отбасына қатысты бірлескен «шаруаларды» реттегіңіз келсе, оған арналған мәселелер тізімін қарап шығасыз. Екінші жағынан, егер басшыңыз ағымдағы жағдайлар мен басымдықтар туралы сөйлесу үшін кенеттен кіріп келсе, сіздің «Жобалар» тізіміңіздің дайын тұруы және оған арналған «Күн тәртібі» (Agenda) тізімінің қол астында болуы өте тиімді болады.

Жүйені жаңарту

Бүкіл ұйымдастыру жүйесінің сенімділігін қамтамасыз етудің басты құпиясы — өз психикаңыз бен жүйеңізді жоғарырақ деңгейден үнемі жаңартып отыруда. Алайда, егер тізімдеріңіз шынайы жағдайдан тым артта қалып қойса, бұны істеу мүмкін емес. Сіз өзіңізді алдай алмайсыз: егер жүйеңіз ескірген болса, миыңыз қайтадан төменгі деңгейдегі есте сақтау жұмысына араласуға мәжбүр болады.

Білімді нәтижелі ету үшін біз орманды да, ағашты да көруді үйренуіміз керек. Біз байланыстыруды үйренуіміз керек. — Питер Ф. Друкер

Бұл ең үлкен қиындық болуы мүмкін. Басыңыз таза болып, болып жатқанның бәрін бақылауда ұстаудың қандай екенін сезінгеннен кейін, оны жұмыс стандарты ретінде сақтау үшін қажетті нәрсені істей аласыз ба? Көптеген адамдармен осы әдістемені зерттеп, іске асырумен өткізген жылдарым маған процестің тұрақтылығының сиқырлы кілті — Апталық шолу екенін дәлелдеді.

Апталық шолудың күші

Егер сіз маған және басқа адамдардың көбіне ұқсас болсаңыз, ниетіңіз қаншалықты жақсы болса да, әлем сізге үлгеруіңізден де жылдам соққы береді. Көбіміздің табиғатымызда шамамыз келетіннен де көп нәрсеге араласуға бейімділік бар сияқты. Біз күні бойы бірінен соң бірі жалғасатын жиналыстарға жазыламыз, жұмыстан кейінгі іс-шараларға барамыз, ол жерде жаңа идеялар мен міндеттемелер туындайды, сөйтіп шығармашылық ойымызды ғарыштық орбиталарға шығарып жіберетін жобаларға тартыламыз.

Дәл осы қарбалас әрекеттер Апталық шолуды өте құнды етеді. Ол тепе-теңдікті сақтау үшін ақпаратты жинауға, қайта бағалауға және қайта өңдеуге уақыт береді. Күнделікті жұмысты істеп жүріп, бұл қажетті топтастыруды жасау мүмкін емес.

Апталық шолу, сондай-ақ, аптаның қалған бөлігінде сізге келіп түсетін жаңа ақпараттар мен алаңдатушы факторлар тасқынымен күресу кезінде маңызды жобаларыңызға түйсіктік назарыңызды өткірлейді. Өз қалыпты күйіңізді сақтау үшін сізге «жоқ» деп айтуды тезірек және көбірек нәрселерге үйрену керек болады. Кем дегенде жоба деңгейінде ойлауға арнайы уақыт бөлу мұны жеңілдетуге көмектеседі.

Сіз үнемі жүйеңіз күнделікті өңдей алатыннан да көп мүмкіндіктерді қабылдайтын боласыз.

Апталық шолу дегеніміз не?

Қарапайым тілмен айтқанда, Апталық шолу — бұл басыңызды қайтадан босату үшін қажет нәрсенің бәрі. Бұл жұмыс ағынын басқарудың бес кезеңінен (жинау, өңдеу, ұйымдастыру және қарап шығу) өтіп, барлық шешілмеген істеріңізді реттеу, нәтижесінде сіз нық сеніммен: «Мен дәл қазір не істемей жатқанымды, бірақ шешім қабылдасам, не істей алатынымды толық білемін», — деп айта алуыңыз.

Нақты, практикалық тұрғыдан алғанда, бұған жетудің жолы мынадай:

Жайылған қағаздар. Үстеліңіздің, киіміңіздің және аксессуарларыңыздың қуыстарына кіріп кеткен барлық қағаз қиындыларын, визиткаларды, түбіртектерді және т.б. шығарыңыз. Олардың бәрін өңдеу үшін «Кіріс» себетіне салыңыз.

Жазбаларыңызды өңдеңіз. Күнделік жазбаларын, жиналыс жазбаларын немесе қойын дәптерге жазылған әртүрлі жазбаларды қарап шығыңыз. Әрекет элементтерін, жобаларды, күтудегі істерді, күнтізбелік оқиғаларды және «бір күні/мүмкін» тізімін сәйкесінше жасаңыз. Анықтамалық жазбалар мен материалдарды архивтеңіз. «Оқу/Шолу» материалдарын дайындаңыз. Соңғы жүктеуден бері пайда болған өзара әрекеттесулерге, жобаларға, жаңа бастамаларға және ақпараттарға қатысты барлық жазбалар мен ойларды өңдеп, қажет еместерін жойып, өзіңізге қатал болыңыз.

Күнтізбенің өткен деректері. Қалған әрекет элементтерін, анықтамалық ақпаратты және т.б. табу үшін күнтізбенің өткен күндерін егжей-тегжейлі қарап шығыңыз және сол деректерді белсенді жүйеге көшіріңіз. Өткен аптаның күнтізбесін ештеңе қалдырмай архивтей алатындай болыңыз.

Алдағы күнтізбе. Болашақ күнтізбелік оқиғаларды (ұзақ және қысқа мерзімді) қараңыз. Алдағы іс-шараларға дайындық пен ұйымдастыруға қатысты әрекеттерді белгілеп алыңыз.

Басты босату. Әлі белгіленбеген кез келген жаңа жобаларды, әрекет элементтерін, күтудегі істерді, «бір күні/мүмкін» және т.б. жазбаша түрде (тиісті санаттарға) түсіріңіз.

«Жобалар» (және үлкен нәтижелер) тізімін қарау. Жобалардың, мақсаттар мен нәтижелердің күйін бір-бірлеп бағалаңыз, әрқайсысы үшін жүйеде кем дегенде бір ағымдағы бастапқы әрекет бар екеніне көз жеткізіңіз.

«Келесі әрекеттер» тізімін қарау. Орындалған әрекеттерді сызып тастаңыз. Жазу керек болатын қосымша әрекет қадамдарын еске түсіру үшін қарап шығыңыз.

«Күтуде» тізімін қарау. Қажетті келесі қадамдар үшін тиісті әрекеттерді жазып алыңыз. Алынған заттарды белгілеңіз.

Кез келген тиісті тексеру парақтарын қарау. Жасау керек болып, әлі жасалмаған нәрсе бар ма?

«Бір күні/Мүмкін» тізімін қарау. Белсенді болуы мүмкін жобаларды тексеріп, оларды «Жобалар» тізіміне көшіріңіз. Енді қызықты емес элементтерді жойыңыз.

«Күтудегі» және қолдау файлдарын қарау. Жаңа әрекеттерді, аяқталуларды және күтудегі істерді анықтау үшін барлық орындалып жатқан жұмыс материалдарын шолып шығыңыз.

Шығармашыл әрі батыл болыңыз. Жүйеңізге қосуға болатын жаңа, керемет, ерекше, ойландыратын, тәуекелді идеялар бар ма?

Бұл шолу процесі қарапайым парасаттылыққа негізделген, бірақ көбіміз оны тиісті деңгейде жасамаймыз, демек, ойымызды таза сақтау және босаңсыған бақылау сезімін ұстап тұру үшін оны жүйелі түрде орындамаймыз.

Шолу үшін қолайлы уақыт пен орын

Апталық шолудың маңыздылығы сонша, оны қолдау үшін жақсы әдеттер, орта мен құралдар қалыптастыру қажет. Күйзеліссіз өнімділікке тән босаңсыған бақылау сезімі сіздің жайлылық аймағыңызға айналған соң, өзіңізді шолу жасауға мәжбүрлеудің қажеті болмайды — жеке стандарттарыңызға қайта оралу үшін оны өзіңіз қалайтын боласыз.

Оған дейін, аптасына бір рет, өзіңізді күнделікті күйбең тіршіліктен екі сағатқа алшақтату үшін кез келген әдісті қолданыңыз — бұл демалу үшін емес, кем дегенде «10 000 фут» биіктікке көтеріліп, жағдайды бағамдау үшін қажет.

Егер сізде адамдардан және күнделікті өзара әрекеттесулерден оқшаулануға болатын кеңсе немесе жұмыс орны болса және сізде кәдімгі дүйсенбіден жұмаға дейінгі жұмыс аптасы болса, мен әр жұма күні түстен кейін екі сағатты шолу үшін бөлуді ұсынамын. Мына үш фактор бұл уақытты идеалды етеді:

«Көзқарас» — бұл ақпараттың шамадан тыс жүктелуіне қарсы адамның ең басты шешімі, нәрселерді маңызды әрі басқаруға болатын минимумға дейін азайтудың түйсіктік процесі... Ақпарат тым көп әлемде көзқарас ең тапшы ресурсқа айналады. — Пол Саффо

Апта оқиғалары әлі де есіңізде болады, сондықтан толық «талдау» жасай аласыз («Айтпақшы, оған мына мәселе бойынша хабарласуым керек еді...»).

Жұмыс орнындағы адамдарға хабарласуды қажет ететін әрекеттерді анықтағанда (бұл міндетті түрде болады), олар демалысқа кеткенше хабарласып үлгересіз.

Психологиялық тұрғыдан «палубаны тазалап», демалысқа ештеңе ойламай, сергек әрі тыныш аттану өте керемет сезім.

Дегенмен, сіздің демалыс күндеріңіз әдеттегідей болмауы мүмкін. Мысалы, менде сенбі және жексенбі күндері де сәрсенбідегідей жұмыс көп болады. Бірақ менде жиі болатын ұзақ ұшақ сапарлары бар, бұл — жағдайды бағамдау үшін таптырмас мүмкіндік. Менің жақсы досым әрі клиентім, әлемдегі ең ірі аэроғарыш компаниясының басшысы, жексенбі күні кешке үйіндегі кеңсесінде отырып, апта бойғы жиналыстардан жиналған жүздеген жазбаларды өңдеуді әдетке айналдырған.

Өмір салтыңыз қандай болса да, сізге апталық топтастыру ритуалы қажет. Сізде ондай нәрсе бар болуы да мүмкін. Егер бар болса, оған жоғары деңгейдегі шолу процесін қосу арқылы сол әдеттің әлеуетін арттырыңыз.

Бұл шолуға уақыт табу ең қиын адамдар — жұмысы мен үйінде үнемі сұранысқа ие, қайта топтасу үшін бос уақыты немесе кеңістігі мүлдем жоқ жандар. Мен кездестірген ең қатты күйзеліске ұшыраған мамандар — жұмыста өте жылдам әрекет етуді қажет ететін (мысалы, жоғары деңгейдегі трейдерлер немесе штаб бастықтары), ал үйінде он жасқа толмаған балалары мен жұмыс істейтін жары күтіп отырғандар. Олардың ішіндегі жолы болғандары — пойызда бір сағаттық жолы барлар.

Егер сіз осы суреттен өзіңізді танысаңыз, ең үлкен қиындық — әлем сіздің алдыңызда тұрмаған кезде қайта топтасудың жүйелі процесін құру болады. Сізге не жұма күні кешке кеңседе қалып жұмыс істеуді қабылдау керек, не үйде босаңсыған, бірақ жұмысқа бағытталған орын мен уақытты белгілеу қажет.

Басшылардың жедел шолу уақыты

Мен көптеген басшыларға жұма күнгі күнтізбесінде екі сағатты бөлуге кеңес бердім. Олар үшін ең үлкен мәселе — сапалы ойлану мен жинақталу уақытын маңызды әрекеттердің шұғыл талаптарымен қалай теңестіру болып табылады. Бұл қиын шешім. Дегенмен, олардың ең тәжірибелілері шұғыл болып көрінетін нәрсені шын мәнінде маңызды нәрсе үшін құрбан етудің құндылығын біледі және осы процесс үшін уақыт аралдарын жасайды.

Жұмыс туралы ең жақсы ойларыңыз жұмыста отырғанда келмейді.

Тіпті жұмысы үшін жүйелі түрде ойлану уақытын бөлген басшылардың өзі «10 000 фут» деңгейіндегі күнделікті шолу мен жинақтау процесіне немқұрайлы қарайды. Бірінен соң бірі жалғасатын жиналыстар мен күн батқанда бақта серуендеудің арасында, жедел бақылау мен назар аудару үшін қажетті рефлексия мен топтасудың сәл жоғарырақ деңгейі болуы тиіс. Егер сіз өзіңіздің барлық ашық циклдарыңыз толық анықталған, нақтыланған, бағаланған және әрекетке айналған деп ойласаңыз, онда өзіңізді алдап жүрген боларсыз.

«Үлкен суретті» шолу

Иә, белгілі бір сәтте сіз шешімдеріңізді бағыттайтын және сынайтын үлкен нәтижелерді, ұзақ мерзімді мақсаттарды, пайымдаулар мен принциптерді нақтылауыңыз керек.

Жұмысыңыздағы негізгі мақсаттар мен міндеттер қандай? Бір немесе үш жылдан кейін неге қол жеткізуіңіз керек? Мансабыңыз қалай дамып жатыр? Бұл өмір салты сізге қанағат әкеле ме? Тереңірек әрі ұзақ мерзімді перспективадан қарағанда, сіз шын мәнінде қалаған немесе істеуіңіз керек нәрсені жасап жатқаныңыз ба?

Бұл кітаптың негізгі назары «30 000» және «50 000+ фут» деңгейлерінде емес. Алайда, сізді жоғары деңгейден әрекет етуге шақыру — оның жанама мақсаты. Бұл сіздің өміріңіздің толық көрінісін қанағаттанарлық етуге және біз ұмтылатын үлкен мақсаттармен үйлестіруге көмектесу үшін қажет. Өміріңіз бен жұмысыңыздағы «ұшу-қону жолағы» мен «10 000 фут» деңгейлерін тазарту жылдамдығы мен ептілігін арттыра отырып, ойыңызды шынымен таза ұстау үшін басқа деңгейлерге де ара-тұра оралып тұруды ұмытпаңыз.

Ойлау — бизнестегі және өмірдегі ең қиын, бірақ ең маңызды нәрсе. Империя құрушылар басқалар көңіл көтеріп жатқанда, ой еңбегіне сағаттарын жұмсайды... Егер сіз өзіңізді бағытталған, біріктірілген ойлауға саналы түрде күш салмайтын болсаңыз... онда сіз жалқаулыққа бой алдырып, өз өміріңізді бақылаудан шығарып аласыз. — Дэвид Кекич

Мұндай ауқымды шолумен өзіңізге қаншалықты жиі сынақ тастау керектігін тек өзіңіз білесіз. Бұл жерде мен мына қағиданы бекітуім керек:

Өзіңізді шынымен таза сезіну үшін өміріңіз бен жұмысыңыздағы тиісті деңгейлерді бағалап, тиісті шешімдерді тиісті аралықта қабылдауыңыз керек.

Осының бәрі бізді осы жеке жинау, өңдеу, ұйымдастыру және шолу әдістемесінің басты мақсаты мен сынағына әкеледі: Сәрсенбі, таңғы 9:22 — сіз не істейсіз?

9 Орындау: Ең жақсы әрекетті таңдау

Жұмыс күні ішінде нақты уақыт режимінде істерді орындауға келгенде, кез келген сәтте не істеу керектігін қалай шешесіз?

Жоғарыда айтқанымдай, менің қарапайым жауабым: жүрегіңізге сеніңіз. Немесе рухыңызға. Егер мұндай сөздерге «аллергияңыз» болса, мыналарды байқап көріңіз: түйсігіңіз, ішкі сезіміңіз немесе интуицияңыз.

Бұл өміріңізді ағысқа жібере салу дегенді білдірмейді — әрине, егер солай болуы керек болса ғана. Мен өз өмірімнің бір кезеңінде осы жолмен жүрдім және одан алынған сабақтар міндетті болмаса да, құнды болғанын растай аламын.

Ақыр соңында, сіз әрқашан интуицияңызға сенуіңіз керек. Алайда, сол сенімді арттыратын көптеген нәрселерді жасауға болады.

2-тарауда (48-53 беттер) сипатталғандай, мен әрекеттерді таңдау контекстінде үш басымдық шеңберін өте пайдалы деп таптым:

Сол сәтте әрекеттерді таңдаудың төрт критерийлі моделі

Күнделікті жұмысты бағалаудың үш жақты моделі

Өз жұмысыңызды шолудың алты деңгейлі моделі

Бұл моделдер кері иерархиялық тәртіпте көрсетілген — яғни, әдеттегі стратегиялық «жоғарыдан төмен» перспективасына қарама-қайшы. "Getting Things Done" әдістемесінің табиғатына сай, мен тағы да «төменнен жоғары» қарай жұмыс істеуді пайдалы деп таптым, яғни ең қарапайым деңгейлерден бастаймын.

Сол сәтте әрекеттерді таңдаудың төрт критерийлі моделі

Әрекетті таңдауды мына төрт критерийге негізделетініңізді есте сақтаңыз (ретімен):

| Контекст

| Қолжетімді уақыт

| Қолжетімді энергия

| Басымдық

Осы динамиканың артықшылықтарын пайдалану үшін жүйелеріңіз бен мінез-құлқыңызды қалай жақсырақ құрылымдауға болатынын қарастырайық.

Контекст

Кез келген уақытта ең бірінші ескеретін нәрсе — қайда екеніңізге және қолыңызда қандай құралдар барына байланысты не істей алатыныңыз. Қолыңызда телефон бар ма? Күн тәртібіндегі үш мәселені бетпе-бет талқылау керек адамға жете аласыз ба? Бірдеңе сатып алу керек дүкенде тұрсыз ба? Егер тиісті жерде болмауыңызға немесе тиісті құралдың болмауына байланысты әрекетті орындай алмасаңыз, бұл туралы уайымдамаңыз.

Мен айтқандай, сіз әрқашан әрекет туралы ескертулеріңізді контекст бойынша реттеуіңіз керек — «Қоңыраулар», «Үйде», «Компьютерде», «Шаруалар», «Джоға арналған күн тәртібі», «Қызметкерлер жиналысының күн тәртібі» және т.б. Контекст — әрекеттерді таңдау кезінде бірінші кезекке шығатын критерий, сондықтан контекст бойынша сұрыпталған тізімдер не істеу керектігі туралы қажетсіз қайта бағалаудың алдын алады. Егер сізде бір істер тізімінде көптеген тапсырмалар болса, бірақ олардың көбін сол контексте орындай алмасаңыз, сіз өзіңізді олардың бәрін үнемі қайта қарастыруға мәжбүрлейсіз.

Егер сіз кептелісте тұрсаңыз және жасай алатын жалғыз әрекетіңіз ұялы телефонмен қоңырау шалу болса, сізге тек «Қоңыраулар» тізімін шығарып алу қажет болады. Әрекеттер тізімі кез келген уақытта не істей алатыныңызға байланысты ашылып немесе жабылып тұруы керек.

Барлық әрекеттеріңізді қажетті физикалық контекст бойынша ұйымдастырудың екінші нақты пайдасы бар: бұл сізді шаруаларыңыз бойынша келесі физикалық әрекетті анықтауға мәжбүрлейді. Менің барлық әрекеттер тізімім осылай құрылған, сондықтан мен элементті қай тізімге қосу керектігін білмес бұрын (бұл үшін компьютер керек пе? телефон ба? әлде дүкенде болу керек пе?), ең алғашқы физикалық әрекетті шешіп алуым керек. Өзіне «Әртүрлі» (яғни, контекстке тән емес) әрекеттер тізімін жасайтын адамдар көбінесе келесі әрекетті шешу кезінде де босаңсып қалады.

Мен клиенттеріме істерін өңдеу кезінде тізім санаттарын ертерек құрылымдауды жиі ұсынамын, өйткені бұл олардың жобаларын алға жылжыту үшін қажетті нақты істерге автоматты түрде негіздейді.

Қолжетімді уақыт

Әрекетті таңдаудағы екінші фактор — басқа шаруаға көшкенге дейін қанша уақытыңыздың бар екендігі. Егер жиналысыңыз он минуттан кейін басталса, сіз дәл қазір орындайтын әрекетті алдағы бірнеше сағатыңыз бос болғандағыдан басқаша таңдайсыз.

Әрине, қолыңызда қанша уақыт барын білу жақсы (сондықтан күнтізбе мен сағатқа баса назар аударылады). Өмірлік әрекеттерді ескертудің толық тізімі сізге не істеу керектігі туралы максималды ақпарат береді және әрекеттеріңізді қолдағы уақыт терезелеріне сәйкестендіруді жеңілдетеді. Басқаша айтқанда, егер келесі жиналысқа дейін он минутыңыз болса, он минуттық шаруа табыңыз. Егер тізіміңізде тек «үлкен» немесе «маңызды» істер ғана болса, онда тізімдегі ешбір элементті он минут ішінде орындау мүмкін болмауы мүмкін. Егер сіз бәрібір сол қысқа әрекеттерді орындауыңыз керек болса, оларды бітірудің ең өнімді жолы — күн бойы пайда болатын кішкене «бос уақыт» терезелерін пайдалану.

Қолжетімді энергия

Бәрімізде де тиімді ойлайтын кездеріміз және мүлдем ойланбауымыз керек кездер болады. — Дэниел Коэн

Контекстіңізді өзгерту және назарыңызды басқа жаққа бағыттау арқылы энергия деңгейіңізді кейде көтере алсаңыз да, бәрібір шектеулер болады. Көбінесе марафондық бюджетті жоспарлау сессиясымен өткен күннің соңы — әлеуетті клиентке қоңырау шалу немесе өнімділікті бағалау саясатының жобасын жасауды бастау үшін ең жақсы уақыт емес шығар. Оның орнына авиакомпанияға хабарласып, брондауды өзгерту, кейбір шығын түбіртектерін өңдеу немесе салалық журналды шолып шығу тиімдірек болуы мүмкін.

Барлық келесі әрекет нұсқаларының қолжетімді болуы әртүрлі уақыт аралықтарын пайдалануға мүмкіндік беретіні сияқты, сізге белгілі бір уақытта өңдеу және орындау қажет болатын барлық нәрселерді білу, өнімді қызметті өзіңіздің өміршеңдік (витальдік) деңгейіңізге сәйкестендіруге мүмкіндік береді.

Мен сізге әрқашан өте аз интеллектуалдық немесе шығармашылық күшті қажет ететін істердің тізімін сақтауды ұсынамын. Энергияңыз төмен болған кезде соларды орындаңыз. Жеңіл оқу (журналдар, мақалалар және каталогтар), компьютерге енгізуді қажет ететін телефон/мекенжай деректері, файлдарды тазалау, ноутбуктің резервтік көшірмесін жасау, тіпті гүлдерге су құю және степлерді толтыру — бұл бәрібір бір уақытта шешуіңіз керек көптеген ұсақ-түйектердің бірі.

Бұл жеке басқару жүйеңіздің шекаралары өте анық болуының ең жақсы себептерінің бірі: бұл сіздің бабыңызда болмаған кезде де өнімді қызметті жалғастыруды жеңілдетеді. Егер энергияңыз төмен болса және оқитын материалдарыңыз ретсіз, түбіртектеріңіз жан-жақта шашылып жатса, файлдық жүйеңіз бейберекет және «кіріс» себетіңіз жұмыс істемесе, алдағы тапсырмаларды табу және ұйымдастыру тым көп жұмыс сияқты көрінеді; сондықтан сіз ештеңе істеуден бас тартасыз, содан кейін өзіңізді одан да нашар сезінесіз. Энергияңызды арттырудың ең жақсы жолдарының бірі — кейбір ашық циклдерді (тұйықталмаған істерді) жабу. Сондықтан әрқашан жақын жерде жабуға болатын оңай циклдердің болуын қадағалаңыз.

Тіпті бабыңызда болмасаңыз да, өте өнімді болмауға ешқандай себеп жоқ.

Іс-әрекетті таңдаудың алғашқы үш критерийі (контекст, уақыт және энергия) келесі әрекеттер туралы ескертудің толық жүйесі қажет екенін көрсетеді. Кейде сіз мұндай ойлау режимінде болмайсыз; бұл жұмыс алдын ала жасалып қоюы керек. Егер солай болса, сіз өз «аймағыңызда» (zone) әлдеқайда тиімді жұмыс істей аласыз және жағдайға сәйкес келетін белгіленген әрекеттерді таңдай аласыз.

Басымдық

Сіз тұрған контекстті, бар уақыт пен энергияны ескере отырып, іс-әрекетті таңдаудың келесі айқын критерийі — салыстырмалы басымдық (приоритет): «Менің барлық қалған нұсқаларымның ішінде мен үшін ең маңыздысы не?»

«Мен өз басымдықтарымды қалай анықтаймын?» — бұл менімен жұмыс істейтін адамдардан жиі еститін сұрақ. Бұл олардың шеше алатын шамасынан көп шаруаның жиналып қалуынан туындайды. Олар кейбір қиын таңдаулар жасалуы керектігін және кейбір нәрселер мүлдем орындалмай қалуы мүмкін екенін біледі.

Жұмысыңыздың шын мәнінде не екенін нақты білмейінше, таңдауыңызға қанағаттану мүмкін емес.

Күннің соңында орындалмаған істер үшін өзіңізді жайлы сезіну үшін сіз өз жауапкершіліктеріңіз, мақсаттарыңыз бен құндылықтарыңыз туралы саналы шешімдер қабылдауыңыз керек. Бұл процесс әрқашан сіздің ұйымыңыздың және өміріңіздегі басқа маңызды адамдардың мақсаттарымен, құндылықтарымен және бағыттарымен, сондай-ақ сол қарым-қатынастардың сіз үшін маңыздылығымен жиі кездесетін күрделі өзара әрекеттесуді қамтиды.

Күнделікті жұмысты бағалаудың үш деңгейлі моделі

Басымдықтарды белгілеу кейбір нәрселердің басқаларына қарағанда маңыздырақ болатынын білдіреді, бірақ не нәрсеге қатысты маңызды? Бұл контексте жауап — сіздің жұмысыңызға, яғни өзіңізден және/немесе басқалардан қабылдаған міндетіңізге қатысты. Дәл осы жерде ойлау процесіне келесі екі құрылымды енгізу қажет. Олар сіздің жұмысыңызды анықтауға арналған. Бұл әдіснаманың көп бөлігі кәсіби фокусыңыз аясында болса да, мен «жұмыс» сөзін әмбебап мағынада, жеке де, кәсіби де жүзеге асыруға міндеттелген кез келген нәрсені білдіру үшін қолданып отырғанымды есте сақтаңыз.

Қазіргі уақытта күнделікті жұмыс қызметінің өзі көптеген мамандар үшін салыстырмалы түрде жаңа түрдегі қиындық тудырады. Мен бұған дейін түсіндіргенімдей, жұмыс күні ішінде, кез келген уақытта сіз іс-әрекеттің үш түрінің бірімен айналысасыз:

Алдын ала анықталған жұмысты орындау
Пайда болған жұмысты орындау
Жұмысыңызды анықтау

Сіз әрекеттер тізіміңіздегі істерді орындауыңыз, кенеттен пайда болған шаруалармен айналысуыңыз немесе тізімдеріңізден қазір немесе кейінірек орындалуы керек жұмысты анықтау үшін кіріс деректерді өңдеуіңіз мүмкін.

Бұл қарапайым қисын. Бірақ көптеген адамдар екінші әрекетке — кенеттен пайда болған істермен айналысуға тым оңай беріліп кетеді де, қалған екеуін назардан тыс қалдырып, өздеріне зиян келтіреді.

Дүйсенбі, сағат 10:26 болды делік, сіз кеңседесіз. Сіз әлеуетті клиентпен күтпеген жарты сағаттық телефон сөйлесуін аяқтадыңыз. Қолыңызда сөйлесуден қалған үш бет шимайланған жазбалар бар. Сағат он бірде, яғни шамамен жарты сағаттан кейін қызметкерлермен жиналыс жоспарланған. Кеше түнде жұбайыңыздың ата-анасымен кеш болдыңыз, әлі де біраз шаршаулысыз (қайын атаңызға бір нәрсе туралы хабарласамын деп едіңіз... не туралы еді?). Көмекшіңіз алдыңызға алты телефон хабарламасын қойды. Екі күннен кейін үлкен стратегиялық жоспарлау сессиясы келе жатыр, ол үшін әлі идеяларыңызды қалыптастырған жоқсыз. Бүгін таңертең жұмысқа келе жатқанда көлігіңіздегі май шамы жанып кетті. Ал бастығыңыз дәлізде қасынан өткенде, кеше сізге электронды поштамен жіберілген жадынама туралы бүгін түскі сағат үштегі жиналысқа дейін пікіріңізді білгісі келетінін ишаратпен білдірді.

Жүйелеріңіз дүйсенбі күні таңғы 10:26-да осы шындықпен тиімді күресу үшін барынша қолдау көрсете ала ма? Егер сіз әлі де бәрін басыңызда сақтап жүрсеңіз және тізімдеріңізге тек «өте маңызды» нәрселерді ғана жазуға тырыссаңыз, меніңше, жауап — жоқ.

Мен адамдардың өз жұмысының айқын емес бөлігін өңдеуді, ұйымдастыруды, шолуды және бағалауды бақылауға алғаннан көрі, тосынсыйлар мен дағдарыстарды шешуде өздерін жайлырақ сезінетінін байқадым. Үстеліңізде, электронды поштаңызда және ойыңызда өңделмеген және бақылаудан шыққан көп жұмыс болған кезде, «қарбалас» және «шұғыл» режимге түсіп кету оңай.

Көбінесе «кіріс» себетімен, электронды поштамен және қалған ашық циклдермен айналысқаннан көрі, сәттің шұғыл талаптарына беріліп кету оңайырақ.

Шындығында, біздің өміріміз бен жұмысымыздың көп бөлігі кенеттен пайда болады және әдетте пайда болған сәтте басымдыққа ие болады. Көптеген мамандар үшін олардың жұмысының табиғаты көптеген нысандарда пайда болатын жаңа жұмысты өңдеу үшін дереу қолжетімді болуды талап ететіні шындық. Мысалы, бастығыңыз келіп, сізден бірнеше минут уақытыңызды бөлуді сұрағанда, сіз оған назар аударуыңыз керек. Сіз жоғары лауазымды басшыдан бүгін істеу керек деп ойлаған кез келген істен басым болатын тапсырма аласыз. Сіз ірі тапсырыс берушінің тапсырысын орындаудағы күрделі мәселе туралы білесіз және онымен дереу айналысуыңыз керек.

Бұлардың бәрі түсінікті шешімдер. Бірақ тізімдеріңіздегі басқа әрекеттерді сіз немесе сіз бен басқалар арасында қайта қарап, келіспеген кезде мазасыздық күшейе бастайды. Тізімдеріңізде анықталған жұмысты орындамаудың тұрақты шығындарына тек не істемей жатқаныңызды білсеңіз ғана төзуге болады. Бұл үшін «кіріс» себетін үнемі өңдеу (жұмысыңызды анықтау) және барлық алдын ала анықталған жұмыстардың толық тізімін жүйелі түрде шолу қажет.

Егер алдын ала анықталған жұмыстың орнына жаңадан пайда болған жұмысты орындауды таңдау сіздің ең жақсы шешіміңізге негізделген саналы таңдау болса, бұл — ойынды қолдан келгенше жақсы ойнау деген сөз. Дегенмен, көптеген адамдар барлық жобалар мен әрекеттер жиынтығын қалай нақтылау, басқару және қайта келісу бойынша айтарлықтай жақсартулар жасауы керек. Егер сіз айналыспай жатқан істеріңізге қатысты өзіңізді жайлы сезінбей, сәттің шұғыл шаруаларына беріліп кетсеңіз, нәтижесі — көңіл қалу мен мазасыздық болады. Көбінесе күйзеліс пен тиімділіктің төмендеуі үшін «тосынсыйлар» кінәланады. Егер сіз не істеп жатқаныңызды және не істемей жатқаныңызды білсеңіз, тосынсыйлар — шығармашылық таныту мен үздік болудың тағы бір мүмкіндігі ғана.

Сонымен қатар, «кіріс» себеті мен әрекеттер тізімі тым ұзақ уақыт назардан тыс қалса, ондағы кездейсоқ нәрселер кейінірек төтенше жағдайлар ретінде пайда болып, өртті өршітетін жаңа шұғыл жұмыстарды қосады.

Көптеген адамдар өз жұмысын анықтау және жалпы тізімді басқару жауапкершілігінен қашу үшін дереу орындалуы керек істердің шексіз ағынын сылтау ретінде пайдаланады. Егер сіздің «кіріс» себетіңіз бен жеке ұйымдастыруыңыз бақылаудан шықса, жақын жердегі аса маңызды емес нәрселерге арбалып қалу оңай. Көбінесе «аралап жүріп басқару» — жиналып қалған формасыз үйінділерден қашудың сылтауы болып табылады.

Дәл осы жерде интеллектуалдық еңбек атлетикасының қажеттілігі көрінеді. Көптеген адамдар жұмыс шекараларын анықтау және көптеген ашық циклдерді басқару қажет болған әлемде өскен жоқ. Бірақ сіз кіріс деректерді қатаң анықталған жүйеге жылдам өңдеу дағдысы мен әдетін қалыптастырған кезде, не істеу керек, не істеуді тоқтату керек және оның орнына не істеу керек деген шешімдеріңізге сену әлдеқайда оңай болады.

Сәт сайынғы теңгерімді сақтау

«Қара белбеу» деңгейінде сіз бір аяқтан екінші аяққа және кері қарай найзағайдай жылдам ауыса аласыз. Мысалы, сіз «кіріс» себетін өңдеп жатқанда, көмекшіңіз келіп, дереу назар аударуды қажет ететін жағдай туралы айтады. Мәселе жоқ — себетіңіз әлі де орнында, бәрі бір жинақта өңделуін күтіп тұр, оған қайта оралғанда жалғастыруға дайын. Телефонда күту режимінде тұрғанда, сіз әрекеттер тізімін қарап шығып, қоңырау аяқталғанда не істейтініңізді түсіне аласыз. Жиналыстың басталуын күтіп отырып, өзіңізбен бірге ала келген «Оқу/Қарап шығу» бумасын орындай аласыз. Бастығыңызбен күтпеген сөйлесу келесі жиналысқа дейінгі уақытыңызды он екі минутқа дейін қысқартса, сіз сол уақыт терезесін тиімді пайдалану жолын оңай таба аласыз.

Күтпеген жағдайларды елемеу (тіпті бұл мүмкін болса да) — мүмкіндіктерсіз, стихиялылықсыз және «өмір» құралатын бай сәттерсіз өмір сүру дегенді білдіреді. — Стивен Кови

Сіз бір уақытта осы жұмыс әрекеттерінің тек біреуімен ғана айналыса аласыз. Егер біреудің кабинетінде онымен сөйлесуге тоқтасаңыз, сіз тізімдеріңізбен жұмыс істеп жатқан жоқсыз немесе кіріс деректерді өңдеп жатқан жоқсыз. Міндет — жасауға шешім қабылдаған ісіңізге сенімді болу.

Сонымен, қалай шешім қабылдайсыз? Бұл тағы да сіздің интуитивті пайымдауларыңызды қамтиды — күтпеген жұмыс қалғандарымен салыстырғанда қаншалықты маңызды? «Кіріс» себетін өңдеусіз және барлық шаруаларды қарап шығусыз қанша уақыт жүре аласыз және не істеу керектігі туралы дұрыс шешім қабылдап жатқаныңызға қаншалықты сенесіз?

Адамдар жұмыс істеуге кедергі болатын үзілістерге жиі шағымданады. Бірақ өмірде үзілістерден қашып құтылу мүмкін емес. Сіз келіп түскен істерді жөнелтуге машықтанып, пайда болатын «бос уақыт» терезелерін пайдалануға дағдыланған кезде, бір тапсырмадан екіншісіне жылдам ауыса аласыз. Конференция қоңырауында күту режимінде отырып, электронды хаттарды өңдеуге болады. Бірақ жұмыс ағыныңыздың сау теңгерімін сақтау үшін көптеген тапсырмалар арасында «билеуді» үйренуіңіз керек. Сіздің таңдауларыңыз бәрібір жұмысыңыздың табиғаты мен мақсаттары туралы өз түсінігіңізге сәйкес реттелуі керек.

Пайда болған жұмысты ол ең оңай жол болғандықтан емес, қалған істердің бәрімен салыстырғанда дәл қазір істеуіңіз керек нәрсе болғандықтан орындаңыз.

Сәтсіздіктермен немесе тосынсыйлармен күресу қабілетіңіз — сіздің бәсекелестік артықшылығыңыз. Бірақ белгілі бір сәтте, егер сіз шаруаларды реттеп, бақылауға алмасаңыз, тек қолдағы жұмыспен ғана айналысу тиімділігіңізді төмендетеді. Сайып келгенде, істеп жатқан ісіңізді тоқтатып, басқа нәрсемен айналысу керек пе, жоқ па екенін білу үшін сізге жұмысыңыздың не талап ететінін және оның өміріңіздің басқа контексттеріне қалай сәйкес келетінін жақсы түсіну қажет. Бұған қол жеткізудің жалғыз жолы — өміріңіз бен жұмысыңызды бірнеше көкжиекте тиісінше бағалау.

Өз жұмысыңызды шолудың алты деңгейлі моделі

Жұмыстың 2-тарауда (51-53 беттер) көрген алты деңгейін «биіктік» тұрғысынан қарастыруға болады:
50 000+ фут: Өмір
40 000 фут: Үш-бес жылдық көрініс
30 000 фут: Бір-екі жылдық мақсаттар
20 000 фут: Жауапкершілік аймақтары
10 000 фут: Ағымдағы жобалар
Ұшу-қону жолағы: Ағымдағы әрекеттер

Осы деңгейлердің әрқайсысы өзінен жоғары тұрған деңгейлерді жақсартуы және олармен сәйкес келуі қисынды. Басқаша айтқанда, басымдықтарыңыз жоғарыдан төмен қарай иерархияда орналасады. Сайып келгенде, егер сіз жасауға тиісті телефон қоңырауы өмірлік мақсатыңызға немесе құндылықтарыңызға қайшы келсе, өзіңізбен үйлесімде болу үшін сіз ол қоңырауды жасамайсыз. Егер жұмыс құрылымыңыз бір жылдан кейін болуыңыз керек жерге сәйкес келмесе, мақсатыңызға ең тиімді жолмен жету үшін фокус аймақтарыңыз бен жауапкершіліктеріңізді қалай құрылымдағаныңызды қайта қарауыңыз керек.

Осы бірінші мысалды төменнен жоғары қарай қарастырайық. Сіз жасауыңыз керек телефон қоңырауы (әрекет) сіз жұмыс істеп жатқан мәміле (жоба) туралы, ол сатылымды арттырады (жауапкершілік). Бұл нақты мәміле сізге сату бөлімінде жоғарылауға (жұмыс мақсаты) мүмкіндік береді, себебі компанияңыз жаңа нарыққа шыққысы келеді (ұйымның көрінісі). Және бұл сізді қаржылық жағынан да, кәсіби жағынан да қалаған өмір сүру салтыңызға жақындатады (өмір).

Немесе басқа бағыттан: сіз өз бастығыңыз болуды және өзіңізге жақын сала бойынша бірегей активтеріңіз бен таланттарыңызды ашуды шештіңіз (өмір). Сонымен, сіз өзіңіз үшін бизнес құрасыз (көрініс), онда кейбір қысқа мерзімді негізгі операциялық міндеттер бар (жұмыс мақсаты). Бұл сізге оны іске қосу үшін орындауыңыз керек кейбір маңызды рөлдерді (жауапкершілік) және қол жеткізу керек кейбір жедел нәтижелерді (жобалар) береді. Осы жобалардың әрқайсысында мүмкіндігінше тезірек жасауыңыз керек істер болады (келесі әрекеттер).

Сенің жұмысың — өз жұмысыңды табу, содан кейін оған бүкіл жүрегіңмен берілу. — Будда

Еркін бақылау және шабыттандырылған өнімділік үшін ең тиімді тәсіл — барлық деңгейлерді теңгерімді түрде басқару. Осы деңгейлердің кез келгенінде барлық ашық циклдерді, барлық аяқталмаған істерді және дәл қазір мойныңызға алған барлық міндеттемелерді барынша анықтау өте маңызды. Қазіргі уақыттағы шындықты қабылдамай және объективті бағаламай, жаңа жағалауларға бет алу әрқашан қиын. Автожауап бергішіңізде не бар? Балаларыңызға қатысты жобаларыңыз қандай? Кеңседе не үшін жауаптысыз? Алдағы айларда немесе жылдарда сізді не өзгеріске итермелейді немесе не жасауға тартады? Бұлардың бәрі сіздің психикаңыздағы ашық циклдер, бірақ үлкенірек мақсаттар мен нәзік бейімділіктерді анықтау үшін тереңірек және интроспективті процестер қажет болады.

Өміріңізде «осында және қазір» болудың сиқыры бар. Не болып жатқаны, не нәрсе шындық екені туралы анық бақылаудың күшіне мен әрқашан таңғаламын. Жеке қаржыңыздың нақты егжей-тегжейлерін білу, сатып алғалы жатқан компания туралы тарихи деректерді нақтылау немесе тұлғааралық қақтығыста кімнің кімге не айтқаны туралы фактілерді анықтау сындарлы, тіпті емдік әсерге ие болуы мүмкін.

Жетістікке жетудің ең жақсы жері — қолыңда бар нәрсемен дәл қазір тұрған жерің. — Чарльз Шваб

Істерді тындыру және бұған қанағаттану дегеніміз — санаңызды жаулап алған барлық нәрселерді тануға, мойындауға және тиісінше басқаруға дайын болу дегенді білдіреді. Күйзеліссіз өнімділік өнерін меңгеру мұны талап етеді.

Төменнен жоғары қарай жұмыс істеу

Өміріңізде өнімді сәйкестік орнату үшін сіз жоғарыдан төмен қарай нақтылаудан бастасаңыз әбден қисынды болар еді. Бұл планетада не үшін жүргеніңізді шешіңіз. Осы келісімшартты орындауға қандай өмір, жұмыс және өмір салты жақсы мүмкіндік беретінін анықтаңыз. Қандай жұмыс пен жеке қарым-қатынастар бұл бағытты қолдайды? Олардың әрқайсысын бастау үшін дәл қазір нені іске асыру керек және мүмкіндігінше тезірек физикалық түрде не істей аласыз?

Кез келген деңгейде басымдықтарыңызды нақтылау мүмкіндіктерінен ешқашан кенде болмайсыз. Қай көкжиек сізді шақырып тұрғанына назар аударыңыз.

Шын мәнінде, сіз кез келген уақытта кез келген деңгейден басымдықтарыңызға жақындай аласыз. Менде әрқашан әр деңгейдегі хабардарлығым мен фокусымды арттыру үшін конструктивті түрде жасай алатын нәрселер болады. Менде нақтыланатын көріністер, қайта бағаланатын мақсаттар, анықталатын немесе құрылатын жобалар немесе шешілетін әрекеттер ешқашан таусылған емес. Ең бастысы — өзіңізді және жүйелеріңізді тепе-теңдікте ұстау үшін тиісті уақытта қажетті деңгейлерге назар аударуды үйрену.

Өйткені бәрі де соңында одан жоғары деңгейдегі басымдықтарға негізделеді, сондықтан басымдықтарыңызды кез келген қалыптастыруды ең жоғарыдан бастаған тиімдірек болары анық. Мысалы, егер сіз жұмысыңызды басымдықтарға бөлуге уақыт жұмсап, кейінірек оның істеуіңіз керек жұмыс емес екенін түсінсеңіз, сіз өзіңіз қалайтын келесі жұмысты анықтауға жұмсауға болатын уақыт пен энергияны «бес босқа» кетіруіңіз мүмкін. Мәселе мынада: орындау деңгейлерінде (ағымдағы жобалар мен іс-әрекеттер) бақылау сезімі болмаса және сол деңгейлерді тиісінше басқара алатындығыңызға іштей сенім болмаса, өзіңізді жоғарыдан төмен қарай басқаруға тырысу көбінесе реніш тудырады.

Практикалық тұрғыдан алғанда, мен оның орнына төменнен жоғары қарай жүруді ұсынамын. Мен адамдарды екі бағытта да жаттықтырдым, және ұзақ мерзімді құндылық тұрғысынан айтар болсам, біреудің ағымдағы физикалық әлемінің егжей-тегжейлерін бақылауға алып, содан кейін назарды жоғарылату ешқашан сәтсіздікке ұшырамағанын шын айта аламын.

Төменгі жағы бақылаудан шығып кеткен кезде, жоғарыдан төмен қарай басқаруға тырысу — ең тиімсіз әдіс болуы мүмкін.

Бұл төменнен жоғары қарай бағытта жұмыс істеудің негізгі себебі — ол алдымен «психикалық палубаны» тазартады, бұл сіздің шығармашылық назарыңызға өзіңізді анықтауға шақыруыңыз керек неғұрлым мағыналы және бұлдыр көріністерге шоғырлануға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, бұл нақты әдіс жоғары икемділік пен еркіндікке ие және ол не нәрсеге бағытталғанына қарамастан әмбебап әрі тиімді ойлау және ұйымдастыру тәжірибесін қамтиды. Бұл оны қазіргі уақытта айналысып жатқан мазмұныңыз қандай болса да үйренуге тұрарлық етеді. Ойыңызды өзгертіңіз, сонда бұл процесс сізге максималды жылдамдықпен бейімделуге көмектеседі. Ондай қабілетіңіз бар екенін білу сізге үлкенірек ойын ойнауға рұқсат береді. Бұл шын мәнінде күш береді.

«50 000 футтық деңгей» басымдықтарды белгілеу үшін ең маңызды контекст екені анық болса да, тәжірибем көрсеткендей, біз айналысатын жұмыстың барлық деңгейлерін, әсіресе ұшу-қону жолағы мен 10 000 футтық деңгейлерді түсініп, іске асырған кезде, біз өзіміздің басты мақсатымыз болып табылатын ауқымды жұмыстарды орындау үшін үлкен еркіндік пен ресурстарға ие боламыз. Төменнен жоғары қарай бағытталған тәсіл негізгі концептуалды басымдық болмаса да, практикалық тұрғыдан алғанда ол теңгерімді, нәтижелі және жайлы өмірге қол жеткізудің маңызды факторы болып табылады.

Ұшу-қону жолағы (Runway)

Ең алдымен, іс-әрекеттер тізімінің толық екендігіне көз жеткізу керек, бұл өз алдына үлкен міндет болуы мүмкін. Осы элементтердің барлығын жинауға және объективті етуге назар аударғандар, олардың көпшілігін ұмытып кеткенін, жоғалтып алғанын немесе жай ғана танымағанын байқайды.

Егер сізде күнтізбеңізден бөлек, адамдар мен жиналыстарға арналған барлық күн тәртібін қосқанда кем дегенде елу «келесі іс-әрекет» және «күту тізімі» болмаса, сізде олардың бәрі шынымен бар екеніне күмәнданар едім. Егер сіз 2-бөлімдегі қадамдар мен ұсыныстарды қатаң түрде орындасаңыз, олар сізде бұрыннан болуы мүмкін. Егер жоқ болса және сіз осы деңгейді жаңартқыңыз келсе, 4-тен 6-ға дейінгі тарауларды нақты іске асыру режимінде пысықтауға уақыт бөліңіз.

Бұл бақылау деңгейін аяқтағаннан кейін, сізде автоматты түрде жедел басымдықтар туралы неғұрлым негізделген түсінік болады, бұған басқаша қол жеткізу мүмкін емес.

Барлық деңгейдегі ағымдағы жұмыстарыңыздың тізімін жасау автоматты түрде назардың шоғырлануын, үйлесімділікті және басымдықтарды сезінуді арттырады.

10 000 фут

«Жобалар» тізімін аяқтаңыз. Ол шынымен де орындалуы үшін бірнеше әрекетті қажет ететін барлық міндеттемелеріңізді қамти ма? Бұл сіздің апта сайынғы жедел әлеміңіздің шекараларын анықтайды және ойыңызды ұзағырақ уақытқа босатуға мүмкіндік береді.

Егер сіз осы деңгейде өміріңізде және жұмысыңызда болғанын қалайтын барлық нәрселердің толық тізімін жасасаңыз, сіз өзіңіз байқамаған, жасауыңыз керек әрекеттер бар екенін көресіз. Осы объективті тізімді жасаудың өзі сізге бос уақытыңыз болған кезде не істеу керектігі туралы шешім қабылдауға берік негіз береді. Әдетте адамдар өздерінің «Жобалар» тізімін жаңартқанда, олар өздерін қызықтыратын нәрселерді алға жылжыту үшін оңай жасауға болатын бірнеше нәрсе бар екенін түсінеді.

Өте аз адамдарда бұл нақты деректер анықталған және қандай да бір объективті түрде қолжетімді. Бүгін түстен кейін не істеу керектігі туралы кез келген талқылау басталмас бұрын, бұл ақпарат қол астында болуы керек.

Тағы да айтарым, егер сіз Getting Things Done әдістемесін іс жүзінде қолданып жүрсеңіз, «Жобалар» тізіміңіз қажетті деңгейде болады. Біздің коучинг клиенттеріміздің көпшілігіне өз тізімінің толықтығына сену нүктесіне жету үшін жинау, өңдеу және ұйымдастыруға оннан он бес сағатқа дейін уақыт кетеді.

20 000 фут

Бұл «ағымдағы жұмыс міндеттері» деңгейі. Сіз қандай «рөлдерді» атқарасыз? Кәсіби тұрғыдан бұл сіздің қазіргі лауазымыңыз бен жұмысыңызға қатысты. Жеке тұрғыдан алғанда, бұл сіздің отбасыңыздағы, қоғамдағы және, әрине, жұмыс істейтін тұлға ретіндегі рөлдеріңізді қамтиды.

Сізде бұл рөлдердің кейбірі бұрыннан анықталған және жазылған болуы мүмкін. Егер сіз жақында жаңа қызметке орналассаңыз және сіздің жауапкершілік салаларыңыз туралы келісім немесе келісімшарт болса, бұл жақсы бастама болар еді. Егер сіз бұрын жеке мақсаттар қою және құндылықтарды анықтау жаттығуларын жасаған болсаңыз және сол кезде жасалған материалдарыңыз әлі де болса, оларды осы тізімге қосыңыз.

Содан кейін мен сізге «Назар аудару бағыттары» деп аталатын тізім жасап, оны сақтауды ұсынамын. Сіз оны «Кәсіби» және «Жеке» деп бөле аласыз, бұл жағдайда жүйелі шолу үшін екеуін де бірдей пайдаланғыңыз келеді. Бұл сіздің өзіңізді басқару үшін жасай алатын ең пайдалы бақылау тізімдерінің бірі. Ол «Жобалар» тізімі сияқты аптасына бір рет қайта калибрлеуді қажет етпейді; сірә, ол ұзағырақ қайталану циклінде маңызды болады. Өміріңіз бен жұмысыңыздың кейбір маңызды салаларындағы өзгерістер жылдамдығына байланысты, бұл әр бір-үш ай сайын жаңа әлеуетті жобалар үшін қозғаушы күш (триггер) ретінде пайдаланылуы керек.

Егер сіз өз жұмысыңыздың не екеніне толық сенімді болмасаңыз, ол әрқашан тым ауыр болып көрінеді.

Сіздің жұмысыңызда шамамен төрттен жетіге дейін негізгі жауапкершілік салаларыңыз бар, және жеке өміріңізде де сондай мөлшерде болуы мүмкін. Сіздің жұмысыңыз қызметкерлердің біліктілігін арттыру, жүйелерді жобалау, ұзақ мерзімді жоспарлау, әкімшілік қолдау, маркетинг және жоспарлау немесе нысандар, сапаны бақылау, активтерді басқару және т.б. үшін жауапкершілікті қамтуы мүмкін. Егер сіз өз бизнесіңіздің иесі болсаңыз, сіздің назарыңыз ірі ұйымдағы өте тар мамандандырылған функциядан гөрі көптеген салаларға аударылады. Сіздің өміріңіздің қалған бөлігі ата-ана болу, серіктестік, шіркеу, денсаулық, қоғамдық қызмет, үйді басқару, қаржыны басқару, өзін-өзі дамыту, шығармашылық өзін-өзі көрсету және т.б. сияқты назар аудару салаларын қамтуы мүмкін.

«Назар аудару бағыттары» тізімінің жедел мақсаты — жауапкершіліктеріңізді тиісінше басқара алуыңыз үшін барлық жобаларыңыз бен келесі әрекеттеріңізді анықтауды қамтамасыз ету. Егер сіз оларды есепке алып, не істеп жатқаныңыз және не істеуіңіз керек екендігі тұрғысынан объективті түрде бағалайтын болсаңыз, сіз «Жобалар» тізіміне қосу керек жобаларды міндетті түрде табасыз. Тізімді қайта қарау кезінде сіз кейбір салалардың жақсы екенін және оларға күтім жасалып жатқанын шешуіңіз мүмкін. Екінші жағынан, сіз бір салада бір нәрсенің сізді «мазалап» жүргенін және оны түзету үшін жоба жасау керектігін түсінуіңіз мүмкін. «Назар аудару бағыттары» — бұл шын мәнінде біз бұған дейін қарастырған «Триггерлер» тізімінің неғұрлым дерексіз және жетілдірілген нұсқасы.

Соңғы жиырма жылда мен жаттықтырған әрбір клиент осы деңгейдегі талқылау кезінде кем дегенде бір маңызды олқылықты анықтады. Мысалы, менеджер немесе басшы киетін жалпы «бас киім» — бұл «қызметкерлердің біліктілігін арттыру». Ойланғаннан кейін, олардың көпшілігі сол салада бір немесе екі жоба қосу керектігін түсінеді, мысалы, «Біздің қызметті бағалау процесін жаңарту».

«Басымдықтарды» талқылау сіз бен басқалар арасындағы осы ағымдағы келісімдердің барлық деңгейлерін қамтуы керек. Егер сіз осы «лауазымдық нұсқаулық» бақылау тізімін іске қосып, оны жаңартып отырсаңыз, сіз біздің мәдениетіміздегі көптеген адамдарға қарағанда еркін және бақылауда боласыз. Бұл не істеу керектігі туралы қажетті таңдау жасау кезінде сізді үміттен сенімге көшіруге үлкен септігін тигізеді.

30 000-нан 50 000+ футқа дейін

Егер үш төменгі деңгей көбінесе заттардың ағымдағы жағдайына — сіздің әрекеттеріңізге, жобаларыңызға және жауапкершілік салаларыңызға қатысты болса — осы жерден жоғары қарай болашақ факторлары және сіздің бағытыңыз бен ниеттеріңіз бірінші орынға шығады. Бұл платоларда әлі де тізім жасау керек, бірақ бұл көбінесе «Қазіргі уақытта мен қайда бара жатқаным және оған қалай жететінім туралы не шындық?» дегенге қатысты. Бұл сіздің жұмысыңыздағы бір жылдық мақсаттардан («30 000 фут») мансап пен жеке байлығыңызға арналған үш жылдық көрініске («40 000 фут»), өмірлік мақсатыңызды түсінуге және оны барынша қалай көрсетуге болатынына дейін («50 000+ фут») созылуы мүмкін.

Қайда бара жатқаныңызды білмесеңіз, қашан «жеткілікті» екенін ешқашан білмейсіз.

Мен мұнда ең жоғарғы үш деңгейді біріктіремін, өйткені жағдайлар көбінесе осы санаттардың біріне оңай сәйкес келмеуі мүмкін. Сондай-ақ, Getting Things Done мақсаттар мен көріністерді анықтаудан гөрі, іске асыру өнеріне көбірек қатысты болғандықтан, мен мұнда қатаң тексеруді ұсынбаймын. Бірақ бұл зерттеу өз сипаты бойынша бизнес-стратегияны, ұйымды дамытуды, мансапты жоспарлауды, сондай-ақ өмірлік бағыт пен құндылықтарды қамтитын ықтимал терең және күрделі ареналарды қозғай алады.

Біздің мақсатымыз үшін назар сіздің жұмысыңыздың дәл қазір не екенін анықтайтын ағымдағы шындықта сіз үшін қандай мотиваторлар бар екенін түсінуге бағытталған. Тереңірек ойлауға, талдауға және түйсікке негізделген бағыттарыңыз бен мақсаттарыңыз өзгертілуі керек пе деген мәселе басқа талқылаудың тақырыбы болуы мүмкін. Солай болса да, дәл қазір жұмысыңыз бен ондағы маңызды нәрселер туралы өз ойыңызды жаңартуға көмектесетін кейбір нәрселерді анықтай аласыз.

Егер сіз осыдан он екі-он сегіз ай өткен соң не істейтініңізді немесе сол кездегі жұмысыңыздың сипаты қандай болатынын іштей елестетсеңіз, бұл нені тудырар еді? Неғұрлым нәзік осы деңгейде сіз жеке өзіңіз бас тартуыңыз керек нәрселер, сондай-ақ ауысуға мүмкіндік беру үшін дамытылуы қажет адамдар мен жүйелер болуы мүмкін. Жұмыстың өзі қозғалмалы нысана болғандықтан, қазіргі кәсіби әлемнің өзгермелі жағдайын ескере отырып, сіздің салаңыздағы нәтижелердің өміршеңдігін қамтамасыз ету үшін анықталған жобалар қажет болуы мүмкін.

Жеке аренада сіз мынадай нәрселерді қарастырғыңыз келуі мүмкін: «Егер мен өз мақсаттарымды бастығыма (немесе бастығымның бастығына) нақтырақ айтпасам, мансабым тоқтап қалады». Немесе «Келесі жылы балаларым қандай жаңа істермен айналысады және соған байланысты мен не нәрсені басқаша істеуім керек?» Немесе «Біз жаңа ғана анықтаған денсаулық мәселесімен айналыса алатыныма көз жеткізу үшін маған қандай дайындық керек?»

Ұзағырақ мерзімде сіз былай бағалай аласыз: Мансабыңыз қалай жүріп жатыр? Жеке өміріңіз қалай алға жылжуда? Сіздің ұйымыңыз қоршаған ортадағы өзгерістерге қатысты не істеп жатыр және бұл сізге қалай әсер етеді? Бұл мен сұрағанда, әр адамнан әртүрлі және маңызды жауаптар алатын бір жылдан бес жылға дейінгі көкжиек сұрақтары.

Жақында мен халықаралық ірі банкте жұмыс істейтін адамға коучинг жүргіздім, ол осы әдістемені енгізіп, күнделікті жұмыс тізімін бақылауға алғаннан кейін бірнеше айдан соң өзінің жоғары технологиялық стартап фирмасына инвестиция салу уақыты келді деп шешті. Бұл ой оған бастапқыда тым қорқынышты көрінген еді, бірақ «ұшу-қону жолағы деңгейінен» жоғары қарай жұмыс істеу оны әлдеқайда қолжетімді және осы көкжиекте ойлаудың табиғи салдарына айналдырды.

Егер сіз болашағы бір жылдан астам уақытты қамтитын кез келген нәрсемен (неке, балалар, мансап, компания, өнер түрі) айналысатын болсаңыз, сол вектор бойынша істерді басқару үшін не істеу керек екендігі туралы ойланғаныңыз жөн.

Мұнда өзіңізге қоятын сұрақтар:

Менің ұйымымдағы ұзақ мерзімді мақсаттар мен міндеттер қандай және өз міндеттерімді орындау үшін оларға қатысты қандай жобаларым болуы керек?
Мен өзіме қандай ұзақ мерзімді мақсаттар мен міндеттер қойдым және оларды іске асыру үшін қандай жобаларым болуы керек?
Менің таңдауларыма әсер етуі мүмкін тағы қандай маңызды оқиғалар болып жатыр?

Осы деңгейдегі әңгімелерде пайда болатын мәселелердің кейбір мысалдары:

Компанияның өзгеретін басымдықтарын ескере отырып, жұмысыңыздың сипатының өзгеруі. Өзіңіздің оқу бағдарламаларыңызды іштей басқарудың орнына, сіз оларды сыртқы мердігерлерге тапсырасыз.
Мансабыңызда қозғалу керек деп есептейтін бағытыңыз. Сіз өзіңізді бір жылдан кейін жұмыстың басқа түрін істеп жатқандай көресіз және ауысу немесе жоғарылау нұсқаларын зерттей отырып, қазіргі жұмысыңыздан ауысуды жоспарлауыңыз керек.
Жаһандану мен кеңеюді ескере отырып, ұйымның бағыты. Сіз алдағы уақытта халықаралық ірі сапарлардың болатынын көресіз және өмір салтыңыздың қалауын ескере отырып, мансаптық жоспарларыңызды қалай қайта қарау керектігін ойластыруыңыз керек.
Өмір салтындағы қалаулар мен өзгеретін қажеттіліктер. Балаларыңыз есейген сайын, олармен үйде болу қажеттілігі азайып, инвестиция мен зейнеткерлікке шығуды жоспарлауға деген қызығушылығыңыз артады.

Ойлаудың ең жоғарғы деңгейінде сізге кейбір түпкілікті сұрақтарды қою керек болады. Сіздің компанияңыз не үшін бар? Сіз не үшін барсыз? Сіздің жеке және/немесе ұйымдық болмысыңыздың таңдауларыңызды басқаратын негізгі ДНҚ-сы қандай? Бұл жүздеген кітаптар, гурулар мен модельдер сізге көмектесуге арналған «ауқымды көрініс» нәрселері.

«Неге?»: бұл бәрімізді толғандыратын ұлы сұрақ.

Сіздің өміріңіз бен жұмысыңыздың барлық басқа деңгейлері тамаша қалыпта, анықталған және егжей-тегжейлі ұйымдастырылған болуы мүмкін. Солай болса да, егер сіз ең терең деңгейде қалайтын немесе істеуге шақырылған нәрсеңізден сәл болса да ауытқысаңыз, сіз өзіңізді жайсыз сезінетін боласыз.

Басымдықтар туралы ойды санадан шығару

Егер әлі жасамаған болсаңыз, осы тарауды оқу кезінде ойыңызға келген нәрселер туралы бейресми жазбалар жасауға кем дегенде бірнеше минут бөліңіз. Сіздің ішкі радарыңыздың осы жоғарырақ деңгейлерінде ойыңызға не келсе де, соны жазып алыңыз және оны басыңыздан шығарыңыз.

Содан кейін ол жазбаларды өңдеңіз. Жазған нәрсеңіз шын мәнінде алға жылжытқыңыз келетін нәрсе ме, жоқ па — соны шешіңіз. Егер жоқ болса, жазбаны лақтырып тастаңыз немесе оны «Бір күні/Мүмкін» тізіміне немесе «Қайсыбір кезде қолға алуым мүмкін армандар мен мақсаттар» деп аталатын қалтаға салыңыз. Мүмкін сіз болашақ туралы осындай ойларды көбірек жинақтауды жалғастырғыңыз келетін шығар және жаттығуды ресми түрде жасағыңыз келеді — мысалы, серіктестеріңізбен жаңа бизнес-жоспардың жобасын жасау, жұбайыңызбен армандаған өміріңіздің идеясын жобалау және жазу, өзіңіз үшін келесі үш жылға арналған нақтырақ мансап картасын жасау немесе жай ғана сізді осы талқылаулар мен ойлау процестері арқылы бағыттай алатын жеке коуч табу. Егер солай болса, сол нәтижені «Жобалар» тізіміне енгізіп, келесі әрекетті анықтаңыз. Содан кейін оны орындаңыз, біреуге тапсырыңыз немесе әрекет туралы ескертуді тиісті тізімге қойыңыз.

Осы жұмыстар аяқталғаннан кейін, сіз назарыңызды анықталған, бірақ сіз қалағандай толық өңделмеген нақты жобалар туралы дамытушы ойлауға аударғыңыз келуі мүмкін. Сіз осындай «вертикалды» өңдеуге дайын екеніңізге көз жеткізгіңіз келеді.

10. Жобаларды бақылауға алу

4-тен 9-ға дейінгі тараулар сізге басыңызды тазартуға және қашан не істеу керектігі туралы түйсікті таңдау жасауға қажетті барлық айла-тәсілдер мен әдістерді берді. Бұл — көлденең деңгей, яғни өміріңіздің көлденең ландшафтында не нәрсе сіздің назарыңыз бен әрекетіңізді талап етеді. Пазлдың соңғы бөлігі — вертикалды деңгей — шығармашылық ақыл-ойыңызды пайдалануға мүмкіндік беретін тереңірек үңілу және ауқымды ойлау. Бұл бізді жобаларды жоспарлауды жетілдіруге және жандандыруға қайта оралтады.

Бейресми жоспарлаудың қажеттілігі

Ондаған жылдар бойы мыңдаған кәсіби мамандармен жұмыс істегеннен кейін, мен барлығымыз дерлік өз жобаларымыз бен өміріміз туралы көбірек, бейресми және жиірек жоспарлай алатынымызды нық айта аламын. Егер біз солай істесек, бұл біздің психикамыздағы үлкен қысымды жеңілдетіп, аз күш жұмсап, орасан зор шығармашылық нәтиже берер еді.

Мен жоспарлаудағы ең үлкен жақсарту мүмкіндігі кәсіби жоба менеджерлері кейде қолданатын (GANTT диаграммалары сияқты) өте күрделі және ауқымды жобаларды ұйымдастыру әдістерінен тұрмайтынын анықтадым. Оларға мұқтаж адамдардың көбінде олар бұрыннан бар немесе кем дегенде оларды үйрену үшін қажетті дайындық пен бағдарламалық жасақтамаға қол жеткізе алады. Нақты қажеттілік — біз жасайтын немесе жасай алатын шығармашылық, белсенді ойлаудың көбірек бөлігін қамту және пайдалану.

Мұндай тиімді, қосымша құн беретін ойлаудың жоқтығының басты себебі — нәтижесінде пайда болуы мүмкін шексіз көптеген егжей-тегжейлерді басқаруға арналған жүйелердің тапшылығы. Сондықтан менің тәсілім төменнен жоғары қарай бағытталады. Егер сіз өзіңіздің ағымдағы әрекет етуге тиісті міндеттемелеріңізді бақылаудан шығарып алғандай сезінсеңіз, сіз мақсатты жоспарлауға қарсылық білдіресіз. Бейсаналық түрде кері итеру пайда болады. Алайда, осы әдістерді қолдана бастағанда, олар үлкен шығармашылық және сыни ойлауды босататынын байқай аласыз. Егер сізде өз идеяларыңызды іске асыруға дайын жүйелер мен әдеттер болса, сіздің өнімділігіңіз экспоненциалды түрде арта алады.

Әрбір сәтті жобаның ортасы апатқа ұқсайды. — Розабет Мосс Кантор

3-тарауда мен жобаны идея сатысынан физикалық шындыққа дейін жеткізетін жобаны жоспарлаудың бес кезеңін егжей-тегжейлі қарастырдым.

Сізге жобаларыңыз бен жағдайларыңыз туралы жиірек, оңайырақ және тереңірек ойлануға мәжбүр ететін жүйелер мен айла-тәсілдерді орнату керек.

Төменде мен ұсынатын табиғи, бейресми жоспарлау процестерін жеңілдетуге арналған практикалық кеңестер мен әдістердің жиынтығы берілген. Бұл ұсыныстардың барлығы салауатты қисынға негізделгенімен, олар тиісті деңгейде жиі орындалмайды. Оларды ойыңызды үлкен ресми жиналыстарға сақтамай, мүмкіндігінше және жиі қолданыңыз.

Қандай жобаларды жоспарлау керек?

Сіздің «Жобалар» тізіміңіз үшін анықтаған нәтижелердің көпшілігіне олар бойынша келесі әрекетті анықтау үшін басыңызда тез және табиғи түрде жасалатын жоспарлаудан басқа ешқандай алдын ала жоспарлау қажет болмайды. Мысалы, «Көлікті тексеруден өткізу» үшін қажетті жалғыз жоспарлау — жақын маңдағы тексеру орнын анықтау үшін телефон анықтамалығын тексеру және қоңырау шалып, уақытты белгілеу туралы шешім қабылдау болады.

Дегенмен, жоспарлаудың кем дегенде қандай да бір түрін қажет ететін жобалардың екі түрі бар: (1) келесі әрекеттерін анықтағаннан кейін де сіздің назарыңызда қала беретін жобалар және (2) олар туралы ықтимал пайдалы идеялар мен қолдаушы егжей-тегжейлер өздігінен пайда болатын жобалар.

Бірінші түрі — сіз олар туралы басқа нәрселерді шешу және ұйымдастыру керек екенін білетін жобалар — тек келесі әрекетті анықтаудан гөрі егжей-тегжейлі тәсілді қажет етеді. Олар үшін сізге табиғи жоспарлау моделінің қалған төрт кезеңінің бірін немесе бірнешеуін нақтырақ қолдану қажет болады: мақсат пен принциптер, көрініс/нәтиже, миға шабуыл және/немесе ұйымдастыру.
Екінші түрі — идеялары жағажайда, көлікте немесе жиналыста кенеттен пайда болатын жобалар — осы байланысты идеяларды қамтуға болатын тиісті орынды қажет етеді. Содан кейін олар қажет болған жағдайда кейінірек пайдалану үшін сол жерде сақталуы мүмкін.

Жоспарлауға қатысты келесі әрекеттерді қажет ететін жобалар

Қазірдің өзінде ойыңызға объектілендіруді, нақтылауды әрі бақылауға алуды қажет ететін бірнеше жобалар келуі мүмкін. Бәлкім, алда маңызды жиналыс күтіп тұрған болар және сіз оған күн тәртібі мен материалдар дайындауыңыз керек екенін білесіз. Немесе сізге жыл сайынғы әріптестер конференциясын үйлестіру жұмысы тапсырылды және маңызды бөліктерді басқаларға тапсыруды бастау үшін оны мүмкіндігінше тезірек ұйымдастыруыңыз керек. Немесе Адам ресурстары бөліміне беру үшін командаңыздағы жаңа лауазымның жұмыс сипаттамасын нақтылауыңыз қажет. Егер әлі жасамаған болсаңыз, осы жобалардың әрқайсысы үшін жоспарлау процесін бастайтын келесі іс-әрекетті дәл қазір анықтап, оны тиісті іс-әрекеттер тізіміне енгізіңіз. Содан кейін жоспарлаудың келесі қадамдарына көшіңіз.

Жоспарлаудың типтік қадамдары

Жоспарлауға бағытталған іс-әрекеттердің ең көп таралған түрлері — бұл жеке миға шабуыл жасау және ұйымдастыру, жиналыстар белгілеу және ақпарат жинау.

Миға шабуыл Қазір назарыңызда жүрген кейбір жобалар еркін ойлануды талап етеді; бұл әсіресе шешім қабылдау кезінде келесі іс-әрекеті белгісіз болған жобаларға қатысты. Олардың барлығында «Х бойынша идеялардың жобасын жасау» сияқты келесі іс-әрекет болуы тиіс.

Ол іс-әрекетті қайда және қалай орындағыңыз келетінін шешуіңіз керек, сонда ғана оны қай тізімге қою керектігін білесіз. Мұндай ойлау жұмысын компьютерде жасаған тиімді ме, әлде ойларыңызды қағазға қолмен жазған ба? Мен интуицияма сүйеніп, кез келген әдісті таңдай аламын. Мен үшін бұл келесі іс-әрекет не «Компьютерде» тізіміне, не «Кез келген жерде» тізіміне түседі (өйткені қолымда қалам мен қағаз болса, қай жерде болсам да ақыл-ой карталарын (mind-maps) сыза аламын).

Ұйымдастыру Кейбір жобалар бойынша сізде жазбалар мен қосымша материалдар жинақталып қалған болуы мүмкін, енді оларды реттеп, құрылымдалған формаға келтіру керек. Бұл жағдайда сіздің келесі іс-әрекетіңіз «Х жобасының жазбаларын ұйымдастыру» болады. Егер бұл үшін кеңседе болу керек болса (өйткені файлдар сонда және оларды өзіңізбен тасығыңыз келмесе), бұл әрекет «Кеңседе» тізіміне жазылуы тиіс. Егер жоба жазбаларын папкада, портативті органайзерде немесе ноутбукта өзіңізбен бірге алып жүрсеңіз, онда «Ұйымдастыру...» әрекеті «Кез келген жерде» немесе «Әртүрлі» тізіміне (қолмен істейтін болсаңыз) немесе «Компьютерде» тізіміне (мәтіндік процессор немесе жоба жоспарлау бағдарламасын қолдансаңыз) жазылады.

Ұйымдастырушылық өнімділікке кедергі келтіретін ең үлкен кедергілердің бірі — жоғары лауазымды тұлғаның маңызды мәселені ілгерілету үшін жиналыс өткізу қажеттілігі және оған кімдер қатысуы керектігі туралы шешім қабылдамауы.

Жиналыстарды белгілеу Көбінесе, миға шабуылға қатыстырғыңыз келетін адамдармен жиналыс белгілегенде, жоба бойынша ілгерілеушілік болады. Бұл әдетте бүкіл топқа немесе көмекшіге оны күнтізбеге енгізу үшін электрондық хат жіберуді немесе уақытты нақтылау үшін бірінші адамға телефон соғуды білдіреді.

Ақпарат жинау Кейде жобаны ойластырудағы келесі міндет — көбірек мәлімет жинау. Бәлкім, біреудің пікірін білу үшін онымен сөйлесу керек болар («Биллге менеджерлер жиналысы туралы ойын білу үшін хабарласу»). Немесе өткен жылғы конференциядан қалған файлдарды қарап шығу қажет («Әріптестер конференциясының архивтік файлдарын қарап шығу»). Немесе жаңа тақырып бойынша «сыртта» не болып жатқанын түсіну үшін интернетті шарлағыңыз келеді («Сату бөлімі жетекшілері үшін R&D іздеу фирмалары»).

Жоба бойынша кездейсоқ ойлар Пайдалы болуы мүмкін жобалар туралы ешқандай идеяны жоғалтып алмаңыз. Көбінесе жобаға мүлдем қатысы жоқ жерде жүргенде ұмытқыңыз келмейтін бір нәрсе ойыңызға сап ете түседі. Мысалы, дүкенге бара жатқанда келесі қызметкерлер жиналысын бастаудың керемет тәсілін ойлап табуыңыз мүмкін. Немесе ас үйде спагетти соусын араластырып тұрып, алдағы конференция қатысушыларына әдемі сөмкелер тарату идеясы келеді. Немесе кешкі жаңалықтарды көріп отырып, құрып жатқан консультативтік кеңеске тағы бір маңызды адамды қосу керектігі кенет есіңізге түседі.

Егер бұл идеялар тікелей іс-әрекеттер тізіміне енетін нақты «келесі іс-әрекеттер» болмаса да, оларды бір жерге тіркеп, ұйымдастыруыңыз керек. Әрине, ештеңе жоғалмауын қамтамасыз ететін ең маңызды құрал — бұл сіздің жинақтау жүйеңіз: жұмыстағы және үйдегі «кіріс» себеті, блокнот пен қағаз (немесе баламалары) және сыртта жүргендегі портативті нұсқа (индекс картасы). Кейінірек олармен не істейтініңізді шешкенге дейін барлық идеяларыңызды сақтап қоюыңыз керек.

Жоба бойынша ойлауды қолдайтын құралдар мен құрылымдар

Жоба идеялары қай деңгейде пайда болса да, олар туындаған сәтте тіркеп алу үшін жақсы құралдардың әрдайым қолжетімді болғаны дұрыс. Олар тіркелгеннен кейін, қажет кезде оларға жүгіну мүмкіндігі болғаны пайдалы.

Ойлау құралдары Идеялар алудың және өнімділікті арттырудың үлкен құпияларының бірі — «функция формаға бағынады» феноменін пайдалану: жақсы құралдар жақсы ойлауға түрткі болуы мүмкін. (Мен ең өнімді ойларымның кейбірін әуежайда рейсті күтіп отырып, Palm органайзеріммен ойнап отырғанда таптым!)

Сәттілік бәріне әсер етеді. Қармағыңыз әрдайым су астында болсын; сіз мүлдем күтпеген өзенде балық міндетті түрде табылады. — Овидий

Егер сіз ештеңе жазбасаңыз, кез келген нәрсеге бірнеше минуттан артық назар аудару өте қиын, әсіресе жалғыз болсаңыз. Бірақ ойыңызды бекітіп тұратын физикалық құралдарды пайдаланғанда, сіз сағаттар бойы конструктивті жұмыс істей аласыз.

Жазу құралдары Әрқашан жақсы жазу құралдарын қасыңызда ұстаңыз, сонда сізде жазып алатын ештеңе болмауы себепті ойлануға деген бейсаналы қарсылық туындамайды. Егер қолымда жазатын ештеңе болмаса, мен өзіме жобалар мен жағдайлар туралы ойлануға мүмкіндік беруден ыңғайсызданатынымды сеземін.

Функция көбінесе формаға бағынады. Ойларды тіркеуге контекст жасаңыз, сонда сіз өзіңізде бар екенін әлі білмейтін ойлар пайда болады.

Керісінше, мен кейде тек әдемі, жатық жазатын шарикті қаламымды пайдаланғым келгендіктен ғана керемет ойланып, жоспар құрған кездерім болды! Сіз мен сияқты керемет құралдардан шабыт алмауыңыз мүмкін, бірақ егер шабыт алсаңыз, өзіңізге жақсылық жасап, сапалы жазу құралдарына ақша аямаңыз.

Сондай-ақ, мен жазбалар алуыңыз мүмкін жерлерде — әсіресе үйіңіздегі телефондардың жанында жақсы шарикті қаламдар ұстауды ұсынамын.

Қағаз бен блокноттар Жазу құралдарымен қатар, қолыңызда әрқашан функционалды қағаз блокноттары болуы керек. Legal pads (стандартты сары блокноттар) жақсы жұмыс істейді, өйткені идеялар мен жазбалар жазылған беттерді оңай жыртып алып, өңдеуге уақыт тапқанша «кіріс» себетіне тастауға болады. Сондай-ақ, сіз көбінесе бейресми ақыл-ой карталарын сақтағыңыз келеді, және сол бөлек қағаздарды қайта жазбай-ақ тиісті файл папкаларына сала аласыз.

Ең жақын блокнотыңыз қайда? Оны жақынырақ ұстаңыз.

Мольберттер мен маркерлік тақталар Егер орын болса, маркерлік тақталар (whiteboards) және/немесе мольберт блокноттары — мезгіл-мезгіл қолданылатын өте функционалды ойлау құралдары. Олар сізге идеяларды жазып алу үшін кең орын береді және бір тақырыпты пісіріп жүргенде оларды алдыңызда ұстап тұру пайдалы болуы мүмкін. Маркерлік тақталардың кеңсеңіздегі және жиналыс бөлмелеріндегі қабырғада болғаны жақсы, неғұрлым үлкен болса, соғұрлым жақсы. Егер балаларыңыз болса, олардың жатын бөлмелеріне де орнатуды ұсынамын (менің де бала кезімде мүмкіндігінше көп идея ойлап табуға ынталандырылғанымды қалар едім!). Қолыңызда жаңа маркерлердің көп болуын қадағалаңыз; тақтаға жаза бастағыңыз келгенде барлық маркерлердің кеуіп қалғанын көру өте көңілсіз жағдай.

Өз ойымды айтпайынша, не ойлайтынымды қайдан білемін? — Э. М. Форстер

Жиналысқа екі немесе одан да көп адам жиналғанда, біреу басқалар көре алатын жерге жаза бастауы керек. Тіпті бірнеше минуттан кейін жазғаныңызды өшіріп тастасаңыз да, жазу процесінің өзі конструктивті ойлауға басқа ештеңемен салыстыруға келмейтіндей ықпал етеді. (Кейде қолымда блокнот болмаса, мейрамханалардағы қағаз дастархандарға, майлықтарға бейресми диаграммалар мен жазбалар салудың өте пайдалы болғанын байқадым).

Компьютер Көп жағдайда мен ноутбугымда, мәтіндік процессорда ойланғанды ұнатамын. Кейінірек өз ойларыммен жасай алатын көптеген нәрселер бар және олардың цифрлық форматта болғаны кейінірек өңдеу, көшіру және басқа қолданбаларға қою үшін өте ыңғайлы. Компьютер қосылып, экран алдымда дайын тұрғанда, ойлау процесі автоматты түрде басталатынын байқаймын. Бұл — компьютермен жұмыс істеуді оңай, тіпті қызықты ету үшін теру және пернетақта дағдыларыңыздың жеткілікті екеніне көз жеткізудің тағы бір жақсы себебі.

Компьютеріңізді ойлау станциясы ретінде пайдаланыңыз.

Қолдау құрылымдары Қолжетімді жақсы құралдардан бөлек, жоба бойынша ойларды тіркеуге болатын ыңғайлы форматтардың болғаны өнімділікті арттырады. Алдыңыздағы қалам мен қағаз миға шабуылды қолдайтыны сияқты, жоба мәліметтерін ұйымдастыруға арналған жақсы құралдар мен орындар көптеген жобаларға қажетті сызықтық жоспарлауды жеңілдетеді.

Қажеттілігіне қарай файл папкаларын немесе блокнот беттерін жасаңыз Қол астындағы және пайдалануға оңай жалпы анықтамалық файлдау жүйесі тек жалпы жұмыс процесін басқару үшін ғана емес, сонымен қатар жоба бойынша ойлау үшін де өте функционалды. Көбінесе жоба тиісті мәліметтер, жазбалар мен әртүрлі материалдар пайда болғанда туындай бастайды, сондықтан бір тақырып бойынша қолыңызға бірдеңе түскен бойда ол үшін папка жасағыңыз келеді. Егер файлдау жүйесі тым ресми болса (немесе мүлдем болмаса), сіз жобаға назар аударудың көптеген ерте мүмкіндіктерін жіберіп алуыңыз мүмкін. Жаңа ғана пайда болған тақырып бойынша алғашқы жазбаларыңызбен жиналыстан оралған бойда, бірден файл жасап, оларды сонда сақтаңыз (әрине, алдымен келесі іс-әрекеттерді анықтап алғаннан кейін).

Көбінесе клиенттерді оқыту барысында, кездейсоқ жазбалар мен материалдарды ұйымдастыруға болатын файл жасау әрекетінің өзі оларға бақылау сезімін айтарлықтай жақсартатынын байқаймын. Бұл — мәселені физикалық, көрінетін және психологиялық тұрғыдан «қолға алудың» тәсілі.

Егер сіз блокнот немесе жоспарлағышпен жұмыс істегенді ұнатсаңыз, тақырып немесе жоба пайда болған кезде бет дайындау үшін таза қағаздардың қоры болғаны дұрыс. Кейбір жобалар кейінірек бүтін бір бөлімді немесе тіпті жеке блокнотты қажет етсе де, олар бірден олай басталмайды. Жобаларыңыздың көпшілігіне бақылау қажет бірнеше идеяларды сақтау үшін бір-екі бет жеткілікті болуы мүмкін.

Егер сізде нашар идеяларды файлдауға арналған жақсы жүйе болмаса, онда жақсы идеяларды файлдауға арналған жүйеңіз де жоқ болуы мүмкін.

Бағдарламалық құралдар Бағдарламалық қамтамасыз ету бір мағынада — жақсы «жобаларды басқару» құралдарын іздеуге арналған терең қара құрдым. Көп жағдайда жобаларды ұйымдастыруға арналған арнайы қолданбалар тым күрделі және адамдардың 98 пайызына қажетті деңгейден асып түседі. Олар шын мәнінде қажет кәсіби әлемнің өте аз пайызына ғана сәйкес келеді. Қалғандарымыз үшін қарапайым әрі қолайлы қолданбалар тиімдірек. Мен айтып өткенімдей, бірдей деңгейдегі егжей-тегжейлі сипаттама мен құрылымды қажет ететін екі бірдей жобаны ешқашан көрген емеспін. Сондықтан көпшілікке ортақ бір қолданба жасау қиын.

Цифрлық құрылымдау (Outlining) Жобалар туралы ойларды құрылымдау үшін қажеттінің бәрін қарапайым иерархиялық құрылымдау функциясы бар кез келген қолданбадан табуға болады. Мен бұрын Grandview деп аталатын Symantec бағдарламасын пайдаланатынмын, ал қазір мұндай жобаларды жоспарлау үшін жиі Microsoft Word-ты қолданамын. Міне, біздің жеке жоспарлау сессияларымыздың бірі үшін жасаған құрылымымның бір бөлігі:

Құрылымдау қолданбаларының артықшылығы — олар қажетінше күрделі немесе қарапайым бола алады. Мұндай негізгі иерархиялық құрылымды қамтамасыз ететін көптеген бағдарламалар бар. Бастысы — өзіңізге ыңғайлы біреуін тауып, тақырыптар мен тақырыпшаларды енгізуді және оларды жылжытуды жылдам меңгеру. Бағдарламаны қалай пайдалану керектігіне назар аударуды тоқтатқанша, сіз оны ойлану және ұйымдастыру үшін пайдалануға қарсылық таныта бересіз.

Мұндай ойларды қайда салатыныңыз маңызды емес, бастысы — оларға оңай қол жеткізуге, ақпарат енгізуге және қарап шығуға мүмкіндік болсын.

Миға шабуыл қолданбалары Миға шабуыл процесін жеңілдету үшін бірнеше арнайы қолданбалар жасалды. Солардың бірі — Тони Бьюзеннің ақыл-ой картасы әдісіне негізделген «Inspiration» бағдарламасы. Оның кейбір пайдалы функциялары болды, бірақ мен өзіме қажетті жылдам, бейресми ойлау үшін қайтадан қағаз бен жақсы қаламға оралдым.

Миға шабуылды цифрландырудың қиындығы — біз миға шабуыл кезінде туған ойларды сол күйінде сақтаудың қажеті жоқ. Ең маңыздысы — сол ойлау процесінен шыққан қорытындылар. Электрондық тақталар мен цифрлық қолжазба жабдықтары сияқты миға шабуылды тіркеудің жылтырақ құралдары, сайып келгенде, өндірушілер күткендей сәтті болмауы мүмкін. Бізге шығармашылық ойлаудың өзін емес, одан туындаған құрылымдарды сақтау керек. Жинақтау, өңдеу және ұйымдастыру арасында айтарлықтай айырмашылықтар бар және олар үшін әртүрлі құралдар қажет. Идеяларды мәтіндік процессорға тастай салған да тиімді болуы мүмкін.

Жобаны жоспарлау қолданбалары Жоғарыда айтқанымдай, жоба жоспарлау бағдарламаларының көпшілігі бізге қажетті жобалық ойлау мен жоспарлау үшін тым қатаң. Жылдар бойы мен бұл бағдарламалардың тұрақты құрал ретінде пайдаланылғаннан көрі, көбінесе сынап көріп, кейін тастап кеткенін көрдім. Олар сәтті пайдаланылған жағдайда, әдетте компания немесе саланың өте ерекше талаптарына сай бейімделеді.

Мен алдағы жылдары біздің табиғи ойлау және жоспарлау тәсілдерімізге негізделген, құрылымы азырақ және функционалдығы жоғары қолданбалар пайда болады деп күтемін. Оған дейін жақсы әрі қарапайым құрылымдаушыны (outliner) пайдаланған дұрыс.

Цифрлық жазбаларды тіркеу Егер сіз цифрлық органайзерді пайдалансаңыз, басыңыздан тыс жерде сақтау керек жоба жоспарлаудың көп бөлігін тіркелген жазба өрісінде (note field) басқаруға болады. Егер жобаның өзі Palm-дағы тізімдегі элемент немесе Microsoft Outlook-тағы тапсырма болса, сіз оған ілеспе «Ескертпе» бөлімін ашып, идеяларды, негізгі пункттерді және жобаның құрамдас бөліктерін жазып қоя аласыз. Тек оны пайдалы ету үшін қосымшаны тиісті түрде қарап шығуды ұмытпаңыз.

Мұның бәрін өз әлемімде қалай қолданамын?

«Келесі іс-әрекеттер» тізіміңіз жаңартылып тұруы керек сияқты, «Жобалар» тізіміңіз де жаңартылып тұруы тиіс. Осыны жасаған соң, әр жоба бойынша мүмкіндігінше «вертикалды» ойлауға бір-үш сағат уақыт бөліңіз.

Жұмыс орнын реттеңіз, контекст жасаңыз және шығармашылық жобалық ойлаумен айналысыңыз. Сонда сіз көптеген адамдардан көш ілгері боласыз.

Кем дегенде дәл қазір немесе мүмкіндігінше тезірек, қазіргі уақытта ең көп назар аударып отырған немесе сізді қызықтыратын бірнеше жобаңызды алып, ең қолайлы құралдарды пайдалана отырып, олар бойынша ойланыңыз, мәлімет жинаңыз және ұйымдастырыңыз.

Әрқайсысына жеке-жеке, басынан аяғына дейін назар аударыңыз. Осыны жасау барысында өзіңізден: «Бұл туралы нені білгім келеді, нені тіркеп алғым немесе есімде сақтағым келеді?» деп сұраңыз.

Сіз жай ғана қағазға кейбір ойларыңызды ақыл-ой картасы ретінде түсіріп, файл жасап, қағазды соған сала салғыңыз келуі мүмкін. Немесе бағдарламалық органайзеріңізге «ескертпе» ретінде қосу үшін қарапайым тармақталған тақырыптар ойлап таба аласыз. Немесе Word файлын жасап, онда құрылым (outline) бастай аласыз.

Біздің алдын ала уайымдауымыз алдын ала ойлану мен жоспарлауға айналсын. — Уинстон Черчилль

Бастысы — өз идеяларыңыздың болуына және оларды пайдалануға дағдылану. Және энергияңызды конструктивті түрде, көзделген нәтижелер мен «ашық циклдерге» бағыттау әдетін қалыптастыру.

3-бөлім. Негізгі принциптердің күші

11. Жинақтау әдетінің күші

Бұл қарапайым әдістер мен модельдерде алғашқы қарағандағыдан да көп нәрсе бар. Шын мәнінде, олар сіздің ойыңызды алаңдаушылықтан арылтудың жүйелі әдісін ұсынады, бұл сіздің жұмысыңыздағы жоғары тиімділік пен нәтижелілікті қамтамасыз етеді. Бұл тәжірибелерді енгізуге осының өзі жеткілікті себеп болар еді.

Бірақ мұндағы негізгі принциптердің бұдан да үлкен мәні бар. Келесі үш тарауда менің соңғы жиырма жылдағы тәжірибем — осы негізгі принциптерді енгізуден туындайтын нәзік әрі терең әсерлер туралы баяндалады. Ұзақ мерзімді нәтижелер сізге жеке тұлға ретінде де, ірі ұйымдық мәдениеттерге де айтарлықтай оң әсерін тигізуі мүмкін.

Сізбен қарым-қатынаста болатын адамдар сіздің олармен болған алмасулар мен келісімдерді мінсіз түрде қабылдап, өңдеп және ұйымдастыратыныңызды байқағанда, сізге ерекше сеніммен қарай бастайды. Өміріңіздегі аяқталмаған немесе өңделмеген кез келген нәрсе үшін «орынбасарлар» (placeholders) жасаудың күші осындай. Бұл сіздің психикалық саулығыңызды айтарлықтай жақсартады және жеке де, кәсіби де қарым-қатынастарыңыз бен байланыс сапасын арттырады.

Жеке пайда Жинақтау және «жүктеу» (downloading) әрекетінен өткенде қандай сезімде болдыңыз? Көптеген адамдар бұл сезімнің бір жағынан жаман, бірақ екінші жағынан өте жақсы екенін айтады. Бұл қалай болуы мүмкін?

Егер сіз жинақтаудың толық процесінен өткен көптеген адамдар сияқты болсаңыз, сізде қандай да бір мазасыздық сезімі пайда болған шығар. Семинар қатысушыларынан осы процедураның шағын нұсқасынан өткендегі эмоцияларын сипаттауды сұрағанда, «тұншығу», «паника», «түңілу», «шаршау» және «жиіркеніш» сияқты сипаттамалар жиі айтылады. Сондай-ақ сол үйіндінің ішінде сіз кейінге қалдырдым деп ойлайтын бірдеңе бар ма? Егер солай болса, сізде автоматты түрде кінә сезімі пайда болады — «мен мұны (осы уақытқа дейін) жасауым керек еді, жасауға тиіс болдым».

Сонымен қатар, жаттығуды орындау барысында еркіндік, жеңілдік немесе бақылау сезімін сезіндіңіз бе? Көптеген адамдар «иә, әрине» деп жауап береді. Бұл қалай болады? Бір жаттығуды орындау барысында бір-біріне қарама-қарсы эмоционалдық күйлердің дерлік бір уақытта пайда болуы — мазасыздық пен жеңілдік; тұншығу және бақылау. Мұнда не болып жатыр?

Барлық заттарыңызға қатысты жағымсыз сезімдеріңіздің қайнар көзін түсінгенде, мен сияқты олардан арылудың жолын табасыз. Егер сіз заттарыңызды жинақтаудан қандай да бір жағымды сезімдер алсаңыз, демек, сіз жағымсыздықты жою процесін өзіңіз бастағансыз.

Жағымсыз сезімдердің қайнар көзі Жағымсыз сезімдер қайдан пайда болады? Істің тым көптігінен бе? Жоқ, іс әрқашан көп. Егер сіз тек істей алатын шамаңыздан көп іс болғаны үшін ғана өзіңізді жаман сезінсеңіз, бұл сезімнен ешқашан арыла алмас едіңіз. Істің тым көп болуы жағымсыз сезімнің қайнар көзі емес. Ол басқа жерден туындайды.

Біреу сізбен келісімді бұзғанда өзіңізді қалай сезіндіңіз? Олар сізбен бейсенбіде сағат 16:00-де кездесуге уақыт белгілеп, келмей қалса және хабарласпаса ше? Бұл қалай әсер етті? Меніңше, көңіліңіз қалды. Адамдар әлемдегі келісімдерді бұзғанда төлейтін құны — қарым-қатынастағы сенімнің ыдырауы, яғни жағымсыз салдар.

Ал сіздің «кіріс» себетіңіздегі барлық заттар дегеніміз не? Олар — өзіңізбен жасасқан келісімдер. Сіздің жағымсыз сезімдеріңіз — бұл келісімдерді бұзудың нәтижесі ғана, олар өзіне деген сенімнің ыдырауының белгілері. Егер сіз өзіңізге стратегиялық жоспар құруды айтып, оны жасамасаңыз, өзіңізді жаман сезінесіз. Өзіңізге жинақталуды айтып, оны орындай алмасаңыз — кінә мен түңілу сезіміне қош келдіңіз. Балаларыңызбен көбірек уақыт өткізуге бел байлап, оны жасамасаңыз — мінекей, мазасыздық пен тұншығу сезімі пайда болады.

Мазасыздық пен кінә сезімі істің тым көптігінен туындамайды; бұл өзіңізбен жасасқан келісімдерді бұзудың автоматты нәтижесі.

Өзіңмен жасалған келісімдердің бұзылуын қалай болдырмауға болады?

Егер жағымсыз сезімдер бұзылған келісімдерден туындаса, олармен күресудің және жағымсыз салдарларды жоюдың үш нұсқасы бар:

Келісім жасамау.
Келісімді орындау.
Келісімді қайта қарау (қайта келісу).

Жағымсыз сезімдерден арылу үшін осылардың кез келгені көмектесе алады.

Келісім жасамау

Ескі заттарыңыздың бір үйіндісін алып, олармен ештеңе істемейтініңізді шешіп, қоқысқа тастау сізге жақсы әсер қалдырған болар. Әлеміңіздегі аяқталмаған істерді шешудің бір жолы — жай ғана «жоқ» деп айту!

Егер сіз стандарттарыңызды сәл төмендетсеңіз, өміріңіз жеңілдер еді. Егер сіз кейбір нәрселердің белгілі бір деңгейде болуына — бала тәрбиесіне, мектеп жүйесіне, команданың рухына немесе бағдарламалық кодқа — соншалықты қатты мән бермесеңіз, атқаратын істеріңіз де азаяр еді.

Сіз стандарттарыңызды төмендетеді деп ойламаймын. Бірақ оның нені білдіретінін шынымен түсінген соң, сіз келісімдерді азырақ жасайтын боласыз. Мен солай істедім. Бұрын мен адамдардың көңілінен шығу үшін көптеген уәделер беретінмін. Сол келісімдерді орындамағаным үшін кейін қандай құн төлейтінімді түсінгенде, мен беретін уәделеріме әлдеқайда жауапкершілікпен қарайтын болдым.

Мен бірге жұмыс істеген сақтандыру компаниясының басшысы осы жүйені енгізуден алған басты пайдасын былай сипаттады: «Бұрын мен бәріне "Әрине, мен мұны істеймін" дей беретінмін, өйткені менде қанша жұмыс бар екенін нақты білмейтінмін. Енді менде барлық істердің нақты әрі толық тізімі бар, сондықтан өз адалдығымды сақтау үшін: "Жоқ, кешіріңіз, мен мұны істей алмаймын" деуге мәжбүр болдым. Таңқаларлығы, адамдар менің бас тартқаныма ренжудің орнына, менің тәртібіме (дисциплинама) тәнті болды!»

Өз жұмысыңыздың объективті инвентаризациясын (тізімін) жүргізу — өз адалдығыңызды сақтай отырып, «жоқ» деп айтуды әлдеқайда жеңілдетеді.

Тағы бір клиентім, жеке коучинг саласындағы кәсіпкер, жақында маған жұмыс тізімін жасау оның өмірінен үлкен көлемдегі уайым мен стрессті алып тастағанын айтты. Назарын аударған барлық нәрсені «кіріс» себетіне салу тәртібі оны «бұл туралы шынымен бірдеңе істегім келе ме?» деп ойлануға мәжбүр етті. Егер ол бұл туралы жазбаны «кіріс» жәшігіне тастағысы келмесе, демек, ол істен жай ғана бас тартты!

Мен мұны өте толысқан ойлау деп санаймын. Бұл әдістің ең жақсы тұстарының бірі — сіз ойыңыздағы нәрсені тіркеу және қадағалау жауапкершілігін алған кезде, өзіңізге іштей қажет емес немесе қаламайтын міндеттемелерді жүктемес бұрын екі рет ойланатын боласыз. Атқаруыңыз керек істердің бәрін білмеу — балансы немесе лимиті белгісіз несие картасын пайдаланумен бірдей; бұлай жауапсыз болу әлдеқайда оңай.

Келісімді орындау

Әрине, жиналып қалған шаруалардан туындайтын жағымсыз сезімдерден арылудың тағы бір жолы — оларды аяқтап, «орындалды» деп белгілеу. Іс аяқталды деген сезімді сезінетін болсаңыз, сіз жұмыс істегенді жақсы көресіз. Егер сіз өміріңізде кездесетін екі минуттан аз уақыт алатын істерді бірден орындай бастасаңыз, оның психологиялық пайдасын растай аласыз деп сенемін. Менің клиенттерімнің көбі үйіліп қалған істерін өңдеуге небәрі бірнеше сағат жұмсағаннан кейін-ақ, екі минуттық ереже арқылы қаншама шаруаны тындырғаны үшін өздерін тамаша сезінеді.

«Әрекет етудің шиеленісінен, істің тындырылған тыныштығына өту.» — Джулия Луис Вудрафф

Үйіңізде және жеке өміріңізде жиналып қалған көптеген ұсақ-түйек шаруаларды бітіру үшін ең жақсы демалыс күндеріңіздің бірін арнасаңыз болады. Барлық ашық циклдерді (кішілі-үлкенді) тіркеп, оларды алдыңыздағы тізімнен көргенде, бойыңыздағы бір күш оларды тізімнен өшіруге шабыттандырады (немесе шығармашылық жиіркеніш тудырып, мәжбүрлейді).

Бәріміз жеңіске шөлдеп жүргендейміз. Оңай бастап, тез аяқтауға болатын істерді орындау арқылы бұл шөлді қандыру тамаша.

Бастапқыда тізімде болмаған бір істі бітіріп, сосын оны тізімге жазып, үстінен сызып тастаған кезіңіз болды ма? Онда сіз менің не айтқым келгенін түсінесіз.

Дегенмен, бұл жерде тағы бір мәселе бар. Егер сіздің тізіміңіз бен үйіндіңіз толығымен және сәтті аяқталса, өзіңізді қалай сезінер едіңіз? Сіз шығармашылық энергияға толы болып, төбеңіз көкке жеткендей болар едіңіз. Әрине, үш күннен кейін не болатынын білесіз бе? Дұрыс — тағы бір тізім, бәлкім, бұрынғыдан да үлкенірек тізім пайда болады! Барлық істеріңізді бітіргеніңізге риза болғаныңыз соншалық, сіз үлкенірек, өршіл істерді қолға алуыңыз мүмкін.

Келісімдердің не екенін білсеңіз, оларды орындау әлдеқайда оңай болады.

Ол ғана емес, егер сіздің бастығыңыз болса, ол сіздің жоғары құзыреттілігіңіз бен өнімділігіңізді байқағаннан кейін не істейді деп ойлайсыз? Тағы да дұрыс — сізге көбірек жұмыс береді! Бұл кәсіби дамудың «тұйық шеңбері» (catch-22): сіз неғұрлым жақсара түссеңіз, соғұрлым жақсырақ жұмыс істеуіңіз керек болады.

Сондықтан, сіз өз стандарттарыңызды айтарлықтай төмендетпейтіндіктен немесе жаңа істер ашуды тоқтатпайтындықтан, өзіңізді стресске түсірмеу үшін үшінші нұсқаға үйренгеніңіз жөн.

Келісімді қайта қарау (қайта келісу)

Елестетіп көріңізші, мен сізбен бейсенбі күні сағат 16:00-де кездесетінімді айттым, бірақ кездесуді белгілегеннен кейін жағдай өзгерді. Енді мен жаңа басымдықтарыма байланысты бейсенбіде сағат төртте сізбен кездеспеуді шештім. Бірақ жай ғана келмей қоюдың орнына, қарым-қатынастың адалдығын сақтау үшін не істеуім керек? Дұрыс — қоңырау шалып, келісімді өзгертуім керек. Қайта келісілген келісім — бұзылған келісім емес.

«Кешірім жасау актісі — болашақ туралы шығармашылықпен ойлаудың жалғыз мүмкін жолын ашады.» — Әке (Десмонд Уилсон)

Барлық шаруаларды басыңыздан шығарып, алдыңызға қою неге жақсы әсер беретінін енді түсіндіңіз бе? Өйткені сіз оларға қарағанда, олар туралы ойланғанда және сол сәтте әрекет еткенде немесе «Жоқ, қазір емес» дегенде, өзіңізбен жасалған келісімдерді автоматты түрде қайта қарастырасыз. Мәселе мынада: өзіңіз жасағаныңызды ұмытып қалған келісімдерді қайта қарау мүмкін емес!

Өзіңізбен жасалған келісімді есте сақтамауыңыз — сол үшін жауапкершілік көтермейсіз дегенді білдірмейді. Кез келген психологтан сұраңыз: сіздің психикаңыздың сол тізімді сақтайтын бөлігінде өткен немесе келешек туралы түсінік бар ма? Жоқ. Онда бәрі осы шақта. Бұл дегеніміз, сіз өзіңізге бірдеңе істеу керек екенін айтып, оны тек қысқа мерзімді жадыңызға сақтасаңыз, сіздің бір бөлігіңіз оны үнемі істеп жүруіңіз керек деп есептейді. Ал егер сіз өзіңізге екі түрлі тапсырма беріп, оларды тек басыңызда сақтасаңыз, сіз лезде және автоматты түрде стресс пен сәтсіздік күйін жасайсыз, өйткені екі істі бір уақытта істей алмайсыз.

Көптеген адамдар сияқты, сіздің де үйіңізде бір сақтау орны — мүмкін, баяғыда (тіпті алты жыл бұрын!) тазалап, ретке келтіруім керек деп айтқан гаражыңыз бар шығар. Солай болса, сіздің ішкі бір бөлігіңіз соңғы алты жыл бойы тәулігіне 24 сағат сол гаражды тазалауыңыз керек деп ойлауы мүмкін! Адамдардың соншалықты шаршайтыны таңқаларлық емес! Гараждың жанынан өткен сайын ішкі «комитетіңіздің» даусын естисіз бе? «Неге біз гараждың жанынан жай өтіп барамыз?! Біз оны тазалауымыз керек емес пе?!» Осы мазасыз, қыңқылдаған ішкі дауысқа шыдай алмағандықтан, сіз тіпті гаражға кіруді қоясыз. Егер сол дауысты өшіргіңіз келсе, өзіңізбен жасалған келісімді реттеудің үш жолы бар:

Гаражыңызға қатысты стандарттарды төмендетіңіз (мүмкін сіз оны істеген де боларсыз). «Гаражым шашылып жатса қайтейін... кімге кедергі?»
Келісімді орындаңыз — гаражды тазалаңыз.
Ең болмаса, «Гаражды тазалау» дегенді «Бірде/Мүмкін» тізіміне жазып қойыңыз. Содан кейін, апта сайын сол тізімді қарап шығып, сол тармақты көргенде өзіңізге: «Осы аптада емес» деп айта аласыз. Келесі жолы гараждың жанынан өткенде, іштей: «Ха! Осы аптада емес» дегеннен басқа ештеңе естімейсіз.

Мен мұны өте байсалды түрде айтып отырмын. Біздің психикамыздың бір бөлігі гаражды тазалау туралы келісім мен компания сатып алу туралы келісімнің айырмашылығын білмейтін сияқты. Ол жерде бұлардың екеуі де жай ғана келісімдер — орындалған немесе бұзылған. Егер сіз бір нәрсені тек ішіңізде сақтасаңыз және дәл сол сәтте оған қатысты әрекет етпесеңіз, ол бұзылған келісім болып саналады.

Дәстүрлі уақытты басқарудан түбегейлі айырмашылық

Бұл әдіс дәстүрлі уақытты басқару тренингтерінен айтарлықтай ерекшеленеді. Сол модельдердің көбі сізге мынадай әсер қалдырады: егер сіз өзіңізге істеу керек деп айтқан нәрсе аса маңызды болмаса, онда оны қадағалаудың, басқарудың немесе шешудің де қажеті жоқ. Бірақ менің тәжірибемде бұл қате, кем дегенде біздің санадан тыс бөлігіміздің жұмыс істеуі тұрғысынан. Алайда, біздің саналы ойымыз солай жұмыс істейді, сондықтан әрбір келісімді саналы түрде бекіту керек. Бұл дегеніміз, ол тіркелуі, объектіге айналуы және өзіңізді басқару аренасында тиісті орнына қою үшін толық саналы түрде жүйелі түрде қарап отыруы керек. Егер бұл орындалмаса, ол шын мәнінде өзіне лайық емес көптеген психикалық энергияны жұмсайды.

Менің тәжірибемде, «психикалық жедел жадта» (RAM) ғана сақталған кез келген нәрсе лайықты деңгейден көп немесе аз назар аударады. Бәрін жинаудың себебі — бәрі бірдей маңызды болғандықтан емес, керісінше, олардың маңыздылығы әртүрлі болғандықтан. Жинақталмаған, аяқталмаған істер тудыратын қысым мен назарды байлап қою тұрғысынан бәрі бірдей болып көрінеді.

Қаншалықты жинау қажет?

Әлі жинақтамаған кез келген нәрсені тіркеу сізді жақсы сезіндіреді. «Ә, иә, келесі жолы дүкенге барғанда май алуым керек екен» деп, оны азық-түлік тізіміне жазғанда, өзіңізді жақсы сезінесіз. «Банкирге траст қоры туралы қоңырау шалуым керек» деп еске алып, оны телефон жанында болғанда көретін жерге жазып қойсаңыз, өзіңізді жақсы сезінесіз. Бірақ бәрін жинақтағаныңызды білген кезде, бұл сезім мүлдем басқа деңгейде болады.

Жинауға тиісті басыңызда тағы қанша нәрсе қалғанын қашан білесіз? Тек ештеңе қалмағанда ғана. Егер сіздің бір бөлігіңіз бәрін жинамағаныңызды аздап сезсе, сіз қанша пайызды жинағаныңызды нақты біле алмайсыз. Ештеңе қалмағанын қалай білесіз? Сіздің ойыңызға ешқандай ескертулер оралмаған кезде.

Бұл сіздің миыңыз бос болады дегенді білдірмейді. Егер сіз саналы болсаңыз, миыңыз әрқашан бір нәрсеге назар аударады. Бірақ ол бір уақытта тек бір нәрсеге алаңдамай назар аударса, сіз өз «аймағыңызда» (zone) боласыз.

Мен сізге миыңызды нәрселерді есте сақтау үшін емес, олар туралы ойлау үшін пайдалануды ұсынамын. Сіз жобалар мен адамдар туралы ойлағанда олардың бар екенін жай ғана еске түсірмей, оларға құндылық қосқыңыз келеді. Осы нәтижелі деңгейге толық жету үшін сізге бәрін тіркеу керек. Ойыңызда пайда болған тіпті ең кішкентай келісімдерді танып, оларды жүктеп алуға өзіңізді үйрету үшін назар мен әдетті өзгерту қажет. Жинақтау процесін мүмкіндігінше толық орындау, содан кейін жаңадан пайда болған нәрселерді тіркеу әдетін қалыптастыру — сізді жігерлендіріп, өнімділігіңізді арттырады.

Қарым-қатынастар мен ұйымдарда жинақтау әдеті болғанда

Командадағы — некедегі, бөлімдегі, штаттағы, отбасындағы, компаниядағы — әрбір адамға ештеңені назардан тыс қалдырмайтынына сенуге болса не болады? Шынында да, бұған қол жеткізгеннен кейін, сіз адамдардың қателесуі туралы ойламайтын боласыз — сіздің назарыңызды әлдеқайда үлкен істер аударады.

Бірақ егер коммуникациялық олқылықтар әлі де мәселе болса, бұл мәдениетте реніш пен жалпы мазасыздық деңгейі болуы мүмкін. Көптеген адамдар үнемі қадағалап отырмаса, нәрселер жүйеде жоғалып кетіп, кез келген уақытта «жарылуы» мүмкін деп есептейді. Олар мұндай жағдайда үнемі болғандықтан, мұны тартылыс күші сияқты тұрақты заң ретінде қабылдайтынын түсінбейді. Бірақ солай болуы міндетті емес.

Мен мұны жылдар бойы байқап келемін. Мұндай әдеттері жоқ жақсы адамдар менің ортама келгенде, олар бірден көзге түседі. Мен жиырма жылдан астам уақыт бойы таза «психикалық жедел жад» және «кіріс» себеттерінің нақты шеттері стандарттарымен өмір сүріп келемін. Біреудің «кіріс» себетінде өңделмеген жазба жатқанда немесе ол әңгіме барысында «иә, істеймін» деп басын изеп, бірақ ештеңе жазып алмаса, менің ішкі «қауіп» қоңырауым соғылады. Менің әлемімде бұл — қолайсыз мінез-құлық. Жүйедегі ақаулар туралы уайымдағаннан гөрі, шешілуі тиіс әлдеқайда маңыздырақ мәселелер бар.

«Суы аққан қайықтың суын төгу — қайықты есуге жұмсалатын энергияны шығындайды.»

Мен дауыстық поштаға, электронды поштаға, әңгіме барысында немесе жазбаша жазбада қалдырған кез келген сұранысым немесе тиісті ақпаратым басқа адамның жүйесіне түсетініне, ол жақын арада өңделіп, реттелетініне және оның әрекет ету нұсқасы ретінде қарастыруына дайын болатынына сенуім керек. Егер алушы дауыстық пошталарды басқарып, бірақ электронды пошта мен қағаздарды елемесе, мен тек ол сенетін байланыс құралын пайдалануға мәжбүр боламын. Істердің ең аз күш жұмсап орындалуын қалайтын кез келген ұйымда мұндай мінез-құлыққа жол берілмеуі тиіс.

Өзгеріс қажет болғанда, сол өзгеріске бағытталған бастамалардың тиісті түрде шешілетініне сенім болуы керек. Кез келген бүтін жүйе сайып келгенде өзінің ең әлсіз буыны сияқты ғана мықты болады, және көбінесе бұл «Ахиллес өкшесі» — негізгі адамның жүйедегі коммуникацияларға баяу жауап беруі болып табылады.

Мен мұны әсіресе «кіріс» себеттері мүлдем жоқ немесе олар толып жатқан және ұзақ уақыт өңделмеген ұйымдарда байқаймын. Мұндай мәдениеттер әдетте ауыр «үзіліс дертінен» (interruptitis) зардап шегеді, өйткені олар жүйеге коммуникацияларды енгізуге сене алмайды.

Ал қағаз деңгейіне дейін сенімді жүйелері бар мәдениеттерде айқындық сезіледі. Бұл тіпті саналы уайым емес, және барлық адамның назары көбірек шоғырланған. Сонымен қатар, ата-аналар, балалар, бала күтушісі, үй қызметшісі немесе отбасы мүшелері жиі араласатын кез келген адам үшін «кіріс» себеттерін орнатқан отбасыларда да солай. Мен әйелім Кэтрин екеуіміз бір-бірімізден бірнеше фут қашықтықта отырсақ та, бір-біріміздің «кіріс» себеттерімізге заттар салатынымызды айтқанда, адамдар жиіркенішпен қарайды; оларға бұл «суық және механикалық» көрінеді. Бұл басқаның жұмысына кедергі келтірмеуге бағытталған сыпайылық қана емес, бұл тәжірибе шын мәнінде біздің арамыздағы жылулық пен еркіндікті арттырады, өйткені механикалық істер қарым-қатынастағы назарымызды байлап қоймай, жүйе арқылы шешіледі.

Өкінішке орай, сіз жеке жүйелерді заңмен орната алмайсыз. Әрбір адамның алдында тұрған істерді шешудің өз жолы болуы керек. Дегенмен, сіз адамдардан нәтижелер үшін және оларға келген барлық нәрсені қадағалау мен басқару үшін жауапкершілікті талап ете аласыз. Және сіз оларға осы кітаптағы ақпаратты бере аласыз. Сонда, кем дегенде, олардың бір нәрсені назардан тыс қалдыруға ешқандай сылтауы болмайды.

Бұл әркім бәрін істеуі керек дегенді білдірмейді. Мен біздің жаңа білімге негізделген әлемімізге қатысты, әрбір адамның шамасынан көп істері болуына мүмкіндік беретін жолды сипаттадым деп үміттенемін. Ең басты мәселе — барлық қатысушылармен үнемі қайта келісу процесін жеңілдету, сонда олар істемей жатқан істері үшін өздерін жайлы сезінеді. Бұл — әлдеқайда күрделі деңгейдегі нағыз білім жұмысы. Бірақ сенімді жинақтау жүйелері болмайынша, оған жетудің үміті аз. Есіңізде болсын, сіз өзіңіз жасағаныңызды ұмытып қалған келісімді қайта қарай алмайсыз. Сондай-ақ, бақылаудан шығып кеткен басқалармен жасалған келісімдерді де қайта қарастыра алмайсыз.

Ұйымдар әркімнің шамасынан көп істері болуы қалыпты жағдай және әркімнің істемей жатқан істері туралы келісімдерді қайта қарау қауіпсіз болатын мәдениетті қалыптастыруы керек.

Адамдар тобы ұжымдық түрде 100 пайыздық жинақтау стандартын қабылдағанда, оларда сенімді кеме болады. Бұл олардың дұрыс бағытта жүзіп бара жатқанын немесе тіпті дұрыс кемеде екенін білдірмейді; бұл жай ғана олардың кемесі бара жатқан бағытта барынша тиімді энергиямен жұмыс істеп жатқанын білдіреді.

12. «Келесі әрекет» шешімінің күші

Менің «Келесі әрекет не?» деген сұрақты жаһандық ойлау процесінің бір бөлігіне айналдыру туралы жеке миссиям бар. Мен ешқандай жиналыс немесе талқылау аяқталмайтын, және ешқандай өзара әрекеттесу қандай да бір әрекет қажет пе, жоқ па — егер қажет болса, ол не болатыны немесе кем дегенде оған кім жауапты екені нақты анықталмайынша тоқтамайтын әлемді елестетемін. Мен ұйымдар кез келген адамның «он акр» (жұмыс аумағына) түсетін кез келген нәрсенің әрекет қажеттілігіне бағаланып, нәтижесіндегі шешімдердің тиісті түрде басқарылатын стандартын қабылдайтын әлемді елестетемін. Бұл үлкенірек мәселелер мен мүмкіндіктерге назар аударуға қаншалықты еркіндік беретінін елестетіп көріңізші.

Мәдениет «Келесі әрекет не?» дегенді стандартты операциялық сұрақ ретінде қабылдағанда, энергияның, өнімділіктің, айқындық пен шоғырланудың автоматты түрде жоғарылауы байқалады.

Жылдар бойы мен жеке адамдар мен топтар «Келесі әрекет не?» дегенді негізгі және үнемі қойылатын сұрақ ретінде орнатқанда, энергия мен өнімділіктің керемет ауысуын байқадым. Сұрақ қаншалықты қарапайым көрінгенімен, оның қажет жерде толық жұмыс істеп тұрғанын көру әлі де сирек кездеседі.

Ең үлкен қиындықтардың бірі мынада: өзіңіз және айналаңыздағылар үшін «Келесі әрекет не?» дегенге үйренген соң, бұл сұрақты қоймайтын адамдармен араласу өте қиын болуы мүмкін. Ол нәрселерді тез анықтайтыны сонша, оны қолданбайтын адамдармен және ортамен жұмыс істеу қорқынышты түс сияқты көрінуі мүмкін.

Біз өзімізбен және басқалармен араласқанда, нені жүзеге асыруға міндеттеме алғанымызды анықтауға жауаптымыз. Орындауға іштей міндеттеме алған кез келген нәтиже үшін біз келесі физикалық әрекет туралы шешім қабылдауымыз керек. Бірақ бұл шешімді істер пайда болған кезде қабылдау мен олар «жарылған» кезде қабылдаудың арасында үлкен айырмашылық бар.

Техниканың бастау көзі

Мен бұл қарапайым, бірақ ерекше «келесі әрекет» техникасын жиырма жыл бұрын өзімнің ескі досым әрі басқару бойынша кеңесші тәлімгерім Дин Ачесоннан (бұрынғы мемлекеттік хатшымен туыстығы жоқ) үйрендім. Дин көптеген жылдар бойы басшыларға кеңес беріп, олардың жобалары мен жағдайларына қатысты психикалық тығырықтардан шығару үшін не қажет екенін зерттеген болатын. Бір күні ол басшының үстеліндегі әрбір қағазды алып, оны алға жылжыту үшін жасалуы керек ең алғашқы қадамды шешуге мәжбүрлей бастады. Нәтижелер басшы үшін соншалықты жылдам әрі терең болғаны сонша, Дин көптеген жылдар бойы «кіріс» себетін өңдеу үшін осы сұрақты пайдаланатын әдістемені жетілдіруді жалғастырды. Содан бері екеуміз де мыңдаған адамдарды осы негізгі тұжырымдамаға үйреттік және ол әлі күнге дейін мінсіз техника болып қала береді. Бір нәрсені алға жылжытатын келесі физикалық әрекетті анықтау пайдаланушының өнімділігін де, көңіл-күйін де айтарлықтай жақсартады.

Әрекет ету мүмкіндігін жасау

«Келесі әрекет не?» деген қарапайым нәрсе қалайша соншалықты күшті болуы мүмкін?

Осы сұраққа жауап беру үшін мен сізді бір сәтке «миды тазарту» (mind-sweep) тізіміне оралуға шақырамын. Немесе, ең болмаса, психикаңызда сақталып тұрған барлық жобалар туралы ойланыңыз. Олардың сіз қалағандай жүйелі әрі өнімді түрде алға жылжымай жатқанын сезесіз бе? Бірнешеуінің аздап «тұрып қалғанын» мойындайтын шығарсыз.

Егер сіз істі алға жылжыту үшін келесі қадам ретінде қоңырау шалу, электронды пошта жіберу, бірдеңені іздеу немесе дүкеннен зат сатып алу қажеттігін нақты білмесеңіз, ол орындалмайды. Бір қызығы, тізіміңіздегі барлық нәрсе үшін келесі әрекеттің не болатынын анықтау үшін небәрі он секундтық ойлану жеткілікті болар еді. Бірақ бұл — көптеген адамдар өз тізіміндегі көптеген нәрселер туралы жасамайтын он секундтық ойлану.

Мәселен, клиенттің тізімінде «шиналар» сияқты жазба болуы мүмкін.

Мен: «Бұл не туралы?» — деп сұраймын.
Ол: «Маған көлігіме жаңа шиналар керек», — деп жауап береді.
Мен: «Сонымен, келесі әрекет не?»

Сол сәтте клиент әдетте қабағын түйіп, бірнеше секунд ойланып қалады да, өз шешімін айтады: «Ал, маған шина дүкеніне хабарласып, бағаларын білу керек».

Кез келген нәрсенің «іс жүзінде қалай көрінетінін» шешу үшін дәл осындай уақыт қажет. Бұл — көптеген адамдар өз шаруаларының басым бөлігіне қатысты әлі жасамаған, небәрі бірнеше секундтық шоғырланған ойлау процесі.

Сондай-ақ, көлігіне шина керек адамның бұл мәселені назарында ұстап жүргеніне біраз уақыт болғаны да шындық. Оның телефон жанында жүздеген рет болғаны және дәл осындай қоңырау шалуға жететіндей уақыты мен қуаты болған кездері де аз емес шығар. Онда ол неге қоңырау шалмады? Себебі ол кезде оның ой-санасы барлық жобаларын, соның ішінде шина алуды қарастыруға және олардың келесі іс-әрекеттерін анықтауға дайын емес еді. Ол сәттерде ол мүлдем ойланғысы келмеді.

Оған керек нәрсе — бұл мәселелерді алдын ала шешіп қою еді. Егер ол келесі іс-әрекет туралы ойды аяқтап қойса, жиналысқа дейінгі бос он бес минутында, қолында телефоны барда және қуаты 10-нан 4.2 деңгейінде болғанда, істеуге болатын істер тізіміне қарап, ондағы «Бағасын білу үшін шина дүкеніне хабарласу» деген жолды көріп қуанып қалар еді. «Міне, бұл менің қолымнан келеді және сәтті аяқтай аламын!» — деп ойлайды ол. Содан кейін ол өзінің қазіргі уақыты мен қуат деңгейіне сай келетін пайдалы істі аяқтаудан келетін «жеңіс» сезімін сезіну үшін қоңырау шалуға шынайы ынталанады. Бұл жағдайда ол клиент үшін үлкен ұсыныс жобасын бастауға қауқарсыз болуы мүмкін, бірақ телефон нөмірлерін теріп, қарапайым ақпаратты тез алуға ресурстары жеткілікті. Көп ұзамай ол көлігіндегі жаңа шиналарға қарап, өзін әлемнің шыңында жүргендей сезінуі әбден мүмкін.

Нақты іс-әрекеттің ең қарапайым деңгейде қалай көрінетінін анықтау және біз сенетін еске салғыштарды ұйымдастыру — өнімділікті арттырудың басты кілттері болып табылады.

Алға шығудың құпиясы — бастауда. Бастаудың құпиясы — күрделі, жаншып жіберетін тапсырмаларды шағын, орындалатын тапсырмаларға бөліп, содан кейін ең біріншісінен бастауда.

— Марк Твен

Бұл — үйренуге болатын әдістер және біз бұларды жетілдіре түсе аламыз.

Көбінесе ең қарапайым істердің өзі келесі іс-әрекет туралы соңғы шешім қабылдамағандықтан тұрып қалады. Менің семинарларыма қатысушылардың тізімінде жиі «Көлікті техникалық байқаудан өткізу» сияқты жазбалар болады. «Техникалық байқаудан өткізу» — бұл келесі іс-әрекет пе? Егер сіз дәл қазір қолыңызға кілт алып, май жағуға дайын киіммен шығып бара жатпасаңыз, жоқ.

— Сонымен, келесі іс-әрекет қандай?

— Э-э, маған көлікті шеберханаға апару керек. А, иә, шеберхана оны қабылдай алатынын білуім керек. Демек, маған шеберханаға хабарласып, уақыт белгілеу керек сияқты.

— Нөмірі бар ма?

— Әттеген-ай, жоқ... Менде шеберхананың нөмірі жоқ. Маған бұл жерді Фред ұсынған болатын, ал менде нөмірі жоқ. Теңдеуде бір нәрсе жетіспейтінін біліп едім.

Көптеген адамдарда көптеген істер дәл осылай болады. Біз жобаға көз саламыз, сонда біздің бір бөлігіміз: «Менде қазіргі нүкте мен соңғы нәтиже арасындағы барлық бөлшектер жоқ», — деп ойлайды. Бір нәрсенің жетіспейтінін білеміз, бірақ оның нақты не екеніне сенімді болмағандықтан, істі тоқтатамыз.

Келесі іс-әрекетсіз, қазіргі шындық пен сіз істеуіңіз керек нәрсенің арасында шексіз бос орын қала береді.

— Сонымен, келесі іс-әрекет қандай?

— Маған нөмірді табу керек. Оны Фредтен ала алатын шығармын.

— Фредтің нөмірі бар ма?

— Фредтің нөмірі бар!

Демек, нақты келесі іс-әрекет — «Шеберхананың нөмірін алу үшін Фредке хабарласу».

Осы жоба бойынша нақты келесі іс-әрекетке жеткенше қанша қадамды артқа шегініп іздеуге тура келгенін байқадыңыз ба? Бұл — үйреншікті жағдай. Көптеген адамдардың тізімінде дәл осындай көптеген істер бар.

Неліктен ақылды адамдар бәрінен де көп кейінге қалдырады

Шындығында, өмірінде және тізімінде шешілмеген істері ең көп болатын адамдар — ең ақылды адамдар. Бұл неліктен? Біздің денеміз ойымыздағы бейнелерге қалай жауап беретіні туралы ойланыңызшы. Жүйке жүйесі жақсы елестетілген ой мен шындықтың айырмашылығын ажырата алмайтын сияқты.

Мұны өзіңізге дәлелдеу үшін, супермаркетке кіріп, жарқырап тұрған жеміс-жидек бөліміне бара жатқаныңызды елестетіңіз. Ондасыз ба? Жақсы, енді цитрус себеттеріне — апельсин, грейпфрут, лимондарға барыңыз. Енді сары лимондардың үлкен үйіндісін көріңіз. Олардың жанында кесу тақтасы мен пышақ жатыр. Сол үлкен сары лимондардың бірін алып, оны қақ бөліңіз. Цитрустың иісін сезіңіз! Ол өте шырынды, лимон шырыны тақтаға тамып жатыр. Енді лимонның жартысын алып, оны тағы қақ бөліңіз, сонда қолыңызда лимонның төрттен бір бөлігі болады. Енді — мұны бала кезіңізде қалай істегеніңіз есіңізде ме? — сол лимон тілімін аузыңызға салып, тістеп алыңыз! Шірт!

Ақылды адамдар басқаларға қарағанда тезірек және драмалық түрде үрейге бой алдыруға қабілетті.

Егер сіз менімен бірге елестеткен болсаңыз, аузыңызда сілекейдің кем дегенде аздап көбейгенін байқаған боларсыз. Денеңіз шын мәнінде лимон қышқылын өңдеуге тырысты! Ал бұл тек сіздің ойыңызда ғана болды.

Егер денеңіз сіз берген бейнелерге жауап берсе, мәселен, салықтарыңызды есептеу туралы ойлағанда физикалық түрде өзіңізді қалай сезінуіңіз мүмкін? Өзіңізге «оңай», «кеттік», «аяқтау», «сәттілік» және «мен жеңімпазбын!» деген бейнелерді жіберіп жатырсыз ба? Мүмкін, жоқ шығар. Дәл осы себепті, мұндай жобаны еске салуға логикалық тұрғыдан кім көбірек қарсылық білдіреді, яғни кім көбірек кейінге қалдырады? Әрине, бұл ең шығармашыл, сезімтал және зияткер адамдар болады! Өйткені олардың сезімталдығы ойларында жобаны орындауға қатысты қорқынышты сценарийлерді және егер ол мінсіз орындалмаса, орын алуы мүмкін барлық жағымсыз салдарды тудыруға мүмкіндік береді! Олар бір сәтте шошып кетіп, істі тоқтатады!

Кім кейінге қалдырмайды? Көбінесе бұл не дұрыс емес болуы мүмкін екенін түсінбейтін, бір нәрсені алып, алға қарай ілбіп баса беретін сезімтал емес топастар. Ал қалғандарының бәрі түрлі нәрселерге байланысты бөгеліп қалады.

Мен егде тартқан адаммын және көптеген қиындықтарды бастан өткердім, бірақ олардың көбісі ешқашан болған емес.

— Марк Твен

«Салықтарымды есептеу ме? О, жоқ! Бұл оңай болмайды. Бұл жылы басқаша болады, сенімдімін. Мен формаларды көрдім — олар басқаша көрінеді. Маған түсінуге тура келетін жаңа ережелер болуы мүмкін. Мен сол лағнет материалдың бәрін оқуым керек шығар. Ұзын форма ма, қысқа ма, әлде орташа ма? Бірге тапсыру ма, әлде бөлек пе? Біз шегерімдерді талап еткіміз келетін шығар, бірақ егер солай істесек, бізге оларды дәлелдеу керек болады, демек барлық түбіртектер керек. О, Құдайым — бізде барлық қажетті түбіртектер бар ма, жоқ па білмеймін, ал егер түбіртектер болмай тұрып шегерімдерді талап етсек және бізді тексерсе ше? Тексеріс? О, жоқ — салық қызметі — ТҮРМЕ!!»

Осылайша, көптеген адамдар 1040 салық формаларына бір қарап-ақ өздерін түрмеге жабады. Себебі олар өте ақылды, сезімтал және шығармашыл. Менің көп жылдық коучинг тәжірибемде бұл үлгі мен есептей алмайтындай көп рет қайталанды — әдетте кеңселерінде, үйлерінде және бастарында ең көп жиналып қалған істері бар адамдар — ең зерек және талғампаз адамдар. Мен жұмыс істейтін басшылардың көбінде креденцада немесе ой сөресінде жиналып тұрған кем дегенде бірнеше үлкен, күрделі және түсініксіз жобалары болады. Олардың ішінде әрқашан: «Егер біз жобаларға қарамасақ немесе олар туралы ойламасақ, мүмкін олар тыныш жататын болар!» — деген қорқынышты ойлар ұялап тұрғандай көрінеді.

Жағымсыз бейнелерді тоқтату әрқашан қуатыңыздың артуына әкеледі.

Сонымен шешімі қандай? Әрқашан ішімдік ішуге болады. Оны сезілмейтіндей ету. Сананы аздап өшіру. Көптеген адамдардың миына аздап алкоголь тигенде не болатынын байқаңызшы. Ол қуатты бірден түсіруі керек, өйткені ол — депрессант; бірақ көбінесе, кем дегенде бастапқыда, қуат көтеріледі. Неге? Алкоголь бір нәрсені басып тастайды — ол адамдардың ойындағы жағымсыз ішкі диалогтарды және қолайсыз бейнелерді өшіреді. Әрине, егер мен өзімді бір нәрсені сәтті орындай алмайтыным туралы ауыр бейнелермен жаншуды тоқтатсам, қуатым артады. Бірақ мұндай «өшіру» шешімдері жақсы дегенде уақытша ғана. «Шаруалар» жоғалып кетпейді. Өкінішке орай, біз өзімізді «өшіргенде», мұны таңдамалы түрде жасай алмаймыз — шабыт, құлшыныс және жеке қуаттың көзі де бірге өшіп қалатын сияқты.

Зияткерлік жеңілдету

Басқа шешім бар: келесі іс-әрекетті анықтау арқылы миыңызды «зияткерлік түрде жеңілдету». Өзгертуге немесе істеуге міндеттеме алған кез келген нәрсеңіз бойынша оны алға жылжыту үшін қажетті ең алғашқы физикалық әрекетті шешкенде, сіз міндетті түрде қысымның жеңілдегенін сезінесіз. Іс жүзінде әлемде ештеңе өзгермейді. Бірақ назарыңызды ойыңыз «орындалатын, аяқталатын тапсырма» деп қабылдайтын нәрсеге аудару жағымды қуаттың, бағыттың және ынтаның нақты артуын тудырады. Егер сіз сананы тазарту кезінде назарыңызды аударған барлық нәрсені шынымен тіркеген болсаңыз, тізімді қазір қайта қарап шығыңыз және олардың әрқайсысы бойынша жасалатын ең бірінші келесі әрекетті шешіңіз. Қуат деңгейіңізге не болатынын байқаңыз.

Мәселе қаншалықты үлкен және қиын болса да, шешімге қарай бір кішкентай қадам жасау арқылы түсініксіздіктен арылыңыз. Бір нәрсе істеңіз.

— Джордж Ф. Норденхольт

Тізіміңіздегі нәрселер сізді не өзіне тартады, не итереді; бейтарап аймақ жоқ. Сіз не іс-әрекетті аяқтауға жағымды түрде ұмтыласыз, не оның не екені туралы ойлағыңыз келмей, оған араласуға қарсылық білдіресіз. Көбінесе бұл екі шеткі күйдің арасындағы айырмашылықты тек келесі іс-әрекетті анықтау ғана жасайды.

Менің семинарларыма қатысқан немесе менің әріптестерімнен не менен коучинг алған адамдарды бақылай отырып, олардың көбісінің «қатардан шығып қалуының» бір нәзік жолын таптым: олар іс-әрекет тізімдерінің нақты келесі әрекеттердің орнына қайтадан тапсырмалар немесе ішкі жобалар тізіміне айналуына жол береді. Олар әлі де көптеген адамдардан озық, өйткені олар бәрін жазып отырады, бірақ олар жиі істерінің тұрып қалғанын және кейінге қалдырып жүргендерін байқайды, себебі олар іс-әрекет тізімдеріне келесідей тармақтардың енуіне жол берген:

Тізіміңіздегі және жиналып қалған қағаздарыңыздағы әрбір нәрсе сіз үшін не тартымды, не жиіркенішті — сіздің шаруаларыңызға келгенде бейтарап аймақ болмайды.

«Банкет комитетімен кездесу»
«Джоннидің туған күні»
«Ресепшн қызметкері»
«Слайд презентациясы»

Басқаша айтқанда, заттар іс-әрекет деңгейінде қалудың орнына қайтадан «түсініксіз шаруалар» күйіне ауысқан. Мұнда нақты келесі іс-әрекеттер жоқ және осындай тармақтарға толы тізімді ұстайтын кез келген адам оған қараған сайын өз миын шамадан тыс жүктейтін болады.

Бұл қосымша жұмыс па? Міндеттемелеріңіз бойынша келесі іс-әрекетті анықтау — сізге қажет емес қосымша күш пе? Жоқ, әрине. Мысалы, егер сізге көлікті тексерту керек болса, сізге бәрібір бір сәтте сол келесі іс-әрекетті анықтауға тура келеді. Мәселе мынада: адамдардың көбісі мұны келесі іс-әрекет «Эвакуатор шақыру үшін Автоклубқа хабарласу!!» болғанша күтеді.

Сіз бөлшек сауданы ғана емдей аласыз, бірақ көтерме сауданың алдын ала аласыз.

— Брок Чисхолм

Сонымен, адамдардың көбісі өз шаруалары бойынша келесі іс-әрекеттер туралы шешімді қашан қабылдайды деп ойлайсыз — іс пайда болғанда ма, әлде бәрі жарылғанда (асқынғанда) ма? Егер олар бұл зияткерлік жұмысты соңында емес, басында қолға алса, олардың өмір сүру сапасында айырмашылық болар ма еді? Сіздіңше өмірде алға жылжудың қай жолы тиімдірек — жобалар назарыңызға ілінген бойда олар бойынша келесі іс-әрекеттерді шешіп, содан кейін оларды белгілі бір контексттерде орындайтын іс-әрекет санаттарына топтастыру ма, әлде не істеу керек екені туралы нақты ойланудан қашып, іс істелуі керек болғанша күтіп, содан кейін соңғы сәтте өрт сөндірумен айналысу ма?

Іс-әрекет туралы шешімдерді соңғы сәттің қысымына дейін қалдыру үлкен тиімсіздік пен қажетсіз күйзеліске әкеледі.

Бұл асыра айтылғандай көрінуі мүмкін, бірақ мен адамдардан өз компанияларында іс-әрекет туралы шешімдердің көбісі қашан қабылданатынын сұрағанда, олар сирек ерекшеліктермен: «Бәрі жарылғанда (асқынғанда)», — деп жауап береді. Бір жаһандық корпоративтік клиент өз қызметкерлері арасында мәдениеттегі стресс көздері туралы сауалнама жүргізді және ең көп айтылған шағым — басында тиісті шешім қабылдай алмаған команда жетекшілері тудыратын соңғы сәттегі дағдарыстық жұмыстар болды.

Келесі іс-әрекетті шешу стандартының құндылығы

Бірнеше тәжірибелі жоғары лауазымды басшылар маған «Келесі іс-әрекет қандай?» деген сұрақты өз ұйымдарында операциялық стандарт ретінде енгізу өнімділіктің өлшенетін нәтижелері тұрғысынан түбегейлі өзгеріс әкелгенін айтты. Бұл олардың мәдениетін біржолата және айтарлықтай жақсы жаққа өзгертті.

Неліктен? Өйткені бұл сұрақ анықтыққа, жауапкершілікке, өнімділікке және өкілеттілікке мәжбүрлейді.

Анықтық

Тым көп талқылаулар адамдардың не шешкені және не істейтіні туралы бұлыңғыр түсінікпен аяқталады. Бірақ келесі іс-әрекет бар екендігі туралы нақты қорытындысыз, оның не екенін немесе оған кім жауапты екенін анықтамай-ақ, көбінесе көптеген «шаруалар» аяқсыз қалады.

Мені жиі жиналыстарды жүргізуге шақырады. Мен ащы тәжірибемнен үйренгенім: әңгіме қай арнада болса да, талқылаудың аяқталуына жиырма минут қалғанда мен мына сұрақты қоюға мәжбүрлеймін: «Сонымен, мұндағы келесі іс-әрекет қандай?» Менің тәжірибемде, жауап табу үшін әлі де жиырма минуттық нақтылау (кейде қиын шешімдер қабылдау) қажет болады.

Бұл — радикалды қарапайым ақыл-ой; радикалды, өйткені ол жиі адамдар үшін қолайсыз болатын тереңірек деңгейдегі талқылауға мәжбүрлейді. «Біз бұған байсалды қараймыз ба?» «Біз мұнда не істеп жатқанымызды шынымен білеміз бе?» «Біз бұған құнды уақытымыз бен ресурстарымызды бөлуге шынымен дайынбыз ба?» Ойлаудың осындай маңызды деңгейлерінен қашу өте оңай. Бұл мәселелердің түсініксіз «шаруаларға» айналып кетуіне жол бермейтін нәрсе — келесі іс-әрекет туралы шешім қабылдауға мәжбүрлеу. Тақырыпты жабу үшін жиі одан арғы әңгімелесу, зерттеу, талқылау және келіссөздер қажет болады. Қазіргі уақытта әлем нәтижелер туралы болжам жасауға тым болжап болмайтындай күйде: біз істерді анықтыққа жеткізу үшін жауапкершілікті өз мойнымызға алуымыз керек.

Менің не айтқым келгенін түсіну үшін мұны тәжірибеден өткізу керек. Егер сізде мұндай тәжірибе болса, іштей «Иә!» деп жатқан боларсыз. Егер мен не туралы айтып жатқаныма сенімді болмасаңыз, келесі кез келген кездесуіңізді «Сонымен, мұндағы келесі іс-әрекет қандай?» деген сұрақпен аяқтауды ұсынамын. Содан кейін не болатынын байқаңыз.

Сөз күріш пісірмейді.

— Қытай мақалы

Жауапкершілік

«Ынтымақтастық мәдениеттерінің» қараңғы жағы — олардың біреуді жауапты етіп бекітуге деген «аллергиясы». Көптеген ұйымдардың сөздік қорында «Менікі ме, әлде сенікі ме?» деген сұрақ, өкінішке орай, жоқ. Мұндай сұрақ қою әдепсіздік сияқты көрінеді. «Біз бәріміз біргеміз» деген — асыл сезім, бірақ қатал күнделікті жұмыс әлемінде ол сирек шындыққа айналады. Тым көп жиналыстар қатысушылардың арасында «бір нәрсе болуы керек» деген бұлыңғыр сезіммен және ол «бір нәрсені» істеу олардың жеке міндеті болмаса екен деген үмітпен аяқталады.

Менің көзқарасымша, нағыз әдепсіздік — адамдардың талқылаудан ештеңені түсінбей кетуіне жол беру. Топтың нағыз «бірлігі» — барлығының нақты істелетін істерді және оларды орындайтын нақты адамдарды анықтауға жауапкершілік алуынан көрінеді, сонда әрбір адам шешілмеген істердің мазасыздығынан арылады.

Тағы да айтамын, егер сіз мұны бастан өткерген болсаңыз, менің не айтып жатқанымды білесіз. Егер жоқ болса, тексеріп көріңіз — кішкене тәуекелге барыңыз және келесі жиналысыңыздағы әрбір талқылау нүктесінің соңында немесе кешкі ас үстіндегі «отбасылық әңгімеде»: «Сонымен, бұл бойынша келесі іс-әрекет қандай?» — деп сұраңыз.

Өнімділік

Ұйымдар келесі іс-әрекетті басында шешуді үлгі етіп, оған үйреткенде, олар табиғи түрде өнімдірек болады. Жоғарыда айтылған барлық себептерге байланысты, нәтиже анықталған бойда бір нәрсені жүзеге асыру үшін қажетті ресурстарды физикалық түрде бөлуді анықтау — ертерек нәтиже береді және аз күш жұмсалады.

Іс-әрекет бағдарламасының тәуекелдері мен шығындары бар, бірақ олар жайлы әрекетсіздіктің ұзақ мерзімді тәуекелдері мен шығындарынан әлдеқайда аз.

— Джон Ф. Кеннеди

Белсенділікті тоқтатып тастай алатын күрделі шығармашылық ойлаудың кедергілерін — яғни біз өзіміз өретін психикалық шырмауықтарды — бұзып өтуді үйрену — бұл жоғары шеберлік. «Өнімділік» ондаған жылдар бойы ұйымдарда жақсартуға тиіс қажетті нәрсе ретінде насихатталып келеді. Нәтижені барынша арттыруға көмектесетін кез келген нәрсе мұны жүзеге асырады. Бірақ білім жұмысы әлемінде, егер тартылған адамдар өздерінің операциялық жауаптылығын арттырмаса, әлемдегі барлық компьютерлер, телекоммуникациялық жақсартулар және көшбасшылық семинарлары бұл тұрғыда ешқандай өзгеріс әкелмейді. Ал бұл сіздің әлеміңізге келген нәрсе туралы ол міндетті болғанға дейін ойлануды талап етеді.

Кейбір ұйымдарда байқаған өнімділіктің ең үлкен кемуінің бірі — «ұзақ мерзімді» жобалар үшін келесі іс-әрекеттердің анықталмауы. «Ұзақ мерзімді» деген «Бір күні/Мүмкін» дегенді білдірмейді. Алыс мақсаттары бар жобаларды бәрібір мүмкіндігінше тезірек орындау керек; «ұзақ мерзімді» деген «аяқталғанша көбірек іс-әрекет қадамдары қажет» дегенді білдіреді, «есеп беру күні алыс болғандықтан келесі іс-әрекеттерді шешудің қажеті жоқ» дегенді емес. Ұйымдағы әрбір жоба мен ашық цикл бақылауда болғанда, бұл мүлдем жаңа деңгейдегі ойынға айналады.

Өкілеттілік (Мүмкіндік беру)

Келесі іс-әрекет тәсілін қолданудың ең үлкен артықшылығы — ол сіздің істерді жүзеге асыру қабілетіңізді айтарлықтай арттырады, сонымен бірге өзіңізді құрметтеуіңіз бен конструктивті көзқарасыңыз да артады.

Өнімділік тек жеке адамдар өздерінің операциялық жауаптылығын арттырғанда ғана жақсарады. Ал білім жұмысында бұл іс-әрекеттерді соңында емес, басында нақтылауды білдіреді.

Адамдар үнемі бір нәрсе істеп жатады, бірақ әдетте тек өздерінен немесе басқалардан қысым көргенде ғана. Олар жеңіс сезімін, бақылау сезімін немесе өзара және қоршаған әлеммен ынтымақтастық сезімін сезінбейді. Адамдар мұндай тәжірибелерге зәру.

Аяқталмаған істерді және оларды аяқтау үшін қажетті қадамдарды анықтайтын күнделікті мінез-құлық өзгеруі тиіс. Сыртқы қысым мен ішкі күйзеліс мәжбүрлегенге дейін, істерді өз еркіңізбен бастау — өміріңіздің әрбір аспектісіне таралатын өзін-өзі бағалаудың берік негізін қалайды. Сіз өз кемеңіздің капитанысыз; осы тұрғыдан неғұрлым көбірек әрекет етсеңіз, соғұрлым істеріңіз жақсы болады.

«Келесі іс-әрекет қандай?» деп сұрау «құрбан менталитетінің» тамырына балта шабады. Ол өзгерістің мүмкін екенін және оны жүзеге асыру үшін сіз істей алатын бір нәрсе бар екенін білдіреді. Бұл мінез-құлықтағы негізгі аффирмация. Және мұндай «жанама аффирмациялар» өзіңіз туралы жағымды бейне қалыптастыру үшін «Мен — өз өмірімде істерді жүзеге асыратын қуатты, тиімді адаммын!» деп мың рет қайталаудан гөрі негізінен жақсырақ жұмыс істейді.

Сіздің ортаңызда шағымдар тым көп пе? Келесі жолы біреу бір нәрсеге шағымданғанда: «Сонымен, келесі іс-әрекет қандай?» — деп сұрап көріңізші. Адамдар тек қазіргі жағдайынан жақсырақ болуы мүмкін деп есептейтін нәрсеге ғана шағымданады. Іс-әрекет туралы сұрақ мәселені шешуге мәжбүрлейді. Егер оны өзгерту мүмкін болса, оны өзгертетін қандай да бір іс-әрекет бар. Егер мүмкін болмаса, оны стратегия мен тактикаға енгізілуі тиіс жағдайдың бір бөлігі ретінде қарастыру керек. Шағымдану — адамның өзгеруі мүмкін жағдай үшін тәуекелге барғысы келмейтінінің немесе өз жоспарларында өзгермейтін мән-жайды ескермейтінінің белгісі. Бұл — өзін-өзі алдаудың уақытша және бос формасы.

Адамдар өздерінің кім екені үшін үнемі мән-жайларды кінәлайды. Мен мән-жайларға сенбеймін. Бұл дүниеде жетістікке жететін адамдар — орнынан тұрып, өздеріне қажетті мән-жайларды іздейтін және оларды таппаса, өздері жасайтын адамдар.

— Джордж Бернард Шоу

Әріптестерім екеуміз жұмысымызды бұл тұрғыда сирек жарнамаласақ та, біз адамдарға «келесі іс-әрекет» техникасын қолдануды үйреткен кезде, олардың күн сайын өз-өзіне қалай күш-қуат беретінін байқаймын. Олардың жанарында от тұтанып, жүрістері ширақтай түседі, ойлауы мен мінез-құлқында позитивті ұшқын пайда болады. Біз бәріміз де іштей қуаттымыз, бірақ істі алға жылжыту үшін қажетті нақты физикалық әрекеттерді анықтау және оларды тиімді басқару — табиғатымыздың жағымды жақтарын ашатын сол ішкі күшті шыңдайтын сияқты.

Бірдеңені жүзеге асыра бастағанда, сіз шынымен де қолыңыздан іс келетініне сене бастайсыз. Ал бұл сенім істің орындалуына алып келеді.

13

Нәтижеге назар аударудың қуаты

Өзгеріс жасау үшін ақыл-ой мен қиял процестерін бағыттаудың күші мыңдаған контексте — алғашқы «позитивті ойлау» кітаптарынан бастап, заманауи нейрофизиологиядағы соңғы жаңалықтарға дейін зерттеліп, насихатталып келеді.

Менің қызығушылығым бұл принципті практикалық шындық тұрғысынан қолдануға бағытталды: бұл істі тындыруға көмектесе ме? Егер солай болса, оны өміріміздегі жұмыстарды басқаруда қалай жақсырақ пайдалана аламыз? Біз бұл ақпаратты қалаған нәтижемізге аз күш жұмсап қол жеткізу үшін шынымен қолдана аламыз ба? Жауабы — нық сеніммен айтылған «иә».

Назар аудару және жедел жол

Осы жылдар ішінде мен осы кітапта ұсынылған әдісті қолдану адамдардың күнделікті өмірінде таңқаларлық нәтижелер беретінін көрдім. Егер сіз оны барлық жағдайларда — электрондық поштаны өңдеуден бастап, үй немесе компания сатып алуға, жиналыстарды құрылымдауға немесе балаларыңызбен сөйлесуге дейін — негізгі әдетіңізге айналдырсаңыз, жеке өнімділігіңіз күрт артады.

Мен жұмыс істеген көптеген кәсіби мамандар осы әдісті енгізгеннен кейін өздерінің жұмысы мен мансабында сапалы өзгерістерді сезінді. Бұл процестер біз күнделікті айналысатын қарапайым істерде — жұмысымыздың негізінде — шынымен жұмыс істейді. Егер сіз өзіңізге және өзгелерге істі «төменгі деңгейде» тындыру қабілетіңіздің артып жатқанын көрсетсеңіз, сіз сол деңгейде ұзақ тұрақтап қалмайсыз. Мен үшін адамдарға күнделікті шындықпен бетпе-бет келгенде қалай әрекет етуді үйрету және позитивті бейнелеу күшін күнделікті практикалық тәжірибемен қалай байланыстыруды көрсету шабыттандыратын іс болды.

Жоғарыдағы тақырыпшада айтылған «жедел жол» термині сәл жаңылыстыруы мүмкін. Кейбіреулер үшін қарқынды бәсеңдету, «тиін дөңгелегінен» шығу және өз-өзіне күтім жасау — осы әдістеменің арқасында болатын басты өзгеріс болуы мүмкін. Ең бастысы, ол сізді саналырақ, жинақырақ етеді және қандай болса да, өзіңіз қалаған өзгерістер мен нәтижелерді жүзеге асыруға қабілетті етеді.

«Қызыммен көбірек уақыт өткізудің жолын табу» — бұл кез келген басқа жоба сияқты нақты жоба және ол да келесі іс-әрекетті анықтауды талап етеді. Қызыңызбен қарым-қатынасыңыз үшін бірдеңе істеуіңіз «керек» екенін іштей сезіп, бірақ ештеңе істемеу — жаныңызды жегідей жеуі мүмкін. Мен көбінесе клиенттермен жұмыс істегенде, олардың өміріндегі осындай «аяқталмаған» істерді мойындап, оларды қағазға түсіруін, нақты жоба ретінде анықтауын және мәре сызығынан өткенше келесі қадамдардың шешілуін қадағалаймын. Бұл — шынайы өнімділік, бәлкім, оның ең керемет көрінісі.

Қолданбалы нәтижелі ойлаудың маңызы

Қазір менің баса айтқым келетіні — жұмысымыз бен өміріміздің егжей-тегжейлерін осындай анық әрі дәйекті жүйемен өңдеуді үйрену өзімізге және өзгелерге біз күтпеген маңызды әсерлер тигізуі мүмкін.

Мен айтқандай, «келесі іс-әрекет» туралы шешім қабылдау айқындыққа, өнімділікке, жауапкершілікке және өз-өзіңе сенімділікке алып келеді. Дәл осындай нәтижелер сіз өзіңізге қажетті нақты нәтижелерді және оларға қол жеткізу үшін қажетті жобаларды анықтау тәртібін ұстанғанда пайда болады.

Өмір сапасына қатысты нақты жобалар мен келесі әрекеттерді анықтау — бұл өнімділіктің ең жоғарғы деңгейі.

Бәрі өзара байланысты. Нәтижені білмейінше, дұрыс әрекетті анықтай алмайсыз, ал егер оны жүзеге асыру үшін физикалық түрде не істеу керектігін білмесеңіз, нәтижеңіз шындықтан алшақ болады. Істі тындыру үшін сіз екі бағытта да жұмыс істеуіңіз керек және бұл міндетті.

Мидың толық жұмыс істеуі бойынша сарапшы және менің жақын досым Стивен Снайдер былай деген болатын: «Өмірде тек екі-ақ мәселе бар: (1) сіз не қалайтыныңызды білесіз, бірақ оған қалай қол жеткізуді білмейсіз; және/немесе (2) сіз не қалайтыныңызды білмейсіз». Егер бұл рас болса (меніңше, солай), онда тек екі ғана шешім бар:

Оны ойлап тап.
Оны жүзеге асыр.

Бұл инь/ян, оң жақ ми/сол жақ ми, жаратушы/жоюшы модельдерінен немесе сізге ыңғайлы кез келген баламадан көрінуі мүмкін. Шындығында, біздің адам ретіндегі энергиямыз дуалистік және телеологиялық сипатқа ие: біз әлі шындыққа айналмаған нәрселерді жаратып, олармен сәйкестендіреміз; солай еткенде, біз қазіргі әлемді жаңасына айналдыру үшін қалай қайта құру керектігін түсінеміз және соны іске асыруға серпін аламыз.

Біз үнемі жаратып және орындап отырамыз.

Назарыңызды аудартқан нәрселер ниетіңізді (ниетіңіздің қатысуын) талап етеді. «Бұл мен үшін нені білдіреді?» «Бұл неге осында?» «Бұл туралы ненің шындық болғанын қалаймын?» («Сәтті нәтиже қандай?») Сіз аяқталмаған деп есептейтін әрбір нәрсенің «аяқталған» күйі үшін эталоны болуы керек.

«Өмірде қиындықтарды жеңуден, бір табыс сатысынан екіншісіне өтуден, жаңа тілектер қалыптастырып, олардың орындалғанын көруден артық ләззат жоқ». — Доктор Сэмюэл Джонсон

Өзгерту керек нәрсе бар екенін және толтырылуы тиіс қалыпты анықтағаннан кейін, сіз өзіңізден: «Мұны енді қалай жүзеге асырамын?» және/немесе «Мұны жүзеге асыру үшін қандай ресурстарды бөлуім керек?» («Келесі іс-әрекет қандай?») деп сұрайсыз.

Сіздің өміріңіз бен жұмысыңыз нәтижелер мен әрекеттерден тұрады. Сіздің мінез-құлқыңыз жолыңызда кездесетін барлық нәрсені осы динамикаға негіздеп ұйымдастыруға дағдыланғанда, терең үйлесімділік пайда болып, ғажайып нәрселер туындайды. Сіз өте өнімді боласыз. Сіз нәрселерді ойлап табасыз және оларды жүзеге асырасыз.

Күнделікті істерді меңгерудің сиқыры

Клиенттерім менің олармен бірге кеңселерінде сағаттап отырып, үстел суырмаларын босатып, миында және физикалық кеңістігінде жиналып қалған ұсақ-түйектерді қалай мұқият қарап шығатыныма жиі таң қалады. Олар өздерінің жауапсыз қалдырған детальдарының көптігінен ұялғанынан бөлек, мені мұндай істен зерігеді деп ойлайды. Керісінше, өзім де таң қаламын, бірақ бұл менің адамдармен атқаратын ең қызықты жұмыстарымның бірі. Мен бұл нәрселермен айналысудың арғы жағында қандай жеңілдік пен бостандық тұрғанын білемін. Мен бәрімізге қажетті стандарттар мен мінез-құлық дағдылары қалыптасқанша, оларды еңсеру үшін тәжірибе, қолдау және күшті, анық назар (фокус) керек екенін білемін. Мен бұл адамдардың келесі бірнеше сағат ішінде және (үміттенеміз) алдағы күндер мен жылдарда басшыларымен, серіктестерімен, жұбайларымен, балаларымен және өздерімен қарым-қатынасында қаншалықты маңызды өзгерістер болатынын білемін.

Бұл жалықтырмайды. Бұл — біз атқаратын ең жақсы жұмыстардың бірі.

Көпдеңгейлі нәтижені басқару

Мен «назар аудару» (фокус) бизнесіндемін. Кеңесші және коуч ретінде мен өзгелерден (тіпті өзімнен де!) өте шығармашылық және интеллектуалды жауаптар алатын қарапайым сұрақтар қоямын, бұл өз кезегінде жағдайға және жұмысқа құндылық қосады. Адамдар менімен жұмыс істегеннен кейін бұрынғыдан ақылдырақ болып кетпейді — олар тек өз интеллектін тиімдірек бағыттап, пайдаланады.

Міндет — жоғары деңгейлі идеалистік назарды өмірдің қарапайым істерімен ұштастыру. Түптеп келгенде, олардың екеуі де бірдей ойлауды талап етеді.

«Getting Things Done» әдісінің практикалық фокусының бірегейлігі — бұл әдістердің сіздің шындығыңыздың әрбір деңгейіне әкелетін тиімділік пен нәтижеліліктің үйлесімінде. Жоғары деңгейлі «мақсат, құндылықтар, көрегендік» ойлауы үшін көптеген шабыт көздері бар, сондай-ақ телефон нөмірлері, кездесулер мен азық-түлік тізімдері сияқты ұсақ-түйектерді реттеуге арналған көптеген қарапайым құралдар бар. Алайда, әлемде осы екі деңгейге бірдей қатысты және оларды бір-бірімен байланыстыратын тәжірибелер тапшы болды.

«Бұл мен үшін нені білдіреді?» «Бұл туралы ненің шындық болғанын қалаймын?» «Оны жүзеге асыру үшін қандай келесі қадам қажет?» Бұл — кез келген нәрсе туралы ерте ме, кеш пе жауап беруіміз керек негізгі сұрақтар. Осы ойлау тәсілі мен оны қолдайтын құралдар сізге әлі де елестете алмайтын жолдармен қызмет етеді.

Табиғи жоспарлаудың қуаты

Осы табиғи жобаларды жоспарлаудың құндылығы — ол кез келген жағдайды ойластырудың біріктірілген, икемді және үйлесімді жолын ұсынады.

«Идеалист қысқа мерзімді кезең маңызды емес деп сенеді. Циник ұзақ мерзімді кезең маңызды емес деп сенеді. Реалист қысқа мерзімде жасалған немесе жасалмаған істер ұзақ мерзімді айқындайды деп сенеді». — Сидни Дж. Харрис

Кез келген ісіңіздің мақсатына күмәнмен қарау — бұл сау және кемелдік белгісі. Әдіс-тәсілдер әлі айқын болмай тұрып, табыстың көріністері мен бейнелерін «ойлап табу» қабілеті — шыңдауға тұрарлық керемет қасиет. Жақсы немесе жаман идеяларды қабылдауға дайын болу және олардың барлығын ешқандай сынсыз айту және жазып алу — шығармашылық интеллектке толық қол жеткізу үшін өте маңызды. Көптеген идеялар мен ақпарат түрлерін нақты нәтижеге бағытталған компоненттерге, кезектілікке және басымдықтарға бөлу — қажетті ақыл-ой тәртібі. Ал нақты келесі әрекеттерді шешу және орындау — физикалық әлемде бірдеңені қозғалту — бұл өнімділіктің мәні.

Осы ингредиенттердің барлығын қажетті уақытта және тепе-теңдікте жинай білу, бәлкім, жаңа мыңжылдықтағы кәсіби құзыреттіліктің негізгі құрамдас бөлігі болып табылады. Бірақ бұл әлі күнге дейін кәсіби мінез-құлықтағы норма емес; одан әлі де алыспыз. Бұл түсінікті жеке және кәсіби өмірдің барлық аспектілеріне қолдану әлі де қиын міндет. Бірақ тіпті модельдің кейбір бөліктері ғана енгізілсе де, орасан зор пайда әкеледі.

Осы жылдар ішінде менің кеңес беру, оқыту және коучинг кезінде алған кері байланыстарым табиғи жоспарлауды сәл де болса көбірек қолдану айтарлықтай жақсартуларға әкелетінін дәлелдеп келеді. Өмірлерінің барлық дерлік аспектілері туралы ми шабуылын (brainstorming) жасаудың көптеген адамдар үшін стандартты құралға айналғанын көру керемет. Модельді негізгі жиналыстар мен талқылауларды құрылымдау тәсілі ретінде пайдаланып, одан үлкен құндылық алған басшылардан есту — көңілге қуаныш ұялатады. Мұның бәрі біздің санамыздың табиғи жұмыс істеу тәсілі физикалық әлемде кез келген нәрсені жүзеге асыру үшін назар аударуымыз керек жол екенін растайды.

Модель — бұл біз өз жұмысымыз деп санайтын барлық нәрсе үшін нәтижелер мен әрекеттерді анықтаудың негізгі принципі. Осы екі негізгі назар аудару нүктесі күнделікті өмірімізде нормаға айналғанда, өнімділіктің деңгейі мүлдем жаңа биіктікке көтеріледі. Ми шабуылын — идеяларды, перспективаларды және жобалар туралы егжей-тегжейлерді білдіру мен жазып алудың ең шығармашылық құралын — қосу сабырлылықты сақтауға және істі тындыруға арналған талғампаз мінез-құлық жиынтығын құрайды.

Жағымды ұйымдастырушылық мәдениетке ауысу

Топтың өнімділік стандарттарын арттыру үшін үлкен өзгеріс қажет емес. Мен үнемі кері байланыс аламын, ол кішкене ғана енгізудің өзі істердің жылдамырақ және оңайырақ жүзеге асуына бірден әсер ететінін көрсетеді.

Қызметті, ресурстарды бөлуді, коммуникацияларды, саясат пен процедураларды мақсаттар мен күтілетін нәтижелерге сәйкес конструктивті бағалау мен білетін әрбір ұйым үшін өте маңызды бола бастады. Компанияларымызға жаһандану, бәсекелестік, технологиялар, өзгеретін нарықтар және өнімділік пен өндірістің жоғары стандарттары тарапынан қысымдар күшейе түсуде.

«Біз бұл жиналыстан не күтеміз?» «Бұл форманың мақсаты не?» «Бұл жұмысқа ең лайықты адам не істей алуы керек?» «Біз бұл бағдарламалық жасақтама арқылы неге қол жеткізгіміз келеді?» Осы және басқа да көптеген ұқсас сұрақтар әлі де көптеген жерлерде жетіспейді. Үлкен жиналыстарда жақсы естілетін әңгімелер көп, бірақ «Біз мұны не үшін істеп жатырмыз?» және «Ол сәтті аяқталғанда қалай көрінеді?» деп сұрауды үйрену және жауаптарды күнделікті операциялық деңгейде қолдану — міне, осы нақты нәтижелерді береді.

Адамдар шағымдану мен құрбан болу режимінен бағыт беретін нәтижелер мен әрекеттерді анықтауға көшкенде, олардың өз-өзіне деген сенімі артады. Бұл топтағы стандартқа айналғанда, ол атмосфераны да, нәтижені де айтарлықтай жақсартады. Басқа да мәселелер жетерлік; негатив пен енжар қарсылық үнемі қажетті көкжиектердегі қалаған нәтижелерге назар аударуға жол беруі керек.

Адамдардың өздерінің кіріс жәшіктерімен, электрондық пошталарымен және өзгелермен сөйлесуінің микрокосмы олардың мәдениеті мен ұйымының макро-шындығында көрініс табады. Егер істер назардан тыс қалса, не істеу керектігі туралы шешім қабылдауға қарсылық болса, барлық ашық циклдер жауапкершілікпен басқарылмаса — бұл топта үлкейіп көрінеді және мәдениет күйзеліске толы «өрт сөндіру» мен дағдарыстық жағдайда болады. Керісінше, егер жеке тұлғалар «Getting Things Done» принциптерін қолданса, мәдениет жоғары өнімділіктің жаңа стандартын күтеді және сезінеді. Мәселелер мен қақтығыстар жойылып кетпейді — олар сіз осы әлемде бірдеңені өзгерткіңіз (немесе сақтағыңыз) келгенде бәрібір болады. Алайда, осы кітаптың операциялық мінез-құлқы оларды ең өнімді түрде шешу үшін фокус пен негізді қамтамасыз етеді.

«Іссіз көрегендік — бұл тек арман, көрегендіксіз іс — бұл ауыр жұмыс, ал көрегендік пен істің бірлігі — әлемнің үміті». — Сассекс, Англиядағы шіркеуден, шамамен 1730 ж.

Түйіндеме

Бұл кітап пайдалы болды деп үміттенемін — сіз аз күш пен күйзеліс жұмсап, көбірек іс тындырудың жемісін көре бастадыңыз. Сондай-ақ сіз «су сияқты ақыл-ой» еркіндігін сезініп, осы әдістерді қолдану арқылы шығармашылық энергияңыздың босатылғанын сезіндіңіз деп шын жүректен сенемін. Бұл әдістерді енгізе бастағандар мұнда көрінгеннен де көп нәрсе бар екенін әрқашан түсінеді және сіз де соны сезіне бастаған боларсыз.

«Getting Things Done» сіз білетін және белгілі бір дәрежеде бұрыннан істеп жүрген көптеген нәрселеріңізді растағанына сенімдімін. Дегенмен, бұл сізге қарқындылығы мен күрделілігі артып бара жатқан әлемде сол қарапайым ақыл-ойды жүйелі түрде қолдануды әлдеқайда жеңілдетеді.

Менің мақсатым — қалай табысты болу керектігі туралы көптеген заманауи теориялар мен модельдердің қатарына тағы біреуін қосу емес. Керісінше, мен уақыт өте келе өзгермейтін және қолданылған кезде әрқашан жұмыс істейтін негізгі әдістерді анықтауға тырыстым. Гравитация сияқты, сіз принципті түсінгенде, не істесеңіз де әлдеқайда тиімді әрекет ете аласыз. Мүмкін бұл — «Қарапайым негіздерге оралудың» ең озық нүктесі шығар!

«Getting Things Done» — бұл сіздің ең өнімді күйіңізді сипаттайтын жағымды, сабырлы назарға (фокусқа) қол жеткізудің жол картасы. Мен сізді қажет болған кезде соған қайта оралу үшін оны жол картасы сияқты анықтамалық құрал ретінде пайдалануға шақырамын.

Тұрақты түрде бағытты ұстану үшін сізге әлі әдетке айналмаған кейбір нәрселерді жасау керек болады: бәрін басыңыздан шығарып, сыртқа жазыңыз; мәселелер радарыңызда пайда болған кезде, кейінге қалдырмай бірден әрекеттер мен нәтижелерді шешіңіз; және өміріңіз бен жұмысыңыздағы ашық циклдердің толық тізімін жүйелі түрде қарап, жаңартып отырыңыз. Қазіргі уақытта сізде бұл мінез-құлықтар тудыратын құндылықтар туралы түсінік қалыптасты деп үміттенемін. Бірақ олардың автоматты түрде орындалуы үшін біраз уақыт қажет болса таң қалмаңыз. Шыдамды болыңыз және процестен ләззат алыңыз.

Алға жылжу үшін соңғы кеңестер:

Жеке физикалық ұйымдастыру жабдықтарыңызды реттеңіз. Жұмыс орныңызды реттеңіз. «Кіріс» жәшіктерін алыңыз. Жұмыс пен үй үшін жеке файлдық жүйе жасаңыз. Өзіңізге ұнайтын жақсы тізім басқару бағдарламасын (органайзер) табыңыз. Сондай-ақ, жұмыс ортаңызды жақсарту үшін ойлап жүрген кез келген өзгерістерді жасауға өзіңізге рұқсат беріңіз. Суреттер іліңіз, қаламдар сатып алыңыз, керек емес заттарды тастаңыз, жұмыс кеңістігіңізді қайта құрыңыз. Жаңа бастамаңызды қолдаңыз.
Кеңсеңіздің бір толық аймағын, содан кейін үйіңіздің әрбір бөлігін реттеуге уақыт бөліңіз. Барлығын жүйеңізге жинаңыз және «Getting Things Done» процесі бойынша өңдеңіз.
Осыдан алған құнды нәрселеріңізді басқа біреумен бөлісіңіз. (Бұл — үйренудің ең жылдам жолы.)
Үш-алты айдан кейін «Getting Things Done» кітабын қайтадан оқып шығыңыз. Сіз бірінші рет оқығанда байқамаған нәрселерді көресіз, бұл мүлдем жаңа кітап сияқты көрінетініне кепілдік беремін.
Осы мінез-құлық пен стандарттарды ұстанатын адамдармен байланыста болыңыз. (Біз қолжетімдіміз. Кез келген уақытта http://www.davidco.com сайтына кіріп, көптеген тегін қолдау материалдарын, осы озық тәжірибелер туралы талқылауларды, өнімдер мен қызметтер туралы ақпаратты және өнімділіктегі озық тәжірибелерді бөлісетін жаһандық желімізге қол жеткізе аласыз. Кез келген сұрақ бойынша «The David Allen Company» компаниясына info@davidco.com электрондық поштасы немесе 805-646-8432 телефоны арқылы хабарласыңыз.)

Өміріңіздің қалған бөлігі тамаша өтсін!

атқарушылық операциялық шолулар

жеделдетілген жол

файл папкалары

файлдар:

анықтамалық

еске салғыш (tickler)

құжаттау жүйелері

жалпы анықтамалық

аспалы файлдар

таңбалау

үлкен санаттар

бір алфавиттік жүйе

тазарту және

табыс факторлары

фокус

вертикалды және горизонталды

сондай-ақ нәтижеге назар аударуды қараңыз

Форстер, Э. М.

сәттегі әрекеттерді таңдаудың төрт критерийлі моделі

ГАНТТ диаграммалары

жалпы анықтамалық құжаттама

жұмысты бастау

енгізу тәсілдері

«соңғы бір нәрсе» синдромы және

уақыт бөлу

кеңістікті ұйымдастыру

жұмыс құралдары және

Гиббон, Эдвард

Глисон, Керри

мақсаттар, бір-екі жылдық

Grandview

аспалы файлдар

Харрис, Сидни Дж.

Хэтфилд, Дж. А.

Гавел, Вацлав

басты босату (ойды жинақтау)

жоғары технологиялық жинақтау құралдары

Хок, Ди

Хоффер, Эрик

«сақтау және шолу» файлдары мен үйінділері

Холмс, Оливер Венделл

үй шаруалары тізімі

Гораций

горизонталды бақылау немесе фокус

«хотелинг» (кеңселік орындарды бөлісу)

Хаббард, Элберт

іске асыру тәсілдері

сондай-ақ жұмысты бастауды қараңыз

«кіріс», «кірісті» өңдеуді қараңыз

кіріс жәшіктері

және «соңғы кірген — бірінші өңделетін» принципіне қарсы

аяқталмаған істер (ашық циклдер)

аяқталмаған істердің триггерлер тізімі

жеке

кәсіби

инкубация (күту)

«бір күні/мүмкін» тізімдері

еске салғыш файлдар

құралдар

ақпарат жинау

кірістер

Inspiration бағдарламасы

интеллектуалды жеңілдету

ішкі міндеттемелермен тиімді жұмыс істеу

негізгі талаптар

және ақыл-ойды бақылау

жаттығулар

зияткерлік еңбек және

«материалдарды» трансформациялау және

жұмыс анықтамаларының өзгеруі

Джонсон, Самуил

Кекич, Дэвид

Кемптон, Салли

Кеннеди, Джон Ф.

зияткерлік еңбек (білім жұмысы)

таңбалағыштар (принтерлер)

Лабрюйер, Жан де

Ламберт, Крейг

үлкен санаттағы құжаттар

Леонардо да Винчи

кітапханалар

өмір:

жалпы көрініс (перспектива)

екі мәселе теориясы

тізімдер

фокус аймақтары

келесі әрекеттер

жобалар

шолу жасау

бір күні/мүмкін

үш формасы

істер тізімі

триггерлер (қозғаушылар)

жаңарту

күту парағы (күтілудегі істер)

Lotus Notes

МакГриффи, Майкл

Мальц, Максвелл

әрекетті басқару

«төменнен жоғары» тәсілі

горизонталды және вертикалды жолдар

ойда сақтау мен объективті құралдарды қолдану салыстырмасы

басты сынақ ретінде

жекпе-жек өнері, дайындық күйі

кездесулерді ұйымдастыру

қысқа мерзімді жады

өзіне арналған жазбалар (мемо)

Microsoft Outlook

Microsoft Word

«су сияқты сана» теңеуі

ой картасы (mindmapping)

«Mind Over Water» (Ламберт)

сананы тазарту (mind-sweep)

сәт сайынғы теңгерімді сақтау

мотивация

алға жылжу бойынша соңғы кеңестер

Моурер, О. Х.

көпдеңгейлі нәтижелерді басқару

көп міндеттілік

күнделікті істерді меңгеру

Майер, Рошель

табиғи жоспарлау

жоспарлаудың қажетті көлемі

миға шабуыл және

мысалы

бес қадамы

фокус және

келесі әрекеттер және

ұйымдастыру және

нәтижені нақтылау және

күші

принциптер және

мақсат және

қадамдық сұрақтар

пайым (көрегендік) және

келесі әрекет туралы шешімдер

әрекет ету мүмкіндігін жасау

прокрастинация және

техниканың шығу көзі

құндылығы

келесі әрекеттер

күнтізбелер

тізімдер

жоспарлаудағы

«кірісті» өңдеудегі

әрекет етуді қажет етпейтін элементтер

инкубация (күту)

ұйымдастыру

жобаларды жоспарлауда

анықтамалық

басқа біреудің міндеті

қоқыс

блокноттар

жазбаларды өңдеу

электронды жазбалар

екі негізгі мақсат

кеңселік әрекеттер тізімі

кеңсе жабдықтары

кеңсе кеңістігін ұйымдастыру

кеңсе керек-жарақтары, жұмыс құралдарын қараңыз

«соңғы бір нәрсе» синдромы

элементтерді бір-бірлеп өңдеу

ашық циклдер (аяқталмаған істер)

таңдау мүмкіндіктерін кеңейту

жұмыс ағынын басқарудағы ұйымдастыру

негіздері

келесі әрекет санаттары

әрекет етілмейтін элементтер

жоспарлау

жобалар

жұмыс ағынының диаграммасы

органайзерлер

ұйымдастыру

әрекет туралы еске салғыштар

бақылау парақтары (чек-листер)

әрекет етілмейтін деректер

жоба туралы еске салғыштар

жеті негізгі санат

жұмыс ағынының диаграммасы

ұйымдастыру құралдары

нәтижеге назар аудару

қолданбалы нәтижелік ойлау және

жеделдетілген жол және

күнделікті істерді меңгеру және

көпдеңгейлі нәтижелерді басқару және

табиғи жоспарлау және

жағымды ұйымдастырушылық мәдениет және

нәтижелердің жіктелуі

құрылымдар (аутлайндар), жоспарлау және

Овидий

пейджерлер

қағаз бен блокноттар

қағаз файлдар

қағаз түріндегі жұмыс ағынын басқару

қағаз науалары

шашыранды қағаздар

жобаларға арналған «тұрақ»

Полинг, Лайнус

қарастырылып жатқан мәселелер

жеке цифрлық көмекшілер (PDA)

жеке аяқталмаған істер триггерлерінің тізімі

жеке блокнот-жоспарлағыштар

жеке жобалар

телефон қоңыраулары

жоспарлау

жобаларды таңдау

бейресми жоспарлау

шынайы өмірде қолдану

қолдау құрылымдары

құралдар

типтік қадамдар

сондай-ақ табиғи жоспарлауды және жобаларды жоспарлауды қараңыз

жағымды ұйымдастырушылық мәдениет

Post-it жапсырмалары

алдын ала анықталған жұмыс

принциптер, жоспарлаудағы

басымдықтар

ABC кодтары

процесс

орындалатын (actionable)

орындау, өкілеттік беру немесе кейінге қалдыру

келесі әрекет

әрекет қажет емес

«Жобалар» тізімі

жұмыс ағынының диаграммасы

«кірісті» өңдеу

сипаттамасы

нұсқаулықтар

жобаларды анықтау және

келесі әрекет және

әрекет қажет емес

бір бағыттылық

жұмыс ағынының диаграммасы

созбалаңға салу (прокрастинация)

өнімді күйге ену

өнімділік

кәсіби аяқталмаған істер триггерлерінің тізімі

кәсіби жобалар

жобаларды жоспарлау

еркін бақылаудың негізгі элементтері

табиғи модель

реактивті модель

табиғи емес модель

вертикалды фокус және

жобалар

таңдау

ағымдағы жобалар

анықтамасы

сәйкестендіру

бейресми жоспарлау және

тізімдер

ішкі сұрыптау

қолдау материалдары

іске қосу триггерлері

мақсат, жоспарлаудағы

жобалар туралы ретсіз ойлау

реактивті жоспарлау

оқу/шолу тізімдері

дайындық күйі, жекпе-жек шеберлерінің

анықтамалық материал

ұйымдастыру

анықтамалық жүйелердің әртүрлілігі

анықтамаларды сақтау

анықтамалық жүйелердің екі түрі

ресурстарды сәйкестендіру

жауапкершілік аймақтары

ретикулярлы активтендіру жүйесі

шолу жасау

ауқымды көріністі қарау

маңыздылығы

тізімдер

тиісті уақыт пен орын

алты деңгейлі модель

екі негізгі мәселе

жүйені жаңарту

апталық шолу

не және қашан

Роджерс, Уилл

Ролодекстер (картотекалар)

қатаң орындау

Саффо, Пол

Сантаяна, Джордж

шұғыл қарап шығу (сканерлеу)

Шваб, Чарльз

Scientific American

орнату, жұмысты бастауды қараңыз

бөлісу

Шоу, Джордж Бернард

қысқа мерзімді жады

Снайдер, Стивен

бағдарламалық қамтамасыз ету

«бір күні/мүмкін» элементтері

тізімдер

арнайы санаттар

степлерлер

бастау, жұмысты бастауды қараңыз

стресс

«дүние-мүлік» (stuff):

жинақтау

анықтамасы

басқарудың кілті

трансформациялау

ішкі жобалар

табыс

Сузуки, Шунрю

Symantec

телефон қоңыраулары

телефондар

күнделікті жұмысты бағалаудың үш жақты моделі

еске салғыш файлдар (tickler files)

еске салу

уақыт

бос уақыт

дәстүрлі уақытты басқарудан бас тарту

уақыт бөлу

жұмыс факторы ретінде

нақты уақытқа негізделген әрекеттер

істер тізімі

орындалмайтын

Тоффлер, Элвин

Томлин, Лили

бірінші элементті бірінші өңдеу

қоқыс

нұсқаулықтар

іске асыру тәсілдері

триггерлер (қозғаушылар)

тізімдер

Твен, Марк

екі минуттық ереже

табиғи емес жоспарлау

құндылықтар туралы ойлау

Ван Дорен, Марк

вертикалды бақылау немесе фокус

пайым (көрегендік):

жоспарлау және

үш-бес жылдық

күту парақтары

қоқыс жәшіктері

апталық шолу

«неге» екенін ойлаудың маңыздылығы

Уилсон, Десмонд

Вудрафф, Джулия Луис

жұмыс:

бұлдыр шекаралары

анықтамасы

зияткерлік (білім)

жұмыс анықтамаларының өзгеруі

шолудың алты деңгейлі моделі

бағалаудың үш жақты моделі

жұмыс ағынын меңгерудің бес кезеңі

жинау

орындау

ұйымдастыру

өңдеу

шолу

жұмыс кеңістігін орнату

жұмыс құралдары

негізгі тізім

жазу құралдары

жазу қағазы мен блокноттар

Ютанг, Линь

«аймақ» (zone)

Мен «жұмыс» ұғымын оның ең ауқымды мағынасында — қазіргі жағдайынан өзгеше болғанын қалайтын немесе қажет ететін кез келген нәрсе деп түсінемін. Көптеген адамдар «жұмыс» пен «жеке өмірді» бөліп қарайды, бірақ мен олай істемеймін: мен үшін бақшадағы арамшөпті тазалау немесе өсиетнаманы жаңарту — осы кітапты жазу немесе клиентке коучинг жүргізу сияқты «жұмыс». Осы кітаптағы барлық әдістер мен тәсілдер өмір мен жұмыстың бүкіл спектріне қолданылады — тиімді болу үшін олар солай болуы керек.

Алайда, егер сіз ең жақын досыңыздың жақын арадағы жетістігін мерекелеуді ұйымдастырып жатсаңыз, басыңызда жинақталған күрделілік пен егжей-тегжейлер кем дегенде конверттің сыртына жазып алуды қажет етеді!

Сондай-ақ, келесі әрекетті қажет етпейтін, іске асырылмайтын жобаларды да жоспарлай аласыз — мысалы, арманыңыздағы үйдің дизайнын жасау. Келесі әрекеттің болмауы оны автоматты түрде «бір күні/мүмкін» жобасына айналдырады... және мұндай сипаттағы кез келген нәрсе үшін бұл қалыпты жағдай.

Жұмыс уақытынан кейін — әдеттегі жұмыс күні ішінде істей алмайтын ұқсас тапсырмалар тобын орындаудың тамаша уақыты, мысалы, жиналып қалған қағаздарды реттеу, фотосуреттерді жүйелеу, алдағы демалыс орны туралы Ғаламтордан ақпарат іздеу немесе шығыс чектерін өңдеу.

Бұны істеудің ең жақсы уақыты — Рождество қарсаңы немесе жұмыс күніне сәйкес келетін ұқсас мерекелер. Көптеген адамдар бәрібір «мерекелік көңіл-күйде» болады, сондықтан бұл үйді тазалап, ретке келтірудің тамаша мүмкіндігі.

Сіздегі қосымша науалардың бірі осы мақсат үшін өте қолайлы. Бастапқы өңдеу кезінде оны кейінірек ұйымдастырылатын заттарды жинау үшін уақытша пайдаланыңыз. Кейіннен оны ағымдағы жұмыс құжаттары мен келесі әрекеттердің физикалық еске салғыштарын сақтау үшін қолдануға болады.

Тізімдерді басқарудың цифрлық құралдары (мысалы, Palm сияқты) немесе бөлек папкалардағы қағаздар мұнда қағаздағы тізімдерге қарағанда артықшылыққа ие, өйткені олар әрекет өзгерген сайын ештеңені қайта жазбай-ақ элементті бір санаттан екіншісіне оңай ауыстыруға мүмкіндік береді.

Дегенмен, бұл тәсіл қауіпті болуы мүмкін, егер сіз «Төленетін шоттар» немесе «Өңделетін чектерді» үнемі көз алдыңызға қоймасаңыз. Олардың тек «ұйымдастырылғаны» оларды ойыңыздан шығару үшін жеткіліксіз — оларды тиісінше шолып отыруыңыз керек.

Microsoft Outlook пайдаланушыларға электрондық хаттарды «Тапсырмалар» бөліміне көшіруге немесе жылжытуға мүмкіндік береді, егер олар мен ұсынған санаттар бойынша ұйымдастырылса, бұл да тиімді жұмыс істей алады.

Көптеген Lotus Notes пайдаланушылары мұны істеуге болатынын білмейді де, бірақ іс жүзінде бұл бағдарламаның ең қуатты мүмкіндіктерінің бірі. Егер сізде Notes болса, жергілікті IT маманымен кеңесіп, жүйелік рұқсат сұраңыз және оны қалай жасау керектігін көрсетуді өтініңіз.

Егер сіз топтық қолжетімді күнтізбені пайдалансаңыз, мұндай триггерлерге қатысты сақ болуыңыз керек. Цифрлық күнтізбелерде әдетте барлығы көре бермеуі тиіс жазбалар үшін пайдалануға болатын «жеке» санаттау функциялары болады.

Сондай-ақ «күтудегі», «алға жылжыту» немесе «бақылау» файлы деп те аталады.

Бәрінен бас тартудың әртүрлі жолдары бар. Сіз физикалық әлемді және оның шындықтарын елемей, ғаламға сенім арта аласыз. Мен солай істедім және бұл үлкен тәжірибе болды. Және мұны ешкімге тілемес едім. Дегенмен, ішкі түйсігіңізге және оның сіз өмір сүріп жатқан әлемдердегі ақыл-ойы мен практикалықтығына бой ұсыну — бұл жоғары деңгей. Өзіңізге және интеллектіңіздің қайнар көзіне сену — бостандық пен жеке өнімділіктің неғұрлым талғампаз нұсқасы.

Өз құндылықтарыңызға назар аудару өміріңізді жеңілдетеді деген тұжырым өзін-өзі дамыту әлемінде танымал түсінік болып табылады. Мен керісінше пікірдемін: адамдар істеуі керек нәрселердің шектен тыс көптігі олардың құндылықтарынан туындайды. Құндылықтар мағына мен бағыт үшін маңызды элементтер болып табылады. Бірақ өзіңізді алдамаңыз — оларға неғұрлым көп көңіл бөлсеңіз, соғұрлым көп нәрсеге жауапкершілік алуыңыз мүмкін. Сіздің құндылықтарыңыз шешім қабылдауды жеңілдетуі мүмкін, бірақ олар бәрін қарапайым етеді деп ойламаңыз.

Әрине, «Істерді ретке келтіру» (Getting Things Done) әдісін енгізуге қызығушылық танытатын адамдар әдетте өзін-өзі дамыту жолында жүр және олар бәрібір бір жылдан кейін қазіргі істеп жүрген нәрселерімен айналысамын деп ойламайды. Бірақ оларға бұл әдістің сол мақсатқа тезірек және оңайырақ жеткізетіні ұнайды.